AI搭載の受付システムとは？ 特徴やメリットをわかりやすく解説

近年はAI技術の発展が目まぐるしく、多くのAIサービスが提供されています。中でもAI受付システムは受付業務に人手が不要になることから、多くの企業がAI受付システムを導入しています。本記事では、AI受付システムの導入によって得られるメリットなどを解説します。

目次

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1. AI受付システムとは
2. AI受付システムが来訪者を検知して誘導する
3. AI受付システムを導入するメリット
4. AI受付システムを導入するデメリット
5. AI受付システムを選ぶ際に確認すべきポイント
6. AI受付ロボットが人間の作業をサポートする
7. まとめ

AI受付システムとは

受付システムは来訪者の対応を自動化するシステムであり、企業の受付業務を効率化します。受付システムの中にはAI搭載のものもあり、来訪者の質問に対して自動で適切な回答を提供したり、来訪者の情報をデータベースに保存し、管理したりすることも可能です。

また、来訪者の対応が24時間365日可能であることや、多言語対応ができる特徴もあります。そのため、受付業務の効率化だけでなく、来訪者の満足度向上も期待できます。

AI受付システムが来訪者を検知して誘導する

AI受付システムは、顔認証機能や音声認証機能を利用して来訪者を正確に検知し、適切な場所へ誘導することが可能です。来訪者が自社に訪れた際、システムはその人の顔や声を認識し、事前に登録されている情報と照らし合わせて、面会相手を自動で選び出します。

また、外国語を認識する機能も備えており、多言語に対応しているため、外国人の来訪者に対してもスムーズな対応ができるようになります。さらに、名刺を読み取る機能もあり、来訪者の情報を瞬時に表示し、よりパーソナライズされた対応を提供することもできます。

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顔認証機能、音声認証機能によって来訪者を案内

AI受付システムは、最先端の技術を駆使して来訪者の対応を行います。その中でも顔認証機能と音声認証機能は、来訪者を瞬時に識別し、適切な場所へ案内するための役割を果たします。

顔認証機能を利用することで、来訪者の顔をスキャンし、データベースに登録されている情報と照らし合わせることができます。来訪者が事前に登録されている場合、名前や所属が即座に識別されるため、適切な対応を行うことが可能です。

また、音声認証機能では来訪客者の声を認識し、要望や質問に対して適切な回答を提供することができるため、来訪者は快適な対応を即座に受けられます。

来訪者に合わせた面会相手を選ぶ

来訪者の情報をもとに、過去のデータから最適な面会相手を選び出す機能も搭載しています。来訪者が企業に訪れた際、AIは来訪者の名前や所属、訪れた目的などの情報を収集することが可能です。

その情報を基に過去のデータベースを参照し、過去に同じ目的で訪れた来訪者と面会した社員の情報を抽出できるため、来訪者に最も適した面会相手を瞬時に選び出し、適切な対応を行えます。

外国語を認識して多言語に対応

多言語対応が可能であり、外国人来訪者の言葉を理解し、適切な対応を行うことができる点もAI受付システムの特徴です。外国語を認識することで、来訪者が話す言葉に合わせて返答し、来訪者にとって理解しやすい言葉で案内を行うことができます。

そのため、言葉の壁を感じさせることなく、スムーズなコミュニケーションが可能になります。また、多言語対応が可能であることは、国際的なビジネスを行う企業にとって大きなメリットです。外国人来訪者に対しても、自社の良さを適切にアピールすることができます。

名刺を読み取って来訪者情報を表示

AI受付システムには、来訪者の名刺をカメラでスキャンし、その情報をもとに適切な誘導を行う機能も備わっています。来訪者が名刺を提示するだけでシステムが自動で情報を読み取り、来訪者に合った対応を提供することが可能です。

この機能は受付の手間を省くだけでなく、来訪者に対してよりパーソナライズされた対応を行うことができます。また、名刺情報のデータベース化も同時に行われるため、後からのフォローアップや情報の共有も容易です。

AI受付システムを導入するメリット

AI受付システムは24時間365日稼働することができるうえに学習能力も高いため、教育費などのコストを削減できます。

また、電話の取次業務が不要になり、受付業務の効率化が見込めます。さらに、人間の受付担当者がいない場合でも業務の中断がなくなり、来訪者に対してスムーズな対応が可能です。

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人手不足を解消できる

AI受付システムは人に代わって受付を行うため、人手不足を解消できます。大企業の場合は受付担当として従業員を雇うこともありますが、中小企業やクリニックなどでは他の業務と受付業務を兼任するケースが多いです。

この場合、受付以外の業務がひっ迫していると受付業務を行う人員が不足し、来客に対応できないこともあります。AI受付システムを導入すれば、人手が足りない企業でも適切な来客対応が行えます。

人件費を抑えられる

通常、受付業務には複数のスタッフが必要であり、その人件費は企業にとって大きな負担です。しかし、AI受付システムは24時間365日稼働することができ、休憩や休暇を必要としません。

また、繁忙期や閑散期に合わせてスタッフの人数を調整する必要もなくなります。そのため、企業は人件費の削減に加えて、業務の効率化も可能です。

学習能力の高さによる教育費の削減

AI受付システムの特徴の1つは、高い学習能力にあります。AIは過去のデータや経験から学習し、業務の効率化や改善を図れます。そのため、従業員が行うべき業務の一部をAIが担当することができ、従業員の教育費の削減につながります。

また、AIは常に最新の情報を学習し続けるため、通常の従業員に対する継続的な教育やトレーニングが不要になります。結果的に、教育費の削減だけでなく従業員の時間をより効果的な業務に充てることができるため、効率の良い業務遂行が実現します。

