ドラッグストアにおけるシフト管理のコツ｜業界の特徴や課題も解説

近年のドラッグストアは、調剤薬局併設型やOTC店舗型といった店舗の形態と雇用形態が多様化するとともに、シフト管理も煩雑化しています。本記事では、ドラッグストアの形態や必要とされる人材を紹介し、ドラッグストアにおけるシフト管理の課題や管理のコツを解説します。

目次

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1. ドラッグストア業界の形態
2. ドラッグストアで必要とされる人材
3. ドラッグストアにおけるシフト管理の課題
4. ドラッグストアにおけるシフト管理の手順
5. ドラッグストアにおけるシフト管理のコツ
6. ドラッグストアのシフト管理にはシステム導入がおすすめ
7. まとめ

ドラッグストア業界の形態

ドラッグストアのシフト管理は、店舗の売上や利益を最大化させるために欠かせない重要なものです。シフト管理を効率よく行うためには、まずドラッグストア業界の形態について理解しておかなければなりません。

ドラッグストア業界を大きく分けると、「OTC店舗型ドラッグストア」「調剤薬局併設型ドラッグストア」の2つの形態があります。以下で、それぞれの形態について詳しく見ていきましょう。

OTC店舗型ドラッグストア

OTC店舗型ドラッグストアとは、医師の処方箋がなくても購入できる一般用医薬品（OTC医薬品）を販売する店舗のことです。各地にあるドラッグストアの多くはOTC店舗型であり、OTC医薬品を中心に化粧品・日用品・食品など幅広い商品を扱っています。

利便性の高い場所に店舗を構えているケースが多く、医薬品を求めるユーザー以外も多数訪れるのが特徴です。幅広い商品を扱っており、さまざまなニーズに対応できます。そのため、近年では便利なOTC店舗型ドラッグストアが増えてきていると言えます。

調剤薬局併設型ドラッグストア

調剤薬局とは、医師の処方箋に基づいて薬を調剤する場所です。調剤薬局併設型ドラッグストアはその名の通り調剤薬局を併設しており、病院などからもらってきた処方箋を元に調剤することができます。

薬剤師が常駐していて、処方箋に基づいて調剤した薬には保険が適用される点も調剤薬局併設型ドラッグストアの特徴です。また、OTC店舗型ドラッグストアと同じく、化粧品・日用品・食品といった幅広い商品も扱っています。

薬局とドラッグストアの違い

薬局とドラッグストアの大きな違いとして、薬剤師の常駐の有無が挙げられます。薬局は全ての店舗に薬剤師が常駐しているのに対し、ドラッグストアは常駐していない店舗も多数存在します。そのため、一部の店舗は薬剤師を必要とする薬の販売ができません。

基本的にドラッグストアでは医師の処方箋に基づいて薬を調剤できず、処方箋に対応できるのは薬局のみです。調剤薬局併設型ドラッグストアであれば調剤できますが、一般的なドラッグストアでは調剤できません。

ドラッグストアで必要とされる人材

ドラッグストアで必要とされる人材として、薬剤師・登録販売者・一般スタッフなどが挙げられます。特に、調剤薬局併設型ドラッグストアでは薬剤師の常駐が必須です。ここでは、ドラッグストアで必要とされる人材について解説します。

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薬剤師

薬剤師は医薬品に関する専門知識を有し、医療に携わる国家資格者です。薬局・病院・ドラッグストアなどで働くことが多く、患者の健康を支えるための重要な役割を担っています。ドラッグストアでは、調剤や服薬指導などを行うのが一般的です。

医師の処方箋に基づいて調剤したり、服薬・管理の際の注意事項を説明したりします。また、患者の質問や相談に応じて、医療に関する情報を提供するのも薬剤師の役割です。さらに、医師の処方箋がなくても購入できる一般用医薬品（OTC医薬品）の販売も行います。

登録販売者

登録販売者は、医師の処方箋がなくても購入できる一般用医薬品（OTC医薬品）の販売が認められている国家資格者で、薬局やドラッグストアなどで顧客の健康を支えることが役割です。

一般用医薬品（OTC医薬品）は薬剤師だけでなく登録販売者でも販売できますが、調剤や服薬指導はできません。そのため、ドラッグストアにおいては品出しやレジ打ちといった一般的な業務もこなします。

顧客に対してはあくまでもアドバイスをするだけに留まり、薬剤師が行うような服薬・管理についての説明などは行いません。

一般スタッフ

ドラッグストアの一般スタッフは、品出しやレジ打ちといった一般業務を行うのが基本です。通常の接客は一般スタッフが行いますが、薬の内容に関する案内や接客については薬剤師または登録販売者が行います。

在庫管理や清掃なども一般スタッフの業務の1つであり、売上管理や発注業務などを任されるケースもあります。一般スタッフは顧客と直接コミュニケーションを取る機会も多いため、コミュニケーションスキルやホスピタリティが求められる仕事です。

