飲食店におすすめのシフト管理システム4選｜重要性やシフトの作り方を解説

飲食店では業務の役割や曜日、ピークタイムなどに合わせて適切な人数を配置する必要があります。しかし、他業務と並行してシフト管理を行わなければならず、適切なシフト管理を行うのは困難です。本記事では、飲食店におけるシフト管理の難しさやシフトの作成方法を解説します。

目次

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1. 飲食店におけるシフト管理で起こりがちな問題
2. 飲食店におけるシフト管理の重要性
3. 飲食店のシフトを作成する方法
4. 飲食店のシフトを作成する際のコツ
5. 飲食店のシフトを作成する際の確認ポイント
6. 飲食店のシフト作成に活用されているツール
7. 飲食店のシフト管理にはシフト管理システムがおすすめ
8. おすすめの飲食店向けシフト管理システム4選
9. その他のシフト管理システムの選び方
10. まとめ

飲食店におけるシフト管理で起こりがちな問題

飲食店におけるシフト管理は、業務の役割ごとの適切な人数配置など多くの要素が複雑に絡み合います。ここでは、飲食店におけるシフト管理で頻繁に発生する問題について詳しく解説します。

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シフト作成の時間を捻出しにくい

飲食店の経営者やマネージャーは、店舗運営や調理、顧客対応など多くの業務を同時にこなさなければならないため、シフト作成に充てる時間を捻出するのが難しいことがあります。

適切なシフト管理を行うには時間がかかるため、シフト管理は計画的に行わなければなりません。しかし、多くの場合は他の業務が優先されてしまい、シフト管理が後回しにされたり、急な変更が必要になったりします。

特に飲食店は予測不能な繁忙期や急な欠員に対応する必要があるため、慎重な計画と即座の調整が必要です。

従業員のシフト希望が期限までに提出されない

従業員がシフト希望の提出を忘れたり、遅れたりすることはよくあります。これにより、シフト作成を迅速に行えなくなることは、適切なシフト管理における大きな問題です。

また、それが原因で従業員のシフト希望を適切に反映できないこともあり、モチベーションの低下や不満が生じ、離職の要因となることも考えられます。

繁閑の差に合わせたシフト作成が必要

飲食店は時期や曜日などによって来客数や需要が大きく変動するため、スタッフの配置を適切に調整する必要があります。

たとえば、週末には多くの客が訪れるため多くのスタッフが必要ですが、平日や閑散な時期には最低限の人数に減らし、人件費を削減する必要があります。

この繁閑の差を考慮せずにシフトを作成すると、スタッフの過不足が起き、効率的な運営が難しくなります。

従業員の人件費の管理に時間を要する

従業員ごとに異なる時給や、深夜勤務・土日祝日の時給割増などを考慮して給与計算を行う必要があります。たとえば、平日の昼間と週末や深夜では時給が異なることが多く、時には法定の時間外労働手当や休日出勤手当も加算されます。

このような多様な給与条件を考慮してシフトを組む際、手作業での給与計算は非常に時間を要し、誤りが生じる可能性もあります。

急なシフト変更や欠勤による人員不足の発生

従業員からの急なシフト変更希望や予定外の欠勤が発生することは、特に飲食店でよく見られます。飲食店のスタッフは学生やパートタイムの従業員も多いため、学業や家庭のスケジュールとのシフト調整が難しいことがあります。

たとえば、学生スタッフは学業優先のため特定の時間帯に出勤できないことがあり、また、年末年始やお盆休みなどの長期休暇には帰省などの予定があることが一般的です。また、当日に急な欠員が発生することも珍しくありません。

このような状況では、シフトを急遽変更して人員を確保しなければならないため、通常業務の遂行に支障が出ることもあります。

時期により従業員がまとめて入れ替わる

飲食店は学生アルバイトが多いため、学年の進級や卒業、引越しなどの要因により、スタッフの入れ替えが頻繁に発生します。特に春先は新学期の始まりや学業に関する変化が多い時期のため、生活の変化に伴って多くのスタッフが入れ替わることが一般的です。

