オンライン商談のメール作成ポイントと例文｜タイミング別に紹介

オンライン商談におけるメールは、商談相手が忘れずにオンライン商談に参加できるようにするため、商談後も誠実さを伝えて良い印象を与えるためにも重要な手段です。本記事では、アポ・案内・お礼別に分けて、オンライン商談メールの作成ポイントや例文を解説します。

目次

開く

閉じる

1. オンライン商談のメールの重要性
2. オンライン商談のアポメールのポイント
3. オンライン商談の案内・招待メールのポイント
4. オンライン商談のお礼メールのポイント
5. まとめ

オンライン商談のメールの重要性

オンライン商談のメールは商談のスタート地点です。相手に最初の印象を与え、信頼感を築くために誠実さを伝えることはオンライン商談にとっても重要です。

また、オンライン商談に参加するための商談の招待や日程調整、資料の提供、重要な情報の共有など、多くの段階でメールが使用されます。これらのメールを使いこなすことは、商談をスムーズに進め、相手との信頼関係を築くことにつながります。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

柔軟に対応可能であることを伝える

オンライン商談では商談のために要する移動などが必要なく、時間的な余裕を作りやすいのが特徴です。それは双方にとっても同じことですが、相手の大切な業務時間をいただいていることを重点に置きつつ、自社側は柔軟に対応可能であることを伝えるのが大切です。

特に、メールでオンライン商談の日程などを調整する際には、端的に見やすくて分かりやすい文章・構成にし、メールの確認時にも相手の時間を奪わないようにしなければなりません。

相手への配慮・気遣いを忘れない

Web会議システムなどを活用したオンライン商談は非常に便利ではありますが、企業ごとの業種業態によってはオンライン商談に慣れていないことも多いです。

そのため、相手側がオンラインでのやり取りに不慣れであることを想定し、迷っている場合にはストレスなく教えてあげるような姿勢で取り組みましょう。その際の配慮や気遣いは相手に明確に伝わり、安心感・信頼感にもつながります。

つまり、メール作成の際にも気遣い・配慮を随所に施すことが重要です。

オンライン商談のアポメールのポイント

オンライン商談において、アポイントメント（アポ）を取るメールは相手の時間を尊重するために非常に重要です。以下では、アポメールのポイントと具体的な例文について詳しく解説します。

オンライン商談のアポメールの作成ポイント

相手の関心を引き、効果的な商談をスケジュールするためには、メールの中身や表現方法に工夫が必要です。ここでは、アポメールの作成において重要なポイントを詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

要件・企業名は具体的に件名に記載

アポメールの件名は、要件や商談内容を具体的に記載しましょう。その理由は、相手は一日に何十件ものメールを受け取っている可能性があるからです。

たとえば、「新製品の導入についての商談のご案内」といった具体的な件名をつけると、相手にとって関心を引くでしょう。また、本文は簡潔かつ興味を引く内容にすることが大切です。

長文や冗長な説明は避け、相手が迅速に理解できるように工夫しながら、商談の目的や価値を端的に伝え、相手にとってメリットがあることを強調しましょう。

宛名・挨拶文は省略しない

宛名と挨拶文はメール作成時の基本です。相手に対する尊重や丁寧さを示す重要な部分であるため、宛名・挨拶文の省略は避けましょう。

たとえば、メールの冒頭で「〇〇様」といった具体的な宛名を使用し、挨拶文として「お世話になっております。」などの丁寧な言葉を利用すると良いでしょう。

仮に宛名と挨拶文を省略すると、相手に対する誠実さや尊重が不足し、冷たい印象を与える可能性が高まります。したがって、メール作成時の基本を忘れずに実践しましょう。

要点を最初に書く

メールの送信相手はアポに対応可能な時間が限られていることが多いため、メールの本文で重要な要点を最初に伝えることが大切です。具体的には、相手が最初に読む部分に商談の目的や提案、日程・時間帯の提案などを明確に記載しましょう。

要点を最初に示すことで、相手がメール全文を読む前に主要な情報を把握できるため、注意深く要点を整理し、メールの冒頭に配置しましょう。

メールを送った経緯を書く

相手にメールを送った背景や理由を簡潔に説明すると、相手がメールを受け取った理由を素早く理解しやすくなり、アポの取りやすさにもつながります。

具体的には、「前回の会議でお話しいただいた〇〇プロジェクトについて更に詳しくお伺いしたく、次回の商談を提案させていただきました。」といった一文で、メールの送信経緯を説明することができます。

