複数店舗のシフト管理は一括でできる？メリットや方法を解説

複数の店舗のシフトを一括で管理することで、各店舗の状況を管理しやすくなり、ヘルプの調整もしやすくなります。しかし、ヘルプを行う際は店舗ごとの給与の違いなどに気をつける必要があります。この記事では、複数の店舗を一括でシフト管理するメリットなどを解説しています。

目次

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1. シフト管理とは
2. 複数店舗のシフト管理を一括で行うメリット
3. 店舗間でヘルプを行う際の注意点
4. 複数店舗のシフト管理を一括で行う方法
5. まとめ

シフト管理とは

シフト管理とは、シフト制の従業員の勤務時間や仕事量、出勤人数などの組み合わせを調整して管理する業務を指します。従業員が希望する曜日や時間帯を考慮しながら、一定期間ごとに勤務スケジュールを組む必要があります。

シフト管理が適切に行われていないと、勤務人数や人員配置のバランスが悪くなり、業務の進行に支障をきたすケースも考えられます。シフト管理は、先を読んで効率的な業務計画を立てることで、円滑な環境づくりと業務の効率化を目指すプロセスの1つです。

複数店舗のシフト管理を一括で行うメリット

複数店舗のシフト管理は、一括で行うとさまざまなメリットが得られます。複数店舗を展開している場合は、各店舗の人件費・状況の管理・ヘルプ人員の配置など、繁閑バランスの調整が必要です。

一括管理を行うと、従業員の活躍の場が広がって生産性もあがり、就労に関わるトラブルが軽減できるなどの効果も得られます。以下では、複数店舗のシフト管理を一括で行うメリットについて解説します。

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各店舗の人件費や状況などを管理しやすくなる

数店舗のシフト管理を一括管理することで、各店舗の人件費や状況などを管理しやすくなります。店舗ごとに売上に対しての人件費の比率を把握することで、店舗の利益率をあげるための人件費予算の設定を適正化できます。

各店舗のシフト管理を一括で確認できるため、人件費予算を超えた店舗や人員不足の店舗が可視化され、全体での状況を把握することが可能になります。そのため、各店舗ごとの課題も見つけやすく、早い段階で対策を打てます。

ヘルプ調整をしやすくなり、人手不足を解消させることができる

複数店舗のシフト管理を一括で行うと、人員が不足している店舗に他の店舗から足りない人員のヘルプ調整がしやすくなります。各店舗のシフトを把握しておくことで、全体での人員配置バランスを調整した時間帯や日程でヘルプ要請を設定することが可能です。

また、急な欠員を予測したヘルプ候補を事前に設定しておけば、当日の人手不足・他の従業員への急な出勤依頼などの慌ただしい状況を回避することが可能です。全体でのシフトバランスが適正化するため、人手不足を解消できるメリットがあります。

それぞれの店舗の繁閑を管理しやすくなる

複数店舗のシフト管理を一括で行うことで、各店舗の繁閑を管理しやすくなります。同じエリア内での繁閑の差がある日や時間帯を把握することで、繁多店舗には閑散店舗からの人員をヘルプとして配置し、店舗単位ではなくエリア単位でのシフト管理が行えます。

また、繁閑の傾向を把握すれば人件費の目標も設定しやすいため、人件費率を考慮したシフト作成も可能です。各店舗の繁閑に合わせた人員配置のバランスを管理することで、人件費の削減にも繋がります。

従業員の活躍の場が広がり、生産性が上がる

店舗間の繫閑差や人手不足によってヘルプ人員を配置した場合、スキルの高い人員を配置することで、従業員のスキルアップにもつながります。スキルの高い従業員が所属店舗以外の店舗で活躍することで、周囲の従業員に効率の良い業務を仕込むことが可能です。

そのため、複数店舗全体で従業員のスキルやモチベーションが向上する効果が現れやすく、生産性もアップします。まだ経験の浅い従業員に対する教育にもなるため、スキルに合わせて活躍の場を広げるきっかけにも役立ちます。

複数店舗の店長を兼任できる

複数店舗のシフト管理を一括で行うことでシフト管理業務の負担が減り、各店の店長が抱えている店長業務の負担が軽減されます。店長業務の負担が軽減されれば、優秀な店長に複数店舗任せることができます。

店舗運営は店長の裁量に左右されるため、優秀な店長に複数店舗任せることは全体利益の底上げに期待ができる上に、店長自身のキャリアアップにもつながります。

就労に関わるトラブルを軽減させることができる

複数店舗のシフト管理を一括で行うことにより、就労に関するトラブルを未然に防止することができます。店舗単位でシフト管理を行った場合、属人化することで独自ルールなどが発生し、法律を無視したシフトになる可能性があります。

店舗ごとではなく、複数店舗のシフトを可視化させて法律に沿ったシフト管理を適切に行うことで、過度な残業や休日出勤などを事前に防ぐことが可能です。無理なシフトがないかチェックすることで、店舗内の独自ルールの発生も阻止できます。

店舗間でヘルプを行う際の注意点

複数店舗のシフト管理を一括で行うことで、店舗間のヘルプ人員の配置がしやすくなるなどのメリットが得られる一方で、注意しなければデメリットが発生するケースもあります。

ヘルプを行う場合は、店舗ごとの給与や交通費の違い・シフト確定のタイミングなど、バラつきがあるとさまざまな業務に影響を与える恐れがあります。また、円滑な業務を行うために、他店舗からのヘルプ人員を受け入れる体制を整えておく必要もあります。

