シフト管理を効率化するコツ｜目的・課題・基本手順と方法も解説

シフト管理は売上の向上やコストの最適化を実現させるために必要な業務ですが、手間がかかる上に調整が難しいという課題があります。本記事では、シフト管理を効率的に行うコツとシフト管理の基本手順と方法を解説し、シフト管理システムを導入するメリットも紹介します。

目次

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1. シフト管理の目的
2. シフト管理の基本手順
3. シフト管理における課題
4. シフト管理を効率化するコツ
5. 主なシフト管理の方法
6. まとめ

シフト管理の目的

シフト管理には、人材の適正配置・コストの最適化・売上の向上などのさまざまな目的があります。ここでは、そのシフト管理の目的について注目して詳しく紹介します。

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人材の適正配置のため

人材の適正配置は非常に重要です。需要の高い時間帯に十分なスタッフを配置することでサービス品質が向上し、顧客の満足度が高まります。反対に、需要が低い時間帯には余計なリソースを削減できるため、コスト削減にも貢献します。

また、適正な配置は労働法令の遵守にもつながります。労働時間や休憩時間、法定休日などの法的な要件を満たすことで、法的なトラブルを予防できます。

コストを最適化するため

適切なシフト管理により、労働時間が過剰になることを防ぎ、不必要な残業を減少させることが可能です。また、シフトが効果的に組まれることでシフトの重複を回避でき、同じ時間に重複して出勤することから生じるコストを削減できます。

たとえば、労働法令に基づいて従業員に支払わなければならない残業手当や休日出勤手当などの追加コストを最小限に抑えることができます。

売上を上げるため

シフト管理の主要な目的は、売上を最大化することです。需要が高まる時間帯に適切な人数のスタッフを配置することにより、顧客により良いサービスを提供し、それによって売上を向上させることができます。

シフト管理は、お客様が一番多く訪れる時間帯に十分なスタッフを配置することでサービス品質が保たれ、顧客満足度が高まります。これによりリピーターの増加が見込め、売上が増加します。また、効果的なシフト管理は労働コストを最適化し、無駄な出費を削減します。

シフト管理の基本手順

適切なシフト管理は、効率的な運営・スタッフの満足度向上・顧客満足度と売上の向上につながります。ここからは、基本的なシフトの組み方を解説します。

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作業計画を立てる

シフト管理の基本手順の1つは、作業計画を立てることです。作業計画は効率的なスタッフ配置と業務遂行のために、非常に重要です。まず、シフトをどの期間に関して計画するかを明確にしましょう。通常、週ごとや月ごとのスケジュールが一般的です。

次に、必要なスタッフの数を見積もります。これは、需要に合わせて適切な人数を確保するために欠かせません。需要が高まる時間帯には多くのスタッフを配置し、需要が低い時間帯には少なめのスタッフを配置しましょう。

シフト希望日を収集する

次は、スタッフからのシフト希望日を収集します。スタッフは、自身の個人的なスケジュールやプライベートな予定を考慮しながら働くため、スタッフからシフト希望日を収集し、それをシフトスケジュールに組み込むことが重要です。

重要なことは、シフト管理において無理なスケジュールを組むことは避けるべきであることです。無理なスケジュールは、急な病欠や欠勤に対応できなくなるリスクを増大させます。

そのため、スタッフには「絶対に出勤できない日以外」を提出してもらうよう伝えることが大切です。この方法を採用すると、スケジュールを組むときにスタッフの希望に合わせやすくなり、特定のスタッフが負担しすぎないようにできます。

しかし、時には調整が難しい場合もあるため、その際は個別にスタッフと連絡を取り、調整する必要が生じます。適切なスタッフが見つからない場合、業務への影響が大きくなり、店舗の運営に支障をきたす可能性があります。

最悪の場合、店舗が閉鎖せざるを得なくなることも考えられます。スケジュールの調整はシフト管理の中で重要であり、スタッフとのコミュニケーションが欠かせないことを理解することが大切です。

シフトを割り当てる

収集したシフト希望やスタッフの個別の要望を考慮しながら、必要なスタッフ数に合わせてシフトを組み立てます。需要の高い時間帯には十分なスタッフを配置し、バランスを取ります。

シフトを割り当てる際には、スタッフのスキルや経験も考慮しましょう。適切な人材を適切な場所に配置することで、効率的な業務遂行が可能となります。

また、スケジュールを事前に共有し、スタッフが自身のシフトを確認できるようにしましょう。コミュニケーションを円滑に保ち、予定の変更や調整にも対応できるようにすることも必要です。

シフト管理における課題

シフト管理における課題は、業務に手間がかかることや大人数のシフト調整が難しいこと、不平等感が生まれることなどがあります。

これらの課題が解決されないと、業務の適切な運営やスタッフの満足度向上が困難になり、最終的には顧客サービスにも悪影響を及ぼす可能性があります。ここでは、そのシフト管理におけるさまざまな課題とその影響について詳しく解説します。