この一文により、相手は前回の会議を思い出し、今回のメールがそれに続く商談の提案であることが理解しやすくなります。そして、経緯の説明を通じてアポを取りやすくすることができます。

相手側のメリットを伝える

アポイントメントを取る際に相手にメリットを伝えるためには、問題や課題の解決、具体的な利益、業界やニーズへのカスタマイズに焦点を当てることが大切です。

つまり、相手がアポを取ることで得られるメリットを明確に伝え、具体的な成果や効果を強調することがポイントです。自社にどのようなメリットがあるのか、将来的なビジネスにどうつながるのかといったことを詳細に伝えられるようにしましょう。

候補日時は複数提示する

商談日時を設定する際には、相手に対して柔軟性を持って対応しなければなりません。たとえば、限られた1つの日時のみを提案する場合、相手のスケジュールと合致しない可能性が高いです。その結果、商談の実現の可能性が低下してしまいます。

したがって、商談日時を提案する際には複数の日程における選択肢を提供し、相手が自身の都合に合った日時を選びやすくして、商談をスムーズに実現することが求められます。

オンライン商談のアポメールの例文

件名: オンライン商談のご案内

〇〇会社　〇〇様

お世話になっております。○○株式会社の△△です。

弊社は、〇〇を中心に事業展開しており、新製品の販売を今年〇月より開始いたします。

〇〇業界では、課題や悩みを抱える企業様が増加しており、多くの企業からご相談のご依頼をいただいております。貴社におかれましても、同様の課題に直面している可能性があるかもしれないと考えました。

そこで、貴社に弊社の新製品について詳しくご紹介させていただく機会をいただければと存じます。弊社でしたら、貴社の課題や悩みに合った解決策をご提供できるかもしれません。

ご興味をお持ちいただけましたら、商談の日程について、以下からご都合の良い日時をお知らせいただければと思います。

1. 〇月〇日（月） 午前中
2. 〇月〇日（火） 午後
3. 〇月〇日（水） いつでも
4. 〇月〇日（木） 午前中

何かご不明の点がございましたら、その際にお問い合わせください。 

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

△△（お名前） ××株式会社（あなたの会社名）

電話番号: 012-3456-7890

オンライン商談の案内・招待メールのポイント

オンライン商談には、適切な案内・招待メールが欠かせません。以下では、オンライン商談の案内・招待メールの作成ポイントと、具体的な例文について解説します。

オンライン商談の案内・招待メールの作成ポイント

オンライン商談の案内・招待メールの作成には、いくつかのポイントに注意することが必要です。ここでは、効果的なオンライン商談の案内・招待メールを作成するための重要なポイントを詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

分かりやすい件名にする

オンライン商談の案内・招待メールを作成する際は、相手がメールを受け取った瞬間に何のメールか理解できるような工夫として、分かりやすい件名を記載しましょう。

件名にオンライン商談の目的、もしくは重要なトピックを明記することで、相手は何のメールかを迷うことなく理解できます。分かりやすい件名の使用により相手の興味を引き、メールを開封して内容を確認するきっかけを作ることができます。

オンライン商談の目的や主旨を記載

メール本文にオンライン商談の目的や主旨を明記することが重要です。商談の目的や主旨を記載することで、相手に期待値や興味を持ってもらうことができます。

たとえば、新商品の紹介、ビジネスの課題解決、提携の検討など、具体的な商談の目的を伝えましょう。それと同時に、なぜ相手にとってこの商談が重要であるのかも簡潔に説明することで、相手の関心を引きます。

こうした情報を明確に伝えることで、相手は商談に対する理解を深めて商談の価値を感じ、より意欲的に参加しやすくなります。

箇条書きを用いて分かりやすく書く

オンライン商談の案内・招待メールを作成する際、情報を分かりやすく伝えるためのポイントの1つは箇条書きを活用することです。

日時、参加者、商談の目的主旨、オンライン商談のURLなどを箇条書きで記載することによって、受信者は迅速に必要な情報をキャッチしやすくなります。さらに、メール全体が整然とし、商談の詳細が一目で把握できるでしょう。

