シフトの作り方｜シフトを作る際のコツや注意すべき点を解説

繁忙期や閑散期などを把握してシフトを作ることで、人件費の削減をすることができます。しかし、新人とベテランが同じ日に出勤していないと新人を教育できないなど、シフト作成時に注意すべきこともあります。本記事では、シフトの作り方や注意点、コツなどを解説します。

目次

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1. シフトを作る目的
2. シフトの作り方
3. シフトを作る際の課題
4. シフトを作る際のコツ
5. シフトを作る際に使用するツール
6. シフト管理システムを導入するメリット
7. シフトを作る際の注意点
8. まとめ

シフトを作る目的

シフト作成の目的は、従業員の適切な人員配置です。店舗の状況や従業員の能力を見極め、適切なシフト作成を行うことで、人員の過不足なく業務を円滑に進めることができます。

また、シフトの作成によって人件費の予測が立てやすくなり、過剰な人件費をカットする効果が得られます。このことから、シフト作成は原価率や日別予算の算出においても重要な業務であると言えます。

適切なシフト作成は、従業員の労働環境の改善にも効果をもたらします。例えば、連勤や過大な残業時間などが発生しないようにシフトを適切に調整することで、コンプライアンス違反のリスクを回避することができます。

シフトの作り方

シフトを作成する際は、売上に基づいた必要人数を割り出すことが重要です。通常は、従業員から提出されたシフト希望を算出された人数に当てはめ、確認・調整を行うことでシフトが完成します。ここでは、一般的なシフトの作り方の手順を解説します。

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売上などから必要な従業員数を割り出す

シフトの作成には、日単位での売上予測が不可欠です。前年度・同曜日の売上などを参考にしながら店舗の繁忙状況を予測し、人手が多く求められる条件を把握しておきましょう。

特に、小売業や飲食業においては売上高と店舗の忙しさが比例するため、正確な売上予測から必要な従業員数を割り出すことが求められます。

また、日単位での予測に加え、時間帯ごとの管理も重要です。つまり、1日の中でも、忙しい時間帯と比較的業務が落ち着く時間帯が存在するため、時間帯ごとに区切って必要人数を割り出す必要があります。

従業員からシフト希望を出してもらう

続いて、従業員からシフト希望を提出してもらいます。シフトの提出単位は企業によってさまざまですが、半月または1ヶ月単位の予定を事前に回収しておくと、シフト作成がスムーズに行えるでしょう。

シフト希望の提出手段としては、共通のカレンダーに書き込む・メモに記載する・Web上の予定表に入力するなどの方法がありますが、なるべく全従業員で統一しておくことが望ましいです。

一般的には、全員のシフト希望が出揃ってからシフト作成を行うため、作成時間を考慮してなるべく早めの提出を促しましょう。例えば、給与などが月末締めの場合なら、毎月前月15日までに提出するなどの期限を設定しておくと効果的です。

従業員の希望を基にシフトを作成する

従業員のシフト希望が出揃ったら、最初の手順で算出した必要な人員数に合わせて各従業員のシフト希望を当てはめていきます。その際、従業員一人ひとりのスキル・適性・作業量などを考慮した上でシフトを作成しましょう。

シフト作成においては、一部の従業員だけにシフトが偏ったり、勤務時間を確保できない従業員が発生したりするとトラブルの原因になる場合があります。したがって、従業員間に不公平感が生じないように、適切な配慮もしなければなりません。

人員の過不足がないか確認・調整を行う

ここまでの手順で大まかなシフトが完成したら、人員の過不足がないか入念なチェックを行いましょう。過剰な人員配置は原価率に悪影響を及ぼすため、従業員にシフトを共有する前に調整しておくことが重要です。

また、シフト作成の時点で、人員が不足する日や時間帯が発覚する場合があります。しかし、予定したシフトが埋まらない状態で勤務を開始すると、業務の停滞やサービスの低下に発展しかねないため、迅速に従業員への協力を呼びかけましょう。

