タレントマネジメントシステムの目的とは | メリット・デメリットを解説

タレントマネジメントシステムは、従業員の能力を最大限に引き出して、組織の経営目標を達成するために大きく役立ちます。本記事では、タレントマネジメントシステムを導入する目的と課題、成功に導くために知っておくべきメリット・デメリット、比較ポイントなどを解説します。

目次

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1. タレントマネジメントシステムとは
2. タレントマネジメントシステムを導入する目的と課題
3. タレントマネジメントシステムの必要性
4. タレントマネジメントシステムの主な機能
5. タレントマネジメントシステムのメリット
6. タレントマネジメントシステムのデメリット
7. 目的に合わせたタレントマネジメントシステムを選択
8. タレントマネジメントシステムの比較ポイント
9. まとめ

タレントマネジメントシステムとは

タレントマネジメントシステムは、組織内の人材を最適化し、経営戦略を推進するためのツールです。従業員のスキル・経験・能力・適性などに関するデータを収集し、組織の戦略的目標に合わせて配置・育成・評価・報酬などを管理するシステムです。

組織は優れた人材を獲得・育成し、維持するためにタレントマネジメントシステムを活用して競争力を高め、経営戦略を成功に導くことができます。

人事システムとの大きな違い

タレントマネジメントシステムとよく比べられるものとして、人事システムがあります。人事システムは、従業員の勤怠管理や給与計算、人材採用や人事評価といった、人事情報を包括的に管理するシステムを指します。

対して、タレントマネジメントシステムは給与や勤怠管理などは行わず、人材の育成やスキルといった人材情報の取集・活用を目的としてます。そして、その情報を基に、経営目標を達成するために適材適所を行ったり、優秀な人材の育成などに使用されたりします。

どちらも人事管理に関すること、という意味では同じですが、システムを利用する目的と可視化する範囲に大きな違いがあります。

タレントマネジメントシステムを導入する目的と課題

日本国内では、高齢化社会による人口減少や高齢化といった課題に直面しており、タレントマネジメントシステムは従業員の能力を最大限に引き出し、戦略的な人材配置を支援するための重要な手段となっています。ここでは、システムを導入する目的について解説します。

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従業員の能力や才能、スキルを一元的に管理するため

タレントマネジメントシステムは、従業員の能力・才能・スキルなどのデータを一元的に収集・管理し、組織内の人材情報を最適化して活用することができます。

システムは、従業員に関する情報をデータベース化し、個々のスキルや経験とキャリアビジョンをリンクさせることで、戦略的な人材配置やキャリア開発をサポートします。

従業員のスキル・業績・教育歴などを収集・分析し、個別の成長ニーズを特定して適切なトレーニングやスキル開発プランを提供します。

人材データの収集や分析を行いやすくするため

タレントマネジメントシステムは、人材データの収集や分析を効率的かつ効果的に行えます。従業員データを分析することで、従業員の強みやポテンシャルを特定し、それに基づいてトレーニング・スキル開発・昇進・人事異動などの戦略的な人事をサポートします。

これにより、組織は最適な人材配置を実現し、従業員は個別のキャリアパスを構築できるため、組織全体の競争力向上に寄与します。 なお、従業員数が多い企業であるほど、人材データの収集や分析がしやすくなるメリットが大きくなります。

人手不足に対応するべく戦略的な人事管理が必要なため

近年、日本では少子高齢化が進む中で、人手不足が深刻化しています。このような状況下で、組織は戦略的な人事管理を行うことが必要とされています。

タレントマネジメントシステムは、人材の獲得や育成、定着において戦略的な人事施策を可能にし、人手不足に対応するための有力な手段となります。従業員のスキルや能力を把握し、適材適所の配置や育成を行うことで、組織における人材の効率的な活用を支援します。

