Web社内報ツールおすすめ10選（全28選）を徹底比較！選定のポイントや導入時の注意点を解説

Web社内報ツールとは、システム上で社内報を作成・更新・修正などができるツールです。紙媒体と違って、リアルタイムで共有できて物理コストが発生しないことから、近年多くの企業で社内報のデジタル化が進んでいます。本記事では、徹底比較したおすすめのWeb社内報ツールや選び方などを詳しく解説します。

目次

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1. 導入前に知っておきたい！Web社内報ツールの始め方
2. Web社内報ツールのおすすめ10選
3. 【比較表】おすすめのWeb社内報ツール10選
4. Web社内報ツールとは
5. Web社内報ツールの選び方
6. Web社内報ツールの導入の仕方と注意点
7. タイプ別｜おすすめのWeb社内報ツール
8. Web社内報の運用をさらに効果的に！関連サービスはこちら

導入前に知っておきたい！Web社内報ツールの始め方

社内報をオンライン上で作成・共有したい担当者の方にとって、最適なWeb社内報ツールを判断するのは容易ではありません。Web社内報は企業理念の浸透や社内のコミュニケーション活性化において極めて重要であり、効率的かつ効果的な運用が求められます。

Web社内報ツールの多くは資料請求をすることで、運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。本サイトでは複数のサービスをまとめて比較・資料請求することができます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適なWeb社内報ツールを選びましょう。

Web社内報ツールのおすすめ10選

ここでは、数あるWeb社内報ツールを比較して判明した、おすすめのWeb社内報ツール10選を紹介します。商品の特徴も紹介しているので、資料請求と合わせて自社に最適なサービスを検討しましょう。

Web社内報ツールの種類

Web社内報ツールは、大きく分けて3つの種類に分類されます。まずはそれぞれの特徴を比較して、自社の求めるタイプのシステム導入を検討しましょう。

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ツールのタイプ	特徴	おすすめな企業
＼Click／ Web社内報特化型	Web社内報を効率的に 作成・運用できる機能が 備わったタイプ	Web社内報のノウハウが少ない Web社内報を効率的に運用したい
＼Click／ 社内ポータル型	業務マニュアルや社内Wikiなども 一元管理できるタイプ	社内の情報を一元管理したい 業務を効率化したい
＼Click／ 情報共有ツール型	ワークフローや福利厚生など 業務や企業運営を効率化する機能が 備わったタイプ	企業運営を効率化したい 従業員の離職率を改善したい

Web社内報ツールおすすめ10選早見表

	特徴	対象規模	スマホアプリ対応	無料デモ or 無料トライアル
＼Click／	独自機能と 専門チームによる 支援を受けられる	全規模	◯	無料トライアル （2週間）
＼Click／	400種類以上の フォーマットから 動画を作成・配信	従業員数 100人〜	–	無料体験版あり
＼Click／	20種類以上の テンプレを提供	全規模	◯	–
＼Click／	記事・社員両軸で 記事の反響を分析	全規模	◯	無料デモ
＼Click／	紙の社内報制作も まとめて依頼可能	中・大規模企業 向け	◯	–
＼Click／	顧客の声から 100以上の豊富な 機能を搭載	中・大規模企業 向け	◯	製品デモあり
＼Click／	いつでも記事を 執筆・投稿できる シンプルな仕組み	スタートアップ〜 中小企業向け	–	–
＼Click／	変更履歴の 自動記録で誰が 編集したか把握	全規模	–	無料トライアル （30日間）
＼Click／	自動翻訳で 109ヶ国語に対応	全規模	◯	無料デモ
＼Click／	社内ポイントや サンクスカードで 推奨行動を明確化	全規模	◯	無料デモ

迷ったらこれ！おすすめWeb社内報ツールをピックアップ

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Web社内報特化型

Web社内報ツールには、テンプレートや直感的な操作で簡単に社内報を執筆・更新できるツールが多数あります。また、Webならではの機能として動画にも対応しており、中には動画制作から配信までを一つのシステム上でできるものもあるため、担当者の制作負担を軽減できます。

Web社内報特化型は、Web社内報に関するノウハウを持つベンダーや、社内報制作の実績が豊富な会社の目線からあると便利な機能が豊富に備わっています。そのため、Web社内報を初めて運用する企業でも安心なサポートや作業を効率化できる機能が揃っており、紙の社内報から移行したい企業にもおすすめです。