シフトを作る際の課題

シフト作成は業務を正確に遂行するために欠かせないことですが、シフトの組み方や作成方法などによっては、いくつかの課題・問題が発生します。ここでは、シフトを作る際の具体的な課題を解説します。

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定めた期日までに希望シフトが集まらない

シフト作成の際には、事前に従業員全体に向けてシフトの希望日・時間帯を提出するように呼びかけます。しかし、管理者の呼びかけに応じずに、提出が遅れたり未提出のまま報告しなかったりする事態が発生することがあります。

その結果、求める期日にシフト調整を行うことができず、個別で連絡する必要性が増えるなど、管理者の負担が大きくなる原因となります。よって、希望シフトの提出の期限に余裕を持たせたり、提出が遅れる原因を解決したりするなどの対策を講じることが重要です。

作成者の独断と偏見が組み込まれてしまう

シフト作成は経営者や店長が行うことが多く、従業員のスキルやコミュニケーション能力を加味して、作成者の独断と偏見がシフトに影響してしまうことがあります。また、管理者の性格によっては、従業員からの希望をすべて反映してしまうことも考えられます。

その結果、本来必要である人員が確保できなかったり、不公平感にストレスを感じた従業員の不満が募ったりする事態に発展します。したがって、作成者は一定の厳格な基準を持ちながら、柔軟な対応を心がけていく必要があります。

急な欠員が出ることもある

予定通りにシフト希望を回収し、無事作成が完了しても、従業員の体調不良などにより急な欠員が出ることもあります。前日や当日に欠勤の連絡があった場合、代替者を見つけるのが困難なケースも多いです。

そのため、シフトを組む際は多少の余裕を持たせた人数配置が望ましいでしょう。ただし、常に多めの人数を配置すれば、その分人件費がかさむという課題もあります。欠員時のリスクを抑えつつ、最適な人数を出勤させるようバランスを考慮しなければなりません。

シフトを作る際のコツ

シフトを作成する際は、従業員のスキル・繁忙期・閑散期などのさまざまな情報を事前に把握し、公平なシフト作成を心がけることが重要です。

また、速やかにシフトを作成することで、変更などにもスムーズに対応できます。ここでは、シフトを作る際のコツを解説します。

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従業員のスキルを把握しておく

シフト作成においては、あらかじめ従業員のスキルを把握しておくことがポイントとなります。従業員の能力や経験値は一人ひとり異なるため、同じ時間数の勤務でも、遂行できる業務の量には個人差が生じます。

そのため、シフトを作成する際は人数と勤務時間数で機械的な配置を行うのではなく、従業員の役職・等級・勤続年数などの複合的な要素を考慮しながら、バランスの良い配置を行いましょう。

繁忙期や閑散期を把握しておく

業務内容によっては、繁忙期と閑散期とで業務量に大きな差があります。そのため、自社における繁忙期・閑散期を正確に把握しておくことで、精度の高いシフト作成がしやすくなります。

繁忙期や閑散期は業種業態によって異なり、祝休日の状況や気候などにも影響されます。また、業種によっては夏季や冬季などの季節単位で繁忙期が発生する場合もあり、閑散期との人員調整の難しさが課題となっています。

なお、繁忙期には新人教育を行う余裕がないのに対し、閑散期は比較的研修などの時間を確保しやすくなります。

したがって、閑散期に新人の育成を行い、繁忙期までに経験値を向上させるといった工夫を行うことで、能力のばらつきが改善され、スムーズなシフト作成につながります。

シフトをなるべく早く作成する

シフト作成は、なるべく早めに行うのがおすすめです。例えば、従業員のシフト変更や企業側からのシフト変更が発生した際、日にちに余裕があると調整などの対応を行いやすくなります。

シフトの作成には従業員からの希望シフト提出が不可欠であるため、提出期限を従業員に周知し、早めに提出するように協力を依頼しましょう。特に、出勤頻度が少ない従業員は希望シフトの回収が困難になる場合が多いため、提出状況の管理が必要です。

