タレントマネジメントシステムの導入に失敗する理由｜上手な活用方法とは

タレントマネジメントシステムの導入に失敗する理由として、自社の目的が明確化されていない、分析された結果を活用できていないことなどが挙げられます。本記事では、タレントマネジメントシステムの導入時・導入後、活用に失敗する理由や、上手く活用する方法を解説しています。

目次

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1. タレントマネジメントシステムの導入に失敗する理由とは
2. タレントマネジメントシステムの目的を確認
3. タレントマネジメントシステムを上手く活用する方法
4. まとめ

タレントマネジメントシステムの導入に失敗する理由とは

タレントマネジメントシステムは、企業や組織における人材の才能・能力・個性といった情報を一元化するための、ソフトウェアやアプリケーションツールです。人材の獲得、能力開発、評価、報酬、維持などのプロセスを効率的に管理することができます。

このシステムは、人事部門や組織のリーダーによって使用され、組織の人材資産を最大限に活用し、戦略的な目標達成をサポートする役割を果たします。しかし、最近ではシステムの目的や機能を十分理解しないまま早急に導入し、活用方法に失敗する事例も増えています。

そこで、多くの企業や組織が導入を開始している、タレントマネジメントシステムの導入に失敗する主な理由として、導入時と導入後に分けて詳しく解説します。

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タレントマネジメントシステム導入時の失敗事例

タレントマネジメントシステムを導入する際には、実際にシステムで管理する人材の認識・理解を深め、どのようにシステム運用をしていくのかを明らかにしておく必要があります。そうしないと、システムの本来持つ特性を十分に発揮することができません。
特に、タレントマネジメントシステムは従業員一人ひとりの人材評価へとつながり、給与や賞与などの報酬にも直結します。よって、従来の評価システムからの変更には、想像以上に大きな壁があるため、失敗する要因を導入前から洗い出す必要があります。

システムを導入する目的が明確化されていない

タレントマネジメントシステムの活用に失敗する大きな理由の1つは、導入する目的が明確化されていないことです。目的が不明確なまま導入されたシステムは、本来の機能を適切に活用できず、結果的に組織のニーズに合致しないことになります。

つまり、自社の今後の経営に関連して何を目的としているのか、タレントマネジメントシステムに費やす費用対効果をどのように考えているのか、その詳細を明確にしないと組織全体に疑問が生じるということです。

また、目的が不明確な状態で導入されると、従業員はシステムが何のために使われているのかを理解するのが難しく、利用するモチベーションが低下します。さらに、どのようなデータを収集すべきかが不透明になり、システム活用に必要な情報を収集できなくなります。

よって、システムを導入する前に、組織は明確な目的と目標を設定し、その目的に向かってシステムを活用する計画を立てることが重要です。明確な目的の設定により、システムの最適な利用や従業員の満足度向上などに繋がり、スムーズな導入が可能となります。

従業員からの理解や協力を得られていない

タレントマネジメントシステムは、従業員から情報を収集し、それに基づいて意思決定を行います。しかし、従業員からのデータ提供が不足していると、システムは必要な情報を参照できず、正確な能力の分析や能力開発計画などの策定ができなくなります。

このような状況を防止するためには、システムに対する従業員の理解と情報を入力する協力が必要不可欠となります。よって、システムの重要性を従業員に説明し、その利点を伝えること、どのようにシステムを活用していくかの共有が重要です。

また、システムの利用が従業員のキャリア発展にどのように貢献するのかを説明し、情報入力に対するフィードバックを行うことも大切です。システム運用の利点が目に見えて分かることで、その分従業員の協力意識にも変化があります。

さらに、システムの使い方のトレーニングやサポートを行うことにより、システムの能力をフルに活用できるようになるため、従業員からの理解や協力を得ることも大きな優先事項となります。

人事制度との連携・データ収集ができない

タレントマネジメントシステムを導入する際、既存の人事制度との連携ができるかの確認をする必要があります。つまり、導入後に運用していく管理者の教育を行い、どのようにこれからの人事制度を変えていくのか、活用方法を徹底的に考えないと失敗につながります。

なぜなら、実際にタレントマネジメントシステムを導入し、運用を開始したとしても、データを可視化しただけでは、人事管理能力としてはとても低いものとなり、利用価値が下がってしまうからです。

