貿易業におすすめの販売管理システム｜メリットや選び方も解説

販売管理システムには、貿易・輸出入業向けの機能を搭載したものもあります。貿易業でありがちな業務の属人化を解消するには、自社に適した販売管理システムの導入が推奨されます。本記事では、貿易業向けのおすすめな販売管理システムやメリット、選び方などを解説します。

目次

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1. 貿易業向け販売管理システムとは
2. 貿易・輸出入業務における販売管理の課題
3. 貿易・輸出入業務に販売管理システムを導入するメリット
4. 貿易業向け販売管理システムの選定ポイント
5. おすすめの貿易業向け販売管理システム
6. その他の販売管理システムの選び方
7. まとめ

貿易業向け販売管理システムとは

販売管理システムとは、企業が注文を受けて商品を納品するまでの商品・お金の流れを一元管理できるツールです。例えば、見積もり・受注・請求・入金といった販売管理や在庫管理・受注管理機能を備えたものが一般的です。

貿易業や輸出業においては、国内取引とは異なる販売管理を行う必要があり、その作業は煩雑です。そこで注目を集めているのが、貿易業向けの販売管理システムです。

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貿易・輸出入業務における販売管理の課題

現在もなお、Excelなどを利用して貿易・輸出入業務を手動管理している企業は多いです。従来のやり方を続けることには、業務フローを見直す必要がない・新システムの導入や運用コストがかからないといったメリットがある反面、さまざまな課題も潜んでいます。

貿易管理も行える販売管理システムを導入する意義を理解するために、まずは従来の貿易・輸出入業務における販売管理の課題を解説します。

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業務が属人化している

貿易・輸出入業務を行う企業では、販売管理は特定の社員が行うケースが多くみられます。経験・スキル・知識が豊富なベテラン従業員が販売管理を行うことで、業務を確実に遂行できます。しかし、業務が属人化しやすいというデメリットがあります。

簡単にいえば、組織内で業務の経験やノウハウを蓄積できず、後続が育ちません。そして、業務を代行できる従業員がいないことにより、担当社員が急に休職・退職した場合、貿易業務が完全に停止してしまう恐れがあります。

Excelによる管理が困難

貿易・輸出入業務における販売管理で、Excelを利用している企業も多いでしょう。Excelは多くのパソコンに標準搭載されており、利用に追加費用がかからず、従業員も馴染みがあることから誰でも使いやすいというメリットがあります。

一方、Excelによる販売管理には、入力・転記ミスのリスクがあります。例えば、行数を見間違えたまま入力してしまい、最終的な数字が合わないことでミスが発覚するといったケースが多くみられます。

また、Excel管理の場合、原則として会計処理は経理担当者が手動で行わなくてはなりません。特に貿易業の場合は、取引先・国・地域によって会計処理が異なることが多いため、1つずつ手動で処理していくのは非常に煩雑な作業となります。

在庫を正確に把握・管理できない

貿易業における販売管理には、正確な在庫管理が難しいという課題もあります。貿易業では、同じ商品を扱う場合でも、取引先や国によって製品の大きさや形状、長さ・重さを示す単位が異なる場合が多いです。そして、輸送手段が変わることもあります。

このように、貿易業では1つの商品を複数の方法で管理しなければならないことが多く、在庫数が正確に把握できないという事態に直面しやすいです。

在庫数の把握が適切でない場合、在庫不足による売上機会の損失のリスクが高まり、過剰発注による廃棄ロス・コストの無駄の可能性もあります。

システム同士を連携できない

国内・国外取引で別のシステムを利用している企業では、システム同士を連携できないという課題を抱えていることが多いです。システム同士を連携できない場合、煩雑な作業を別々に行わなくてはならず、担当者の業務負担が大きくなります。

ただし、国内向け・国外向けの販売管理システムを連携させることで、受注データや在庫数の管理・帳票の作成や集計を一元化できるというメリットがあります。

正確な輸入原価が把握できない

貿易業では、常に正確な輸入原価を把握しながら粗利を管理する必要があります。しかし、日々変化する為替レートに順次対応しつつ、複数の業者・仲介者と関わるのは非常に困難です。

そして、正確な輸入原価を把握できないことにより、経費計算に誤差が生じたり、全体的な収益性に影響を与えたりします。企業の収益を高めるためには、徹底した原価管理が求められます。

貿易・輸出入業務に販売管理システムを導入するメリット

貿易・輸出入業務を効率化するには、販売管理システムの導入がおすすめです。特に、貿易管理機能を備えたものや貿易管理システムと連携できるものであれば、より業務の利便性が高まります。

ここからは、貿易管理機能を備えた販売管理システムを導入するメリットを解説していきます。

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貿易ドキュメントの作成が効率的になる

貿易管理機能のある販売管理システムを利用することで、貿易ドキュメントの作成を効率化できるメリットがあります。

Excelを利用する場合は、手動で貿易ドキュメントを作成する必要がありますが、これには手間がかかるだけでなく、知識や経験を要する作業であるため、業務が属人化しやすいのが課題です。

一方、販売管理システムと貿易管理システムを連携させておけば、販売管理システムに入力したデータをもとに、貿易ドキュメントがある程度自動的に作成されます。

よって、一から手動で作成するよりも大幅に工程を削減でき、一定のクオリティを担保しながら業務経験の少ない従業員でも取り組みやすくなります。その際は、誰でもスムーズに業務に取り組めるよう、やり方をマニュアル化しておくのがおすすめです。