業界初の分析機能で社内報施策のPDCAを迅速化「ourly」

テンプレートや動画作成機能で制作負担を大幅に軽減！「TSUTAERU」

社員参加型のコミュニケーションが可能！「社内報アプリ」

デザインの変更・コンテンツ制作もお任せ！「ザ社内報」

経験豊富なカメラマン・ライターに取材や撮影を依頼できる「WMZ」

ロゴや画像背景を差し替えて自社オリジナル仕様に！「SOLANOWA」

投稿記事はメールやチャットで社内に自動通知！「Story」

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社内ポータル型

社内ポータル型とは、Web社内報だけではなくマニュアルやFAQ、社内SNSなどの機能も備わったタイプです。Web社内報だけではなく、あらゆる情報を一元管理できることで、業務に関する情報を集約できてデータを探し出す手間や時間を削減できます。

タイムラインや社内SNS機能が搭載されているツールなら、手軽に社内交流もできるため、社内のコミュニケーションを活発化させたい企業にもおすすめです。

マニュアル・社内Wiki・FAQも管理・共有できる「NotePM」

企業の理念・クレドを浸透させて経営陣との信頼性強化「WORKSTORY」

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情報共有ツール型

情報共有ツール型は、社内ポータル型と同様にWeb社内報に留まらず、あらゆる情報を共有できるタイプです。情報共有ツール型では、ワークフローや福利厚生に関する施策、日報の送信など企業の運営を効率化しながら、従業員のエンゲージメント向上にもつながる機能が多数備わっています。

そのため、業務の効率化や従業員の定着率の向上、離職率の改善に取り組みたい企業にもおすすめのタイプです。

組織に合わせてコンテンツをカスタマイズできる「TUNAG」

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【比較表】おすすめのWeb社内報ツール10選

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【全28選】その他のおすすめWeb社内報ツールを見る

Web社内報ツールとは

Web社内報ツールとは、社内報をWeb上で作成・閲覧できるシステムです。Web社内報ツールによって効率的に社内報を作成でき、動画の活用や閲覧率の把握もできます。そのため、これまでは紙媒体での発行が主流でしたが、時代と共にデジタル化へ移行する企業も増えています。

また、ベンダーによっては運用やコンテンツ制作のサポートがあるため、効果的な社内報の運営につながります。ここでは、社内報の目的とWeb社内報が注目されている背景を解説します。

社内報の目的

社内報は、情報共有を目的に作成・配布されます。日常の細かい業務連絡などは、各部署を通じて担当者へ伝えられますが、経営方針や長期的なビジョンを口頭で伝えるのは困難です。その場合に社内報を活用すれば、全従業員へ平等に必要事項を伝えられます。

また、従業員のスキルアップに役立つ情報を発信することで、従業員の成長もサポートできます。さらに、社内報で業績や成果、表彰などを紹介すれば、一体感を育めるとともに従業員のモチベーション維持にもつながるでしょう。

Web社内報が注目される背景

これまで社内報といえば、主に新聞・雑誌のような紙の冊子で社員に配布されてきました。しかし、働き方の多様化やテレワークが進み、紙媒体での配布が難しいケースも増えてきたことから、Web社内報が注目されるようになりました。

社内報は社内の情報共有とコミュニケーションを図ることを目的としていることが多く、代表的なコンテンツとして、経営層からのビジョン、インタビュー、社員紹介、座談会などが取り上げられてきました。

社内報の目的はそのままに、Web社内報という新しい形で会社の軸となる経営ビジョンなどを共有して、社員同士が顔を合わせる機会が少ない中でもコミュニケーションを図る取り組みが進んでいます。

社内報を一般公開する「オープン社内報」を実施する企業も増えている

基本的に社内報は、社内だけで公開するものでしたが、近年は一般公開する「オープン社内報」を実施する企業も増えています。社内報を公開することで、企業の風通しの良さやオープンな社風をアピールできたり、採用時のミスマッチを防いで効率的な採用活動にも繋げられます。

オープン社内報の作り方として、紙媒体を各所に配布する方法もありますが、外部への代行や社外に配布する分のコストが発生する点に注意が必要です。対してWeb社内報なら物理的なコストもかからず、既存のプラットフォームに掲載するだけで、インターネットを介して多くのユーザーが閲覧できます。

