ファイル転送サービスとは？導入のメリットや比較のポイントも解説

ファイル転送サービスは、大容量のファイルを簡単に送受信できるようにするサービスです。この記事では、類似サービスの「ファイル共有サービス」との違いや、導入のメリット・デメリット、実際に選定する際の比較ポイントなどについて詳しく解説していきます。

目次

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1. ファイル転送サービスとは
2. ファイル転送サービスとオンラインストレージの違い
3. ファイル転送サービスの必要性
4. ファイル転送サービスのメリット
5. ファイル転送サービスのデメリット
6. ファイル転送サービスを活用する際の注意点
7. ファイル転送サービスを選ぶ際の比較ポイント
8. 有料サービスと無料サービスの違い
9. 機能や料金体系をよく確認する
10. まとめ

ファイル転送サービスとは

ファイル転送サービスとは、大容量のデータファイルをメールで相手に送りたいときに、簡単に送信できるサービスです。相手に直接ファイルをメールで送らずに、サーバーにアップロード後に、送りたい相手にダウンロードしてもらう仕組みです。

ファイルを送受信できるファイル転送サービスは、インターネット上で提供されています。ファイルを送信するときには、契約しているサービスのウェブサイトにファイルをアップロードするとダウンロード用のURLが発行されます。

ファイルを受ける側は、メールで受信した該当のURLにアクセスをすることでデータのダウンロードができます。

ファイル転送サービスとオンラインストレージの違い

ファイル転送サービスによく似ているサービスの1つが、オンラインストレージです。オンラインストレージとは、データファイルをクラウド上にアップロードすると、共有URLが発行されるサービスを指します。

ファイル転送サービスと大変似ているオンラインストレージは、送信者は相手に共有URLを知らせるだけで簡単にデータを送ることができ、主に法人で利用されています。

複数の人がファイル閲覧・編集などできるため、共通のプロジェクトや作業を行うときに便利なサービスです。ファイル転送サービスは、手軽にデータを転送できる点がメリットですが、長期的なファイルの保管ができないことが多いため、データの保管期間も考えて選びましょう。

ファイル転送サービスとファイル共有サービスの違い

ファイル転送サービスと似たサービスとしてもう1つ、ファイル共有サービスがあります。

ファイル共有サービスとは、ファイルを複数人でシェアするシステムです。

メールでURLを相手に送り受信者がURLを開くことで、必要なファイルや画像などをダウンロードできます。

各社や各部署で必要なファイルをサーバー上に置き、各自が必要なときにアクセスし、閲覧・ダウンロードを行います。

この2つのサービスの大きな違いは、保管期限の有無です。ファイル転送サービスにはサーバーの保管期限があります。この保管期限が過ぎてしまうと、自動的にファイルが削除されてしまい、閲覧やダウンロードはできなくなります。

ファイル転送サービスの必要性

情報漏洩などのセキュリティリスクに敏感な企業の多くは、企業向けのファイル転送サービスを導入し始めています。

企業向けのファイル転送サービスは、よりセキュリティ面が強化されていて、機能も充実しています。たとえば、送信権限の制限や通信の暗号化・受信相手のアドレス制限や、転送エラー時の再配信・転送内容の履歴の管理・高速転送機能などが搭載されています。

また、ファイル転送サービスの利用頻度や、利用目的・送信ファイルのサイズなど、自社に必要な機能のカスタマイズも可能です。このように、セキュリティ性の高さと使いやすさ・管理のしやすさなどを搭載したサービスは、多くの企業の必要性に見合っています。

ファイル転送サービスのメリット

ファイル転送サービスには、送信者・受信者の双方にとってメリットがあります。ここでは、ファイル転送サービスを利用する主なメリットについて解説していきます。

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大容量のファイルを送信できる

ファイル転送サービスを使うと、大容量ファイルでも簡単にオンラインで転送できます。無料と有料のサービスがあり、主な違いは送信可能な容量の差です。有料版の方がより大容量のファイルを送ることができます。

有料のファイル転送サービスは、容量が100MB以上の大きなファイルも送信可能です。文章のみならず、高画質の写真やデータ容量の大きい動画データなども送信できる点がメリットと言えます。

仕事やプライベートで、頻繁に大容量ファイルを送信する必要がある場合は、ファイル転送サービスを活用してみましょう。

セキュリティ機能が充実している

大事なデータや書類を送るためのファイル転送サービスを選ぶときには、セキュリティ機能の内容や強度も重視したいものです。ファイル転送サービスを使わずに、単にメールにファイルを添付して送る場合、外部からの不正侵入や情報漏洩などが心配です。

データファイルを送る際は、しっかりとしたウィルス感染の予防策が必要となります。サーバーへの不正アクセスや不正ダウンロードなどを予防するためには、ウィルス感染防止機能付きのサービスを利用しましょう。

