店舗管理における業務効率化とは｜効率化を妨げる原因や改善方法を解説

店舗管理業務の効率化は、作業負担の軽減や売上アップに期待できる反面、多くの課題を抱えています。そのため、多くの課題を解決できる店舗管理システムの導入がおすすめです。この記事では、店舗管理業務の効率化を妨げる原因や、効率化を実現させる方法などを解説します。

目次

開く

閉じる

1. 店舗管理とは
2. 店舗管理における業務効率化を妨げる原因とは
3. 店舗管理の業務を効率化させるポイント
4. 店舗管理の業務を効率化させる方法
5. 業務効率化のために店舗管理システムを活用するメリット
6. まとめ

店舗管理とは

店舗管理とは、小売店や飲食店、アパレル店などの店舗状況を把握し、店舗の利益や顧客満足度の向上を狙うものです。売上管理や在庫管理、仕入状況のチェックを行うことにより、各店舗を管理統括します。

店舗管理は、効率的な店舗経営や売上・顧客満足度の向上には欠かせないものです。また、経営に関する管理だけでなく売り場や店頭、バックオフィスの環境整備やイベント管理などを行うのも店舗管理の仕事の1つとなります。

店舗管理における業務効率化を妨げる原因とは

店舗管理は効率の良い経営には欠かせない業務ですが、あらゆる要因が業務効率化を妨げていることがあります。ここでは、店舗管理における業務効率化を妨げる原因を5つに分けて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

人手不足による個々の業務負担

店舗管理には、売上管理・在庫管理・仕入管理・店舗の設備維持・イベントの管理など、多くの業務があります。そのため、人手不足になると個々の業務負担が大きくなり、作業効率が著しく低下します。

一人ひとりの業務負担が増えれば、従業員の業務に対するモチベーションが下がることも考えられます。また、人手不足によって個人の負担が増えれば、業務の属人化が発生する可能性もあり、限られた従業員しか担当できない業務を効率的に進めるのは困難です。

効率よく業務を進めるためには人手不足を解消し、スムーズに作業が進められる環境を整えなければなりません。従業員のスキルや能力を考慮し、仕事を割り振ることも大切です。

従業員同士で連携が取れていない

従業員同士での連携が上手く取れておらず、コミュニケーションが不足していることも業務効率化を妨げる原因の1つです。連携や情報共有がしっかりと行われていない場合、作業の重複や漏れ、ミスが発生しやすくなってしまいます。

ミスが増えれば、それだけ余分な作業も増えてしまいます。業務の効率化を図るためには、従業員同士のコミュニケーションを大切にし、常に情報を共有しておく必要があります。システムなどを使い、リアルタイムで情報共有できる環境を整えておくのがおすすめです。

非効率な作業が多い

店舗管理における業務の中には非効率な作業が多くあり、時間や手間がかかることも問題の1つです。在庫の重複確認や報告書の手入力などは特に非効率な作業とされており、業務の効率化を妨げます。

業務の流れや手順を見直せば非効率な作業を削減し、効率の良い店舗管理が実現します。そのためには、作業を自動化できるようなシステムやツールを導入するのがおすすめです。

業務手順がマニュアル化されていない

業務手順がマニュアル化されておらず、スムーズに作業が進められないことも業務の効率化を妨げる原因の1つです。例えば、業務手順がマニュアル化されていない場合は、新人スタッフの教育や業務の引き継ぎが円滑に進みません。

また、担当者が変わるたびに業務フローが変化し、業務効率が低下する原因にもなります。業務の属人化が進んで業務効率が低下することにもつながるため、業務手順をマニュアル化し、誰でも同じ手順で進められるような環境を作りましょう。

デジタル技術の導入が進んでいない

業種や業務ごとに向き不向きはありますが、デジタル技術の導入が遅れていることが業務の効率化を阻んでいるケースがあります。現代、デジタル技術を取り入れることが推進されており、業界や業種を問わずシステム導入による業務の効率化が図られています。

そもそもシステムは業務を支援するために開発されるため、導入により業務の効率化が期待できるのは当然とも言えます。しかし、「今の業務フローが定着している」などを理由にデジタル技術の導入が遅れている場合、店舗管理業務の効率化は実現しにくいです。