そのため、Web社内報ツールを活用して魅力的な社内報を作成する企業が増えています。

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Web社内報と紙の社内報の違い

Web社内報と紙の社内報の違いとして、まず挙げられるのがコスト面です。紙の場合、印刷・配送にかかる費用が発生するため、ツール上で完結するWeb社内報のほうがコストを抑えられます。また、紙の社内報は記事作成から配布までに時間がかかりますが、Web社内報はリアルタイムで更新でき、スピード面や共有しやすさに優れています。

しかし、Web社内報はテンプレートを提供するツールも多いですが、紙媒体のように自社の雰囲気に合わせて自由にデザインするにはスキルが必要になります。ただし、Web社内報では動画や音楽を共有できて、従業員の興味や目を惹くコンテンツを掲載できます。

また、Webならではの利点として、Web社内報は読了率や閲覧数などのデータ収集や、コメント機能によって記事への反応を把握できるため、人気記事の傾向も分析できます。紙の社内報の場合、どのくらいの従業員に社内報が読まれたかを正確に把握することは難しく、記事への反応もわかりにくい点に注意が必要です。

比較項目	Web社内報	紙の社内報
コスト	〇	△
スピード	◎	×
共有しやすいか	◎	△
デザインの自由度	△	〇
分析のしやすいか	◎	△

紙の社内報からWeb社内報に移行する際のポイント

Web社内報を導入する企業の中には、紙の社内報と並行して運営を行う事例もあります。上述したようにWeb社内報は、最新情報をリアルタイムで共有できますが、社用PCやスマートフォンでのみ閲覧を許可されている場合、社員の家族などは読めないケースがあります。

しかし、紙の社内報なら家に持ち帰って、家族に読んでもらうことも可能です。Web社内報と紙の社内報のメリットとデメリットをよく理解し、それぞれに適した情報を振り分け、両方の媒体を並行して運営するのも一つの手段です。

Web社内報のメリット

Web社内報ツールを導入することで多くのメリットがあります。ツール導入によって、担当社員の負担軽減や業務の効率化・コストカットが期待できます。

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重要な情報発信・共有が迅速に行える

紙による社内報とは違い、Web社内報ツールであれば作成完了してから即座に配信できます。そのため、印刷などにかかる手間と時間を削減しつつ、重要な情報発信・共有が迅速に行える点が大きなメリットです。

また、Web社内報が投稿・更新されると、メールやチャットツールを介して社内に通知できるため、従業員が社内報の存在を知らず読んだことがないといったケースも防げ、緊急性の高い情報においても素早く共有できます。

実際に読まれる社内報の作成が可能

社内報は作成しても読まれなければ意味を成しません。特に、紙による情報発信では重要性が低く捉えられてしまうだけでなく、誰がどのくらい読んで把握したのかといった状況も確認できません。

しかし、Web社内報ツールを導入して閲覧率を分析することで、効果検証や読み手の反応を可視化して改善・修正へとつなげられます。また、間違った内容があった場合、正しい情報にすぐに訂正・更新できるため誤情報が広まるリスク軽減にもつながります。

ペーパーレス化によるコスト・工数の削減

従来の社内報は、ファイリングや保管場所の確保など管理に手間やコストがかかり、探すための時間も発生します。Web社内報を取り入れることで、過去の記事がデータですぐに参照でき、記事の一元管理ができるようになるので効率化が可能です。

また、記事が完成してから修正する場合、紙の社内報は融通がきかないケースが多くなります。一方、Web社内報はすぐに修正・加筆して画面を差し替えることができるので、作成にかかる工数や人件費・印刷代などのコストも減らせ、企業全体のコスト最適化につながります。

閲覧率向上に期待できる

社内報の閲覧率を上げるためには、記事を充実させることも大切ですが、マルチデバイスに対応可能なサービスを選ぶことも効果的です。

社内でPCアカウントを所持していても、外出先から会社へ戻ってからは他の業務に気を取られて、社内報を見るタイミングを逃すこともあります。スマートフォンからも閲覧できるようにすると、外出先などでの少しの空き時間に社内報に目を通せるため、従業員全体で社内報の閲覧率が向上するでしょう。