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業務に手間がかかる

シフト管理における課題の一つは、業務に手間がかかることです。手作業でシフト希望を収集し、適切なスケジュールを組むのは時間と手間がかかります。

手作業のシフト管理は、エラーが発生する可能性が高まります。たとえば、誤ったスケジュールが作成され、スタッフの予定と一致しないことがあります。また、手間がかかるため、管理者やシフト担当者の負担も増加する傾向があります。

大人数のシフト調整が難しい

大規模なスタッフを持つ組織では、多くのスタッフのスケジュールを一つひとつ調整するのは非常に手間がかかります。それぞれのスタッフのスキルや経験を考慮しながら需要に合わせたスケジュールを組むことは、バランスを取るのが難しい作業です。

また、急なシフト変更に迅速に対応することも課題です。急な病欠や重要な予定の変更が発生すると、スケジュールの再調整が必要となります。

不平等感が生まれる

シフト管理における課題は、不平等感が生まれることです。スタッフ同士がシフトを比較し、不公平さを感じることがあります。

たとえ同じ休みの回数でも、週末や祝日に休みが割り当てられることと、平日に休みが割り当てられることでは、スタッフにとって大きな違いがあります。これが不平等感を生む原因の一つです。

また、一部のスタッフが常に楽なシフトを割り当てられていると、他のスタッフからの不満が高まります。スタッフの期待や要望を全て満たすことは難しいため、不満が解消しづらい現実もあります。

シフトの伝達が困難

作成したシフトは店舗内に貼り出して伝達することが多いですが、この伝達方法は効率的とは言えません。スタッフはシフトを確認するためだけに店舗に赴く必要がある上に、誰が確認したのかを管理者が把握することは困難です。

SNSで共有したり確認したものにサインをしたりといった工夫もできますが、スタッフのSNS利用を強要することはできない上に、サインを忘れるといったケースも考えられます。

労働基準法に抵触しやすい

手作業でシフト管理をしている場合、労働基準法に抵触しやすいといった問題を抱えています。紙のシフト表に記入したりエクセルでシフト作成を行ったりする場合、シフト作成者の知識不足が原因で労働基準法違反が起きる可能性があります。

特に人手不足が深刻な場合は労働基準法を遵守しにくいですが、どのような理由であれ守らなければなりません。

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

シフト管理を効率化するコツ

シフト管理は複雑で時間を要する作業で、誤ったスケジュールが組まれたり、不満が生じたりすることがあります。以下では、これらの課題を解決し、シフト管理を効率化するための重要なコツに焦点を当て解説します。

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余裕を持ったシフト提出期限を設ける

提出期限が過度に短いと、スタッフは急いで提出せざるを得ず、ミスや不満が生じやすくなります。余裕を持った提出期限を設けることで、スタッフはゆとりをもって希望を提出でき、シフト管理者も調整に十分な時間を確保できます。

これにより、希望と必要性のバランスを取りやすくなり、スケジュールの精度が向上します。また、余裕のある提出期限はスタッフの生活と仕事の調和を促進し、ストレスを軽減します。

日頃からコミュニケーションを意識する

シフトを作成する際には、スタッフの仕事スキルやプライベートの事情を知っておくことが重要です。これにより、人手不足の際に適切なスタッフに依頼しやすく、交渉がスムーズに進行します。

コミュニケーションを重視することで、スタッフとの信頼関係が築かれ、スケジュールに関する理解が深まります。また、普段からスタッフと対話を重ねていれば、個々の事情や希望を汲み取りやすくなり、シフトの調整が円滑に行えます。

このコツを実践することは、組織内の協力とコミュニケーションを強化し、スタッフの満足度を高める大きな要因となります。

MH（マンアワー）管理を行う

マンアワー（MH）または「人時」とも呼ばれる単位は、1人が仕事を全て行った場合の所要時間を表すものです。この単位を使用することで、あらゆる作業や労働を統一的に評価できます。MHは「作業人数×時間」で出すことができます。

シフト管理において、MHを理解することは重要です。なぜなら、必要な業務に必要なスタッフ数と、その業務を遂行するために必要な時間を見積もる必要があるからです。

たとえば、特定の業務に2つのMHが必要であれば、2人のスタッフが必要です。実際にシフトを作成・管理する店長や本部の担当者にとって、MHは非常に重要な指標です。MHを把握することで、適切なスタッフ配置とスケジュール作成が可能になります。

業務内容や従業員のスキルを正確に把握する

シフト管理者はスタッフそれぞれの得意な業務やスキル、制約事項を正確に理解する必要があります。なぜなら、スキルに合ったタスクを担当させることで、業務の効率が向上し、スタッフのモチベーションが高まるからです。

また、特定のスキルや資格を持つスタッフを必要な場面で活用することで、組織全体の運営がスムーズになります。正確な業務内容やスキルの把握には、スタッフとのコミュニケーションや継続的な評価が不可欠です。