資料がある場合は送付しておく

オンライン商談の案内・招待メールを作成する際、もし重要な資料がある場合は、それらの資料を一緒に送信することが重要です。たとえば、特定の製品やサービスに関する資料、過去のプレゼンテーション資料、提案書などが該当します。

これらの資料を送付することで、受信者は事前に必要な情報を確認し、商談に備えることができます。また、資料の送付はオンライン商談を効果的かつ効率的に進めるための一環となります。

オンライン商談の案内・招待メールの例文

社外向けと社内向けのオンライン商談の場合、それぞれ異なるアプローチが求められます。社外向けは新規顧客獲得や既存顧客とのコミュニケーションが中心であり、社内向けは社内メンバーとのプロジェクト進行や会議を対象としています。

ここでは、両方のケースにおける効果的な案内・招待メールのポイントと例文を解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

社外に送る場合の招待メールの例文

件名: オンライン商談のご案内

〇〇会社　〇〇様

お世話になっております。××株式会社の△△です。

この度は、弊社の最新製品やサービスについて詳細にご説明させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

日程を調整いただいていたオンライン商談ですが、以下の通り詳細が決まりましたので、お知らせいたします。

商談の詳細:

1. 日時: 〇〇月〇〇日（曜日） 午前〇時 〜 午後〇時（所要時間約〇時間）
2. 場所: オンライン（オンライン商談のURLは以下に記載）

商談の主なトピック:

1. 弊社の製品/サービスについての詳細
2. お客様のニーズや課題の特定

オンライン商談のURL: [URLを挿入]

日程の変更、その他ご質問がございましたら、このメールにご返信いただくか、以下の連絡先にお電話いただけると幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

△△（お名前） ××株式会社（あなたの会社名） 

電話番号: 012-3456-7890

 Email: [email protected]

社内に送る場合の招待メール例文

件名: 社内向けオンライン商談のご案内

皆様

お疲れ様です。△△株式会社の〇〇です。

新たなプロジェクトに取り組むためのオンライン商談を予定しております。このプロジェクトに関して、皆様のご意見や提案をお伺いする機会を設けることとなりました。

以下はオンライン商談の詳細です：

1. 日時: 〇〇月〇〇日（曜日） 午前〇時 〜 午後〇時（所要時間約〇時間）
2. 場所: オンライン（オンライン商談のURLは以下に記載）

商談の主なトピック:

1. プロジェクトの目標
2. 予算とリソースの検討
3. スケジュールとタイムラインの調整

オンライン商談のURL: [URLを挿入]

参加を希望される方は、以下のリンクからご登録をお願いいたします： [登録リンクを挿入]

ご質問やご不明点があれば、お気軽にお知らせください。

皆様の積極的な参加をお待ちしております。

よろしくお願い申し上げます。

△△（お名前） ××株式会社（あなたの会社名） 

電話番号: 012-3456-7890

 Email: [email protected]

オンライン商談のお礼メールのポイント

ここからは、オンライン商談のお礼メールを効果的に作成するためのポイントを解説します。オンライン商談相手に感謝の意を伝え、プロフェッショナルな印象を与えるための方法を学び、お互いの信頼関係を強化しましょう。

オンライン商談のお礼メールの作成ポイント

お礼メールは、相手に感謝の意を伝え、良好な印象を与えるだけでなく、今後の関係を築くための貴重な機会でもあります。以下では、オンライン商談のお礼メールを作成する際のポイントを紹介します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

冒頭で感謝を伝える

オンライン商談後のお礼メールを作成する際、冒頭で感謝の意をしっかり伝えることは非常に重要です。感謝の表現は相手に好意的な印象を与え、今後のビジネス関係を構築する礎となります。

たとえば、「お世話になっております。先日のオンライン商談にご参加いただき、心より感謝申し上げます。」このように、相手の協力や時間を称賛し、感謝の気持ちを率直に表現します。

感謝の言葉をメールの最初に置くことで、相手がメールを読む前からポジティブな印象を与えることができます。

商談中に解決できなかった質問の回答・進捗状況を伝える

商談中には、相手からさまざまな質問や疑問が出ることが一般的です。しかし、全ての質問に対して商談中には即座に回答できない場合もあります。

そのため、お礼メールでは、商談中に出た未解決の質問に対する回答や、質問に対する進捗状況を伝えることが非常に重要です。商談の中で残された質問や課題があれば、お礼メールでそれらに対する回答や進捗状況を報告しましょう。