ファイル転送ファイルサービスの中には、事前にウィルスチェックができるものや、ダウンロード履歴を管理する機能付きのものもあり、自分でダウンロードしたファイルかどうかの確認も可能です。

ファイル転送サービスは、メールの受信者がファイルを受け取る際に、パスワードを入力しなければダウンロードができません。そのため、ファイル転送サービスは高いセキュリティ機能を備えたサービスと言えます。

低コストで導入できる

ファイル転送サービスの中には、無料で提供されているものもあります。初めてファイル転送サービスを使うときや、手始めにファイル転送サービスを使ってみたい場合、低コストでファイルの送信を行いたい場合にはメリットがあります。

また、送信の際にCDやUSBメモリなどの記録用の物理メディアの購入も不要で、記録したメディアの送料もかかりません。コスト節減を目指す企業にもおすすめのサービスです。

ファイル転送サービスのデメリット

ファイル転送サービスの導入を検討しているのであれば、デメリットについても把握してから導入判断を行いたいものです。ここでは、ファイル転送サービスを使用する上でのデメリット2点について解説します。

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情報漏洩が発生するリスクがある

ファイル転送サービスは、多人数がサーバーにアクセスして使用するため、情報漏洩のリスクがある点がデメリットです。

また、相手にファイルの保存先を伝える方法はメールで行うため、これにもリスクが伴います。人間が手動でメールを送信する際には、時に誤送信をするミスが想定されるからです。

さらに、無料ファイル転送サービスでは、ファイル送信やダウンロードの履歴が残らないサービスもある点も考慮して選びましょう。

また通知・記録機能が搭載されていない場合、送信の記録も、相手がダウンロードした記録も残りません。そのため管理上の問題も併せて導入を検討して下さい。

ネット環境の影響を受ける

インターネット上で送受信するファイル転送サービスは、通信速度や接続状況の影響を受けることがあります。

たとえば、ファイルを転送する際に、ネットワークが混雑しているとサーバーへのファイルのアップロード速度が極端に遅くなることがあります。また、パケットロスやキューの遅延などのケースも考えられます。

さらに、着信接続が遮断され、データファイルの転送に失敗するケースなども想定されます。このような回線の速度遅延や接続トラブルなども考慮した上で、ファイル転送サービスを選びましょう。

ファイル転送サービスを活用する際の注意点

ファイル転送サービスを利用する際は、上記のようなデメリットの他、注意点も把握しておく必要があります。ここでは、ファイル転送サービスを活用する際の注意点を解説します。

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セキュリティポリシーを策定する

セキュリティポリシーは、ファイル転送のプロセス全体を安全で信頼性のあるものにするために必要です。社内のセキュリティポリシーでは、承認ワークフローの設定・誤送信によるURLの無効化などを決めておきましょう。

送信先に関するセキュリティポリシーの策定では、送信先のアドレス制限や、受取回数・受取可能期間の設定の他、受取時のパスワード設定を行っておくと安全です。

管理者を決める

定めたセキュリティポリシーを守るために、管理者を指定しましょう。管理者がポリシーの遵守を監視し、セキュリティ対策の実行を調整します。

管理者による内部統制が行われることで、潜在的な脆弱性を特定し、素早く対処することができ、組織全体のセキュリティを確保することができます。

ファイル転送サービスを選ぶ際の比較ポイント

近年は多くの会社からファイル転送サービスが提供されていますが、どの転送サービスを選べばよいかが分からない方もいるでしょう。ここでは、ファイル転送サービスを選ぶ際に特に着目したい点について解説します。

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セキュリティ面は安全か

重要なファイルやデータを受け渡しするため、データ転送サービスを選ぶ上で最も大事なことは、セキュリティ性の高さです。

データ転送サービスに搭載されている主なセキュリティ機能には、管理者やアクセスの権限設定や情報漏洩対策・ログの取得などがあります。しかし、データ転送サービスによりセキュリティの強さや内容は差があります。

日頃やり取りするデータファイルの種類や、内容と利用目的を考えて選定する方法もおすすめです。さらに、外部と内部のセキュリティ機能の内容も、同時にチェックすることも重要です。

操作性はどうか

ファイル転送サービスの導入を検討しているのであれば、最初に操作性のよさも確認しておきたいものです。データを転送するときの操作が難しかったり、毎回マニュアルを見なければ操作ができなかったりなど、複雑であると毎回の操作に時間が掛かってしまいます。

また、画面が見づらいと操作がしにくく業務の生産性にも影響が出てくるため、画面のデザインや大きさも事前に確認しておきましょう。

ファイル転送サービスの中には、パソコンのデスクトップUIが使えるタイプや、マウスでファイルをドラッグ＆ドロップするだけでデータをアップロードできるタイプもあります。