また、データに基づいた人事評価や効果的なフィードバックにより、従業員のモチベーション向上や定着率の向上にも貢献します。

タレントマネジメントの業務フローを効率化させるため

従業員の採用・育成・評価・配置などのタレントマネジメント業務は、多くのプロセスやデータを伴う複雑な作業です。タレントマネジメントシステムは、これらの業務フローを統合し、自動化することで、人事部門や管理者にとって大きな業務負担を軽減します。

データベースを活用して、個々の従業員の情報に簡単にアクセスできるため、採用プロセスを迅速化し、適材適所の配置やスキルのマッチングが容易になります。また、評価やフィードバックのプロセスも透明化され、従業員のスキル向上もサポートします。

タレントマネジメントシステムの必要性

タレントマネジメントシステムの導入は、集約した情報を経営資源として戦略的に活用するための重要な手段です。従来のアナログ管理では、個々の従業員の情報が分散しており、それぞれのスキルや能力が把握しづらいという問題がありました。

このような状況では、組織全体の人材戦略を戦略的に立案することは難しく、最適な人材配置や育成が阻害される可能性があります。

それが、タレントマネジメントシステムの導入により、組織は従業員の情報を効率的に収集・管理し、組織戦略に沿った人材育成や配置が可能になります。

さらに、データの一元化によって、効果的な人事政策の立案や変更が迅速に行えるようになります。これにより、組織全体のパフォーマンスを向上させ、持続的な成長を実現することが期待されるため、タレントマネジメントシステムの必要性が高まっています。

タレントマネジメントシステムの主な機能

タレントマネジメントシステムには、さまざまな機能が組み込まれており、採用管理やスキル開発・パフォーマンス評価・人材戦略の計画立案など、幅広いタレント関連プロセスをサポートします。ここでは、システムの主な機能について解説します。

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従業員の基本情報をデータベース化する機能

タレントマネジメントシステムは、従業員の基本情報を一元的にデータベース化し、容易にアクセス可能にします。従業員の基本情報がデータベースで管理されることで、採用から業務の継続的な評価やスキル管理に至るまで、スムーズかつ正確な情報を活用できます。

特定の従業員情報を検索し、必要なときに参照することが簡単になり、これにより従業員の個別ニーズに合わせてカスタマイズされた、サポートやトレーニングを提供できます。

従業員のプロフィールがデータベース化されることで、人事部門や管理者は適切な人材配置やスキル開発を行い、組織全体の効率性と生産性を向上させるための情報を手に入れて活用することができます。

従業員の経歴やスキルを管理する機能

タレントマネジメントシステムは、従業員の経歴やスキルを効果的に管理することができます。この機能により、組織は従業員の職務経験・トレーニング・資格・スキルセットなどに関する情報を詳細かつ統合的に収集・保存し、更新できます。

従業員の履歴とスキルがデータベースで管理されるため、組織は従業員の成長を追跡し、適切なキャリアパスを設計できます。また、これらの情報は従業員との認識違いの特定や、スキルの強化に向けたトレーニングプログラムの開発に活用されます。

従業員のスキルや経験情報をリアルタイムで更新できるため、組織は最新のデータを活用して優れた人事戦略を策定し、適材適所の配置を実施することができます。

組織図構成・ランク管理機能

組織図構成とランク管理機能は、組織内の従業員配置や配属状況など、組織図全体の構成とランク（役職）を一元的に管理します。従業員の所属部署やポジション、階層構造などが組織図として視覚的に表示されるツールもあり、個々のランクや職務が明示されます。

これにより、組織のリーダーシップや人事配置に関する透明性が向上し、組織全体の構造を把握できます。組織図構成とランク管理機能は、従業員の昇進や配置変更、新しいプロジェクトへの配属などの決定を補助し、組織内の適材適所を行う際に役立ちます。

アンケート実施・集計機能

システムには、従業員データベースを活用してアンケートや集計を行う機能があります。この機能により、組織内の従業員に対してアンケート調査を実施し、意見やフィードバックを収集できます。