公平なシフトになるように心がける

シフト作成において問題になりやすいのが、シフトにおける不公平感です。能力が高い従業員だけを優先的にシフトに入れてしまうと、後任の育成が遅れ、業務の属人化を招きます。そのため、経験値やスキルを考慮した上で、なるべく公平な人員配置を行いましょう。

従業員の間で不公平感が高まると、人間関係の悪化やモチベーションの低下につながりかねません。そして、最悪の場合、従業員の離職を招いてしまう場合もあるため、必要に応じて希望休日の日数や勤務必須の時間帯などを定め、公平な勤務を目指しましょう。

シフトを作る際に使用するツール

シフト作成の方法には、手書き・スプレッドシートや表計算ソフトへの入力・シフト管理システムなどが挙げられます。ここでは、さまざまな使用ツールにおけるシフトの作成方法を解説します。

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手書きで作成する

手書きでシフトを作成する場合、白紙に枠組みを作成し、従業員名や勤務時間などの情報を書き込む方法が一般的です。従業員数が少ない場合やシフトの構成がシンプルな場合には、手書きによるシフト作成を行なっているケースが見られます。

手書きによるシフト作成のメリットとしては、パソコンやシステムの操作が不要であるという点が挙げられます。パソコン操作が不慣れな担当者でも、独自の方法・タイミングでシフト作成を行えるため、パソコンがない現場などでは有効な方法です。

しかし、手書きによるシフト作成のデメリットは、手間と時間がかかることです。また、シフトの変更や修正が行いにくく、読みづらさによって内容の誤認が発生するリスクもあります。

スプレッドシート（表計算ソフト）で作成する

スプレッドシートやExcelなどの表計算ソフトによるシフト作成では、枠組みの作成や文字入力などをパソコン上で行います。そのため、手書きの場合に比べて作業時間を大幅に短縮できるというメリットが得られます。

表計算ソフトでシフトを作成する場合、必要範囲を選択するだけで簡単に枠組みを作成できます。また、従業員名などの情報も既存のセルをコピーして使用できるため、見栄えの良いシフト表を短時間で作成できます。

一方、表計算ソフトでシフト作成を行う場合は、入力内容の誤りが発生するリスクがあります。また、計算式によって勤務時間数などを管理している場合は、式に誤りがあると正確な勤務時間数を把握できなくなり、それが常駐化するというデメリットも生じます。

シフト管理システムで作成する

シフト管理システムとは、シフト希望の回収からシフト表の作成までを自動化できるツールです。シフト管理システムでは、休日の設定や必要人員数の算出なども自動で行えるため、正確で精度の高いシフト作成が可能であるという特徴を備えています。

なお、シフト管理システムでシフトを作成する場合、アプリやシステムによって従業員の希望シフトを回収することが可能です。また、希望に基づいたシフト作成を自動で行い、過不足の発生した日には追加調整を行う機能も備わっていることがあります。

これらにより、希望シフトの回収・内容の確認・人員の割り当てなどの業務を大幅に効率化できるというメリットが得られます。そして、完成したシフトを従業員へ配信できる機能を備えたものなら、出勤忘れや確認漏れなどのリスクを軽減できます。

ただし、シフト管理システムの利用には、導入・運用コストが発生します。費用はシステムの機能や利用人数によって異なりますが、新たなコストがかかる点はデメリットであると言えるでしょう。

シフト管理システムを導入するメリット

シフト管理システムを導入することで、シフトの自動作成やシステム上での一括管理が実現します。また、従業員はスマホからシフトに関する操作を行えるため、シフト提出にかかる労力が軽減されます。ここでは、シフト管理システムの導入によるメリットを解説します。

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設定された条件からシフトが自動で作成される

シフト管理システムには、あらかじめ設定された条件に基づいたシフトを自動作成する機能が備わっているものもあります。日別・時間帯別の必要人員数の算出もシステムが行うため、シフト作成において多くの時間を要する工程を効率化できます。

シフト作成の自動化により、業務のスケジュール管理がスムーズになります。また、シフトの過不足があった際に早期な対応が可能になるといったメリットも得られます。

オンライン上でシフトの可視化・一括管理が可能

シフト管理システムによっては、オンライン上でシフトを一括管理できる機能が備わっています。この機能により、シフトの全体像を速やかに把握でき、スタッフのスキルや能力差による微調整が行いやすくなります。