スタッフとの対話を通じて、彼らの強みや弱みを理解し、それをシフト作成に活かすことが重要です。

シフト管理の重要性を共有する

シフト管理の重要性を組織内で共有することは、スタッフの理解と協力を促すために非常に重要です。この共有により、従業員はなぜシフト管理が大切なのかを理解し、協力的な姿勢を示すことができます。

透明性と公平性を強調することで、スタッフは自分のスケジュールに積極的に参加し、自分の働き方に関わることに対して前向きな姿勢を持つでしょう。

シフトを守ってもらうための施策を検討する

シフト管理を効率化するコツの一つは、シフトを守ってもらうための施策を検討することです。施策としては、ルール・規定の策定などが考えられます。明確なルールや規定を設定することで、スタッフはシフトの守備が義務と認識しやすくなります。

スタッフがどのような行動が期待されているかを理解しやすくし、混乱を防ぎます。また、定期的にシフトが守られているかを確認し、守られていない場合にはフィードバックを行うことが必要です。

重要なのは、これらの施策を適切に導入し、スタッフとのコミュニケーションを通じて説明し、理解を促すことです。シフトを守る文化を根付かせるために、従業員との信頼と協力が欠かせません。

主なシフト管理の方法

シフト管理には、主にエクセル・スプレッドシートを活用する方法やシフト管理システムを導入することなどがあります。ここからは、それらの方法について詳しく解説します。

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エクセル・スプレッドシートを活用する

エクセルはシフト管理に使いやすく、スケジュールの整理やスタッフの出勤時間と休暇の管理に役立つシンプルなツールです。しかし、エクセルは手動で情報を更新する必要があり、変更や調整が煩雑になることがあります。

また、リアルタイムの情報共有には向いていないため、変更やアップデートが即座に全員に伝わるわけではありません。

エクセルを使ったシフト管理は基本的でわかりやすい方法かもしれませんが、企業が成長し、スタッフ数が増えると、手動の管理は非効率的になり、ヒューマンエラーのリスクが高まります。

そのため、大規模な組織ではシフト管理システムなどの専用ツールを導入することがおすすめです。

シフト管理システムを導入する

シフト管理システムは、スタッフのシフト希望・能力・労働基準法などを考慮してシフトスケジュールを自動的に作成できる非常に便利なツールです。

シフト管理システムを使うことで、スタッフはスマートフォンなどのアプリからシフト提出を簡単に行える上にシフト表を自動で作成できます。そのため、シフト管理者の手間を大幅に削減できます。以下では、そのメリットについて詳しくご紹介します。

効率的なスケジュール作成ができる

シフト管理システムを使用すると、スタッフの勤務可能な時間・スキル・希望を考慮に入れ、最適なスケジュールを自動的に作成できます。そのため、手動でのスケジュール調整やエラーのリスクを減少させ、時間とリソースの節約も実現します。

また、シフト管理システムはスタッフがスマートフォンやパソコンからスケジュールにアクセスし変更をリクエストできるため、コミュニケーションも円滑になります。

リアルタイムに情報共有できる

シフト管理システムを使用すると、シフトの変更や更新がオンライン上で行われ、すべての関係者が最新の情報をリアルタイムで共有できます。スタッフは自分のスケジュールにアクセスし、出勤時間や休暇のリクエストを行えます。

管理者はスケジュールを効率的に調整し、変更を加えることができます。これにより、スタッフと管理者のコミュニケーションが向上し、ミスや誤解を最小限に抑えられます。

従業員が自分のスケジュールを確認し、適切に調整できることで、効率的な業務遂行が可能になります。

法令や規則を遵守したシフト管理ができる

シフト管理にはさまざまな法令や規則が関与します。たとえば、労働法や最低賃金法、休暇取得に関する法律などが挙げられます。これらの法令を遵守することは組織にとって極めて重要であり、法的トラブルを回避し、従業員の権利を守るために欠かせません。

シフト管理システムは法令に基づく制約や要件を自動的に反映し、違反を防ぎます。法定の休憩時間を確保するか、最低賃金を満たすか、労働時間の制限を守るかなど、法令に従ったスケジュールを簡単に作成できます。

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

まとめ

シフト管理はさまざまな目的を持ち、人材の適正配置・コスト最適化・売上向上などがその中心です。しかし、管理が増加すると作成と運用が複雑になり、従業員の素行によって管理者の負担が増えることがあります。

この問題に対処するには、余裕をもったシフト運用を行うことと、明確な規則の整備が重要です。エクセルは手動でのスケジュール作成に適していますが、大規模な組織や複雑な要件には限界があるため、シフト管理システムの利用がおすすめです。

システムの導入にはコストがかかりますが、それによってシフト管理が劇的に効率化されます。自社の編成や人員構成に合わせてシステムをカスタマイズすれば、円滑なシフト運用が実現できます。