タレントマネジメントシステムの利用意義は、算出したデータを自社の人事制度に落とし込んで活用することにあります。今までの人事制度と照らし合わせ、従業員の理解を得ながらデータ収集を行い、システムの機能を最大限に活用して成功に導きましょう。

タレントマネジメントシステム導入後の失敗事例

タレントマネジメントシステムの導入時にも気を付けるべき点はありますが、実際に運用を開始する導入後にも失敗につながってしまう部分があります。ただ導入しただけでは、ランニングコストが重なり続け、従業員のモチベーション低下にもつながります。

システムの活用で大きなメリットを得られる反面、上手に活用できずに失敗することを避けるため、導入後の失敗事例も認識しておきましょう。

システムの機能が自社に合っていない

タレントマネジメントシステムは、多くの異なる機能を提供していますが、それぞれの企業によって必要とする機能は異なることが多いです。

例えば、導入したシステムに無駄な機能が含まれていたり、必要な機能が不足しているなど、自社のニーズに合致していない場合は、システムを導入する価値が下がってしまいます。

また、導入したシステムが既存の人事プロセスや能力開発計画と連携できず適合しない場合には、ユーザーはシステムの使い方を理解し、運用することが難しくなります。その結果、システムの導入から時間がかかり、肝心な時に必要な機能がうまく働かなくなります。

そのため、タレントマネジメントシステムを選択して導入する場合には、自社のニーズと要件を充分考慮して比較検討を行いましょう。システムの持つ機能との適合性を評価し、自社にとって最適なシステムを選択することが重要です。

従業員の情報を最新の状態にできていない

タレントマネジメントシステムは、従業員から集めたデータを基に、今後の戦略的な経営に関する意思決定を支援するツールです。ただし、定期的にその情報を更新していかないと、最新の情報を集められず、データから算出する施策や判断が不正確になってしまいます。

そのため、タレントマネジメントシステムを導入したら、従業員のスキル・経験・目標などのデータを、定期的に更新しましょう。情報が古いままだと、新たな人材配置をする際に適切な人材選定・配置が行えず、部署毎の業務遂行能力を充分に発揮できなくなります。

このように、従業員個々の能力開発や育成、適切な人材配置などを策定するためには、最新の情報を集めてデータに反映することが必要です。

また、正確な情報が把握できないと、現状に沿った対応が行われず、社員のモチベーションが低下してしまいます。それにより、優秀な従業員が他の企業に転職するなど、人材流出のリスクにもつながるため、情報を正確に集めることがとても重要です。

分析された結果を活用できていない

タレントマネジメントシステムは、従業員に関する多くのデータを収集し、多角的に分析することにより、適切な人材配置などの意思決定を行います。しかし、分析結果を充分活用できない場合は、組織は貴重な情報を無駄にして、有効なアクションに繋がらなくなります。

従業員がデータ提供を充分に行ったにもかかわらず、その情報が活用されずに無視された場合には、従業員のモチベーションが低下することになります。そして、データ入力の意義を見出せなくなり、以降の積極的な協力が得られなくなります。

タレントマネジメントシステムの成功には、従業員の理解・協力が何より重要です。なぜなら、データ収集と多角的な分析に基づいて、人材配置・育成プログラム・評価基準などの戦略を策定し、活用していくからです。

また、その分析結果が従業員の給与などに関する人材評価、キャリア発展にも大きく繋がるため、どのように評価されて、どのようにシステムに反映されるかを説明することが非常に重要です。

タレントマネジメントシステムの目的を確認

タレントマネジメントシステムの主な目的は、従業員の能力やキャリアの成長を支援し、トレーニング、能力開発プログラム、パフォーマンス評価などを管理することです。これにより、従業員が最大限の能力を発揮できるようになり、適切に評価されるようになります。

また、従業員の業績を追跡して評価を行い、報酬を判定する材料として活用します。その結果、報酬の公平性とパフォーマンスの向上が促進されます。さらに、優秀な従業員を採用して確保するための戦略を開発し、従業員ごとのキャリアパスの策定などを支援します。

タレントマネジメントシステムは、労働人口が減少し、優秀な人材の確保が難しい状況において、組織の成功に必要な人材を効率的に管理します。そして、最適な人材の確保、能力育成などを通して組織の競争力を強化し、長期的な成功を達成するのに役立ちます。