シフト管理においては俯瞰で全体の状況を把握することが重要ですが、手作業でシフトを作成する場合は全体の把握が困難です。したがって、システムの導入によってシフト状況をスムーズに可視化できる点は大きなメリットであると言えます。

従業員はスマホなどでシフトの提出や確認ができる

従業員がスマホからシフトの提出や確認ができるシステムなら、希望シフトの回収や確定シフトの共有をスムーズに行えます。

従来までの手書きによる希望シフトでは、回収後に目視での確認やデータ転記といった作業が必要でしたが、システムの使用によって作業負担を減らし、直接シフトに反映させることが可能です。

これにより、データの転記ミスによる希望シフトの認識誤りを回避できます。また、完成したシフトを迅速に従業員に共有することで、従業員の予定が立てやすくなり、シフト忘れや予定変更などのリスク軽減にもつながります。

シフト申請忘れを防止する通知機能が備わっている

シフト作成システムの中には、シフト申請忘れを防止するための通知機能を備えたものもあります。従業員全員のシフト提出状況を把握する際には多くの手間と時間がかかりますが、システムの機能によって煩雑な作業も自動化できます。

シフト申請忘れの通知機能によって、早期の希望シフト回収が可能になり、迅速なシフト作成が実現します。この機能は、従業員にとってもメリットの大きい機能であると言えるでしょう。

シフトを作る際の注意点

シフトの作成には、いくつかの注意点が存在します。基本的にシフト表は全従業員が確認するため、わかりやすさが重要です。また、新人とベテランを組み合わせることや、人間関係への配慮なども必要になります。ここでは、これらの注意点について解説します。

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誰が見てもわかりやすいシフト表を作成する

シフト表を作成する際は、誰が見てもわかりやすく、正確な内容を把握できるレイアウトを心がけましょう。シフト表が見づらいと内容の誤解や勘違いが生じ、シフト通りの勤務が実行されない原因となります。

シフト表は全従業員が確認するため、一目でわかる簡潔なものが望ましいです。特に、複数回の休憩時間を設定している場合や中抜けが発生する場合など、複雑な勤務を行う際は表示方法に注意しましょう。

新人とベテランが同じ出勤日になるように調整する

シフト表の作成においては、従業員のスキルや経験値などを把握しておくことが必要です。なるべく新人とベテランを同じ出勤日に配置することで、新人のスキル向上につながり、勤務日による業務量の偏りを防止する効果が見込めます。

新人の育成は多くの現場で課題となっていますが、スキルが低いからといって勤務日を減らしてしまうと経験値の向上は得られません。したがって、公平なシフト調整で新人の疑問点の解消や成長の機会を与え、企業全体における業務効率の向上に努めましょう。

従業員同士の人間関係を考慮する

従業員同士の人間関係も、シフト作成における重要なポイントの1つです。そのため、最低限の人員配置が確保できている場合は、人間関係にも考慮したシフト作成を心がけましょう。

複数の従業員が勤務する現場では、人間関係のトラブルは付き物です。勤務に支障が出る前に人間関係を改善することが望ましいですが、現場の空気が悪化するなどのデメリットが生じる場合は、シフトにおける配慮も効果的となります。

まとめ

シフト作成は、人員の適切な配置や人件費の調整において欠かせない業務です。よって、シフトを作成する際は、必要人員数の算出や希望シフトの回収が必要であり、従業員のスキルや経験値を把握した上で、適切な業務量を割り当てることが求められます。

シフト管理システムは、希望シフトの回収・シフトの自動作成・オンライン上でのシフト管理などの機能を備えており、シフト作成における業務を自動化することができます。これにより、迅速で正確なシフト作成が実現します。

シフト作成においては、視認性の高さや従業員一人ひとりの能力の違いに配慮した対応が求められます。シフト管理システムの導入も検討しながら、精度の高いシフト作成を実現させましょう。