おすすめの医薬品在庫管理システム｜メリット・選び方も解説

医薬品の在庫管理は、使用期限や品質管理に注意が必要だったり、適切な在庫量の維持が難しかったりします。そのような課題の解決には、医薬品在庫管理システムがおすすめです。本記事では、おすすめの医薬品在庫管理システムや選び方、導入するメリットなどを解説しています。

目次

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1. 医薬品の在庫管理における課題・注意点
2. 医薬品の在庫管理のコツ
3. 医薬品の在庫管理には医薬品在庫管理システムがおすすめ
4. 医薬品在庫管理システムを導入するメリット
5. 医薬品在庫管理システムを選ぶ際のポイント
6. おすすめの医薬品在庫管理システム
7. その他の医薬品在庫管理システムの選び方
8. まとめ

医薬品の在庫管理における課題・注意点

病院や薬局などでの医薬品の在庫管理は、ヒューマンエラーの発生や期限・品質管理など注意点や課題点が多くあります。まずは、医薬品の在庫管理における課題・注意点について解説します。

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ヒューマンエラーの発生

病院や薬局では、ヒューマンエラーの発生が医薬品管理においての課題です。発注業務・入荷検品・入庫処理の際に、入力ミスやカウントミスなどの人的ミスにより、実際の在庫と数がずれてしまうことがあります。

病院や薬局の医薬品管理は薬だけではなく、医療用消耗品や医療材料なども多数の種類を管理しなければいけません。膨大な数の医薬品などを管理しなければならないため、人の作業では気を付けていてもミスが発生しやすい点が課題です。

期限・品質管理に注意が必要

医薬品は、期限・品質管理に注意が必要です。医薬品の使用期限を過ぎると、変質したり効き目が低下したりする恐れがあるため、患者に期限切れの医薬品を絶対に渡してはいけません。

一般的に月ごとで使用期限が決められているため、期限切迫した医薬品などを適切に管理する必要があります。この期限管理を怠っていると、廃棄しなければならない医薬品が増え、無駄なコストとなってしまいます。

また、医薬品によっては温度管理などが必要なものもあり、適切に仕分けなどを行って管理する必要があります。これらの業務を人の手ですべて行うのは、非常に大変な業務です。そのため、これらの業務を効率化することが医薬品管理において課題となっています。

余剰在庫・在庫不足の発生

病院や薬局の医薬品の在庫管理が適切にできていないと、余剰在庫や在庫不足が多く発生します。近年はジェネリック医薬品や新医薬品開発が進んでおり、在庫管理がより複雑になっていることが要因です。

適切に在庫管理ができていないと、患者に投薬する際に在庫不足が発覚し、処方量すべてを患者に処方できなくなってしまいます。このような在庫不足や欠品は、患者の不信感へと繋がってしまう可能性があります。

一方で期限切れとなった過剰在庫は、無駄なコストとなってしまいます。こうした問題を防止するためにも、適正数量を自動で算出するシステムを活用するのがおすすめです。

医薬品の在庫管理のコツ

医薬品の在庫管理を行う際のコツとして、1週間単位の医薬品の流れを全員が把握することが挙げられます。1週間の中でどれだけの医薬品が出入りしたのかを毎週確認することで、どのような医薬品がどの程度必要なのかが読めるようになります。

また、特定の従業員だけが把握しているという属人化が起きている場合、休みの日や急な退職の際に混乱が起き、大きな損失を生む可能性があります。全員が流れを把握することで、急な欠勤などが起きても適切な在庫管理を続けることができます。

医薬品の在庫管理には医薬品在庫管理システムがおすすめ

医薬品管理システムは、医薬品の発注・入庫・使用までをシステム上で可視化できる便利なシステムです。Excelでも在庫管理は行えますが、入力作業を減らすには高度なExcelスキルが必要なため、誰でも簡単に操作できる医薬品在庫管理システムの導入がおすすめです。

ここでは、どのようなデータと連携すればどういったことができるのか、具体的に解説します。

入庫データとの連携でできること

医薬品在庫管理システムには、入庫した医薬品の在庫数をシステム上で自動で反映させる機能があります。そのため、医薬品卸の入庫データと連携することで手作業による入庫処理が不要になります。

