おすすめの無料で使える車両管理システム｜選ぶ際のポイントも解説

車両管理システムには、無料で利用できるものもあります。ただし、コストをかけずに導入可能な反面、無料期間が決まっているものも多いため注意が必要です。本記事では、無料で使えるおすすめの車両管理システムやメリット・デメリット、選び方などを解説します。

目次

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1. 無料の車両管理システムを利用しよう
2. 無料の車両管理システムのメリット
3. 無料の車両管理システムのデメリット
4. 無料の車両管理システムを選ぶ際のポイント
5. 【トライアルあり】無料で使える車両管理システム
6. その他の車両管理システムの選び方
7. 無料の車両管理はエクセルでも可能
8. まとめ

無料の車両管理システムを利用しよう

車両管理システムとは、企業が使用する社用車の管理を行うためのツールです。社用車の情報やドライバー管理に加え、車検やメンテナンスなどの情報を一元管理する機能を備えており、複雑な車両管理業務を効率化できます。

車両管理システムの多くは、機能やシステムの導入体系に基づいた費用が発生しますが、中には無料で利用できるものもあります。無料のものでも十分な機能を備えている場合があるため、内容を十分に確認しながら、自社に合ったシステムを選定しましょう。

無料の車両管理システムのメリット

無料の車両管理システムを利用することで、いくつかの車両管理業務を効率化するメリットが得られます。具体的には以下の通りです。

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費用を抑えられて導入ハードルが低い

車両管理システムの導入において、導入・運用費用が課題となっている場合、無料のシステムであれば初期費用やランニングコストが発生しません。よって、有料の車両管理システムの導入を躊躇していた企業でも、導入ハードルを下げることができるでしょう。

また、規模の小さい企業では使用する社用車の台数が少なく、有料の多機能な車両管理システムの機能を使いこなせないケースがあります。したがって、有料の車両管理システムでは適切な費用対効果が得られない場合にも、無料の車両管理システムがおすすめです。

紙やエクセルでの管理よりも効率化する

自社における社用車の種類や用途が限定されていて、複雑な管理が不要な場合には、無料の車両管理システムによるシンプルな運用が適している可能性があります。

例え無料であっても、紙やExcel（エクセル）での管理と比べると正確かつ効率的な管理が可能になるため、まずは車両管理システムの導入を検討してみるのがおすすめです。そして、無料であれば自社の業務に適合するかの判断も容易に行うことができます。

緊急時の連絡をシミュレーションできる

車両の運転では常に交通事故のリスクを抱えており、事前に緊急時の連絡・対応をマニュアル化しておかなければなりません。

よって、新しく車両管理システムを導入する場合には、リアルタイムで正しく車両の位置が把握できるか、トラブル・緊急時に素早く対応できるかの確認が重要です。その際、無料であるほどシミュレーションがしやすく、万が一の場合にも混乱を防止できます。

アルコールチェックの管理にも対応可能

2023年12月から、安全運転管理者によるアルコールチェッカーを使用したアルコールチェックが義務化されています。ドライバーは業務開始前にアルコールチェックを行い、確認結果を常に記録しつつ、管理者はその記録を1年間保存しなければなりません。

したがって、車両管理システムを利用してドライバーの記録を容易にし、正しく記録を保存しておくことが大切です。無料の車両管理システムでも、アルコールチェックに対応したものがあるため、管理・記録を簡略化することができます。

参考：安全運転管理者の業務の拡充等｜警察庁

無料の車両管理システムのデメリット

無料の車両管理システムには、いくつかのデメリットも存在するため注意が必要です。無料の車両管理システムには、機能の一部が制限されているものや、無料で使用できる期間が限られているものがあることから、事前の確認が必須です。

また、車両管理の記録を保存したい場合は、保存可能な期間もチェックしましょう。無料のものはデータの保存期間が限定されている場合が多く、バックアップを行いたい場合は別途で対応・費用が発生するケースもあります。