新たに入ってくるスタッフに対しては、シフトや業務内容についての教育とトレーニングが必要です。また、従業員の個々のスキルや特性、プライベートの都合なども把握し直し、シフト調整や業務割り振りに工夫が必要となります。

シフトの作成方法が店長により異なる

飲食店では、スタッフの入れ替わりや店長の異動が頻繁に発生し、それに伴ってシフトの作成方法や方針が変わることがあります。特にチェーンの飲食店では、各店舗ごとにシフト管理の方針を店長が決定する場合があります。

これにより、スタッフは前回の店長とのやり方と異なる方法でシフトを提出しなければならないことがあり、混乱や不満が生じることも少なくありません。

この問題を解決するためには、シフト管理の一貫性を保つための指針やルールを確立する必要があります。

パート・アルバイト中心のシフト作成が必要

飲食店の店舗経営は、学生・主婦・フリーターといったパート・アルバイトの従業員の労働力が中心です。フルタイムで働く社員は店長1人のみで運営されている飲食店も少なくありません。

パート・アルバイトの従業員は働ける時間帯や曜日などに制限がある場合が多く、早番・中番・遅番や平日・土日祝のように、パターン化してシフトを作成する必要があります。また、飲食店のシフト作成においては、従業員の引継ぎの考慮が重要です。

例えば、早番の従業員が12時で退勤するのに、中番の従業員が12時半からの出勤では、引継ぎが上手く行かず、営業に支障をきたします。1日の営業を通して、スムーズに従業員が入れ替わるようなシフト作成が必要です。

飲食店におけるシフト管理の重要性

ここでは、飲食店におけるシフト管理の重要性に焦点を当て、なぜシフト管理が不可欠なのか、そのメリットや課題について詳しく解説します。

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役割分担を行う必要がある

飲食店にはホールスタッフ（接客担当）とキッチンスタッフ（調理担当）などの異なる役割があり、必要なスタッフの人数とスキルが異なります。そのため、シフトを組む際には、役割ごとに必要なスタッフを配置しなければなりません。

たとえば、キッチンはシェフや調理スタッフが、ホールはウェイターやサービススタッフが担当します。シェフの数を不足させてしまうと料理の提供が遅れ、お客様からの不満を生む可能性が高まります。

同様に、ホールのスタッフが不足してしまうとサービス品質が低下し、顧客対応に支障をきたします。そのため、シフト管理では各役割ごとに必要なスタッフの人数を確保することが重要です。

曜日や時間帯によるピーク帯を考慮する必要がある

飲食店は通常、特定の曜日や時間帯において注文が急増するピーク帯が存在します。たとえば、土日やランチタイムなどが典型的なピークの時間帯です。

シフトを管理する際、これらのピーク帯を見落としてしまうと、顧客からの注文に対応できずにサービスの質が低下し、不満や失望を招いてしまいます。反対に、閑散期に余分なスタッフを配置してしまうと、無駄な人件費がかかることになります。

そのため、曜日や時間帯によるピーク帯を正確に把握し、必要なタイミングで必要なスタッフの数を確保できるようにシフトを組むことが極めて重要です。

シフトを適切に調整することで顧客満足度を上げられる

顧客にとって、料理の美味しさや店舗の雰囲気に加えて、サービス品質が重要な評価基準となります。そのため、シフト作成時にはコスト削減だけでなく、顧客に十分なサービスを提供できるようなスタッフ数を確保することが求められます。

スタッフ数を過度に削減するとサービスが遅くなり、顧客からの不満が生まれる可能性が高まります。そのため、シフト作成においてはコスト削減とサービス品質のバランスを取る必要があり、十分なスタッフ数を配置することで、顧客満足度の向上が見込めます。

飲食店のシフトを作成する方法

適切なシフトを組むことで、スタッフの負担を軽減し、顧客満足度の向上が可能です。また、予測できるピーク時には十分なスタッフを配置するなど、人件費の最適化も求められます。以下では、飲食店のシフトを効果的に作成するための方法について解説します。

