シフト作成のストレスの原因は？シフト作成を楽にするポイントを解説

シフト作成の業務では、作成に対して時間と管理の手間がかかるといったことから、管理者と従業員双方がストレスを感じやすくなります。本記事では、シフト作成におけるストレスの原因とシフト作成を楽にするポイントを解説し、シフト管理システムの導入メリットを紹介します。

目次

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1. シフト作成がストレスになる原因
2. シフト作成を楽にするポイント
3. シフト管理システムの導入でストレスが軽減できる理由
4. シフト管理でストレスを抱えないための対処方法
5. まとめ

シフト作成がストレスになる原因

シフト作成は従業員のスケジュールや希望を調整し、適切なスキルと人数を配置しながら、法的要件や予算制約を考慮する必要がある複雑なプロセスです。

加えて、急な変更や予測不能な事態に対応しなければならない場合もあり、これらの課題はシフト作成をストレスフルなものにしてしまいます。ここではまず、シフト作成がストレスになる原因について解説します。

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提出期限までにシフト希望を出してもらえない

シフト作成がストレスになる主な要因の1つは、従業員が提出期限までにシフト希望を出してくれないことです。これにはいくつかの背景が考えられます。

例えば、従業員が自身のスケジュールや予定を確定させることが難しい場合や、コミュニケーションの不足によってシフト希望の重要性が伝わっていないことが関係しています。

これらの要因は、シフト作成の正確性と従業員の満足度の両方に影響を及ぼし、組織全体にストレスを発生させることにつながります。

シフト作成に時間と手間がかかる

エクセルや手書きでのシフト作成は、従業員の希望やスキル、法的要件、予算制約などを考慮しながら、数多くの要因を調整する必要があります。そして、手動によるシフト管理は誤りやミスのリスクを増加させ、変更が発生すると再度手作業で調整する必要があります。

さらに、コミュニケーションの不足や従業員の要望の収集が煩雑化し、時間を要することが挙げられます。この手間暇かかるプロセスは、管理者にとって大きなストレスの原因となり、組織全体の効率性に悪影響を及ぼします。

管理者に精神的な負担がかかる

シフト作成は従業員のスケジュールを調整し、公平な方法で割り当てる必要がありますが、人による管理では不平等感が生じやすいです。具体的には、作成者視点の個人的な評価などがシフトに影響してしまうことがあります。

従業員間でシフトの不均等が生じると不満が生まれ、管理者は公正かつ均等なスケジュールを確保するために努めます。その結果、プレッシャーや調整作業といった精神的な負荷を受けやすくなります。

急なシフト変更への対応が大変

シフト作成は、急なシフト変更に対応する必要があります。例えば、従業員の欠勤や急な要請への対処です。こういったシフト変更には、限られた人員での対処などが必要となり、想定外の労力と時間を要求され、シフトの予定通りに実行することが難しくなります。

そして、急な変更が頻繁に発生すると、シフト作成プロセスが不安定となり、従業員や管理者のストレスが増大します。また、このような状況下で公平なスケジュールを維持するのも難しくなります。

シフト作成を楽にするポイント

シフト作成をスムーズかつ効率的に行うことは、組織や管理者にとって重要です。そこで、適切なアプローチやツールを活用しながらシフト作成プロセスを簡素化することで、従業員のスケジュールを効果的に管理できます。

ここでは、以下のポイントについて詳しく説明します。

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シフト希望の提出期限に余裕を設ける

シフト作成を楽にするためには、シフト希望の提出期限に余裕を設けることが重要です。従業員に適切な準備時間を与えることで、希望などを適切に収集しやすくなります。そして、提出期限に余裕を持たせることで、急な変更や追加情報への柔軟な対応が可能になります。

従業員のスケジュールに関する要望や制約を正確に把握できると、公平なシフト作成を実現し、従業員満足度の向上にもつながります。また、管理者がシフト調整に充分な時間を費やす余裕が生まれ、スケジュールの調整をスムーズに行うことができます。

事前に従業員の予定を情報収集する

シフト作成を効率的に行うためには、事前に情報収集をしておきましょう。具体的には、スタッフの予定や希望を事前に把握し、休暇や重要な予定を認識しておくことで、シフト調整が円滑に進みます。

これにより、従業員の要望を最大限考慮しながら、公平で満足度の高いスケジュールを構築できます。また、急な変更や予期せぬ問題に対しても、提出された情報に基づいて迅速に対応することも容易になります。