無料の車両管理システムを選ぶ際のポイント

無料の車両管理システムを選ぶ際は、無料で使える期間を確認し、自社にとって必要な機能が搭載されているかどうかをチェックしましょう。また、アプリでの管理が可能なものなら、活用の幅が広がります。ここでは、システム選びのポイントについて解説します。

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無料で使える期間

無料で使える車両管理システムには、完全無料のサービスを提供しているものと、有料システムの無料トライアル期間に該当する期間限定のものがあります。後者の場合は一定の期間を経過すると費用が発生してしまうため、どちらに該当するかを確認しておきましょう。

また、完全無料のサービスが自社に必要な機能を備えている場合は、優先的に導入を検討するのが良いでしょう。その際、将来的な車両管理の運用方法の変更に対応できるか、カスタマイズ性や台数の増加などへの対応などをチェックしておくのがおすすめです。

必要な機能を搭載しているか

無料で使える車両管理システムの中には、機能が制限されているものがあります。そのため、導入前に自社の車両管理業務に求められる機能を洗い出し、自社に必要な機能を搭載しているかどうかを確認しましょう。

仮に機能が不十分だと、手作業による管理を併用しなければならず、かえって業務効率が低下してしまうことも考えられます。特に、ドライバーのアルコールチェックに関しては結果の記録を1年間保管しなければならないため、対応可能なものが望ましいです。

したがって、事前に運行記録・車検情報などの必要な条件をリストアップし、システムごとに比較検討を行いましょう。

アプリ対応しているか

無料で使える車両管理システムの中には、アプリでの管理に対応しているものもあります。車両管理業務の一部はドライバー自身による入力・記録が求められるため、アプリに対応しているものならスムーズな管理が実現します。

また、運転中にアプリを起動しておくだけでさまざまな情報を記録できるタイプのものなら、ドライバーと管理者両方の業務負担を軽減できます。社用車の利用頻度が高い企業には特におすすめの機能であると言えるでしょう。

【トライアルあり】無料で使える車両管理システム

その他の車両管理システムの選び方

車両管理システムを選ぶ際は、システムを利用できるデバイスの種類や、リアルタイムの位置情報を取得できるかどうかが重要なポイントとなります。まずは、これらのポイントに基づいて大まかにシステムを絞り込みましょう。

続いて、ドライバーとのコミュニケーション機能やUIの使いやすさに加え、サポート体制の内容に注目して比較するのがおすすめです。具体的には、以下のポイントに注目して自社に合ったシステム選びにつなげましょう。

【重要なポイント2つ】

1. デバイスの種類を確認
2. 位置情報のリアルタイム性を確認

【その他の比較ポイント】

1. ドライバーとコミュニケーションが取りやすいか
2. UIは使いやすいか
3. サポート体制が充実しているか

無料の車両管理はエクセルでも可能

費用をかけずに車両管理を行う手段として、Excel（エクセル）による管理が挙げられます。エクセルなどの表計算ツールは多くのスタッフが操作を習得しており、社用パソコンにあらかじめ搭載されている場合が多いです。そのため、導入ハードルが低いともいえます。

エクセルなどで管理を行う場合は、自社のニーズに合わせて自由なフォーマットを作成できます。また、既存のテンプレートを使用すれば、簡単に見栄えの良い管理フォーマットが完成します。

一方、エクセルでは手作業で管理を行うため、入力ミスや業務の属人化といった大きなデメリットが生じます。慢性的なミスによって適切な車両管理が行えない場合もあるため、システムによる正確な管理が望ましいでしょう。

まとめ

車両管理システムは、社用車の管理業務を効率化するためのシステムです。車両管理システムの中には無料で使用できるサービスもあり、完全無料のものと期間限定のトライアルサービスによるものとに分類されます。

無料で使用できる車両管理システムは、コストをかけずに使用できるというメリットがあります。ただし、使用可能な期間や機能が限定されている場合があるため注意が必要です。

無料で使用できる車両管理システムを選ぶ際は、自社に必要な機能を搭載しているかどうかを確認しましょう。また、無料で使用できる条件を把握しておくことも重要です。車両管理システムの導入により、正確な車両管理を実現しましょう。