アンケート実施・集計機能を活用することで、組織は従業員の意見や要望を把握し、人事施策やトレーニングプログラムの最適化に役立てることができます。さらに、組織全体の傾向や課題を把握し、組織の運営や戦略立案に重要な情報を提供します。

人材情報のレポート作成機能

人材情報のレポート作成機能は、従業員のスキル・パフォーマンス評価・トレーニング履歴・キャリア開発プランなど、さまざまな人材データをレポート化することができます。

例えば、人材情報のレポート作成は、経営陣や人事部門が行う、定期的な会議や戦略会議のための資料作成時に役立ちます。レポートを利用することで、従業員の成長やパフォーマンスを客観的に把握し、人事戦略の立案や従業員のキャリア開発を行えます。

また、組織全体の人材動向や傾向を把握し、人事施策の効果を評価するための重要なツールとしても活用できます。この機能を通じて、人事関連の意思決定や戦略策定に必要な情報を的確かつ効率的に提供できるでしょう。

タレントマネジメントシステムのメリット

タレントマネジメントシステムは、現代の組織において、人材を最大限に活用しながら成長と競争力を強化する重要なツールです。ここでは、システムを活用するメリットについて解説します。

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従業員個人のスキルに合わせて適材適所を実現できる

タレントマネジメントシステムは、従業員の経歴・能力・トレーニング履歴などの情報を一元化し、それぞれの強みや専門性を的確に把握することが可能となります。

これによって、適切なプロジェクトや職務に従業員を割り当てることができるため、組織全体の生産性が向上します。さらに、従業員のモチベーションやキャリア開発にも寄与し、従業員の満足度や企業の成長にもつながることが期待できます。

公正・公平な人事評価ができる

タレントマネジメントシステムを活用することで、企業は独自の評価項目や人事評価シートをカスタマイズでき、従業員の評価に一貫性と透明性を持たせることができます。これは、偏りのある不公平な評価から従業員を保護し、組織全体に信頼性を構築します。

部署内の上司と部下が、一貫性のある評価プロセスに参加することで、従業員がパフォーマンス向上に取り組む動機となります。そして、組織にとっても、実力に基づいた昇進や報酬体系の確立に役立ち、組織全体の成果向上に貢献します。

従業員のエンゲージメント向上につながる

タレントマネジメントシステムを利用する際の公正かつ公平な評価は、従業員の労働意欲とエンゲージメントを高める効果があります。従業員が自分の実力や貢献が適切に評価されると感じると、モチベーションが向上し、仕事に対する満足度も高まります。

また、報酬や昇進の機会が実力に基づいて提供されることで、従業員は目標を達成しようと積極的に取り組むようになります。さらに、公正な評価プロセスは従業員と組織との信頼関係を築き、従業員は組織に忠誠心を持つようになります。

データを人材育成や採用活動に活かすことができる

タレントマネジメントシステムを用いることで、従業員個人のスキル・実績・強みが可視化され、そのデータを有効かつ効果的に活用できます。

まず、従業員のスキルや強みがデータとして蓄積されるため、組織は従業員それぞれの成長をサポートするための個別の育成計画を立てるのに役立ちます。これにより、従業員のスキル向上を促進し、組織全体の生産性を向上させることができます。

また、採用活動においても、候補者のスキルや経歴がシステム内で詳細に把握できるため、最適な候補者を選択し、新たな才能を組織に迎え入れるのに役立ちます。

タレントマネジメントシステムのデメリット

タレントマネジメントシステムは多くの利点を提供しますが、いくつかのデメリットも考慮しましょう。以下では、タレントマネジメントシステムのデメリットについて詳しく説明していきます。

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従業員の理解を得る必要がある

タレントマネジメントシステムを導入する上で、従業員の理解と協力が必要不可欠です。システムの利点や目的を明確に伝え、評価される従業員の理解を得る必要があります。

従業員がなぜこのシステムが導入され、どのように彼らのキャリアや業務に影響を与えるかを説明することで、従業員はシステムを受け入れやすくなります。また、透明性やフィードバックのプロセスを整備し、質問や懸念に対応して不安を解消することも重要です。