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繁忙期や閑散期などを考慮し、従業員の必要人数を割り出す

飲食店でシフトを作成する際、まず考慮すべきポイントは繁忙期や閑散期などの経営状況です。これにより、その日や時間帯に必要な従業員の人数を割り出します。

たとえば、週末や特定の祝日、ランチタイムなどは通常よりも多くの顧客が訪れ、スタッフの必要人数が増えます。そのため、これらのピーク時には十分な人員を配置し、顧客に迅速で質の高いサービスを提供することが大切です。

反対に、平日の夜や閉店間際には来客数が減少することが多いため、余分なスタッフの配置を最小限にとどめ、コストを削減できるようにシフトを組む必要があります。

従業員からシフト希望を収集する

従業員からのシフト希望を収集する方法はいくつかあり、メモやチャットツール、口頭での直接の相談、またはバックヤードに掲示したシフト希望カレンダーに書き込むことなどです。

従業員からのシフト希望の収集には、提出期限を設ける必要があります。希望を受け入れる際には、公平なルールに基づいて調整しましょう。

従業員からのシフト希望を元に作成を行う

従業員から提出されたシフト希望を確認し、どのスタッフがどの時間帯に働くことを希望しているかをリストアップします。また、各ポジション（ホール、キッチンなど）ごとに必要なスタッフの数を計算します。

そして、繁忙時や閑散時などの時間帯や曜日に応じて異なるスタッフ数を設定し、Excelなどのツールを使用して、実際のシフト表を作成します。希望をできるだけ反映し、スタッフ全員に公平な労働条件を提供するよう心がけましょう。

人員の過不足がないか確認を行う

作成したシフト表を注意深く確認し、各時間帯およびポジションごとに必要なスタッフの数が適切であるかどうかを確認します。特に、繁忙時にはスタッフが足りているか、顧客に高品質なサービスを提供できるようになっているかを確かめましょう。

また、過不足のある場合には、急なシフト変更やスタッフの代替案を考えることが必要です。スタッフ同士の連絡を円滑にするためのコミュニケーション手段を整えておくと、急な変更にも柔軟に対応できます。

修正や微調整を行う

作成したシフト表は、完璧なものとは限りません。ミスや予期せぬ出来事が発生することもあるため、シフトの修正や微調整が必要になることがよくあります。

例えば、従業員からの急なシフト変更の希望があったり、人員配置に誤りがあったりすることが考えられます。この際、店長やシフト担当者は変更を受け入れ、修正を行う必要があります。

修正や微調整を行う際には、全てのスタッフが変更内容を把握できるように明確に伝えることが大切です。

飲食店のシフトを作成する際のコツ

飲食店のシフトを作成する際、効率的でスムーズな方法が欠かせません。適切なスタッフの配置やシフトの調整は、顧客の満足度や店舗の運営に大きな影響を与えます。ここでは、飲食店のシフトを作成する際のコツを詳しく解説します。

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昼と夜のシフトを分けて作成する

飲食店では多くの場合、昼と夜で異なる目標売上や予算が設定されています。昼と夜での営業状況が異なるため、スタッフの配置や役割分担を調整することが重要です。

昼はランチタイムで多くのお客様がわずかな時間で食事を済ませることが多いため、テーブル回転が迅速でなければなりません。スタッフは迅速に対応し、効率的なサービスを提供する必要があります。

一方、夜はディナータイムで、お客様がゆっくりと食事を楽しむことが一般的です。そのため、昼と夜での営業状況に合わせてスタッフの配置や役割を適切に調整することが大切です。

従業員のスキルをある程度把握しておく

従業員が得意な仕事や役割、強みを事前に把握しておくことで、シフトを作成する際にそのスキルを最大限に活用できます。調理が得意なスタッフをキッチンに配置し、接客スキルに長けたスタッフをホールで活かすなど、スタッフの特長に合わせた配置が求められます。

また、従業員が新メニューの調理や特定の業務に不慣れな場合、トレーニングやサポートが必要です。スキルの差異を理解し、その調整を行うことで、スムーズな業務遂行とスタッフのモチベーション向上が期待できます。