スキルに応じた人材配置を行う

スタッフのスキルや経験を適切に考慮し、それに合わせてタスクやポジションを割り当てることで、組織全体のパフォーマンス向上につながります。スキルに合致した配置により、従業員は自身の強みを活かし、仕事に対するモチベーションが高まります。

さらに、タスクの遂行がスムーズに行われ、サービス品質が向上し、顧客満足度も高まります。このアプローチは、従業員の協力と効率性を高め、組織の生産性向上を促進するでしょう。

シフトのルールや条件を明確にしておく

シフト作成をスムーズにするためには、シフトに関するルールや条件を明確にしておくことが重要です。これは、シフトを作成する際や従業員がシフトを申請する際に、混乱や誤解を最小限に抑えることにつながります。

明確なルールと条件設定はシフトの公平性と透明性を確保し、従業員と管理者の双方にとって納得感を得られます。

また、シフトに関するポリシーを従業員に周知し、シフト変更や調整の要求に対する基準を明確にすることで、コミュニケーションが円滑に行われ、ストレスや不満の発生を軽減できます。

日頃からコミュニケーションを意識する

スタッフとの定期的なコミュニケーションを通じて、問題や希望を共有し合える環境を構築できます。これにより、従業員の要望や制約事項を把握しやすくなり、シフト作成プロセスにおける調整がスムーズに行えます。

また、従業員は自身のスケジュールについて管理者に直接意見を述べ、提案を行う機会が増えることで、協力関係が強化されます。つまり、日頃からのコミュニケーションを意識すると不満や誤解が減少し、従業員の満足度やモチベーション向上にもつながります。

バックアップのプランを用意しておく

シフト作成を円滑に進めるためには、予期せぬ状況に備えてバックアップのプランを用意しておくことが重要です。つまり、突発的な変更や欠員にも対応できるように、代替のシフトパターンや臨時のスタッフ配置を事前に準備しておきましょう。

また、バックアッププランの準備は、シフト作成の安定性と効率性を確保するだけでなく、従業員と顧客に対するサービス提供の安定性も確保します。事前に予備手段を用意しておくことで、組織全体の運営に対するリスクを最小限に抑えることができます。

適切なツールを活用する

従来のエクセル・スプレッドシートなど、手作業での管理は時間と手間がかかり、誤りも発生しやすいため、シフト管理システムやアプリの活用がおすすめです。

これらのツールはシフトの自動生成、シフト変更の通知、従業員のシフト希望の収集・統合など、多くのタスクを効率的に処理できます。また、変更内容がリアルタイムで更新されるため、急な変更への対応も簡単です。

シフト管理システムやアプリは、シフト作成プロセスを最適化し、管理者と従業員のコミュニケーションを向上させます。

シフト管理システムの導入でストレスが軽減できる理由

シフト管理システムの導入は、多くの企業や組織にとって大きなメリットをもたらします。これらのシステムにはアプリタイプもあり、利用によって利便性が向上します。ここでは、システムを導入することで、ストレスが軽減できる理由について解説します。

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スケジュールを自動的に生成できる

スケジュールの自動生成機能は、設定された条件に基づいて最適なスケジュールが自動的に作成されます。システムは従業員の希望・スキル・法的要件・シフトの連続性などの要因を総合的に考慮し、手動でのシフト調整にかかる時間とエネルギーを大幅に削減します。

また、システムは公平なスケジュールを作成し、従業員間の不公平感や対立を減少させ、全体のモチベーション向上に貢献します。さらに、急な変更や欠員にも柔軟に対応可能であり、スケジュールの修正が容易です。

リアルタイムな状況を共有・可視化できる

シフト管理システムは、リアルタイムに状況を共有・可視化することができます。システムは全体のスケジュールを迅速に確認できるため、透明性が飛躍的に向上します。

管理者や従業員は、いつでも必要な情報にアクセスでき、誰がどのシフトに割り当てられているのか、誰が休暇を取得しているのか、誰がシフト変更を希望しているのか、すべてが一目で把握できます。

こういった透明性により、コミュニケーションが円滑に行え、誤解や不満を最小限に抑えることができます。従業員は自身のスケジュールをリアルタイムで確認でき、予定の調整もストレスなく容易に行えるでしょう。

最適な人材配置・シフト管理が実現する

シフト管理システムは、従業員のスキル、経験、希望条件などを考慮してスケジュールを作成できるため、効率的で公平な人材配置が実現します。

従業員にはそれぞれ異なるスキルセットや制約がありますが、シフト管理システムはこれらを的確に考慮し、最適なタスクへの配置を自動的に提案します。その結果、従業員は自分の強みを活かせるシフトに割り当てられ、仕事に対するモチベーションが向上します。

