食品業界におすすめの受発注システム2選｜導入メリットも解説

受発注業務を効率化させる受発注システムは、食品業界にも導入が進んでいます。食品業界では受発注業務の負担が大きいため、システムによる自動化が推奨されます。本記事では、食品業界におすすめの受発注システムや導入メリット・デメリット、選び方などを解説します。

目次

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1. 食品業界に受発注システムの導入が進む背景
2. 食品業界に受発注システムを導入するメリット
3. 食品業界に受発注システムを導入するデメリット
4. 食品業界向け受発注システムの選定ポイント
5. 食品業界におすすめの受発注システム2選
6. その他の受発注システムの選び方
7. まとめ

食品業界に受発注システムの導入が進む背景

受発注システムとは、受注・発注におけるさまざまな業務を管理するためのツールです。受発注システムは、受注管理・在庫管理・請求書作成・自動発注などの機能を備えており、食品業界における受発注業務の効率化をサポートします。

受発注システムは多くの業界で導入されていますが、食品業界でも受発注システムの導入が重要視されています。ここでは、食品業界に受発注システムの導入が進む背景について解説します。

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食品のEC市場規模が拡大している

近年では、ネットスーパーやモール型のショッピングサイトなどに出店する企業が増加しています。このような、食品のEC市場への拡大が、食品業界に受発注システムの導入が進んでいる理由の1つとして挙げられます。

経済産業省の法人企業統計データによると、食品業界におけるBtoBのEC化率は、2019年から2022年の間に6.76%から9.13%まで増加しています。新型感染症の影響により、市場規模が打撃を受ける中でEC化率は拡大を続けており、将来的な広がりが予想されます。

EC市場の拡大に伴い、顧客はサービスや商品の比較が容易になり、企業間の競争は激しさを増しています。そのため、受発注システムの導入による業務のデジタル化・効率化の重要性は、今後も高まっていくといえるでしょう。

参考：令和４年度 電子商取引に関する市場調査 報告書｜経済産業省

従業員への受発注業務の負担が大きい

食品業界における受発注業務は、従業員への業務的な負担が大きいといわれています。食品の受発注は、在庫状況を把握している現場担当者が兼任している場合がほとんどで、曜日や時間が限定されているケースが多いです。

このような場合、受発注のスケジュールに合わせて業務を調整しなければならず、時間的な拘束が発生します。また、手書き・FAX・電話などのアナログな方法で受発注を行っている場合は、内容のチェックや連絡にかかる作業も必要です。

そこで、受発注システムの導入により、システムに入力したデータを自動的に送信するだけで受発注を完結できます。手書きで記載したデータの転記や目視での確認が不要になり、正確で効率的な受発注業務が実現します。

顧客や営業担当ごとに受注形態が異なる

受発注業務においては、顧客や営業担当ごとに異なる受注形態への対応を求められる場合があります。現代では、FAXや電話での発注に加え、メール・受注サイトからのWeb注文、LINEやスマホアプリでの受注など、さまざまな受注形態への対応が必要です。

自社の受注形態が限定されていると、顧客や営業担当ごとに個別の対応を行わなければならず、業務の負担が増加します。複数の受注形態に対応できる受発注システムを導入すれば、従業員の負担が軽減し、顧客の要望にも迅速な対応が可能です。

インボイス制度などの法令対応が必要

インボイス制度の開始により、登録の申請や適格請求書の発行が必要になりました。食品業界では、食材の仕入れや卸売などでインボイス制度への対応が求められ、事務的な負担が増加しています。

受発注システムの中には、このような法令対応を自動化できるものもあります。手作業での対応には多くの時間と手間がかかり、人為的ミスによるコンプライアンス違反のリスクもあるため、システムによる対応が望ましいです。

食品業界に受発注システムを導入するメリット

食品業界に受発注システムを導入することで、品質管理が向上します。また、流通効率が改善され、トレーサビリティの確保や顧客満足度の向上などにも期待できます。ここでは、食品業界に受発注システムを導入するメリットについて解説します。

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品質管理の向上

食品業界における受発注システムの導入は、正確な発注と供給チェーンの管理によって商品の品質の変動を抑制し、品質管理を向上させる効果があります。受発注システムでは、過去の売上データを分析しながら需要の予測が可能なため、在庫レベルの最適化が実現します。

また、発注業務の自動化でヒューマンエラーが減少し、発注の正確性が向上します。商品の品質管理は食品業界にとって重要な業務であり、受発注システムによる効率化のメリットは大きいといえるでしょう。

商品期限の管理

受発注システムの導入により、ロット管理などによる商品の賞味期限や消費期限の管理を行うことができます。受発注システムの中には、複数の拠点間における商品期限を一元管理できるものもあり、商品の状態把握がスムーズに行えます。

商品期限の管理を人の手で行う際は多くの手間と時間がかかりますが、受発注システムでの管理により、商品の先入れ・先出しを自動化でき、在庫のローテーションを効率化するのにも役立ちます。

商品期限の管理が不十分であると、廃棄ロスの発生によって原価率にも影響を及ぼします。食品業界では廃棄ロスが課題となっている企業も多く、システム導入による早急な解決が望ましいです。

流通効率の改善

食品業界に受発注システムを導入することで、在庫商品の状態をリアルタイムで共有でき、在庫の適切な管理が実現します。また、受注を受けた際には、受注から出荷にかかる進捗状況を一元管理できるため、正確な処理が可能です。

これにより、流通にかかる時間が短縮され、商品が適切なタイミングで消費者の元へと届けられます。

トレーサビリティの向上

受発注システムにより、商品の原材料をどこから仕入れて、どの製品に使用したかを個別に管理することができます。これにより、どの製品がどこにあるかを容易に把握でき、トレーサビリティの向上につながります。

