薬局向け在庫管理システムおすすめ4選｜メリット・選び方も解説

薬局における在庫管理の課題には、期限切れ在庫の処分によるコストの発生や、品質管理に注意が必要であることなどが挙げられます。在庫管理システムを活用し、効率化を図りましょう。本記事では、おすすめの薬局向け在庫管理システムや選び方などを解説します。

目次

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1. 薬局における在庫管理の課題
2. 在庫管理の課題解決には在庫管理システムがおすすめ
3. 薬局に在庫管理システムを導入するメリット
4. 薬局に在庫管理システムを導入する際の注意点
5. 薬局向け在庫管理システムを選ぶ際のポイント
6. 薬局向け在庫管理システムおすすめ4選
7. その他の在庫管理システムの選び方
8. まとめ

薬局における在庫管理の課題

薬局における在庫管理の課題には、期限切れ在庫の処分によるコストの発生や品質管理に注意が必要であることなどが挙げられます。ここでは、薬局における在庫管理の課題について解説します。

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需要が少ない医薬品も確保する必要がある

薬局における在庫管理には、需要が少ない医薬品も確保する必要があるという課題があります。それは、薬局は患者の多様な医療ニーズに対応する必要があるからです。

一部の医薬品は需要が高く頻繁に処方されますが、特定の疾患や症状に対する医薬品は需要が限られており、滅多に処方されないこともあります。しかし、患者が必要とする際には迅速な対応が求められます。

特に、緊急性のある医薬品の場合、求められた際にすぐに提供できないと患者の健康に影響を及ぼす可能性があるため、常に一定数の在庫を確保しておかなければなりません。

期限切れの在庫による無駄なコストの発生

薬局の在庫管理では、期限切れの在庫による無駄なコストが発生してしまうことがあります。医薬品や製品には使用期限が設定されているためです。

医薬品は安全性と効果が一定期間のみで保証されており、期限を過ぎると患者に提供できなくなります。

そのため、薬局では期限切れ前に医薬品を使用しなければなりませんが、在庫を過剰に抱えてしまうと、一部の医薬品が期限切れになり、廃棄が求められます。

賞味期限・品質管理に注意が必要

医薬品は、使用期限・品質の管理が非常に重要です。使用期限は、その製品が安全かつ効果的である期間を示しており、期限を過ぎた製品の使用は患者の安全に影響を及ぼす可能性があります。

したがって、薬局では期限切れや品質の低下を防ぐために、厳格な管理が求められます。製品の入荷から陳列・販売までの過程で期限切れをチェックし、期限が迫っている商品は優先的に販売するなどの対策を講じなければなりません。

また、適切な温度や湿度など保管条件も確保し、品質を維持するための努力が欠かせません。

在庫管理の課題解決には在庫管理システムがおすすめ

在庫管理の課題解決には、在庫管理システムの導入がおすすめです。在庫管理システムとは、製品の入出荷データや在庫数、使用期限などを正確に把握するためのシステムです。薬局における在庫管理の負担を大幅に軽減し、効率的に管理できるようになります。

たとえば、適切な数量の医薬品を確保し、期限切れによる廃棄を削減できます。また、患者に迅速にサービスを提供でき、業務効率の向上にもつながります。

薬局に在庫管理システムを導入するメリット

薬局に在庫管理システムを導入するメリットは多岐にわたり、効率性向上やコスト削減といった多くの利点があります。ここでは、在庫管理システムを導入するメリットについて詳しく解説します。

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在庫管理業務の効率化

在庫管理は、医薬品や製品の受発注、数量チェック、期限切れの監視など、非常に細かく煩雑な業務です。そして、手作業で行うとヒューマンエラーによって正確性が低下するだけでなく、多くの時間とリソースを消費します。

在庫管理システムを導入すると、これらの問題を解決できます。在庫に変動があっても自動的に処理されるため、人的ミスも起こりづらく、管理業務を大幅に効率化できます。

精度の高い需要予測が可能

薬局では、医薬品や製品の需要予測が非常に重要です。常に正確な需要予測に基づいて、必要な商品を適切な数量で仕入れることが求められます。しかし、手動の方法では需要を正確に予測することは難しく、過不足が発生しやすくなります。

