シフト管理にAIを活用するメリット｜注意点やツールの選び方も解説

シフト管理では、シフト作成に時間がかかる、ミスや変更が発生しやすいといった課題があります。このような課題を解決する方法の1つが、AIの活用です。この記事では、シフト管理にAIを活用するメリットや注意点、AI搭載の管理ツールを選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. シフト管理にAIを活用しよう
2. シフト管理における課題
3. AIを活用してシフト管理を行う方法
4. AI搭載のシフト管理ツールを活用するメリット
5. シフト管理にAIを活用する際の注意点
6. AI搭載のシフト管理ツールを選ぶ際の確認ポイント
7. まとめ

シフト管理にAIを活用しよう

企業におけるシフトの作成や管理は、多大な労力と時間を要する作業です。効率化するためには、シフト管理ツールの導入が推奨されます。シフト管理ツールとは、クラウド上で従業員の勤務シフト作成や調整、共有ができるシステムです。

近年では、AIを活用してシフトを自動作成できるツールも登場しています。本記事では、シフト管理における課題やAIを活用するメリット、注意点、AI搭載のシフト管理ツールを選ぶ際のポイントなどを解説しています。

シフト管理における課題

社内でシフト管理を行う担当者や管理者は、日々シフトを作成するために時間を割き、さまざまな点を考慮して作成するなど、大変負担が大きい点が難点です。ここでは、シフト作成担当者が手動でシフト作成する際の問題点や課題についてご紹介します。

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シフト表の作成に時間がかかる

手作業で勤務シフトを作成すると、人間による作業のため時間がかかってしまいます。部門別にシフトを作成する必要があるなど作成する量も多いため、担当者は大きな時間と労力をかけることになり、負担が増加します。

人員をただ単に割り振ったシフトを組むだけなら、さほど時間がかからないかもしれません。しかし、各従業員が自分の休暇予定を申請して、その希望に基づいてシフトを作成しなくてはならない場合、手作業によるシフト作成は膨大な仕事量と言えます。

ミスや変更が発生しやすい

人間が手作業でシフトを作成すると、作成時だけでなく画面入力や勤務時間計算においてもミスが発生する恐れがあります。また、多くの従業員のシフトを担当者が1つずつ入力すると、時間がかかってしまいます。

また、シフトを作成して配布した後に変更希望があった場合、担当者はシフト全体を見直し再調整する必要があります。手作業で再度シフトを作り直すと、相当の手間と時間がかかる点もデメリットと言えます。

作業が属人化しがち

シフトを作成する際は、社内のさまざまな規定やルールを理解した上で作成することが求められます。また、業界ならではのルールもあり、考慮すべき点が非常に多い特徴もあります。

これらの複雑なルールを踏まえた上でシフト作成・管理ができる従業員は、どの企業においても比較的少ないのが現状です。また、経験値が高い担当者のみに毎回負担がかかってしまう点も問題といえます。

AIを活用してシフト管理を行う方法

AIを活用してシフトの管理や作成する方法には、近年注目を集めるChatGPTや、AIを搭載したシフト管理ツールの導入が挙げられます。しかし、ChatGPTを活用してシフト作成を行うには、「プロンプト」と呼ばれる指示文を作成する必要があります。

自社に適したシフトを作成するには、このプロンプトを正確に作成したり、場合によっては何度も指示を出したりする必要があります。そのため、ChatGPTの利用に不慣れな場合は時間や手間がかかるデメリットがあります。

ChatGPTに慣れていない企業には、AI搭載のシフト管理ツールがおすすめです。シフト管理ツールとは、シフトを効率的に作成・管理できるツールです。AI搭載タイプでは、希望休や従業員のスキルなどを学習させることで、AIが最適なシフトを自動作成してくれます。

AI搭載のシフト管理ツールを活用するメリット

シフト作成・管理をする際に、AI搭載の管理ツールを活用する企業が増えています。ここでは、手動によるシフト作成・管理ではなく、AIを搭載した管理ツールを導入するとどのようなメリットがあるかについて解説します。

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簡単にシフトを作成できる

AI搭載のシフト管理ツールを自社に導入・活用すると、属人化を防止することができます。誰でも簡単にシフト作成が可能となり、人的なミス防止にも繋がります。また、シフト作成後に急な変更や修正がある場合も、簡単に対応できるようになるメリットがあります。

AIには、「将来の予測や物事を分類する」「多数の組み合わせの中から最適な選択をする」などの機能が備わっています。AI搭載のシフト管理ツールを活用すると、今までのシフト表を基に、より最適な組み合わせでシフトを自動作成することができます。

法令や社内規定の要件を遵守できる

シフト管理ツールを活用すると、AIに一定のルールなどの条件を学習させ、より適切なシフトが作成できるメリットがあります。AIの1つの特徴である遺伝的アルゴリズムによって、過去データを遺伝子で表現した個体を作り、優先的に選択します。

AIのこの作業により、効率的でかつ最適なシフトを作成できるのです。また、AIは特定の人の行動を模倣して最適解を求める「群知能機能」も備えています。これを社内規定や法令などに応用し、システムが最適解を出すことができます。

このように、AI機能を備えたシフト管理ツールを導入すると、人間が作業するよりもより適切なシフト作成が可能になります。

従業員の希望やスキル、店舗状況を反映しやすくなる

AIを搭載したシフト管理システムに、各従業員の休日の希望日やスキル、店舗状況などを反映させられるのも大きなメリットです。あらかじめ希望する休日や各従業員の技能・スキルなどを設定しておくと、それを基にAIが判断し、最適なシフトを作成します。