なるべく早急に適切な情報提供を行うことで、相手からの信頼を獲得し、未解決の問題における企業の透明性を保つことができます。

商談中の提案や内容をまとめて議事録にして送る

商談中に出た提案や内容も、お礼メールとして議事録にまとめて送りましょう。その際、商談中に提案されたアイデアや合意事項、行動アイテムなどを整理し、簡潔な議事録としてまとめます。

議事録を作成する際は、商談の日時と参加者を明記し、商談の主旨や目的を簡単に説明します。次に、商談中に提案や議論されたポイントを箇条書きや段落で整理しましょう。提案の内容や責任者・期日・締結した合意などを明示的に示します。

議事録は通常、文書形式のファイル（PDFやワード文書など）として作成し、メールに添付して送ります。これにより、商談の内容がクリアに伝わり、次のステップの計画立案に関してもスムーズに進行します。

今後の流れを記載する

オンライン商談のお礼メールには、今後の流れを具体的に記載しましょう。商談中に取り上げたポイントや提案に基づいて、次の流れを明示します。

たとえば、次回の商談の日程やフォローアップの内容、提案の実施スケジュールを示すことで、相手に具体的な行動計画を伝えます。その際、連絡先情報や必要な資料の提供についても触れましょう。

さらに、相手に行動を促す一文を含めることも重要です。「次回の商談で具体的な提案を検討しましょう」といった文言を使って、積極的な参加や協力を促しましょう。

このように、今後の流れを明確に記載し、相手に具体的な今後の流れを示すことで、信頼感を高めることができます。

オンライン商談のお礼メールの例文

件名: オンライン商談ご参加のお礼

〇〇会社　〇〇様

いつもお世話になっております、〇〇株式会社の△△です。

本日のオンライン商談にご参加いただき、誠にありがとうございました。貴重なお時間を割いていただき、有意義な商談ができたことを大変嬉しく思います。

商談中に頂いたご提案やご質問、重要なポイントについてまとめた議事録をご参照いただき、内容に不備や追加のご提案がある場合は、どうぞお知らせください。

また、商談で議論したスケジュールに基づいて、次回商談の日程を以下にご案内いたします。

次回商談日程: 日時: 〇〇月〇〇日（曜日） 午前〇時 〜 午後〇時（所要時間約〇時間） 場所: オンライン（オンライン商談のURLをこちらに挿入）

次回商談日程

1. 日時: 〇〇月〇〇日（曜日） 午前〇時 〜 午後〇時（所要時間約〇時間）
2. 場所: オンライン（オンライン商談のURLをこちらに挿入）

今後の商談で、より具体的な提案や解決策を共有できることを楽しみにしております。何かご不明点やご質問があれば、どうぞご遠慮なくご連絡ください。

この度はお忙しい中ご協力いただき、誠にありがとうございました。

今後とも何卒宜しくお願いいたします。

△△（お名前） ××株式会社（あなたの会社名） 

電話番号: 012-3456-7890

Email: [email protected]

まとめ

オンライン商談のメールは、商談のスタート地点であり、相手への最初の印象を形成します。そのため、メールの内容や表現は慎重に考える必要があります。まず、メールの件名は相手に何のメールかをすぐに理解できるように工夫しましょう。

商談の招待メールでは、メール本文に商談の目的や主旨を明示します。具体的な商談の目的や主題を伝えることで、相手に期待値や興味を持ってもらえます。

次に、日時・参加者・商談の要点などを箇条書きで示すことで、相手が必要な情報を簡単に見つけられるようになります。また、必要であれば資料を添付して資料の共有を行い、商談中のお礼メールは、感謝の気持ちを冒頭で伝えましょう。

感謝の言葉は良好なビジネス関係の基盤を築くのに役立ちます。最後に、今後の流れや次回商談の詳細を明示しましょう。次回の商談日程、フォローアップの内容、提案の実施スケジュール、連絡先情報などを提供し、双方の期待や役割を明確にします。

これらのポイントを遵守し、明快で効果的なオンライン商談メールを送ることで、円滑なコミュニケーションの実現・商談の成功に近づくでしょう。