Webならではの機能を活用できる

これまでの社内報は、会社から社員へ情報発信することはできても、双方向のコミュニケーションを図るといった役割は持ち合わせていませんでした。Web社内報では、今までの情報発信内容に加えてWebならではの動画も活用でき、社内のあらゆる職種や年代に向けて目を惹く魅力的なコンテンツを作成できます。

また、リアクションやコメント機能を効果的に使うことで、社内報への参加意識を社員に持ってもらい、会社に関わることを自分ごととして捉えてもらうきっかけにもなります。その結果、双方向のコミュニケーションが促され、会社への帰属意識を高めることも期待できます。

Web社内報ツールのおすすめ10選を見る

Web社内報のデメリット

以上のようにWeb社内報には多くのメリットがありますが、導入の仕方によってはデメリットが発生することもあります。ツール導入を検討するときは、以下のことにも注意して選ぶようにしましょう。

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閲覧するための環境整備が必要

Web社内報を導入する前には、閲覧するためのインターネット接続やWebブラウザの用意が必要になり、企業によっては、関連する電子機器の追加準備が必要になることもあります。Web社内報で動画を共有したい場合、動画撮影用の機材や編集ツールも必要になり、一定のコストがかかる可能性があります。

また、年配の従業員が多いなどでITスキルが少ない場合、スマートフォンやタブレットでWeb社内報を閲覧できるようにしても上手く扱えず、閲覧率の向上が見込めないことも考えられます。紙の社内報からWeb社内報に移行する際は、事前に必要な準備やコスト、Web社内報を運用するための従業員への教育方法を確認しておきましょう。

長文の内容は読みにくい可能性がある

Web社内報をスマートフォンでも閲覧したい場合、長文の内容だと見にくく読みにくい恐れがあります。パソコンと比較するとレイアウトが縦長になってしまい、わざわざ拡大する手間がかかるなど社内報の閲覧自体が従業員にとってストレスになることも考えられます。

そのため、文章を簡潔にまとめるなど文量に注意して作成したり、Web社内報ツールを導入する際はマルチデバイスやスマホアプリに対応し、スマートフォンでも読みやすく設定できるかを確かめましょう。

デザインレイアウトにこだわれない可能性がある

Web社内報を作るとき、デザインやレイアウトにこだわることができるツールを選ぶと、プログラミングや高度なIT知識が必要になることがあります。その場合、社内報担当者の知識量によっては作成に時間がかかり、自由度が高い紙ほど、レイアウトにもこだわれない恐れがあります。

社内報担当者にHTMLなどの知識がなくても、用意されたテンプレートを使って簡単にきれいな社内報を作れるサービスも豊富です。ただし、デザインに強いこだわりがあると、社内報のビジュアルが少し物足りないと感じる場合もあるため注意しましょう。

Web社内報を効率的に作成できるおすすめツールはこちら Web社内報の制作をサポートしてくれるおすすめツールを見る

Web社内報ツールの主な機能

Web社内報ツールは、オンライン上で社内報を作成できるだけではなく、複数の便利な機能も搭載しています。ここからは、Web社内報ツールの機能と期待できる効果について表にまとめたので、自社に必要な機能を確認してみましょう。

機能	主な内容
記事作成・編集機能	・簡単に記事の作成や画像、動画を挿入できる
分析機能	・閲覧状況の分析 ・人気記事の傾向を把握できる
コメント機能	・社内報への参加意識が向上 ・コンテンツへの評価を可視化できる
リアクション機能	・社内コミュニケーションの活性化
通知機能	・社内報へのアクセスを促す
カテゴリ・タグ機能	・カテゴリごとに記事を分類できる
プロフィール機能	・顔写真や特技などを記入 ・業務上のスムーズな交流を促す
アンケート機能	・従業員からのフィードバックを収集 ・ランキングなど社内報のネタにも活用できる
アクセス制限機能	・社内報を編集・閲覧できる従業員を制限

Web社内報ツールの選び方

Web社内報ツールを選ぶ際の重要なポイントは、タイプ・機能・対応端末の違いです。自社にとって、費用対効果を最大限発揮できるWeb社内報ツールの選択が重要となります。ここでは、Web社内報ツール選びに重要な3つのポイントを解説します。