掛かるコスト以上の結果を出さなければならない

タレントマネジメントシステムの導入には、一定のコストがかかります。そのため、組織はこの投資に見合う価値を実現しなければなりません。システムは組織にとって有益なツールである反面、その効果を最大限に引き出すためには分析と運用が必須項目です。

単なるデータの蓄積庫になってしまうと、本来の目的である人事戦略の強化や従業員のパフォーマンス向上にはつながりません。費用対効果の観点から、システム導入前に目標を明確に設定し、どのようにデータを収集・分析・活用するかを検討することが重要です。

収集した情報を上手に活用できない可能性がある

タレントマネジメントシステムを導入しても、収集した情報を上手に活用できない可能性があります。そのような事態を避けるためには、情報を収集しながら、その情報を活用するための適切な管理体制を整えることが重要です。

システムを導入する際には、情報収集から分析、活用までのプロセスを設計し、それに合わせた人材配置と専門的なトレーニングを行いましょう。それにより、収集したデータを効率的かつ上手に活用することができます。

目的に合わせたタレントマネジメントシステムを選択

タレントマネジメントシステムを導入する際は、自社の目的に合わせたタイプを選択することが重要です。タレントマネジメントシステムにはさまざまな種類があり、それぞれ異なる機能や特性を持っています。

つまり、どのタイプが最適かを選ぶことは、導入後の成功に大きな影響を与えます。ここでは、システムのタイプについて事例・目的別に4つ解説します。

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能力分析に特化して人材配置を最適化するタイプ

能力分析に特化したタレントマネジメントシステムは、従業員のスキルや能力を詳細に評価し、それに基づいて最適な人材配置を実現するために設計されています。このシステムは、組織内の各従業員の強みや弱みを把握し、彼らの能力を最大限に活用するのに役立ちます。

個別のスキル・専門知識・経験などを詳細に記録し、組織内のポジションやプロジェクトに最適な候補者を特定できます。これにより、従業員のスキルセットを最適に活用し、生産性を向上させることができます。

戦略的な人事評価を加速させるタイプ

戦略的な人事評価を加速させるタイプのシステムは、従業員の情報を詳細に収集・分析し、個々のスキル・経験・強み・成果を明らかにします。従業員の今ある能力を最大限に活かすため、適材適所の配置とスキル開発に貢献します。

このシステムを導入することで、従業員の強みを最大限に活かす戦略が立てやすくなり、組織の目標達成に向けた戦略的な人事評価を加速できます。従業員の能力に合わせた役割の配分やキャリアパスの設計が容易になり、組織全体の生産性と競争力を向上させます。

育成計画・目標管理に特化したタイプ

育成計画・目標管理に特化したシステムは、従業員の成長と組織の目標達成に焦点を当てたツールです。このタイプのシステムは、人材の育成計画における情報価値を向上させ、自社の将来の運用と目標管理を明確にします。

従業員のスキルや能力を詳細に把握し、育成の必要性を特定することで、個別の育成計画を策定できます。また、目標管理においても、組織の戦略的目標と個人の目標をリンクさせ、進捗を追跡するためのツールとして優れています。

このシステムを導入することで、従業員の成長をサポートし、組織のビジョンと一貫性のある目標達成に向けて、効果的な戦略を実現できます。また、育成と同時に目標管理の進捗状況を可視化し、従業員と組織全体が方向性を共有できるようになります。

企業の目的に合わせてカスタマイズできるタイプ

カスタマイズ可能なタレントマネジメントシステムは、企業の特定のニーズや成熟度に合わせて調整できる柔軟性を提供します。自社の人材管理目的やフェーズに合わせて、組織図構成や評価制度をカスタマイズできるため、企業の成長に合わせて柔軟に対応できます。