製品に不具合や欠陥があった際は、原因究明や商品回収などの対応が求められます。そのため、製品のトレーサビリティを確保しておくことで迅速な対応が可能になり、食品の安全性と品質を保証できるというメリットが得られます。

顧客満足度の向上

受発注システムの活用で、受発注業務の自動化・デジタル化が実現します。手作業による受発注業務、データの転記やチェックなどの業務が不要になり、正確で迅速な受発注業務が可能です。

また、システムによってリアルタイムの受注情報を取得できるため、顧客を待たせずスピーディに対応できます。注文した商品が適切な状態で迅速に届けられるため、顧客満足度の向上にも寄与します。

食品業界に受発注システムを導入するデメリット

食品業界への受発注システムの導入には、デメリットも存在します。食品は需要の予測が難しく、コンプライアンスへの対応が求められる場合があります。また、セキュリティ要件にも注意が必要です。ここでは、受発注システムのデメリットについて解説します。

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需要の予測の複雑性

食品業界は、需要予測における複雑性の高さが特徴です。天候条件が消費者行動に影響を及ぼすことに加え、季節性のイベント・新商品の投入・広告キャンペーンなどによっても需要が大きく変動します。

そのため、受発注システムを導入しても、食品業界における需要予測のすべてに対応することは困難な場合があります。

規制やコンプライアンスへの対応

食品業界は、厳格な規制・コンプライアンスの影響を受ける場合が多いです。よって、システムの運用や選定を行う際は、これらの条件に適合したものを選ぶ必要があります。

食品業界は消費者が直接口に入れる製品を製造しているため、規制やコンプライアンスが非常に厳しく、自社の規定に適合したシステム選びは容易ではありません。

導入・運用にコストがかかる

受発注システムに限らず、新たなシステムの導入にはコストが必要です。また、導入形態によっては、利用するための利用料金や保守点検の人件費といったランニングコストがかかります。

中には無料で使用できるシステムもありますが、システムをカスタマイズする際の人件費を含めると、無料のシステムでも費用は発生します。

高いセキュリティ要件

食品業界における受発注システムの導入には、個人情報・顧客情報・品質データなどのデータに対する高いセキュリティ対策が求められます。特に、製品の製法をはじめとする技術的データの漏えいは、経営にダメージを与える大きなリスクとなります。

また、顧客の個人情報が漏えいした場合は、企業自体の信用低下につながるため、セキュリティ要件を満たしたシステムの選定が不可欠となります。

取引先も導入しなければならない

受発注業務には、必ず取引先が存在します。そのため、受発注業務を効率化する受発注システムは、自社だけでなく取引先も導入しなければなりません。自社のみが受発注システムを導入しても受発注業務の効率化は実現せず、かえって複雑化してしまうでしょう。

取引先が抱えている受発注に関わる課題解決に貢献しつつ、導入によるメリットが多いシステムを選定し、事前に取引先への導入を促しましょう。

食品業界向け受発注システムの選定ポイント

食品業界向けの受発注システムを選ぶ際は、業界ならではの選定ポイントがあります。主に、以下のようなポイントに注目しながらシステム選びを行いましょう。

同業界への導入実績があるか

受発注システムは、食品業界への導入実績に注目して選ぶのがおすすめです。食品業界への導入実績が多いものなら、業界特有の悩みやニーズに対応できる場合が多く、的確なサポートを受けられる可能性が高くなります。

反対に、同業界での導入実績が少ない場合は、導入効果が得られるかの判断が難しいため、どのようなメリットを得られるのか、提供元への問い合わせなどを通じて慎重に検討しましょう。

食品業界では、企業ごとに取引先の数が大きく異なることも多く、同業他社との比較が推奨されます。

自社の業務体系に適応可能か

食品業界と一括りにいっても、企業ごとに勤務形態・業務体系は異なります。そのため、自社が求める受発注業務に適応可能であるか、入念な選定が重要です。

特に、生鮮食品と常温保存の食品をまとめて取り扱う場合も考えられることから、どのように受発注を行うのか、システムの操作性についても確認しましょう。なお、導入前には取引先・従業員への周知が必須となります。

食品業界におすすめの受発注システム2選

その他の受発注システムの選び方

食品業界における受発注システムを選ぶ際は、多様な発注方法に対応できるものを選ぶことが重要です。また、取引先にも共通のシステムを導入できるかどうかや、他システムとの連携性についても確認し、中長期的な目線で選定を行いましょう。

また、その他の比較ポイントとして、データ分析機能の使いやすさやカスタマイズ性などが挙げられます。さらに、モバイル端末への対応・サポート体制・セキュリティ対策といったポイントにも注目し、複数のシステムを比較検討するのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 多様な発注方法に対応できるか
2. 取引先も導入しやすいか
3. 他システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. データ分析が容易にできるか
2. モバイル端末に対応しているか
3. カスタマイズ性を確認
4. セキュリティ対策は万全か
5. サポート体制が充実しているか

まとめ

食品業界における受発注業務は、顧客ニーズに対応する現場にとって大きな負担となっており、受発注システムを取り入れる企業が増加しています。食品業界ではEC市場の規模が拡大し続けており、受発注システムのデジタル化による業務の効率化が期待されます。

食品業界に受発注システムを導入することで、正確な受発注やリアルタイムでの在庫管理が実現します。これにより、品質管理における効率化が実現し、商品期限や在庫数などを適切な状態で管理することができます。

食品業界に受発注システムを導入する際は、需要予測の複雑性やコンプライアンスへの対応などに注意が必要です。多様な発注方法への対応や他システムとの連携機能にも着目し、同業界への導入実績が多いシステムを選びましょう。