今まで人が確認していた従業員の希望事項や能力などを考慮して細かい部分にも対応できると、従業員の希望が通りやすく、シフトの間違いを減らすことに繋がります。

人件費や人員配置を最適化できる

システム管理ツールの中には、AIによる判断で人員配置などのアドバイスをしてくれるものもあります。従来の紙で配布していたシフト表やエクセルでの入力と比べると、AI搭載のシステム管理ツールを使うことで、よりシフト作成の精度が上がります。

システムが自動でシフトを作るため、同時に人件費を削減することもできます。人件費のみならず、今まで担当者が苦心して手作業していた業務をシステムに任せることで、従業員の負担や残業を減らすことも可能です。

シフト管理にAIを活用する際の注意点

AIを活用したシフト管理は、メリットばかりではありません。企業や職場の活用方法や、さまざまな社内規定によっては活用をおすすめできないケースもあります。ここでは、シフト管理にAIを活用する際の注意点について解説します。

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ルールが明確でないとAIの活用は難しい

AIによるシフト管理システムは、今まで人がやっていた内容を忠実に再現しようとする特徴があります。そのため、AIに学習させるための規定やルールが曖昧であると、シフト管理を適切に行えなくなる可能性があります。

「AIは全てにおいて間違いがなく万能だ」とは考えずに、最初に会社のルールを決めることが大事です。シフト管理システムは1つのツールで、明確なルールを設定しないと正しく機能しないことを覚えておきましょう。

社内ルールをしっかりと決めて事前に設定することで、必要な場所に適切な人数を揃えて稼働させることができます。

ルールが頻繁に変わる現場には不向き

ルールが頻繁に変わる企業や現場には、AIを搭載したシフト管理ツールの導入はおすすめできません。その理由は、AIに学習させる元のルールが頻繁に変わってしまうと、データの蓄積ができないためです。

データの蓄積ができないと、せっかくAIを搭載した管理システムを使ってもシフト管理の精度が上がらなくなってしまいます。人の入れ替わりが激しい職場や、作業内容が頻繁に変わる職場などでは、シフト管理ツールによる管理は不向きといえます。

事情を考慮した柔軟な調整がしにくい

シフト作成において、法令の遵守や勤務時間など気をつけなければならない点は多いです。その中でも従業員同士の人間関係や、新人教育のためのベテランと新人のバランスなども考えてシフトを作成することは、従業員の働きやすさなどの面から非常に重要です。

AIは人材配置を最適化してくれますが、これらの事情を考慮した柔軟な調整はしにくい場合があります。そのため、シフト作成完了後に担当者が目視して、手作業で調整する手間が生じる可能性にも留意する必要があります。

AI搭載のシフト管理ツールを選ぶ際の確認ポイント

AI搭載のシフト管理ツールを導入する際は、自社に適切なシフトを組めるツールを選ぶ必要があります。ここでは、AIを搭載したシフト管理ツールを選ぶ際に確認しておきたいポイントをご紹介します。

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AIが担える範囲

AIによる設定がどのくらいの範囲までできるのか、そしてどこまで細かい設定ができるのかについて確認しておきましょう。また、AIの学習範囲や、急に欠員がでたときに対応が可能かについても確認しておきたいです。

病欠や忌引きなど急な欠勤がある場合や、急遽研修が入った場合にも対応し、自動計算をした上で出力する機能があると便利です。

また、国の労働基準法に対応しているかどうかも重要なポイントです。所定の労働時間・各種休暇・公休・連続勤務などについての社内規定を正しく取り込み、自動的にシフト作成するシステムであるかも確認しましょう。

AI以外の機能

シフト管理システムは、AIを活かした機能以外についても確認してから選びましょう。たとえば、社内の勤怠管理システムと連携した機能があるかどうかや、従業員が希望するシフトの申請ができる機能などがあると大変便利です。

また、共有機能を備えていると、作成したシフトを関係者全員で共有して確認できます。さらに、システム全体の操作がしやすいかどうかの操作性も確認しておきたいポイントです。

サポート体制

ベンダーによるサポート体制の充実度も重要なポイントです。AIを搭載したシフト管理ツールは多機能であるぶん、設定や操作に迷う可能性も高くなります。導入や運用に際し、どのようなサポートがあるか確認しましょう。

また、単発のアルバイトを雇う機会があるなど勤務体系が複雑な場合は、使い方の研修やコンサルティングがあるものだと安心です。その他、メール・電話・チャットなどサポートの方法や、トラブルに対応してくれる時間帯も確認が必要です。

ツールの導入前は無料トライアルの活用がおすすめ

AI搭載のシフト管理ツールを導入する際は、無料トライアルを活用するのがおすすめです。多くのベンダーでは、数日間無料で試用できるトライアル期間を提供しています。

この期間にツールを実際に利用することで、細かい機能やAIの精度、自社のニーズに適したシフト作成ができるかどうかを評価することができます。また、担当者や従業員の操作性も確かめることができるため、複雑な操作によって使いこなせないリスクの防止も可能です。

まとめ

シフト管理ツールはさまざまなタイプがありますが、AI機能を活用したものはシフトを自動作成でき、非常に便利です。今まで人間が手作業で作成していたシフト表の作成や管理を自動的におこなうことで、人為的なミスやアンバランスな人員配置を減らすことができます。

AI搭載のシフト管理ツールは、社内ルールを自動的に学習することで、条件を考慮しながらシフトを作成します。

しかし、AIが作成する特性上、最初にAIへ学習をさせる必要があります。まずは、AIに学習させるためのルールを詳細に決めて設定し、AIによる効果を最大限に得るための準備をおこないましょう。