データ容量・送信数は十分か

大容量のデータを送信できるファイル転送サービスは、一度にアップロードできるファイルの容量と、送信数の上限に違いがあります。仕事で送信するデータの容量と、何回送信する見込みかなども最初に確認しておきましょう。

また、サーバーにアップロードしたファイルは、一定期間保管された後で自動的に削除される特徴もあります。サーバーに保管しているファイルのデータ量が、契約している容量を超える場合、新しいファイルがアップロードできなくなってしまいます。

このような場合に備え、後で容量の追加購入ができるかについても、選ぶときに確認すべきです。

クラウド型かオンプレミス型か

ファイル転送サービスには、クラウド型とオンプレミス型の2種類の方式があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットを把握し、より適切なサービスを選びましょう。ここでは、クラウド型とオンプレミス型の特徴について一覧表も含めて解説します。

クラウド型

クラウド型のファイル転送サービスは、提供会社のサーバーを使いファイルを送受信します。データを送る側がファイルをサーバーにアップロードし、受け取る側は指定されたサーバーからダウンロードする仕組みです。

メリット	デメリット
・トラブル対応は事業者に依頼できる	・サービス使用料が毎月かかる
・社内でサーバーの準備やシステム構築が不要	・セキュリティリスクが比較的高い
・申し込み後すぐに使用（運用）可能

オンプレミス型

オンプレミス型のファイル転送サービスでは、自社サーバーを用いてファイルを送受信します。ファイル転送サービスの事業者から、ソフトウェアライセンスを最初に購入する必要があり、自社で運用します。

メリット	デメリット
・毎月のサービス利用料がかからない	・自社で大容量のサーバーを準備する必要がある
・自社のシステムとカスタマイズがしやすい	・導入後のトラブル対応も自社で行う
・セキュリティ性が高い	・最初にソフトウェアを購入する経費がかかる

スマホ対応などの利便性は良いか

近年は、会社内でだけでなく外出先からデータを送る必要性が高まっています。また、リモートワークなど自宅で作業するケースも増えているため、スマホ対応したファイル転送サービスの需要が高まっています。

仕事の性質上、スマホでファイル送信する必要があれば、スマホ対応のファイル転送サービスを選ぶようにしましょう。

有料サービスと無料サービスの違い

ファイル転送サービスは、無料で使えるものと有料のサービスに分かれています。有料・無料のどちらの場合も基本的な使い方は同じで、送信者から受信者にメールでURLを送ってデータファイルを受け渡します。

しかし、セキュリティ性や広告の表示有無など、異なる点もあります。ここでは、有料サービスと無料サービスの違いを解説します。

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有料版の方がセキュリティ性が高い

有料・無料サービスの相違点は、一部のセキュリティ機能が有料版にのみ搭載していることが挙げられます。セキュリティ面を強化し万全な状態での運用を希望するのであれば、有料版を選ぶことをおすすめします。

有料版は内部の不正対策機能を搭載するなど、セキュリティ面でより強化されていて、内部不正対策の管理機能などは有料版にのみ搭載していることが多いです。企業や法人では、よりセキュリティが強化された有料の転送サービスが好まれています。

無料サービスは広告が表示される

無料のファイル転送サービスでは、広告が表示されるケースも多々あります。ファイルの送受信は有料版と同様に簡単にできるものの、取引先や顧客に送信する際には、自社のイメージダウンに繋がることもあるでしょう。

中にはファイルのダウンロードボタンよりも広告の方が目立つこともあり、受け取り側が操作に迷うことも懸念されます。そのため、社外向けにも利用する場合、広告のない有料版がおすすめです。

機能や料金体系をよく確認する

有料のファイル転送サービスを導入するときには、セキュリティの機能を含んだ料金かどうかも最初に確認しましょう。特に法人においては、送受信の最大容量だけでなく、セキュリティ機能も含まれているか否かを確認する必要があります。

また、データ容量のプランは1GB～1TBまで細かく分類されているサービスが多く、月額料金および利用できる最大ユーザー数もプランによって違います。

料金の目安は、月額で1,000円程度から20万円以上など幅が広く、最初の数週間が無料になるサービスもあります。自社の予算や必要な容量などと照らし合わせ、より適切なプランを選びましょう。

まとめ

ファイル転送サービスは、サーバーへの不正アクセス防止の機能や、ダウンロード可能期間と回数を制限する機能などのさまざまなセキュリティ機能を搭載しています。企業内で使うだけでなく、顧客へ必要なデータをお渡しする際も、便利で安全性が高いサービスです。

ファイル転送サービスを導入することで、大容量の重要データや画像・図形などをインターネット回線を通じてメールで送ることができます。また操作方法も簡単です。

ファイル転送サービスの有料版は、大容量のファイルを一気に送信できるメリットがあります。各サービスの特徴やメリット・デメリットなどを考慮し、目的に合ったファイル転送サービスを導入しましょう。