手入力は数量や薬品の入力ミスなどの発生の原因になり、適切な在庫管理を阻みます。システムによって自動化されることで入力ミスが起きず、適切な在庫管理が実現します。

医事請求データとの連携でできること

医事請求などのデータと医薬品在庫管理システムを連携させることで、使用した医薬品の在庫数を適切に管理することが可能です。

医事請求で入力された薬品の数とシステム上の在庫数が合わない場合は、エラーで教えてくれる機能があるため、医事請求のミスや在庫の過不足などにも早く気が付くことができます。

医薬品在庫管理システムを導入するメリット

医薬品在庫管理システムを導入することには、多くのメリットがあります。システム導入によって、在庫管理業務の効率化や期限・品質管理の精度向上などが期待できます。

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在庫管理業務の効率化

医薬品在庫管理システムでは、在庫管理業務の効率化が可能です。データ連携により、医薬品の発注・入庫・使用に至るまでをシステム上で自動で管理できます。発注に関しては、自動で発注がかかる数量を設定しておくことで、在庫数が下回った時に自動で発注されます。

そのため、発注の際は確認作業や微調整だけで完了し、発注業務が大幅に効率化できます。入庫業務は、バーコードなどを用いることで、正確で簡単な数量を入力できるようになります。

患者に渡した後の医薬品在庫などの管理は、医事請求で入力したデータと連携することで、自動で数の調整が可能です。これにより、いつでも正確な数量が管理でき、大幅に医薬品管理業務を効率化できます。

期限・品質管理の精度向上

医薬品在庫管理システムの導入により、期限・品質管理の精度向上にも繋がります。医薬品在庫管理システムでは、有効期限を簡単に管理することができるため、期限切迫品などを把握することができます。

たとえば、期限切迫品などを抽出して表示することができる機能があり、医薬品使用頻度の高い店舗に新しい期限のものと交換をお願いするといった対応が可能です。

また、麻薬・劇薬などの医薬品の分類も行ってくれるため、医薬品の品質を落とさず管理することが可能です。中には、医薬品を保管する棚番などを管理できるものもあるため、医薬品を探す手間なども軽減でき、適切に管理できる点がメリットです。

適切な在庫量の維持

医薬品在庫管理システムを導入すると、適切な在庫量を維持できます。あらかじめ次の発注を行う在庫数を設定すれば、在庫数を下回った際に教えてくれるアラート機能などがあるためです。

アラート機能により適正な在庫数を維持でき、欠品や過不足などの発生が起きにくくなります。システムによっては、システム上で医薬品卸に入札できるものや、自動発注ができる機能などもあるため、発注し忘れなども防止できるのがメリットです。

需要予測の精度向上

医薬品在庫管理システムでは、正確な需要予測ができるのもメリットです。過去の実績などのデータを基に、発注すべき医薬品の適正数量などを自動予測できます。

最終的な適正数量の判断は人が行う場合でも、おおよその目安があることで発注業務が容易になります。これらの分析を人の手で行う場合、労力と時間がかかります。正確かつ精度の高い需要予測は、過剰発注や在庫切れなども防ぐことができるためシステム活用がおすすめです。

従業員の負担軽減

病院や薬局では、さまざまな業務の側で在庫管理が行われている場合が多いです。医薬品は、人体に直接影響を与えるものであるため、在庫管理には細心の注意を払うことが求められます。

しかし、その一方で在庫管理に時間をかけると、他の業務に充てる時間が少なくなり、他の仕事にも影響が生じます。このように在庫管理は従業員にとって負担やストレスのかかる作業ですが、在庫管理システムの導入によってこの負担を軽減することができます。

また、在庫管理によるストレスを削減し、在庫管理に使っていた時間を別の業務に時間を割り当てられることで、従業員の働きやすい環境を整えることにも繋がります。

医薬品在庫管理システムを選ぶ際のポイント

最近はさまざまなタイプの在庫管理システムがあるため、自社に適したシステム選びは非常に困難です。ここでは、医薬品在庫管理システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

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発注業務を効率化できるか

医薬品在庫管理システムは、発注業務を効率化できるかが重要なポイントです。発注業務において何を効率化したいのかを明確にし、その問題を解決できる製品を選びましょう。

たとえば、電話やFAXなどで行っている発注業務の負担を軽減したい場合は、オンライン上で発注が完結する製品がおすすめです。オンラインで発注が完了すれば、スピーディーかつ簡単に発注業務を行えるようになります。