また、他者の成功事例やカスタマイズの事例を基に、自社の方向性と照らし合わせながらカスタマイズを行うこともできます。その結果、年単位で変化する人材管理の目的やフェーズに合わせて、組織体制を変化・強化させることも可能です。

タレントマネジメントシステムの比較ポイント

タレントマネジメントシステムを導入する際には、いくつかのポイントに考慮して比較検討することが重要です。下記で説明するポイントを比較し、企業のニーズに最も適したタレントマネジメントシステムを選択しましょう。

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セキュリティ対策・アクセス制御が細かくできるか

セキュリティ対策として、システムの管理体制を設定し、アクセス制御を細かく設定できるかを確認しましょう。タレントマネジメントシステムは従業員の個人データを管理するため、機密情報の保護として非常に重要なポイントです。

よって、システムを管理する従業員だけでなく、管理者・他の従業員を含めた、ユーザーグループ全体に対して、データへのアクセス権や編集権の設定が柔軟かつ効果的であることを確認しましょう。

強固なセキュリティ対策によって、適切なアクセス制御が確立されているシステムは、データのセキュリティを確保し、情報漏洩リスクを低減するのに役立ちます。

評価業務を効率化できるか

タレントマネジメントシステム導入の際、評価業務の効率化は重要なポイントです。システムが「1on1支援」や「アンケート」などの評価プロセスをサポートできるのか、効率的に実施できるのかを確認しましょう。

従業員との1on1面談やフィードバックを円滑化させ、評価プロセスをスムーズに進める機能は、従業員とのコミュニケーションを向上させる効果があります。

また、アンケート機能があれば、従業員の意見やフィードバックを簡単に収集し、組織全体の傾向や課題を把握することができます。これにより、従業員満足度の向上や組織改善に期待できます。

自社の人事評価制度に対応しているか

タレントマネジメントシステムの導入を検討する際は、自社が採用する人事評価制度、例えば「MBO（目標管理制度）」やその他の評価基準に合わせて、システムが柔軟にカスタマイズ可能かどうかを確認する必要があります。

システムは、評価基準や目標の設定、評価プロセスをサポートする柔軟性があることが望まれます。これにより、自社の独自の人事評価制度をシステムに統合し、効果的に運用することが可能になります。

導入における十分なサポートを受けられるか

タレントマネジメントシステムの導入を検討する際には、適切なサポート体制が整っているかどうかを確認しておきましょう。例えば、導入前の段階におけるサポートには、システムの導入計画や導入手順の説明、必要な設定のサポートなどがあります。

また、導入後のサポートには、システムの運用・トラブルシューティング・定期的なアップデート・疑問点への迅速な対応などが含まれます。

導入にあたっては、ベンダーが適切なトレーニングやマニュアル・FAQなどのサポート資料を提供し、適切なコミュニケーションチャネルを提供しているかを確認することが重要です。サポート内容はサービスによって異なるため、複数との比較検討を行いましょう。

まとめ

タレントマネジメントシステムは、企業における人材の戦略的な管理と活用を支援するツールです。システムの主なメリットとして、従業員のスキルに合わせて適材適所の配置を実現し、公正かつ公平な人事評価を実施することができます。

さらに、蓄積されたデータを人材育成や採用活動に活かすことで、組織の競争力向上に寄与します。また、タレントマネジメントシステムを比較する際に注視すべきポイントは、セキュリティ対策におけるアクセス制御の柔軟性です。

システムへのアクセスを適切に制御し、セキュリティを確立できるかどうかを確認し、評価業務を効率化するための、評価データを容易に集約できるかどうかも確認しましょう。

さらに、自社の人事評価制度にシステムが対応しているか、導入時のサポートが十分に提供されるかも検討することをおすすめします。これらのポイントを考慮して自社に最適なタレントマネジメントシステムを選定しましょう。