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店舗ごとの給与や交通費の違いに気をつける

他店舗からのヘルプに入った場合、所属店舗で勤務する際の交通費や時給が異なるケースもあります。ヘルプ人員としてさまざまな店舗に配置されるたびに、異なる交通費と時給を設定するのは、給与計算や労働管理業務においてミスを発生する要因ともなりかねません。

また、ヘルプに入った従業員は普段と異なる環境で業務を行うため、通常の時給では納得できないことにも配慮が必要です。そのため、ヘルプの際はヘルプ手当として、一定額でヘルプ時の時給・交通費を支払うなどのルール設定を行う手段を採用している企業もあります。

ヘルプ手当を設定することで給与計算の手間もかからず、従業員にあらかじめ手当の説明を行えるため、納得の上ヘルプに入りやすくなります。ルール設定は各店舗ごとに認識の違いがないよう周知しなければなりません。

シフトを確定するタイミングに気をつける

店舗ごとにシフト作成を行っている場合、シフトを確定するタイミングに気をつけなければなりません。店舗ごとにシフトを確定する日が異なる場合、複数店舗のシフト管理を一括で行うスタイルに移行する際は、シフトの切り替え日前後の勤務に注意が必要です。

シフトの切替えタイミングに気をつけなければ、連勤の上限を超えてしまうことや、従業員の希望する勤務日数の過不足が発生することも考えられます。

そのため、複数店舗のシフト管理を一括で行う前に、シフト確定を行うタイミングを統一しておく必要があります。確定タイミングを統一することで、店舗間のヘルプ配置も実施しやすくなります。

他店舗からの従業員を受け入れる態勢を整える

他店舗からヘルプが入ってもスムーズに業務が行えるように、ヘルプの受け入れ態勢を整えておく必要があります。店舗間の協力関係が整っていなかったり、店舗独自のルールを強制したりすると、ヘルプで入った従業員にとって働きにくい環境となります。

ヘルプに入ることに対して悪い印象を持つと、店舗間の協力体制が成立しにくく、従業員の離脱リスクも高まります。複数店舗での協力関係を円滑にするために、ヘルプで入った従業員が働きやすい環境を整えておくことが重要です。

複数店舗のシフト管理を一括で行う方法

複数店舗のシフト管理を一括で行う方法はいくつかあります。Googleスプレッドシートを活用する方法や、自社でシステム開発を行う方法もあります。また、シフト管理システムを導入して便利な機能を活用する方法もおすすめです。

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Googleスプレッドシートで管理する

シフト管理はGoogleスプレッドシートを利用して作成することが可能です。表計算ソフトのエクセルでシフトを管理することもできますが、Googleスプレッドシートと比較すると共有の難しさがあり、複数店舗の一括管理には向きません。

Googleスプレッドシートは費用をかけずにシフト管理が行えます。従業員からのシフト希望は自身での入力が可能です。しかし、複数人数で操作すると誤操作のリスクがあり、他の従業員のシフトを削除してしまうなどトラブルに繋がる可能性があります。

誤操作を防ぐには、Googleフォームを活用して収集したデータをGoogleスプレッドシートに反映することで、管理者は効率よく精度の高いシフト作成ができます。シフト作成のテンプレートもあるため、活用するのもひとつの方法です。

自社でシステム開発をする

シフト管理は、自社でシステム開発をして実施する方法があります。自社で開発したシステムであれば、業務形態や労働形態に合った管理が行えます。特に複雑な労働形態で業務を行う場合や、業界特有のルールなどを持つ企業に有効です。

自社で管理を行うため、改善したい点にも柔軟な対応ができます。しかし、システム開発を行うには、自社でサーバーを設置して専門のエンジニアがシステム構築を行います。そのため、開発コスト・メンテナンス・エンジニアの人件費など大きなコストが必要です。

シフト管理システムを導入する

シフト管理システムは、シフトの作成や希望シフトの収集や変更を一括管理できるシステムです。スマホにも対応しているものも多く、従業員にシフト表を共有できたり、シフト希望の収集をシステムを通して実施できます。

また、ヘルプ調整や申請をシステム上で行えるため、スムーズに複数店舗の人員配置を行うことが可能です。勤怠管理システムと連携できるものもあるため、他システムとの連携も確認しましょう。

しかし、システムの導入や運用にはコストが発生するため、費用対効果を確認して自社に合ったものを選定する必要があります。

シフト管理システムの選定ポイント

シフト管理システムを選ぶ際は、従業員にとっても使用しやすいかどうかに着目しましょう。シフト管理システムはシフトを作成する管理者だけでなく、シフトを提出・確認するために従業員も使用します。

そのため、従業員にとって使いにくいシステムはシフト管理業務を十分に効率化することができません。スマホアプリからシフトの提出・確認ができるなど、管理者だけでなく従業員にとっても使いやすいシステムを選びましょう。

まとめ

シフト管理とは、シフト制の従業員の勤務時間・仕事量・出勤人数などの組み合わせを調整し、管理する業務です。

複数店舗を持つ場合、一括で管理することで各店舗の状況を把握しやすくなり、ヘルプ調整も行いやすくなります。ヘルプを配置することで店舗ごとの繁閑の調整ができますが、給与や交通費の違いなどがあるため、ルールを設定することが重要です。

シフト管理は、Googleスプレッドシートを活用したり、自社システムを開発したりする方法があります。効率的なシフト管理を実施したい場合は、シフト管理システムの導入がおすすめです。