また、同時に適切なスキルを持つ従業員が必要な場所へと配置されるため、サービス品質や生産性が向上します。従業員と管理者の双方に対するストレスが軽減され、効率的なシフト管理が実現できます。

コミュニケーションの強化・円滑化が可能

シフト管理システムは通知機能やコメント機能を備えており、従業員間および管理者と従業員の間でのコミュニケーションを大幅に改善します。通知機能は、新しいシフトの割り当てや変更が加えられた際に自動的に関係者に通知を送り、誤解や見落としを防ぎます。

また、コメント機能を活用することで、従業員はシフトに関する質問や提案を簡単に共有でき、管理者はリアルタイムでフィードバックの提供が可能です。これにより、双方の期待や希望が明確になり、調整が円滑に行えるようになります。

そして、従業員は疑問点の素早い回答と希望の伝えやすさが向上し、管理者はスケジュールに関する情報を的確に伝えられます。

法令に基づいたシフト作成ができる

シフト管理システムは、労働基準法や労働契約に関する規制を考慮したスケジュールを自動的に作成し、法的なコンプライアンスを確保します。従業員の労働時間や休憩時間を適切に管理することで、過労や労働条件の違反を防ぎます。

さらに、労働法の変更や新たな規制に対応する際にもシステムは迅速かつ正確に対応します。法令を遵守したシフト作成により、企業は法的リスクを最小限に抑えながら労働環境を健全に保ちつつ、従業員との有効な信頼関係を築くことができます。

参考：労働基準法|e-Gov法令検索

シフト変更に対して柔軟に対応できる

急な変更や予期せぬ出来事が発生した場合、シフト管理システムは即座に適切な調整を提案できます。従業員の希望やスキル、法的規制などを考慮しながら最適なシフトを素早く構築します。

そのため、管理者は手動での煩雑なスケジュール変更や調整作業から解放され、ストレスを軽減できます。また、従業員も急な変更に柔軟に対応できることから、労働条件やプライベートライフの調和が促進されます。

シフト管理でストレスを抱えないための対処方法

シフト管理システムによって、シフト作成から管理までが大幅に効率化しますが、シフト管理全体においてストレスを抱えないために、根本的な部分の対処方法も認識しておきましょう。

特に、方法として挙げられるのが以下のようなものです。

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適切な評価を通じて従業員の能力を判断する

日頃から適切な評価を行いながら、適材適所が行えるように個々の能力を熟知しておく必要があります。そして、管理者と従業員双方の理解・納得を得ながら、なるべくストレスを抱えないような環境作りが求められます。

つまり、従業員は適切に評価されていると感じれば、シフトに対してストレスを抱えることがなく、急な変更が起きた場合にも友好的に協力してくれるでしょう。よって、日々のコミュニケーションを大事にしながら、人材配置における能力も高めることが重要です。

店舗側の勝手な判断でシフト変更を行わない

シフト作成から管理までの作業は、基本的に経営者や店長といった管理者側の人間が行うことが多いでしょう。そのため、通常業務と合わせて管理を徹底するのは困難である可能性が高いです。

しかし、そういったストレスは従業員の業務内容とは関係がないため、例え人員が必要だと判断した場合にも、従業員の同意なしで勝手にシフト変更を行ってはいけません。仮にシフト作成者の急な要求でシフト変更を行うと、従業員側のストレスも急増してしまいます。

従業員側も求められた内容・条件に従ってシフトを提出しているため、新たにシフトを増やしてほしい場合・時間を変更してほしい場合には、しっかりと同意を求めるようにしましょう。

まとめ

シフト作成には、さまざまなストレスや負担がかかります。まず、提出期限までにシフト希望を出してもらえない場合、従業員や管理者の間で不満や誤解が生じ、ストレスが蓄積されます。特に、手動作成では多くの時間と手間がかかり、誤りや不均衡が生じやすいです。

しかし、シフト作成を楽にする方法も存在します。シフト希望の提出期限に余裕を設けることやシフトのルールを明確にすることで誤解を減らし、円滑な運用をサポートします。また、日頃からコミュニケーションを取り、スタッフとの信頼関係を築くことも大切です。

そして、シフト管理を効率的に行うためにはシステムの導入がおすすめです。シフト管理システムはスケジュールを自動的に生成し、スキルや法令を考慮しながら最適な人材配置を提供します。

リアルタイムな情報共有と可視化を通じて透明性が向上し、コミュニケーションが円滑になります。さらに、法令に基づいたシフト作成も容易で、コンプライアンスが確保されます。適切なシステムを導入することで、シフト作成のストレスを軽減することが可能です。