その点、在庫管理システムを導入すると、過去のデータや推移を分析し、需要予測を高い精度で行えます。また、システムは自動的に在庫と需要の関係を把握し、適切な発注を行います。

そのため、在庫不足や過剰在庫のリスクを軽減し、患者に必要な医薬品を迅速に提供できます。

店舗間での在庫状況の把握

多くの薬局は複数の店舗を展開しており、各店舗で異なる医薬品や商品の在庫が管理されています。Excelなどによる管理では、店舗間での在庫状況を把握することは困難です。

しかし、在庫管理システムを導入すると複数の店舗の在庫データが一元化され、リアルタイムで更新されます。そのため、どの店舗がどの商品を持っていて、どれが不足しているかを簡単に把握できます。

たとえば、需要の高い医薬品は、在庫を切らさないように、別の店舗の在庫も加味しながら補充することが可能となります。

また、1つの店舗で特定の医薬品の需要が一時的に高まった場合も、在庫情報を共有していることにより、店舗間で移動させることができるため、ビジネス全体の効率性が向上します。

利用者の待ち時間を短縮する

システムの活用によって、各店舗における在庫状況が把握できていると、訪れた患者・利用者の待ち時間短縮が可能です。

たとえば、病院やクリニックの側に併設されている薬局で処方箋を発行した際、素早く在庫が不足していることが判断できれば、利用者にもその状況を伝えられます。

そして、薬局の待合室で処方されるまで長時間待たされることがなく、次回入荷時期を迅速に伝えることで利用者の時間を奪うこともありません。特に、日頃から処方する患者が多い薬局である場合に有効なメリットだと言えるでしょう。

管理品質の向上でリスクを軽減

薬局では医薬品や健康製品などの商品を扱っており、これらの商品は賞味期限や使用期限が設定されています。誤った商品の提供や期限切れの商品の販売は、患者の安全性に関わる大きなリスクとなるため、適切な使用期限管理が不可欠です。

在庫管理システムを導入することで、使用期限の管理が効率的に行えます。また、期限が近づいた商品に対して自動的に警告を発することもできます。そのため、期限切れの商品を誤って販売するリスクを軽減し、患者に安全な商品を提供可能です。

患者対応に注力できる

在庫管理システムによって管理業務の負担が軽減できれば、患者対応に割く時間を増やすことができます。服薬指導や健康に関する相談など、薬剤師の本来の業務に注力しやすくなり、サービス品質が向上します。

また、顧客は薬に関する疑問や不安を解消し、薬を適切に服用できるようになります。コミュニケーションが深まることで薬剤師に対する信頼感も高まるため、結果的に集患や売上向上にも繋がるでしょう。

薬局に在庫管理システムを導入する際の注意点

在庫管理システムの導入には上記のような様々なメリットがあり、薬局運営を効率化できます。しかし、新しいシステムは、使いこなせるようになるまでに一定の時間がかかることを把握しておきましょう。

特にこれまでExcelなどで管理を行っていた場合、全く異なる管理画面になるケースもあるため、導入前にマニュアルを準備し、研修・教育を行う必要があります。また、導入後も操作方法についての問い合わせを受ける窓口を用意しておくなどの対策が必要です。

薬局向け在庫管理システムを選ぶ際のポイント

薬局が在庫管理システムを導入する際は、必要な機能の有無をはじめ、以下のような様々な点に注目し、慎重に選びましょう。ここからは、薬局業界向け在庫管理システムの選定ポイントを解説していきます。

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店舗の規模や形態が合っているか

薬局向け在庫管理システムを選ぶ際は、店舗の規模や形態に合っているかを確認しましょう。薬局はさまざまな規模や形態で存在し、その運営スタイルに合わせたシステムが必要となります。

たとえば、小規模な薬局向けにはシンプルな機能のシステムが適しています。一方、病院やクリニック内に併設される調剤薬局は、多くの医療データと連携し、複雑な業務をこなす必要があるため、高度な機能を持ったシステムが適しているでしょう。

自店舗に必要な機能が備わっているか

在庫管理システム選びでは、自店舗に必要な機能が備わっているかどうかを確認することが重要です。なぜなら、薬局の業務は多岐にわたり、必要な機能は個々の薬局ごとに異なるためです。