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ツールのタイプが自社に合っているか

Web社内報ツールのタイプは、上述したように「Web社内報特化型」と「社内ポータル型」、「情報ツール型」の3種類に分けられます。例えば、Web社内報特化型は、Web社内報を効率的に作成・運用できる機能のみ備わっているため、初心者にもおすすめなタイプです。

社内ポータル型は、Web社内報だけでなく各業務のマニュアル、社内FAQや社内Wikiなども運用したい企業におすすめで、社内の情報を効率的に管理できます。

また、情報共有ツール型は、Web社内報や社内Wikiなどに留まらず、各従業員が持つナレッジの共有、ワークフロー、福利厚生に関する施策などあらゆる情報共有を効率化したい場合に適しており、企業運営の効率化を図れます。扱いやすさと活用範囲の広さに大きな違いがあるため、自社に合ったタイプを選択するのがおすすめです。

Web社内報ツールの種類についてはこちら

自社に必要な機能が備わっているか

Web社内報ツールの機能は多岐にわたり、それぞれの製品ごとに搭載されている機能は異なります。そのため、自社が必要とする機能を明確化し、目的に沿った運用を行いながら費用対効果を高めることが重要です。

以下では、多くのWeb社内報ツールが搭載している便利な機能について具体的に解説します。

データ分析機能

Web社内報ツールには、Web社内報の記事別アクセス数・滞在時間などを自動記録する機能が搭載されています。記録したデータを部署・性別・年齢別などの属性に分けて分析すれば、どのような従業員がどのような記事を求めているのかを明確に把握できます。

ただし、ツールによって記録できるデータや分析手法は異なるため、自社の求めている分析ができるかどうかの確認が必須です。また、属性の取得において他ツールとの連携が必要になる場合もあるため、自社の既存システムと連携できるかの確認も求められます。

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テンプレート機能

効率的に記事を作成したい、社内報作成に関するノウハウが少ないといった企業は、テンプレート機能が備わったツールの導入がおすすめです。作成した文章と写真を指定の位置に挿入するだけで、従業員が読みやすくビジュアルも整ったWeb社内報を簡単に作成できます。

テンプレートの種類が豊富なツールを選ぶと、飽きがこない社内報を作成でき、従業員の興味や関心を引けるでしょう。また、企業ロゴや背景などをカスタマイズできる機能があれば、自社オリジナルのようなWeb社内報を運用できて、従業員のエンゲージメント向上にも期待できます。

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通知機能

新しいWeb社内報を公開した際、従業員が気付かないと見てもらえません。通知機能が備わったツールなら、メール通知やプッシュ通知を行って、新しい社内報の公開を従業員に知らせられるため、社内報の閲覧率向上に大きな効果が見込めます。

閲覧率の向上は、従業員の情報格差をなくすために重要な要素です。Web社内報ツールには閲覧率を取得できる機能を搭載した製品もあり、閲覧率が低い記事は通知方法や内容の改善が求められます。ツールの中には、SlackやX（旧Twitter）などと連携して、通知機能を効果的に活用できる製品もあります。

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リアクション・コメント機能

Web社内報ツールの中には、Web社内報の中に「いいね」ボタンを付加したり、コメント欄を設けられるなどリアクション・コメント機能を搭載したものもあります。社内報に対する社員の反応を感じられることで、より良い社内報作りにつながります。

また、従業員にとっての社内報が見るだけのものから参加するものへと変化し、社内報への意識が高まるでしょう。特に、Web社内報のコメントであれば従業員は気軽に参加できるため、従業員同士の社内コミュニケーションの活性化にも期待できます。

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マルチデバイス・アプリに対応しているか

最近のWeb社内報を閲覧するデバイスには、パソコン・タブレット・スマホなどがあり、OSもWindows・MacOS・ChromeOS・Android・iOSなど多岐にわたります。そのため、Web社内報の閲覧率を高めるには、マルチデバイスやアプリへの対応が必要です。

パソコン表示に最適化されたWeb社内報をスマホで見ると、非常に見づらい画面となり、サイトの離脱率が高くなってしまいます。したがって、社外でも閲覧可能なWeb社内報の作成には、マルチデバイスやスマホアプリに対応したWeb社内報ツールを導入しましょう。

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Web社内報ツール選びのその他の比較ポイント

自社に必要な機能を搭載したWeb社内報ツールが複数ある場合は、それぞれのツールを比較して自社に最適なものを選びましょう。ここでは、Web社内報ツール選びにおけるその他の比較ポイントを解説します。

