オフィスコンビニを導入するには｜注意点や上手な選び方などを解説

オフィスコンビニは、無人で営業する小さなコンビニを自社のオフィス内に設置するサービスです。備蓄型と注文型の2種類から選ぶことができ、メリットが大きい反面デメリットもあります。本記事では、オフィスコンビニを導入する際の注意点やメリットなどを詳しく解説します。

目次

開く

閉じる

1. オフィスコンビニの導入におけるサービスの概要
2. オフィスコンビニ導入のメリット
3. オフィスコンビニ導入のデメリット
4. オフィスコンビニ導入の手順
5. オフィスコンビニの上手な選び方
6. オフィスコンビニを導入する際の注意点
7. オフィスコンビニの盗難リスクを下げる方法
8. まとめ

オフィスコンビニの導入におけるサービスの概要

オフィスコンビニとは、冷蔵庫に入れて販売する生鮮食品やドリンク、常温で棚に置くことができるお菓子、冷凍庫で保管するアイスなどを中心に「無人で営業する小さなコンビニを自社のオフィス内に設置する」サービスです。

サービスには大きく分けて備蓄型と注文型の2種類があり、大手コンビニエンスストアチェーンを代表として、新規事業を含めた企業達が続々とオフィスコンビニ事業に参入しています。

1. 備蓄型：一定数の商品をオフィスコンビニ内に備蓄しておき、従業員が自由に選んで取り出すことができる
2. 注文型：従業員から注文を受けてから、指定されたオフィスへ商品を届けてくれる

オフィスコンビニを導入することで、従業員の働き方や休憩時間の過ごし方が変化すると言われています。

オフィスコンビニの導入が増えている理由

オフィスコンビニは、従業員の働きやすさを目的に導入が進んでいます。働き方改革により今まで以上に効率が求められるとともに、従業員の働きやすさを向上させる取り組みが重要視されています。

オフィスコンビニは外出するための時間を短縮し、業務に充てる時間の確保と利便性の向上が実現するため、働き方改革への取り組みとして非常に効果が期待されます。

オフィスコンビニ導入のメリット

大手コンビニエンスストアチェーンも参入するオフィスコンビニを導入することで、自社が得られるメリットはいくつかあります。ここからは、オフィスコンビニを導入する主なメリットを6つ解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

無人で24時間365日稼働

オフィスコンビニには常駐する作業員が必要ないため、「無人で24時間365日」稼働することが可能です。これは人件費の削減に繋がるだけでなく、夜遅い時間に勤務する夜勤の従業員でも利用しやすい環境整備にも貢献します。

ほしい時にほしい物を購入できることは、従業員の働き方を改革する上でも役立ちます。また、地域やサービスによっては注文型で素早く届けてくれるものもあるため、最小限の移動距離で目的の商品を手にすることができます。

さらに、初期費用が0円で開始可能なオフィスコンビニもあり、気軽に導入しやすいものとなっています。

従業員が仕事に集中できる

自社のオフィス内にコンビニを設置することで、昼食などの休憩に対して必要以上に時間を費やすことなく作業に取り掛かれます。つまり、長時間席を外せない仕事内容の場合でも、時間を気にせずに集中して作業ができるようになります。

「小腹が空いたけど遠くのコンビニまで買いに行きたくない」といった場合でも、自身のデスクからすぐに軽食を買いに行く事ができ、非常に便利です。

福利厚生が充実して健康経営・生産性が向上する

オフィス内にコンビニがあることで、企業側が従業員の食事をサポートすることができます。その結果、福利厚生の充実につながるとともに、従業員の身体をいたわれます。

中には通常の店舗で購入するよりも安く提供できるサービスもあり、利用者のお財布事情にはとても優しい設計となっています。また早朝出勤や急な残業がある場合でも、食事に関する心配をしなくてよいのは従業員にとってありがたい環境です。

「食事を抜いて作業する時間が増えた」「食費を削って作業に集中し、生産性を向上させる」といった従業員の健康を害しかねない効率化とは逆をいく行動も抑制することができます。

開店・閉店作業が必要ない

オフィスコンビニは基本的に事業所の従業員が管理を行うため、通常のコンビニにあるような開店・閉店作業が必要ありません。そもそも注文型の場合は、店舗のように場所を用意する必要もありません。

日々の在庫管理や店内の清掃といった、導入する側が商品の陳列や毎日のメンテナンス・管理をしなくてよいのは大きなメリットといえます。

災害時の備蓄にもなる

オフィスコンビニに常備している商品は、災害時に備蓄として利用することが可能です。元々自社が購入してオフィス内に置いているため、それらを非常食として活用することができます。

家に帰りたくても帰れない、食料の確保が困難といった従業員が不安を抱える状況でも瞬時に対応でき、安心させられます。また、「近くの食料に困っている人達への援助」として社会貢献にも力を発揮します。