医薬品在庫管理システムの中には、発注点に応じて自動発注が行えるものや、システム上で各卸に入札できるものなど便利な機能が豊富です。発注業務の中で何が負担となっているかを考え、発注業務が改善できるシステムを選びましょう。

在庫数や期限を正確に管理できるか

医薬品在庫管理システムは、在庫数や期限を正確に管理できるか確認が必要です。システムによって管理できる範囲が異なるため、有効期限やロットなど医薬品の情報をどこまで管理できるかを確認しましょう。

たとえば、使用期限管理機能が搭載されていれば、使用期限ごとに医薬品を管理できます。また、ロット番号まで管理できるものであれば、より正確な在庫管理が可能です。

RFID機能が搭載されていれば、対応するリーダーを設置することで、タグのある医薬品と自動照合が可能になります。このように、使用期限やロットなど医薬品を正確に管理することで、過剰在庫や期限切れによる廃棄のリスクを減らすことができます。

また、入庫時にロット・期限までシステムで自動的に反映できるものもあります。在庫数や期限をどこまで正確に管理できるのか、どのような機能なのかをしっかりと事前に確認し、自社の在庫管理が効率化できるものを選びましょう。

単価設定を柔軟に行えるか

医薬品の販売単位には、箱単位や包装単位などがありバラバラです。そのため、取引先ごとの単価管理が煩雑になりやすく、人的ミスの発生にも繋がります。したがって、医薬品在庫管理システムを選ぶ際は、取引先ごとに柔軟に単価を設定できるか確認しましょう。

取引先ごとに設定できると、その都度計算する必要がなくなり、計算ミスによる支払いトラブルを防止できます。また、薬価改定にも対応できる機能があると、差額計算による手間がかからず利便性が高くなります。

データ連携ができるか

医薬品在庫管理システムは、データ連携ができるかも重要です。データ連携ができないとシステムごとに在庫を管理することになるため、入力が2度手間となったり、出力などに時間がかかったりなどかえって作業が非効率になります。

たとえば、医事システムや調剤システムと連携できれば、アラート機能などによって入力ミスや請求ミスなどのチェックが可能です。また、医薬品のデータベースと連携できれば、薬価など最新の情報を反映できるようになります。

システムごとに在庫管理を行うと、転記ミスなどによって正確に在庫を管理できない場合もあります。そのため、既存のシステムと連携できるものなどを選ぶことで、より業務の効率化に期待できます。

セキュリティ対策が万全か

医薬品在庫管理システムは、セキュリティ対策が万全かも確認しましょう。病院や薬局などの在庫管理では、患者のカルテ情報や医薬品情報などの機密情報を管理します。

そのため、個人情報の漏洩のリスクを防ぐためにも、セキュリティ性が高い製品を選ぶことが重要です。具体的には、通信の暗号化やファイアウォールの設置、サーバー等の不正アクセスの検知・防御などの対策があります。

情報漏洩などは、会社の信用を落とすことになりかねないため、セキュリティ対策が万全で信頼できる製品を選ぶことが大切です。

おすすめの医薬品在庫管理システム

その他の医薬品在庫管理システムの選び方

医薬品の在庫管理システムは、機能や料金体系が違うものなどさまざまな製品があります。医薬品在庫管理システムを選ぶ際は、以下のようなポイントに注目するのがおすすめです。

【重要なポイント】

自社に適した機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 料金体系とシステムの規模は自社に適しているか
2. スマホに対応しているか
3. サポート体制は充実しているか

まとめ

医薬品の在庫管理には、使用期限や品質管理、適切な在庫量の維持などさまざな課題があります。しかし、医薬品の在庫管理システムを利用すれば、これらの課題解決に繋がります。

人の手で在庫管理を行うと、在庫数の入力ミスやカウントミスなどによって在庫数がずれてしまい、適切に管理できません。しかし、医薬品在庫管理システムを利用すれば、発注・入庫・使用などの在庫管理をシステム上で簡単に行えるようになります。

医薬品在庫管理システムによって正確に在庫を把握できるため、在庫管理業務が効率化したり、適切な在庫数の維持ができたりとさまざまなメリットがあります。過剰在庫や欠品などの問題を抱えている病院や薬局は、導入効果を得やすいです。

医薬品在庫管理システムの導入を検討する際は、本記事を参考に利用するシステムの選定や準備を行い、在庫管理業務の効率化や期限・品質管理の精度向上といったメリットを実感できる環境づくりを行いましょう。