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担当者が作成・運用しやすいか

Web社内報のメリットの1つに、社内報作成の効率化があります。メリットをより活かすためには、コンテンツの作成が容易かつ運用しやすいツールの導入が必要です。そこで、導入前にコンテンツ作成支援機能の有無とUIのチェックが必要となります。

コンテンツ作成支援機能では、コンテンツの作成が簡単に始められるテンプレートの確認や修正・加筆のしやすさ、コメントやリアクションの添付・管理のしやすさなどを確認しましょう。その際、魅力的なコンテンツにするためには、動画添付機能も有効です。

また、製品によって記事作成で使用するUIが異なります。UIはツールの操作性を大きく左右するため、できる限り直感的に操作できるツールがおすすめです。操作しやすいツールなら、担当者不在時の社内報訂正において代行者による対応も簡単にできるでしょう。

セキュリティ対策が万全か

一般的に、社内報には社内の未公開情報を掲載する場合が多いです。セキュリティ対策がしっかりと施されていないシステムでは、機密情報が外部に漏れてしまうリスクが高まるため、導入するツールのセキュリティ対策を確認しましょう。

その際、セキュリティ強化の国際規格であるISMS認証を受けているベンダーの選択もおすすめです。なお、すでに自社内のシステムにセキュリティソフトを導入している場合は、セキュリティソフトとの相性も合わせて確認する必要があります。

サポート体制が充実しているか

初めてWeb社内報ツールを導入する場合や、社内にWeb社内報作成のノウハウを持った人材がいない場合は、ベンダーのサポート体制の充実さが重要な比較ポイントになります。サポート体制はベンダーごとに大きく異なるため、注意が必要です。

サポートのチェックでは、どこまでが無料でどこから有料なのかというサポート範囲をはじめ、問い合わせ方法・対応時間の確認も求められます。また、専門のコンサルタントがコンテンツの作成から運用まで、トータルサポートしてくれるベンダーもあります。

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Web社内報の運用のポイント

Web社内報を効果的に運用していくには、更新頻度やコンテンツの工夫など気を付けたいポイントがあります。ここからは、Web社内報を社内に定着させて、上手に運営するためのポイントについて解説します。

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更新頻度を高くする

Web社内報に載せるメインコンテンツは、経営理念やビジョン、インタビュー、社員紹介などですが、特に会社を存続する軸となる経営ビジョンは、社員に繰り返し発信して浸透させたいメッセージです。しかし、読み手が堅苦しく感じる話ばかりの内容だと、従業員に読まれなくなってしまう恐れがあります。

そのため、Web社内報を運営する企業の中には、エンターテイメント性が高いコンテンツを織り交ぜながら、社員に向けて経営メッセージを発信する工夫をしている事例もみられます。従業員に理解や浸透を促すには、繰り返し発信していく必要があるため、更新頻度を高くすることで社内報が発信するメッセージを受け取りやすくなります。

更新通知でアクセスを促す

社内報で更新があった際には、あらかじめ更新通知が表示されるように設定すると開封率の向上につながります。スマートフォンに対応している場合は、メール通知とアプリのプッシュ通知を設定してもらうように社員へ協力をあおぐとよいでしょう。

「更新のお知らせ」といったメッセージを表示できると、従業員が気軽に開封することが見込まれ、開封率アップにつながります。

社員の興味を引くコンテンツ・内容を考える

Web社内報ツールは、Webならではの機能を数多く搭載しています。例えば、動画で役員メッセージを配信することで、テキストで伝えるよりも人柄が伝わりやすくなり、従業員もメッセージを受け取りやすく、理解を深めやすい効果があります。

また、定期的に分析機能を使って、発信内容に反映させていくことも重要です。社内報を読む従業員の立場になって、自分のこととして捉えられる観点で記事を作ることが大切です。

Web社内報ツールの導入の仕方と注意点

Web社内報ツールは、質の高い社内報の作成と閲覧率の向上が期待できる便利なツールです。しかし、導入にはいくつか注意点があります。ここでは、Web社内報ツールの導入における注意点について解説します。