できる限り早くシフトを作成する

早い段階でシフトが確定すれば、スタッフが自分の勤務日程を把握し、生活スケジュールを調整しやすくなります。また、予定を立てやすいことから、ストレスの軽減にも期待できます。

これは、スタッフのワークライフバランスを向上させ、モチベーションの向上につながります。また、早い段階でシフトが完成すれば、急な予定変更やトラブルに対応するための余裕が生まれ、調整が容易になります。

不平不満が出ないようにシフトを作成する

スタッフ一人ひとりが公平にシフトを割り当てられ、過度な負担をかけず、希望が考慮されるように配慮することが大切です。

例えば、1人のスタッフが他のスタッフよりも過度に多くのシフトを割り当てられていると、そのスタッフは疲弊し、モチベーションが低下する可能性があります。また、スタッフの希望や要望にもできる限り柔軟に対応することが大切です。

シフトが希望通りに割り当てられないと不満がたまり、離職率が上昇する可能性があります。

時期や日によって繁閑の差があることを把握しておく

飲食店のシフトを作成する際の重要なコツは、時期や日による繁閑の差を把握しておくことです。週末や祝日などはランチやディナー時に多くの顧客が訪れることが予想されますが、平日の夕方は閑散とすることがあります。

また、季節によっても需要が異なります。そのため、飲食店の経営者やシフト担当者は時期や日による繁閑の予測を行い、それに合わせてスタッフの配置を考える必要があります。

ピーク時には多くのスタッフを配置して質の高いサービスを提供し、閑散時には余分な人件費をかけずに適切な人数で業務を行うことが、経営効率を向上させるために重要です。

欠員が出た際の対応方法を決めておく

飲食店の経営において、従業員の体調不良などによる欠員の発生は、頻繫に起こりうるトラブルです。しかし、欠員が出た場合にも、営業は通常通り行われるため、スムーズに人員を確保できる体制を整えておく必要があります。

基本的に、欠員が出た場合には、まず、休みの従業員に代打出勤が可能か確認したり、出勤中の従業員に残業が可能か確認したりして対処を検討します。近隣に系列店などがある場合は、店舗間で応援を要請するのも一つの手段です。

また、このような急なシフト変更に対応する調整機能を備えたシフト管理システムを活用すれば、よりスムーズにやり取りを行えます。

飲食店のシフトを作成する際の確認ポイント

飲食店のシフト作成において、「役割ごとの人数のバランス」や「従業員のスキル」などの重要な要素が存在します。以下では、シフト作成時に確認すべきポイントに焦点を当てて詳しく解説します。

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役割ごとに組む人数のバランスは取れているか

各役割ごとに割り当てられるスタッフの人数が適切であるかどうか考慮しましょう。ホールスタッフとキッチンスタッフなど、役割が異なるスタッフが協力して店舗を円滑に運営するためには、バランスの取れたシフトが必要です。

役割ごとに適切な人数を配置しなければ顧客サービスの質が低下し、店舗運営に支障をきたす可能性があります。例えば、ホールスタッフが不足していると、顧客へのサービスが行き届かず、待ち時間が長くなることも考えられます。

一方、キッチンスタッフが不足していると料理の提供が遅れ、顧客からの不満が生じます。そのため、シフトを作成する際には各役割ごとに必要なスタッフ数を考慮し、バランスの取れたシフトを組むことが重要です。

売上や繁閑の具合によって適切な人数で組めているか

売上や繁閑の状況に応じて適切なスタッフ数でシフトが組まれているかが重要です。具体的には、前月までの売上データや過去の繁閑時期を考慮し、特定の日や時間帯にどれくらいの顧客が来店するかを予測します。

基本的に、週末の夜には、通常よりも多くの顧客が訪れます。そのため、その時間帯には適切な数のスタッフを配置することが重要です。反対に、平日の昼間など閑散な時間帯に無駄な人員を配置しないように調整することで、人件費の節約にもつながります。

バランスを取りながらシフトを組むことで顧客の期待に応えつつ、経営効率を向上させられます。

従業員の熟練度に合わせて組めているか

飲食店のシフトを作成する際、従業員のスキルや経験を考慮して、適切なポジションや業務に配置することが重要です。新人スタッフにはトレーニングや指導が必要であるため、ベテランスタッフと組み合わせて、サポート役とすることがあります。