ドラッグストアといえば、薬剤師や登録販売士に重点をおいてしまいがちですが、一般スタッフも円滑な影響には欠かせない存在です。

ドラッグストアにおけるシフト管理の課題

ドラッグストアのシフト管理には、さまざまな課題があります。例えば、管理が煩雑になりがちだったり、人材不足によるシフトの穴埋めが難しかったりする点が挙げられます。ここでは、ドラッグストアにおけるシフト管理の課題を解説します。

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管理が煩雑になりがち

ドラッグストアでは、薬剤師・登録販売者・一般スタッフなど幅広い職種のスタッフが働いているほか、曜日や時間帯によって必要な人員や作業モデルが異なります。そのため、シフト管理が煩雑になりやすい点が大きな課題の1つです。

例えば、早朝や夜間は少ない人数でも対応できますが、日中や土日は多くのスタッフが必要になります。また、登録販売者や薬剤師でなければ対応が難しいシーンも多くあるため、適切にシフトを組まなければ顧客満足度が下がります。

特に、病院の開いていない土日は医薬品の売上数が伸びる傾向にあるため、薬剤師や登録販売者の常駐が欠かせません。このように考慮しなければならない点が多く、シフトの管理が煩雑になりがちです。

給与計算が複雑である

ドラックストアには薬剤師・登録販売者・一般スタッフと異なる人員が必要な上に、正社員・パート・アルバイトといった雇用形態も多種多様です。そのため、給与計算は異なる人員・異なる雇用形態すべてに正確に対応しなければなりません。

特にパートやアルバイトの場合は扶養に収まる範囲で働きたいといった希望があるケースもあり、給与計算とシフト管理は密接に関わっています。給与計算の複雑さは、シフト管理の難しさに直結します。

人材不足によりシフトの穴埋めが難しい

ドラッグストア業界では人材不足が深刻化してきていると言われており、シフトの穴埋めが難しい点も課題の1つです。必要な人材が把握できていても、その穴埋めをできなければ意味がありません。

例えば、薬剤師や登録販売者は一般スタッフで穴埋めすることができず、急な体調不良などで休まれてしまうと、業務が円滑に進まないケースがあります。シフトの穴埋めが難しくなると、ほかのスタッフの負担も大きくなってしまいます。

公平なシフト作成が難しい

ドラッグストアにおけるシフト管理の課題として、公平なシフト作成が難しいことも挙げられます。スタッフ全員の予定や希望を考慮しながら、公平かつ適切なシフトを作成するのは困難です。人員不足の深刻化も相まって、公平なシフト管理が難しくなってきています。

例えば、繁忙期は普段より多くのスタッフを配置する必要がありますが、スタッフの希望や予定によっては難しい場合もあります。スタッフの予定は後々変化する場合もあるため、常に公平なシフトを作成するのは困難です。

ドラッグストアにおけるシフト管理の手順

ドラッグストアでシフト管理を行う際には、いくつかのステップを踏む必要があります。ここでは、ドラッグストアにおけるシフト管理の手順を3つのステップに分けて見ていきましょう。

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業務を洗い出し作業計画を立てる

まずは、業務を洗い出して作業計画を立てましょう。日々の業務に対する作業計画を立てなかった場合、必要なスタッフが揃わないシフトになったり、過剰なスタッフを配置することで余計な人件費が発生したりする可能性があります。

作業計画は、曜日や時間帯ごとの作業量を把握するためにも重要です。繁忙期や店舗ごとのイベントなどがある場合には、そのような内容も考慮した上で作業計画を立てていきます。

スタッフの希望を確認する

作業計画が立てられたら、スタッフの希望を確認しましょう。出勤を希望する曜日や時間帯のほか、予定があって休みたい日をあらかじめ聞いておくことが大切です。その際、すべての希望を反映できない可能性があると説明しておく必要があります。

希望を聞くのは大切ですが、シフトを組むにあたって希望をすべて通していると適切なシフト管理ができません。そのため、外せない用事があって「必ず休みたい日」は別途で聞いておくのがおすすめです。希望を確認することで、モチベーションの維持にもつながります。

シフト表を作成する

スタッフ全員から希望を確認した後は、希望を反映しながらシフトを作成していきます。シフト作成の際は、作業計画をもとにスタッフの人数や配置を調整することが重要です。忙しい時間帯は人数を増やし、作業量の少ない時間帯は人数を減らします。

シフト表作成の際は、人員不足やシフトの穴埋めに備えて余裕を持ったシフトを作成するのがおすすめです。また、繁忙期やイベント時には人員を増やしましょう。スタッフによってスキルに差がある場合には、その点も考慮しながらシフトを組みます。