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①導入目的やゴールを明確にする

まずは、Web社内報ツールの導入目的を明確にすることが重要であり、そのためには明確なゴール意識を持つ必要があります。社内報ツールは、社内報の発行自体が目的になりやすく、何のために社内報を発信するのかが後付けになっているケースも多いです。しかし、この状態では社内報を読む従業員も少なくなり、コストの無駄になり得ます。

そのため、社内の円滑な情報共有や社員のモチベーション向上など、導入目的やゴールを明確に設定し、その達成度を測る指標を定めておくことで、Web社内報ツールをより効果的に導入・運用できます。

②コスト・費用対効果を確認

Web社内報ツールはインターネット上で利用するクラウド型が多く、導入時に必要な初期費用と合わせて月額費用が発生します。したがって、導入時には運用コストに見合うだけの効果を把握しておきましょう。月額費用は製品によって大きな差があり、機能が多くなるほど高額になる傾向があります。

つまり、自社では使用しない機能を搭載したツールの導入は、無駄なコストが発生して費用対効果を低下させてしまう可能性が高いです。ツールの中には、月額料金を利用ユーザー数に応じて設定している料金プランもあり、従業員数が少ない企業であるほど、最適なユーザー数の設定でコスト削減が図れる場合があります。

機能によって複数の料金プランを設定しているツールも多く、その中から自社に合ったプランを選ぶのも費用対効果を高める1つの方法です。また、最初は機能の少ない安いプランで利用を始めて、必要に応じて高機能のプランに変更する導入方法もおすすめです。

③ID・パスワード発行方法を検討

Web社内報は従業員向けのものであり、社外からアクセスできないようにする必要があるため、多くのツールでIDやパスワードの発行によって外部からのアクセスを制御します。発行方法には、IPアドレス制限タイプ・全社共通タイプ・個人別タイプの3つの方法があります。

発行方法を選ぶ際は、自社に導入するWeb社内報ツールの機能やプライバシーポリシーに沿っているかを確認することが大切です。

IPアドレス制限タイプ

IPアドレスとはネットワーク上にあるコンピュータの住所のようなもので、ネット上の各デバイスは固有のIPアドレスを持っています。IPアドレスで制限するには、社内報が保存されているサーバーにアクセスを許可するIPアドレスをあらかじめ登録しておきます。

これにより、サーバーに登録されていないデバイスはサーバーからアクセスを拒否され、外部からの社内報の閲覧ができなくなります。このタイプは、社内ネットワークなどの限られた範囲でのWeb社内報の閲覧に適した方法です。

全社共通タイプ

全社共通タイプは、全社共通または支社ごとにIDとパスワードを発行し、従業員に社内報が保管されているサーバーにアクセスさせる方法です。社外からのアクセスを想定した場合の最も簡単な方法ですが、IDやパスワードが外部に漏れると、全ての従業員がIDやパスワードの変更を余儀なくされるため注意しましょう。

また、共通のIDやパスワードになっているため閲覧者のアクション記録が取れず、コミュニケーションツールとしての利用ができないデメリットもあります。

個人別タイプ

個人別タイプでは、従業員一人ひとりに固有のIDとパスワードを発行します。全社共通タイプと異なり、IDとパスワードで個人が特定できるため、Web社内報ツールを従業員のコミュニケーションツールとして活用する場合におすすめです。

また、アクセスした個人の閲覧データの取得や分析ができ、分析結果を基に情報発信の方法と社内報の改善が行えます。しかし、IDの発行数が多くなるとIDを管理する担当者が必要となったり、従業員に対してIDとパスワードの管理方法を教育するなど、時間とコストがかかる場合もあるため注意しましょう。

④ID・パスワードの運用方針・ルールを決める

IDやパスワードが外部に漏れると情報漏えいやデータの破壊の原因となるため、管理は厳重に行わなくてはなりません。特に、情報漏えいは自社の信用失墜につながりかねないため、社内のIDやパスワードの運用方針・ルールを決めることが重要です。

ルールの中には、他人のユーザーIDを使わない、利用しなくなったら管理者に連絡する、パスワードは定期的に変更するなどを明記し、全従業員に周知して徹底することが重要です。また、使う文字種・文字数などを指定することも有効です。

⑤目標達成のための運用体制を整える

Web社内報ツールを導入する前に、運用体制を整える必要があります。社内報発行は特定の部署が担当するのか、部署横断的に社内報に関わりたい従業員で行うのか、各部署交代制にするのかなど、社内報発行の担当部署や担当者を決めましょう。