オフィスコンビニ1つあれば備蓄用の倉庫を別途用意しなくてもよくなる、というのも大きなメリットの1つです。

感染症対策になる

オフィスコンビニは、感染症対策としても一役を担います。インフルエンザなどの感染症は、人との接触を減らすことで感染予防になります。オフィスコンビニを利用すれば外部の人と接触する機会が減り、感染症の対策に繋がります。

また、栄養バランスを考慮したメニューを提供することで、不摂生な食事の改善にも役立ちます。栄養バランスのとれた食事は免疫力を高め、感染症対策効果が上がります。

オフィスコンビニ導入のデメリット

便利な面が大きいオフィスコンビニですが、導入に関してはデメリットも存在します。ここからは、オフィスコンビニの導入によるデメリットを3つ解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

代金の未払いが発生する可能性がある

無人で利用できるというメリットがあるオフィスコンビニですが、その特徴があるが故に利用者の代金未払いが発生する場合があります。「支払いをしたつもりだった」「後で支払う予定だった」などの従業員の気の緩みがマイナスに働いてしまうということです。

この問題は後述する内容でも解決できますが、まずは導入前にしっかりとサービスについての詳細と利用する上での注意点を従業員に熟知してもらう必要があります。後々の信用問題にも関わるため、しっかりと周知しましょう。

気軽に利用できる点がメリットであるはずのオフィスコンビニが、社内全体の規律を乱すことになってしまっては導入する意味がなくなってしまいます。

オフィスに籠りきりになってしまう

少ない移動で利用できる反面、外出する回数が減ってオフィスに籠りきりになってしまう人が増えることが考えられます。その結果、従業員の運動不足に繋がってしまう可能性があります。

オフィスコンビニの商品を頼れば毎日の献立を考えなくてよいのは楽ですが、健康面と合わせて食事のバランスなども一緒に考えられるとよいでしょう。

リモートワークの従業員は恩恵を受けられない

性質上、オフィスコンビニはそのオフィスに出勤した従業員しか利用することができません。そのため、リモートワークが中心の従業員はオフィスコンビニの利用ができず、福利厚生の充実の課題と言えます。

これでは従業員にとって福利厚生が充実した良いサービスといえず、リモートワークを積極的に推進している企業ではあまりオフィスコンビニの恩恵を受けることができません。

これからの自社の方針や働き方を考慮し、オフィスコンビニの導入について検討しましょう。

オフィスコンビニ導入の手順

オフィスコンビニを導入したいと決めたら、下記の手順に従って申込をしましょう。

1. 問合せ
2. 利用状況の確認
3. 設備の設置
4. 商品の陳列・補充
5. 利用開始

サービスによってはトライアル期間を設けている場合もあるため、まずは問い合わせをすることをおすすめします。

オフィスコンビニの上手な選び方

メリットとデメリットを理解した上で、オフィスコンビニの上手な選び方を解説します。オフィスコンビニは数多くの企業が提供しているサービスですが、導入の際には向き不向きもあることを確認しておきましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

料金・ランニングコストで選ぶ

オフィスコンビニを導入する際には、まず料金について確認することが大切です。料金については初期費用0円を謳っている企業があったり、通常のコンビニで購入するよりも購入者・提供者どちらも負担を軽くして利用できたりする場合があります。

各サービスごとに取り扱っている商品が異なるのは当然のこと、それらの商品が「健康維持を目的としているのか」「安さが取柄なのか」「珍しさ・鮮度を大事にしているのか」などそれぞれ特徴が異なるため、料金の差だけでは決められない部分もあります。

またもっとも重要なのはランニングコストで、導入における初期費用だけでなく中長期的に見た時のランニングコストについても導入前にしっかりと計算・検討しましょう。

　

スペースの確保、電源の有無を確認

そもそも、オフィス内に小さなコンビニを置けるスペースがなければ導入できません。もし設置するならどこにどのようなサイズで置きたいのかを想像し、検討前にシミュレーションをすることが重要です。

また、スペースの確保だけでなく、冷蔵庫・冷凍庫を設置した際の電源の確保、仕様電源の大きさや接地面の広さなども考慮して考える必要があります。サービスによっては自動販売機のサイズなどにも影響するため、注意しましょう。

さらに、注文型で利用を開始する場合はスペースについて深く考える必要はありませんが、「どこで受け取るのか」「注文サービスはどのように管理するか」などは考えておく必要があります。

利用条件が自社と合うのか確認

料金とスペースなどの確保ができたら、各社が提供しているサービスの利用条件が自社と合うかを確認しましょう。中には「従業員数が100名以上で利用可能」といった条件を設定している場合があります。

大人数の利用を前提とした大企業向けとは反対に、少人数・中小企業での利用をターゲットとしているオフィスコンビニもあります。例えば、「社員10人以上〜利用可能」といったように、大企業向けとは契約人数が異なります。