このように、スタッフのスキルや熟練度を考慮することで、サービス品質を維持し、スタッフのモチベーションを高めることができます。従業員が自分の得意な業務を担当できるようにすることは、飲食店の運営において重要なポイントです。

従業員のシフト希望に沿って組めているか

各従業員は、学業や家庭などの都合に合わせて、シフト希望を提出します。これらの希望を尊重したシフトを組むことは、スタッフのモチベーションを高めるために非常に重要です。

従業員からのシフト希望に沿ったシフトを作成することで、スタッフは仕事とプライベートの調和を図りやすくなり、ストレスを軽減できます。これは、スタッフの満足度向上に繋がり、また、高品質のサービス提供につながります。

従業員同士の関係をある程度考慮して組めているか

従業員同士の関係を考慮することは、効率的なチーム運営と雰囲気の良い職場環境を構築するために非常に重要です。こうした関係性を考慮しなければ、スタッフ間の不和や不満が広がる可能性があります。

新たなスタッフを既存のチームに組み入れる場合や、特定の従業員同士にトラブルがある場合など、関係性を考慮せずにシフトを組むと労働環境が悪化し、業務の円滑な遂行が難しくなるかもしれません。

従業員同士の相性や希望を把握し、可能な限り調和のとれたスケジュールを組むことが大切です。

法令規則や就業規則に反していないか

法令規則とは、国や地方自治体が定めた法律や条例などの法的なルールを指します。これらの法令には、労働時間・休憩時間・残業のルールなど、労働に関するさまざまな規定が含まれています。

これらの規則を守ることは、従業員の権利を保護し、労働者と雇用主の間の健全な関係を維持するために欠かせません。また、就業規則は各飲食店が独自に設けるもので、労働条件やシフトの取り決め、福利厚生などが含まれます。

そのため、シフトを組む際には法令規則と就業規則に従いつつ従業員の権利を尊重し、健全な労働環境を維持するよう心掛けましょう。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

飲食店のシフト作成に活用されているツール

飲食店でのシフト作成は紙で行われているケースもありますが、表計算ソフトなどを活用している場合も多いです。ここでは、紙を使用せずにシフトを作成できるツールを紹介します。

エクセル・Googleスプレッドシート

シフト表を作成する際によく使用されているのが、エクセルやGoogleスプレッドシートなどの表計算ツールです。特にエクセルは小中学校の授業で学習することもあり、パソコンが設置されている店舗ではエクセルでシフト表を作成しているケースが多いです。

エクセルは使い慣れている人が多いうえに、シンプルな表であれば高度な関数などを組まなくてもシフト表を作成できます。ただし、提出されたシフト希望を自動で組むには高度な知識が必要な上に、手入力作業がある場合はミスが起きやすい点が難点です。

シフト管理システム

シフトに関する業務の効率化を図りたい場合におすすめなのが、シフト管理システムです。シフト管理システムは希望シフトの収集からシフト作成、シフトの公開などシフトに関するあらゆる作業をサポートします。

搭載されている機能はシステムごとに異なりますが、専用アプリがあれば従業員がアプリから希望シフトの提出や確定したシフト表の確認ができ、「希望シフト・確定シフトがいつ出るか」と双方が悩むことがなくなります。

また、自動でシフトを作成してくれる機能があれば、シフト作成者が異なることで生じる組み方の違いも発生しません。

飲食店のシフト管理にはシフト管理システムがおすすめ

飲食店のシフト管理において、シフト管理システムの導入は非常におすすめです。シフト管理システムとはデジタルツールを使用してスタッフのシフトを計画・調整・管理するためのシステムです。

このシステムを導入すると、さまざまなメリットがあります。以下ではシフト管理システムの特徴やメリットについて詳しく解説します。

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あらかじめ設定された条件を元に、シフトが自動で作成される