また、どれくらいの頻度・ボリュームで発行するのか、どのような企画や内容を掲載するのかといった企画も予め検討しておくと、スムーズに運用しやすくなります。

Web社内報の運用ポイントをもう一度見る

その他のおすすめWeb社内報ツール

冒頭では紹介しきれなかった、その他のおすすめWeb社内報ツールをご紹介します。特徴別にご紹介しているので、比較検討の際は参考にしてください。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

【Web社内報特化型】コンテンツ作成をサポート

【社内ポータル型】無料プラン・無料トライアルあり

【社内ポータル型】動画の制作や配信ができる

【情報共有ツール型】スマホアプリに対応

【情報共有ツール型】動画に対応

その他のおすすめWeb社内報ツールを見る

Web社内報ツールに関するよくある質問

ここからは、Web社内報ツールに関するよくある質問について紹介します。少しでも疑問点をなくして、失敗のないツールの導入を進めましょう。

Web社内報ツールに無料デモや無料トライアルはありますか？

Web社内報ツールを提供する多くのベンダーで、無料デモまたは無料トライアルを設けています。無料デモは、実際の操作画面を見ながらオペレーターの解説を受けるケースが多く、公式サイトだけではわからない細かい面を詳しく知れます。

無料トライアルは、ツールの導入前にテスト運用できる期間で、1週間〜1ヶ月程度設けられていることが一般的です。実際に社内で利用できるため、担当者のスキルと社内法の作成方法が合っているか、導入・運用コスト以上の効果が見込めそうかなどを細かく評価できます。

どちらも導入前にツールについて詳しく知れて、「操作が複雑で扱いにくい」「機能が多くて持て余してしまう」などの導入失敗のリスクを減らせるため、Web社内報ツールを選ぶ際には積極的に活用するのがおすすめです。

無料デモ・無料トライアルを提供するおすすめツールを見る

＼無料で利用できるWeb社内報ツールはこちら！／

Web社内報ツールの料金相場はどれくらいですか？

Web社内報ツールの料金相場は、ユーザー数や利用規模、機能、タイプによって大きく異なり、情報共有ツール型は初期費用が無料で導入できるものも多い一方、自社オリジナルの社内報を作成・カスタマイズできるツールの場合は数十万円のコストが発生するケースもあります。

特にWeb社内報特化型のツールは、どのような社内報を作成したいかといったニーズに合わせて、料金プランを提案してくれるため、まずは問い合わせてみるのがおすすめです。

Web社内報にはどのような内容を掲載すればいいですか？

Web社内報ツールを導入しても、従業員に読まれなければ意味がありません。しかし、従業員の興味を引く内容やネタを考えることは難しいです。Web社内報の一般的なネタとしては、社員インタビューや座談会、結婚・出産報告などがあり、コミュニケーションのきっかけにもなるでしょう。

また、従業員が楽しめるネタには、社食の人気メニューランキングや自社近くで食べられるおすすめのランチ・居酒屋の紹介、従業員のカバンの中身などが挙げられ、次の更新が待ち遠しくなるような企画としておすすめです。

Web社内報の内容を考える際は、社内報を作成する目的をはっきりさせたり、従業員が気になっている話題やトレンドを把握することが大切です。これによって、企業として伝えたいことが従業員に浸透したり、企業への愛着心向上につながります。

まとめ

Web社内報ツールは、社内報をデジタル化して作成・更新・修正などを効率的に行えるツールです。Web社内報ツールには、Web社内報特化型・社内ポータル型・情報共有ツール型があり、ツールごとに搭載機能や閲覧できるデバイス対応などに違いがあります。

さまざまなツールを比較して自社に最も適したツールを選ぶことで、優れた費用対効果が期待できるでしょう。また、操作性やセキュリティ対策の確認、ID・パスワードの運用ルールの策定なども導入における重要なポイントです。

Web社内報ツールの導入は、魅力的な社内報の作成に大変有効であり、多くの従業員に読まれる社内報の作成に貢献します。本記事の内容を参考にWeb社内報ツールを導入し、経営者の想いや理念を効果的に伝え、社内の一体感を育むという社内報の役割が最大限に発揮して、より円滑な企業経営を実現させましょう。

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