システムに慣れるまでは一時的に業務効率が落ちる可能性はありますが、システムが定着した後の業務効率を予測し、適切なシステム導入が必要です。

店舗管理の業務を効率化させるポイント

店舗管理の業務を効率化させるポイントとしては、店舗の管理状況のリスト化やECRSの原則を活用することによる問題点の洗い出し、改善点の発見などが挙げられます。ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

店舗の管理状況をリスト化する

業務を効率化させるポイントとして、店舗の管理状況をリスト化することが挙げられます。店舗の管理状況をリスト化すれば、業務の現状の把握と情報の整理を行うことが可能です。具体的には売上管理・仕入・在庫管理・人材管理・店舗運営管理などをリスト化します。

リスト化をすることで業務の現状を把握しやすくなるほか、業務の改善点を見つけやすくなります。業務をリスト化する際には、業務内容を具体的に記載し、業務の流れや手順を明確にすることを意識します。また、関係する部門やスタッフを明記することも大切です。

ECRSの原則を活用し、問題点の洗い出しや改善点を見つける

店舗管理の業務を効率化するためには、ECRSの原則を活用しましょう。ECRSの原則とは、「Eliminate（不要なものをなくす）」「Combine（似たようなものをまとめる）」「Rearrange（配置を変える）」「Simplify（簡素化する）」の頭文字を取ったものです。

以下で、それぞれを詳しく解説します。

Eliminate（非効率な作業の廃止）

まずは、業務の中で不要なものがないか検討します。例えば、手入力で行っている作業や重複確認は非効率な作業の代表格で、業務の中で不要なことが多いです。また、誰も使っていないツールやシステムのほか、すでに廃止された制度やルールも廃止しましょう。

このような非効率な作業は店舗管理における業務効率を悪くする要因となるため、しっかりと洗い出して廃止することが重要です。手入力や重複作業の廃止は、店舗管理システムなどを導入するとスムーズに行えるでしょう。

Combine（業務の結合と分離）

非効率な作業が廃止できたら、次は業務の結合と分離を行います。作業を結合させて1人あたりの作業スピードを向上させたり、作業を分離させることで業務負担を減らしたりしましょう。似た業務をまとめることで、業務の流れや手順を簡略化することが可能です。

複数の業務をまとめて行ったり、複数のツールやシステムを統合したりしながら、作業の効率化を目指します。似たようなものをまとめ、分けられる業務を分離することにより、業務の流れや手順を簡略化して業務の効率化を図りましょう。

Rearrange（順序の入替えと新たな作業への代替）

「Rearrange（順序の入れ替えと新たな作業への代替）」では、業務内容の順序を入れ替えたり、新たな作業への代替を行ったりすることで、業務の効率化を図ります。

例えば、店舗の売上管理業務において、売上データの集計は月末に行われるのが一般的です。しかし、売上データを毎日集計すれば売上動向をより早くより正確に把握でき、適切な経営判断を行えます。

また、店舗の在庫管理業務において、従来は紙の在庫管理表を使用していました。その作業をITツールやシステムの導入によって自動化すれば、在庫管理を効率的に行えるようになります。このように、順序の入替えや業務の代替を行うことで業務の効率化を図れます。

Simplify（業務の簡素化）

「Simplify（業務の簡素化）」とは、IT技術によるシステム化などによって業務を簡素化させることです。例えば、売上データの入力や集計は従来は手作業で行っていましたが、ITツールやシステムを導入すれば、売上データの入力や集計を自動化できます。

また、在庫の確認や補充は担当者が店舗内を巡回して行っているケースが多くありますが、在庫の確認や補充を自動化すれば業務効率化を図れます。このように、IT技術によるシステム化などにより、多くの業務が簡略化できます。

マニュアルを作成して定期的に改善する

問題点の洗い出しや改善点を見つけた後に、情報を整理しながらマニュアルを作成することで業務の効率化を図れます。また、作成後も改善を続けることで、業務の品質を向上させられます。まずは現状の業務を把握し、問題点や改善点を洗い出しましょう。