タレントマネジメントシステムを上手く活用する方法

タレントマネジメントシステムは、現在の組織における従業員のスキル・経験・目標を把握し、組織の人材戦略を強化するために必要不可欠なツールとなっています。ただし、単にシステムを導入するだけではなく、その機能を最大限に活用することが重要です。

ここでは、システムを上手く活用する方法として、以下の項目についての詳細について解説します。

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自社の目的を明確化する

タレントマネジメントシステムを上手く活用するための第一歩は、自社の導入目的を明確化することです。システムを導入する目的、導入後の目的を明確化することにより、効果的な運用が可能となります。

例えば、システムを導入する目的として、従業員のスキルとパフォーマンスを向上させるためなのか、人材の効率的な配置を実現するためなのか、あるいは人材の育成と成長を促進するためなのか、自社の具体的なニーズに焦点を当て、導入理由を明確にしましょう。

また、システム導入後に得られるべき成果の具体的な定義も大事です。例えば、パフォーマンスの向上、スキルマッチングの最適化、従業員エンゲージメントの向上などです。具体的な成果指標を設定することにより、システムの導入目的がより明確になります。

価格と自社に必要な機能が備わっているかを確認

タレントマネジメントシステムを選ぶ際には、価格だけにとらわれずに、機能を詳しく評価することを優先することが重要です。必要な機能が提供されているかどうか、機能が使いやすいかどうかを確認し、他のシステムと比較検討して、最適なシステムを選びましょう。

また、システムが将来の自社の成長に合わせて対応できるかの確認も大事です。システムの拡張性とカスタマイズ性があれば、新たなニーズに合わせてシステムを調整できるため、長期的な投資にとって重要な確認事項です。

自社に最適なシステムを選ぶことは、組織におけるタレントを活用する上で重要な要素となります。そのため、システムの選択においては、価格だけでなく、自社の要件への機能の適合性・拡張性・運用コストなどを考慮することで、システム導入の成功に繋がります。

スモールスタートでシステムを導入する

タレントマネジメントシステムを上手く活用する方法の1つとして、最初は部門を絞ってスモールスタートで導入するアプローチが有効です。システムを全ての部門に一斉に導入するのではなく、小規模なスモールスタートを取ることで、段階的な展開が容易となります。

初めは少しの部署に絞って試験運用や調整を行うことにより、その部署での問題や課題が浮かびやすくなります。そして、問題の特定や対処を行うことによりノウハウが蓄積され、他の部門への展開時にそのノウハウを活用でき、よりスムーズな運用が期待できます。

スモールスタートは、システムの効果的な導入と活用において、失敗のリスクを最小化し、成功を確実にするための有効な方法となります。部門ごとに試行し、フィードバックを行うことにより、システムの運用が改善され、組織全体への段階的な展開が円滑に行われます。

従業員自身が情報を更新するように取り組む

タレントマネジメントシステムを上手く活用するためには、従業員が自身の情報を積極的に更新することが重要です。そのためには、システムの活用が彼ら自身のキャリア発展やスキル向上にどのように評価され、どのように反映されるかを明確に説明しましょう。

また、システムの情報を更新するプロセスを簡素化し、使いやすくすることも重要です。煩雑な手続きや時間のかかるプロセスを排除し、従業員が簡単にデータを入力できるようにしましょう。

従業員が自身の情報を更新し、システムを活用することは、組織全体のタレントマネジメント成功に欠かせない要素です。自身の成長に直結することを理解し、積極的にデータを更新することで、システムが有効に活用され、組織にとって価値のあるツールとなります。

まとめ

タレントマネジメントシステムは、組織の人材戦略を効果的に実行し、従業員のスキルやキャリア発展をサポートするための強力なツールとなります。そのためにはシステムの機能が組織のニーズと合致していることが必要不可欠です。

また、タレントマネジメントシステムは組織に多くの利益をもたらす可能性がありますが、そのためには正しい機能の選択、データの定期的な更新、従業員の理解と協力、分析結果の活用、段階的な展開なども必要になります。

タレントマネジメントシステムの導入に際しては、本記事で解説した失敗例を参考にして、正しいアプローチを行い、自社にとって最適なシステム構築を検討しましょう。