電話の取次業務が必要ない

従来、受付に人を雇うことで対応していた電話応対もAIが自動で行うことができるため、電話応対による取次業務が不要になります。そのため、企業は人件費の削減はもちろん、受付業務の効率化を図ることが可能です。

また、AIは24時間365日の稼働が可能なため、営業時間外の電話応対もできるようになり、顧客満足度の向上も期待できます。

接触リスクゼロで感染対策になる

AI受付システムの導入は、感染症対策としても非常に有効です。人間の受付スタッフとの直接的な接触がなくなることで、来訪者との接触リスクがゼロになります。特に冬場などの感染症が流行している時期では、企業や施設の安全性を高める重要なポイントです。

また、AI受付システムは非接触型の誘導や情報提供が可能であるため、感染リスクを最小限に抑えながら、来訪者に対して適切なサービスを提供することができます。

そのため、企業は感染症対策を強化しつつ、来訪者に対して高い品質のサービスを提供することが可能です。

業務の中断が無くなる

従来の受付では、来訪者が訪れるたびに担当者が対応を中断し、受付業務に専念しなければなりませんでした。しかし、AI受付システムを導入することで、来訪者の対応は全てシステムが行えるため、担当者は自身の業務に集中できるようになります。

そのため、業務の効率化が図られ、生産性の向上が期待できます。また、担当者の離席などによる待ち時間を減らせるため、来訪者にとってもスムーズな対応を受けることが可能になり、顧客満足度の向上が期待できます。

AI受付システムを導入するデメリット

AI受付システムを導入することには、いくつかのデメリットも存在します。まず、AIはあくまで機械であるため、人間のような温かみや感情を持って対応することができません。そのため、来訪者が冷たい印象を受ける可能性があります。

また、AIはプログラムされた範囲内での対応しかできず、細かい電話対応や特殊な要望には対応できない場合があります。さらに、AI受付システムの導入には初期費用がかかります。

デメリットを踏まえた上で、導入した際のメリットと照らし合わせ、慎重に判断しましょう。

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人間味を感じない

AI受付システムがもたらす効率化は目覚ましいものがありますが、その一方で「人間味の不足」は大きな課題となっています。来訪者が最初に接する受付が機械的で冷たい印象を与えてしまうことは、ビジネスの場において好ましくありません。

人間の温かみや柔軟な対応が求められる場面では、AIの限界を感じてしまうこともあります。技術開発においては、AIが人間のような感情を理解し、より人間味のある対応ができるよう進化させることが求められています。

また、AI受付システムの導入がさらに進むことで、ビジネスの場においてもよりポジティブな印象を与えることができる可能性もあります。しかし、現在はすべての受付での導入がおすすめであるとは限りません。

細かい電話対応ができない

AI受付システムは、音声認証機能を利用して電話応対を行うことができますが、その対応の細かさには限界があります。例えば、特定の質問に対して複数の答えが考えられる場合、AIは最も適切な回答を選び出すのに苦労することがあります。

また、人間のように感情を察知して、適切な対応をすることもできません。この部分は、AI受付システムが今後改善していくべき課題でもあります。この課題の解決には、より高度な自然言語処理技術の開発や、感情認識技術の進化が必要です。

導入の前に、自社が求める対応が可能か、どこまでAI受付システムに任せるのかを踏まえて検討しましょう。

初期費用が掛かる

AI受付システムの導入時には、初期費用がかかります。初期費用には、システムの設置や設定、カスタマイズに必要な費用などが含まれます。また、利用するサービスによっては月額料金が発生する場合もあります。

月額料金は、システムの維持管理やアップデート、サポートなどを受けるための費用です。初期費用や月額料金はビジネスの規模やニーズによって異なるため、導入を検討する際には事前にしっかりと調査し、コストとメリットを比較検討することが重要です。

AI受付システムを選ぶ際に確認すべきポイント

AI受付システムを選ぶ際は、機能に注目しましょう。企業によって必要な認証機能などが異なるため、自社に適した機能が搭載されているものを選ばなければなりません。来客が多い企業の場合は、入館証の発行や多言語対応なども確認しておくべきです。

また、受付では顧客情報を扱うため、十分なセキュリティ対策も求められます。AI受付システムのセキュリティ対策が不十分なことが原因で情報漏えいが起きた場合、企業としての信用を失うため、セキュリティ項目も入念に確認しましょう。

AI受付ロボットが人間の作業をサポートする

AI受付システムを導入することでさまざまなメリットを得られますが、主な目的は人間の作業をサポートし、業務の効率化を図ることです。システムを導入することで、従業員は来訪者の対応が減り、より専門的な業務に集中できるようになります。

また、AI受付ロボットは24時間365日稼働することから、夜間や休日の対応も可能となるため、ビジネスの機会を逃さず、顧客満足度の向上も期待できます。

人間の作業をAI受付ロボットにサポートしてもらうことで、企業はより効率的な運営が可能となり、結果としてビジネスの成長が見込めます。

まとめ

AI受付システムは、AIによって来訪者の対応を効率化し、従業員の負担を軽減するためのツールです。顔認証や音声認証機能を利用して来訪者を瞬時に案内し、適切な面会相手を選び出すことができます。

また、多言語対応や名刺の読み取り機能も備えており、グローバルなビジネス環境にも対応が可能です。また、人件費の削減や感染症対策といった多くのメリットが得られます。

しかし、人間味の欠如や細かい対応の難しさ、初期費用のかかりやすさなどのデメリットも存在します。双方のポイントを踏まえ、導入の際には十分な検討を行いましょう。