シフト管理システムの導入には、多くのメリットがあります。その中で最も重要なメリットは、あらかじめ設定された条件に基づいてシフトを自動的に作成できることです。

これらの条件には、必要なスタッフの人数や各従業員の勤務条件、法令規則、就業規則などが含まれます。通常、手動でエクセルなどを使用してシフト表を作成する場合、多くの時間と手間がかかります。

一方、シフト管理システムを活用すると自動的にシフトを作成できるため、手動での作業にかかる手間やヒューマンエラーを大幅に削減できます。これは、時間の節約だけでなく、法令規則や就業規則に従った正確なシフトを作成する際にも非常に役立ちます。

オンライン上でシフトを一括管理できる

オンライン上でシフトを一括管理できるため、シフト作成時に微調整が行いやすく、例えば必要なスタッフを瞬時に追加または削減することが可能です。

また、従業員のシフト希望や可用性をリアルタイムで確認でき、容易に調整を行えます。さらに、多店舗展開を行っている飲食店では、他店舗のシフトとの連携も重要です。

シフト管理システムは、複数の店舗を含めた一括管理が可能であり、スムーズな情報共有と連携をサポートします。

従業員はスマホなどでシフトの提出や確認ができる

シフト管理システムでは、従業員は自身のスマホを使ってシフトの提出や確認を手軽に行えます。シフト希望をアプリに入力し、変更がある場合もスマホを使って知らせることができます。

従業員は予定を柔軟に調整でき、効率的に自分のシフトを管理することが可能です。また、管理者も同様にシフトの作成や変更をオンライン上で行えます。シフト管理システムは、シフトの重複や過不足を防ぎ、効率的なスタッフ配置をサポートします。

通知機能やコミュニケーション機能が備わっている

シフト管理システムには通知機能やコミュニケーション機能が充実しています。たとえば、通知機能は従業員がシフトを提出していない場合や変更があった際に、システムから自動的に通知が届く仕組みです。

この機能によって管理者はシフトの状況をリアルタイムで把握し、必要な対応をすぐに行えます。また、欠員募集などもシステム内で行えます。従業員同士や管理者との連絡が円滑に行われ、急な欠員にもスピーディに対処できます。

このような機能によって、飲食店のシフト管理は効率的でミスの少ないものとなります。緊急の変更やコミュニケーション不足からくるトラブルも減少し、スムーズな店舗運営が可能となります。

おすすめの飲食店向けシフト管理システム4選

その他のシフト管理システムの選び方

シフト管理システムを選ぶ際には、特に重要なポイントに注目する必要があります。選択したシステムが勤務形態や業種に合致していない場合、そのシステムを最大限に活かすことが難しくなります。

自社に必要な機能がきちんと備わっているかどうか、そして労働基準法などの法的規制に自動的に適合しているかが、シフト管理の手間を大幅に削減するポイントです。

特に、労働基準法に対する自動対応機能は、シフト作成の際に法令遵守を確実にする上で非常に役立ちます。そのため、シフト管理システムの選択時には、この点を念頭に置いて検討することが大切です。

また、シフト管理システムでは無料プランやトライアルを提供しているものもあります。このオプションを利用して、システムが自社のニーズに適しているかどうかを実際に試してみることもおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 勤務形態や業種に合っているか
2. 自社に必要な機能が備わっているか
3. 労働基準法に自動対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 誰でも使える操作性か
2. サポート体制が充実しているか
3. 費用やユーザー数は妥当か
4. 無料プラン・トライアルがあるか

まとめ

飲食店のシフト管理は、複雑ではあるものの非常に重要なタスクです。従業員の入れ替わりやシフトの作成に関連する問題は頻繁に発生し、急なシフト変更や欠勤による人員不足が大きな課題となります。

役割分担やピーク帯の配慮、スタッフのスキルと熟練度、シフト希望の調整などが必要なため、シフト管理業務は煩雑になりがちです。このような課題を解決するには、シフト管理システムの導入が強くおすすめされます。

シフト管理システムにより、通知機能やコミュニケーション機能を活用でき、スムーズなシフト調整やコミュニケーション不足の解消が可能となります。結果として、顧客満足度や業務効率の向上、トラブルの予防に貢献するため、飲食業界において非常に有用です。