その後にマニュアルを作成する際は、誰が読んでも分かる言葉で記載するのがおすすめです。マニュアルは一度作成したら終わりではなく、都度確認しながら改善していく必要があります。業務内容の変化にあわせ、随時変更を加えましょう。

マニュアルを共有する

作成したマニュアルは、全従業員に共有しましょう。共有しなければ、マニュアルを作成した意味がなくなってしまいます。また、一部の従業員のみに共有することで知識やスキルに差が生まれ、業務の効率化がスムーズには実現しません。

さらに、共有されていない従業員が不満を感じ、離職することも考えられます。作成したマニュアルは、従業員全員が平等に確認できるよう共有しましょう。

紙に出力するのが一般的ですが、破損しやすく複数人で同時に確認するには複数部用意しなければならないため、可能であれば共有機能のあるメモアプリなどの活用もおすすめです。

店舗管理の業務を効率化させる方法

店舗管理の業務を効率化させる方法としては、「代行会社を活用する」「店舗管理システムを導入する」の2つが挙げられます。ここでは、それぞれの内容を詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

代行会社を活用する

店舗管理の業務を効率化させる方法として、代行会社の活用が挙げられます。代行会社とは、店舗管理の業務を代行してくれる会社のことです。従業員の採用に関することや店舗運営の代行実績がある会社であれば、店舗を管理する上で役立つノウハウを持っています。

従業員の採用は、店舗運営において重要な要素です。適切な人材を採用することにより、店舗の売上や顧客満足度の向上につながります。

店舗運営の代行実績がある会社であれば、売上管理・在庫管理・顧客管理・人材管理・店舗運営の改善などの適切なアドバイスや提案が受けられます。

このように、従業員の採用に関することや店舗運営の代行実績がある会社であれば、安心して店舗管理を任せられます。会社選びの際には、実績をしっかりと確認した上で、自社のニーズに合う代行会社を探すのがおすすめです。

店舗管理システムを導入する

店舗管理システムを導入することで、売上報告・在庫の把握・仕入れの発注など、有人で行っていた作業負担を軽減できます。店舗管理システムには多くの機能が備わっており、今まで手入力していた作業も自動化することが可能です。

従業員の作業負担を軽減できれば人材不足も解消でき、効率良く店舗管理が行えるようになります。店舗管理システムを導入する際には、自社の店舗に合ったシステムを選ぶほか、システムの導入費用やランニングコストを把握することが重要です。

また、システムの導入による業務プロセスの変化を検討しながら、費用対効果の高い店舗管理システムを導入しましょう。店舗管理システムを導入すれば作業を効率化しながら、適切な店舗管理が行えるようになります。

業務効率化のために店舗管理システムを活用するメリット

店舗管理システムを導入すると、手入力をしていた作業を自動化したり、店舗内の情報を一元管理したりできます。以下で、詳しい内容を解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

手入力をしていた作業を自動化できる

店舗管理においては、在庫管理や売上管理を手入力で行っているケースが多くありますが、店舗管理システムを導入すれば作業を自動化できます。

例えば、店舗の売上管理業務における売上データの入力を手作業で行っていた場合、店舗管理システムを導入することで、売上データの入力が自動化されます。また、在庫管理や仕入管理においても、店舗管理システム内の機能を活用すれば自動化することが可能です。

店舗内の情報を一元管理できる

店舗管理システムを導入すると、店舗内の情報を一元的に管理できます。その結果、PDCAサイクルを回しやすくなります。

PDCAサイクルとは、「Plan（計画する）」「Do（実行する）」「Check（確認する）」「Action（改善する）」の頭文字を取った、業務改善や品質向上のためのフレームワークのことです。PDCAサイクルを回すことで、業務の現状を把握しながら改善できます。

まとめ

店舗管理においては業務内容が多く、人手不足や作業の複雑化によって業務が非効率になることもあります。そのような場合は、ECRSの原則を活用しながら業務の見直しを行うほか、店舗管理システムを導入するのがおすすめです。

店舗管理システムがあれば、店舗内の情報を一元管理でき、今まで手入力で行っていた作業を自動化できます。作業効率をアップさせたい場合には、ぜひ本記事を参考にしながら自社に合う店舗管理システムの導入を検討しましょう。