中には、大企業向けよりもお得に利用できる条件が揃っている場合もあるため、自社の規模や目指している内容によって選びましょう。

オフィスコンビニを導入する際の注意点

オフィスコンビニは選び方だけでなく、実際に導入した際のシミュレーションをすることが非常に重要です。せっかく導入しても利用されなければ意味がありません。社内でのトラブルを避けるためにも確認しておきましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

部署ごとに利用時間を決めておく

24時間利用できるとはいえ、ランチタイムなど時間帯によっては利用が集中することが考えられます。混雑を避けるためには、社内で部署ごとに利用時間を決めておくのがおすすめです。それぞれが混雑する時間を避けることで、仕事の効率化を図ることができます。

社内でオフィスコンビニにおける管理者を立てるのも1つの例ですが、あらゆるリスクヘッジの観点からも、いくつか部署がある場合はそれぞれの代表者が話し合って利用時間を割り振りましょう。

混雑やトラブル以外にも、仕事と休憩時間のメリハリを付ける意味でも利用時間は区切るのがおすすめです。

従業員が購入しやすい価格かどうか

商品の価格を決めるのは導入した企業であるため、「いくらなら購入しやすいか」を自社の従業員の立場に立って考える必要があります。「コンビニじゃなくても近くの定食屋のほうが安い」と懸念されてしまっては、継続的に購入してもらえなくなってしまいます。

導入の目的が「従業員の働く環境を良くするため」だとしても、結果的にマイナスで運用しているだけでは利用する価値が下がってしまいます。従業員達の趣味・趣向を導入前から知っておくことが大事です。

飽きの来ない商品のラインナップを意識する

陳列する商品のラインナップは、売れ行きによって都度変化を付けましょう。季節によって仕入れる物を変えたり、地域柄で好まれる商品だったり、SNSで話題の商品を取り入れて社内の話題の1つにするといったことも考えられます。

また、定期的にアンケートを取るなど、「飽きの来ないラインナップ」を意識した陳列を心掛けるのがおすすめです。毎日の食べる楽しみを社内でも作ることができれば、従業員の心身の安定・生産性の向上にも繋がります。

従業員が無銭利用できないようにする

デメリットでも挙げた無銭利用ができない環境づくりをするためには、従業員一人ひとりの意識が大切です。「無銭利用が発覚した際はペナルティを付ける」「簡単な管理システムを作成して定期的に部署ごとで利用報告をする」などの対策を行いましょう。

オフィスコンビニは常駐する作業員は必要ありませんが、大事な金銭面の管理をする担当者を付けた方が後々のトラブル回避に繋がります。また、注文型を利用した場合もカードの利用期限切れ等による無銭利用についても注意する必要があります。

オフィスコンビニの盗難リスクを下げる方法

オフィスコンビニで盗難と聞くと怖くなるかもしれませんが、こちらも事前に対策すれば防ぐことができます。特に現金を利用する事でのトラブルが多いため、その問題を根本から改善しましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

オフィスコンビニを管理する担当者を立てる

備蓄型を導入する場合は、社外の人間が出入りをすることになります。そういった業者が侵入する際には、セキュリティ面の対策をしっかりと行うようにしましょう。対策としては「作業スペースに立ち入らない導線を確保する」ことが挙げられます。

補充をするための作業員、ベンダー側の担当者とは別に自社の担当者が定期的に設置されたオフィスコンビニに出入りすることで、盗難のリスクを下げることができます。

基本的にオフィス内にあるコンビニのため危険性は低いですが、従業員を信用するという意味でも定期的な出入り・監視を付けましょう。

宅配で届けてくれる場合でも、「誰がどこでその商品を受け取るのか」を明確にしておく必要があります。そういった観点からも、自社の中でオフィスコンビニに関する担当者を立てておく必要があると言えます。

支払方法を電子決済のみにする

導入するオフィスコンビニによって異なりますが、キャッシュレス決済を主とすることで支払う義務を植え付けて未払いなどのトラブルを避けることができます。また、オフィスコンビニと一緒に対応のレジを導入することで、導入側の利用障壁も下がります。

「現金の集金や盗難のリスクを極限まで無くしたい」と考える場合は「完全に電子決済のみにする」ことを検討しましょう。そうすることで盗難のリスクを大幅に下げるだけでなく、個々の収支管理もしやすくなります。

利用するサービスによっては「QRコード決済」「月末にまとめて請求書」といった支払方法もあるため、自社に適したものを選びましょう。

まとめ

オフィスコンビニは自社内に設置することで得られるメリットが多いだけでなく、会社全体の生産性の向上に役立ちます。

実際に導入を検討する際には、今回の注意点を振り返りながら、自社が目指す従業員への福利厚生・方向性を考え「どのようにオフィスコンビニを利用したいか」備蓄型と注文型を比べながら選ぶことがおすすめです。

デスクワークが増えることによる身体の不調を考慮しつつ、従業員が仕事に集中することのできる環境づくりを検討してみてください。