取引データの一元管理・可視化が可能

貿易管理機能を備えた販売管理システムの導入により、国内外の取引データの一元管理が可能になります。また、貿易業務のフローを可視化できる点もメリットです。

取引データを集約することで、詳細なデータ分析が可能になり、効果的な戦略を立案しやすくなります。また、国内・国外の二重処理を削減でき、業務の効率化や入力ミスの防止につながります。

貿易では商品の輸送に時間がかかるため、国内取引と比べても輸送中の在庫管理が難しいという課題があります。貿易管理機能を含めた販売管理システムは、貿易業フローを容易に可視化することで、こういった在庫管理における課題を解消しやすくなります。

管理コストの削減で生産性が向上する

販売管理システムを活用すると、従来まで行っていた煩雑化しやすい業務を効率化することができるため、従業員が他のコア業務に注力することができます。そして、人件費を含めた企業全体の管理コストが削減され、生産性の向上につながります。

システムの導入には費用がかかることもありますが、中長期的な視点で見ると大幅な業務効率化・費用削減に貢献するでしょう。

人材不足への対応が容易である

貿易管理機能付きの販売管理システムの導入により、人材不足への対応が容易になり、煩雑な貿易業務をある程度標準化できます。誰でも一定のクオリティで業務を遂行できるため、人材が少ない企業でも効率的に業務を回せるでしょう。

また、多くの販売管理システムは、サポート体制を充実させている点も安心材料です。処理が分らない場合の相談も受け付けているベンダーもあり、貿易業務に不安のある企業でも、安心して業務に取り組みやすいでしょう。

貿易業向け販売管理システムの選定ポイント

貿易業向けの販売管理システムは、それぞれ特徴や強みが異なります。自社に適したシステムを選ぶためにも、次のようなポイントに注目するのがおすすめです。

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国内の販売管理もできるか

貿易業における販売管理データは、国内取引の販売管理データと連携させることで、業務が効率的に行えます。よって、貿易業向けの販売管理システムを選ぶ際は、国内向けの販売管理もできるものを選びましょう。

具体的には、国内・国外両方の販売管理機能を備えたシステム、または国内向けの販売管理システムとデータ連携できるシステムを選ぶのがおすすめです。

輸出入を管理する機能があるか

輸出入管理機能の有無は、貿易業向けの販売管理システムを選ぶ上で重要なポイントです。例えば次のような機能に注目するのがおすすめです。

1. 外貨対応機能
2. 為替予約管理機能
3. 多言語対応
4. 各種帳票・貿易ドキュメント作成機能
5. 関税・税率の設定機能
6. 通関依頼書の出力機能
7. クレーム処理機能
8. L/C接受機能

必要な機能は、自社の事業内容や貿易業務の割合などによって異なります。どのような機能を必要とするのか、事前に絞り込んでおきましょう。

Excel文書を取り込めるか

注文書などをExcelで受け取ることが多い企業は、Excel文書のインポート機能があるシステムがおすすめです。インポート機能があれば、そのままExcelデータをシステムに反映できます。

手動での転記作業をカットすることで、業務の効率化・ミスの防止が期待できるでしょう。なお、発注書の作成などを自動化したい場合は、取り込んだExcelデータの出力機能があるものがおすすめです。

自社が求めるロットに対応しているか

販売管理システムによって対応できるロットの種類は異なるため、自社が希望するロット管理に対応したシステムを選びましょう。

例えば、アパレル業であれば、カラーやサイズごとにロット管理できるものが良いでしょう。食品・化粧品・薬品などは、使用期限を管理できるシステムが望ましいです。正確なロット管理は、過剰在庫の削減や効率的な在庫管理に役立ちます。

三国間の取引に対応しているか

三国間取引を行う企業は、三国間取引に対応した販売管理システムを選ぶ必要があります。三国間取引では、第三者の仲介を挟むため、各業者の進捗状況が把握しづらいのが課題です。

こういった課題を解決するには、三国間契約・三国間船積・L/C(信用状)取引が可能なシステムを選ぶことが望ましいです。

その他にも、支払管理・入金管理・各種帳票出力機能といった基本的な輸出管理機能が充実したシステムであれば、円滑な三国間取引の実現に役立つでしょう。

おすすめの貿易業向け販売管理システム

調査したところ貿易と明記されている販売管理システムは0件でした。その他の販売管理システムが気になる方は是非以下の記事からお気に入りのサービスを見つけてお問い合わせしてみてください。

その他の販売管理システムの選び方

貿易業向けの販売管理システムを選ぶ際は、自社が必要な機能やサポートを備えているかを確認する必要があります。具体的には、次のようなポイントに注目するのがおすすめです。

【重要な3つのポイント】

1. 自社に必要な機能が搭載されているか
2. 自社の管理内容とコストが見合っているか

【その他の比較ポイント】

1. 事業規模や業務範囲に適しているか
2. スマホに対応しているか
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制は充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

貿易業・輸出入業の販売管理を手動で行う場合、業務の属人化・Excel管理や在庫管理の困難さ・他システムとの連携ができないといった課題があります。このような課題の解決に役立つツールとして注目されているのが、貿易管理も行える販売管理システムです。

販売管理システムの導入により、貿易ドキュメントなどの各種書類・帳票の作成を効率的に行え、取引データの一元管理・貿易業務フローの可視化が可能になります。また、業務を標準化することで、人材不足に対応できるメリットもあります。

貿易業務を強化したい場合は、貿易管理機能を備えた販売管理システム、または貿易管理システムと連携できるシステムを選びましょう。特に、国内取引データとの連携性・輸出入管理機能の充実度・三国間取引対応の可否は要チェックポイントです。

貿易管理もできる販売管理システムの導入により、煩雑な貿易業務を効率化し、売上の拡大や生産性の向上を狙いましょう。