ドラッグストアにおけるシフト管理のコツ

ドラッグストアにおけるシフト管理については、登録販売者・調剤師の常駐を最優先に考える必要があります。また、スタッフごとのスキルや得意分野を把握することも大切です。以下では、シフト管理のコツについて詳しく解説します。

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登録販売者・調剤師の常駐を最優先に考える

ドラッグストアのシフト管理においては、登録販売者と薬剤師の常駐を最優先に考える必要があります。登録販売者や薬剤師がいなければ販売できない商品もあるため、不在となる時間帯や曜日が出ないようにしなければなりません。

特に、登録販売者は一般スタッフが行う業務をこなすケースも多くあるため、一般スタッフの常駐よりも重要視するのがおすすめです。

スタッフのスキルや得意分野を把握する

ドラッグストアに勤務するスタッフは、それぞれスキルや得意分野が異なります。そのため、人数だけでシフトを組むのではなく、各スタッフのスキルや得意分野を把握した上で適切なシフト管理を行うことが重要なポイントです。

スキルや得意分野を加味して作成したシフトであれば、それぞれに適切な業務を割り当てられるため、業務が円滑に進みます。また、自分の良さを伸ばせる業務内容なら、スタッフのモチベーションアップにもつながります。

曜日ごとの作業モデルを作る

ドラッグストアのシフト管理においては、曜日ごとの作業モデルを作ることも大切です。曜日や時間帯によって必要な業務量や人員数が異なるため、曜日ごとの作業モデルを作成しておくとシフト作成が効率化されます。

土日や祝日など業務量が増える曜日を把握するのはもちろん、イベントの有無や繁忙期も加味して作業モデルを作成しましょう。繁忙期は必要な人手が大きく変化するケースもあるため、あらかじめしっかりと把握しておくことが大切です。

MH（マンアワー）管理を行う

MH（マンアワー）管理とは、シフト表の作成にあたって曜日や時間帯ごとに必要な人員数を把握する方法です。各曜日や時間帯ごとに必要な人員を把握できれば、人材不足を防いで業務を円滑に進められます。

また、急な予定などで空いてしまった穴を埋める際にも役立ちます。効率の良いシフト管理を行うためにも、MH（マンアワー）管理を行うのがおすすめです。曜日や時間帯ごとに必要な人員を把握しておけば、万が一の際にも対応しやすくなります。

イレギュラーの発生を考慮する

ドラッグストアでシフト管理を行う場合、イレギュラーの発生を考慮することも重要なポイントです。スタッフの急な体調不良や忌引きなどで休みが出てしまった場合、どのように対応するのかしっかり決めておきましょう。

イレギュラーなことが起こることも想定した上で、余裕を持ったシフト表の作成をしておくのがおすすめです。余裕を持ったシフトを作成しておけば、イレギュラーが起きた際の穴埋めもしやすくなります。

スタッフと積極的にコミュニケーションをとる

急なシフト変更などが発生した場合、別のスタッフに代理で勤務してもらう必要がありますが、スタッフと良好な信頼関係を築けていれば、快く代理勤務を受け入れてもらえる可能性が高まります。

個人によって差はありますが、コミュニケーションの有無は相手との信頼関係に大きく影響します。信頼関係が築けている相手からの依頼は受け入れやすく、反対にそうでない相手の場合は断ることが多いため、積極的なコミュニケーションが必要です。

また、シフト作成後に予定が変化するケースもあるため、常にコミュニケーションを取りながら各スタッフの希望を聞いておくことが大切です。公平なシフト管理を行うためにも、スタッフとのコミュニケーションを大切にしましょう。

定期的に面談を実施する

日常のコミュニケーションとは別で、定期的に面談を実施しましょう。面談の時間を設けることで、「家庭の事情で退職する可能性がある」といった普段の会話では話しにくい内容を聞き出すことができます。
面談がない場合は退職することを決めてから報告されるケースが多いですが、面談によって決定前に把握できれば、事情に合わせて勤務を続行できるよう調整することも可能です。

ドラッグストアのシフト管理にはシステム導入がおすすめ

ドラッグストアにおけるシフト管理には多くの課題がありますが、その課題を効率的に解決できるのがシフト管理システムです。シフト管理システムは、シフト表の作成やシフト管理を効率化するために使用します。

曜日や時間帯ごとの業務量や人員数を自動で計算したり、シフトの変更や調整を容易に行ったりできるのが特徴です。シフト作成における業務を効率化して負担を減らせるほか、シフトの公平性向上やシフトの柔軟性向上にもつながります。

まとめ

ドラッグストアでは、さまざまな職種のスタッフが働いています。そのため、シフト管理が煩雑になったり、適切なシフト管理が難しかったりすることもあります。このような課題を解決するためには、シフト管理システムの導入がおすすめです。

シフト管理システムを導入すれば、スタッフの希望を反映しながら適切なシフト表を作成できるようになります。ぜひ本記事を参考にしながら、シフト管理システムの導入を検討しましょう。