業務内容を洗い出し、それぞれの業務に合わせた機能がシステムに含まれているか、不足がないかをチェックしましょう。また、将来的な業務の拡大や変更を考慮して、拡張性・柔軟性のあるシステムを選ぶことも大切です。

来客履歴から次回来客を把握できるか

在庫管理システムの中には、各患者の来客履歴から次回の来客を予測し、在庫の必要数を表示する機能を搭載したものがあります。この機能を活用して、確保しておくべき医薬品の数を表として管理し、他店舗との連携も合わせて行うことで在庫管理がさらに効率化します。

そのため、必要に応じて来客履歴を可視化できるシステムを選択し、不動在庫を抱えないような取り組みを行いましょう。

薬局と共同開発しているシステムか

在庫管理システムの中には、薬局と共同開発された製品もあります。共同開発されたシステムは、薬局業界の特性やニーズを正確に反映しており、実際の業務に適した機能が提供されている可能性が高いです。

共同開発されたシステムは、実際の現場での利用を想定して開発されており、操作・カスタマイズのしやすさにも期待できます。また、業界の規制や法律に合致した機能が含まれていることも多いため、医薬品の正確な管理や患者情報の適切な取り扱いを実現できます。

料金体系や費用は妥当であるか

在庫管理システムを比較検討する際には、料金体系と費用の面にも注意が必要です。料金体系はシステム提供業者によって異なるため、自社のニーズや予算に合わせて選びましょう。一般的な料金体系にはいくつかの例があります。

まず、ライセンスベースの料金体系は、システムをライセンスとして購入する形式です。これに対し、サブスクリプションベースの料金体系では、月額または年間での利用料金を支払います。どちらの料金体系も、利用頻度や規模に応じて変動することがあります。

また、追加のカスタマイズやサポート料金、アップデート費用などが発生することもあるため、全体の費用を把握しましょう。費用に関しては、初期費用だけでなく、ランニングコストも考慮することが重要です。

医薬品の包装単位に対応しているか

医薬品には包装単位があり、錠剤・カプセル剤・注射剤といった薬剤の種類などにより規定されています。薬局で在庫管理システムを導入する際は、規格の異なる包装単位に対応して効率的な在庫管理を行えるかが重要なポイントです。

これにより、医薬品の需要予測の精度向上や適切な在庫管理が実現します。システムによっては、薬剤単位ではなく包装単位で在庫管理を行えるシステムもあるため、自社の導入目的や管理方法に合わせて検討しましょう。

グループ店舗で余剰在庫を共有できるか

医薬品には期限があるため、グループ店舗同士で余剰在庫を共有できた方が良いでしょう。廃棄を削減できる機能があれば、利益率の向上に繋がります。例えば、各店舗の不動在庫を処方実績のある店舗へ自動で振り分け可能なシステムなどが望ましいです。

また、発注時に他の店舗の在庫状況を参照し、余剰在庫がある場合には発注せずにその店舗から取り寄せることで、期限切れの廃棄を防止できるシステムもあります。

薬局向け在庫管理システムおすすめ4選

その他の在庫管理システムの選び方

在庫管理システムを選ぶ際は、以下のようなポイントにも注目することがおすすめです。一般消費財と医薬品といった異なる商材に対応できるかや、商品の検品方法に合致しているかを確認しましょう。

また、システム提供元のサポート体制が充実していることも重要です。問題が生じた際に迅速かつ適切に対応してくれるかを確認しておきましょう。

【重要なポイント】

1. 商材に適した管理方法か
2. 対応できる検品方法は何か

【その他の比較ポイント】

1. 既存のシステムと連携できるか
2. スマホに対応しているか
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制は万全か

まとめ

薬局における在庫管理には、需要の変動や期限切れなど、多くの課題が存在します。しかし、在庫管理システムの導入により、高い精度での需要予測や店舗間での在庫移動が可能になるため、過剰在庫によるロスや無駄な発注を防止できます。

また、管理の業務負担が軽減されることで患者対応の質が高まり、顧客満足度の向上にも繋がります。本記事で紹介した選び方を参考に、自店舗に最適な在庫管理システムを導入し、業務の効率化を図りましょう。