無料のシフト管理システムおすすめ2選｜メリットや選び方を解説

シフト管理システムを活用することで、法令遵守に沿って効率的にシフト管理をすることができます。本記事では、シフト管理システムを導入するメリットや無料のシステムを選ぶ際のポイントを解説し、おすすめの無料で利用できるシフト管理システムを紹介します。

目次

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1. シフト管理システムは無料で利用できる
2. シフト管理システムを導入するメリット
3. 無料のシフト管理システムを選ぶ際のポイント
4. 無料のシフト管理システムおすすめ2選
5. その他のシフト管理システムの選び方
6. 無料のシフト管理システムの注意点
7. まとめ

シフト管理システムは無料で利用できる

シフト管理システムは、労働力のスケジュールや出勤時間を効率的に計画・管理するツールです。シフト管理システムを導入することにより、従業員の勤務スケジュールの最適化やシフトの調整が容易になり、またタイムオフの管理や残業の追跡もサポートします。 

シフト管理システムには、無料で利用できるものもあります。これらの無料ツールは、中小企業などの小規模なビジネスやチームにとって便利であり、基本的なシフト管理機能を提供することができます。

システム以外でシフト管理を無料で行う方法

シフト管理を無料で行う方法として、紙ベースや既存のエクセルを活用できます。紙ベースではシフトを手書きで作成し、スタッフに配布します。エクセルを使うとシフトをデジタルで管理でき、変更や共有が容易です。

ただし、これらの方法にはデメリットも存在します。手作業のシフト作成では時間と手間がかかり、エラーやコミュニケーションのハードルが高まります。

エクセルの場合は、複雑なシフトパターンやリアルタイムの共有が難しく、バージョン管理の問題も発生する可能性があります。これらの方法は、無料でできる一方で、効率性や正確性に制約がある点に留意しましょう。

シフト管理システムを導入するメリット

無料のシフト管理システムには、多くのメリットがあります。システムを利用することで、組織やビジネスは運用コストを最小限に抑えつつ、スタッフの労働力を最適化できます。ここでは、シフト管理システムを導入するメリットについて解説します。

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効率的にシフト管理ができる

シフト管理システムは、スケジュールの作成から変更・共有・更新までを迅速かつ正確に行え、効率性が向上します。手動でのシフト管理でかかる膨大な時間と手間が、大幅に削減されます。

また、従業員の利用可能な時間やスキルを考慮して最適なスケジュールを自動的に生成し、リアルタイムでスタッフとコミュニケーションを取ることができるため、誤ったスケジュールやコンフリクトを回避できます。

シフト管理システムの活用により、管理者はより戦略的な業務に時間を費やすことができ、スタッフは満足度の高い労働環境で業務を遂行できます。

ミスやエラーを減らせる

手作業によるシフト管理では、従業員のスケジュールやタスクの割り当てに関するヒューマンエラーが発生しやすく、これが致命的な問題につながることがあります。たとえば、勤務時間の誤った記入・シフトのコンフリクト・休暇や休日の漏れなどが挙げられます。

これらのエラーは時間の無駄になり、従業員や組織の不満やストレスの原因となります。しかし、シフト管理システムを導入することで、スケジュールやタスクの正確な記録と計算が行われ、ヒューマンエラーのリスクが大幅に軽減されます。

法令を遵守した管理ができる

労働法や規制は、従業員の労働条件や休憩時間、残業規制などを定めており、これらの法令を順守することは組織にとって極めて重要です。シフト管理システムは、法令に則ったスケジュールの作成や勤務時間のトラッキングを支援します。

違反や違法な実施が減少して法的なリスクを軽減することで、組織は労働法規制への適合を確保し、労働環境の改善を実現できます。また、法令順守は労働者との信頼関係を築き、法的紛争を防ぎます。

データの蓄積と分析が行える

シフト管理システムはスケジュール・出勤時間・休暇・残業などのデータを集約し、保存します。これらのデータにより、組織は労働者の労働パターンや傾向を把握し、最適な人材配置を行えます。

データ分析によって、ピークタイムや需要の変動を予測してスタッフを最適に配置することが可能となり、無駄な時間やリソースの浪費を防ぐことができます。データの蓄積と分析は、効率的な労働力の活用と組織の生産性向上につながります。

無料のシフト管理システムを選ぶ際のポイント

無料のシフト管理システムを選ぶ際には、注意すべきポイントがいくつか存在します。これらのポイントを考慮することで、組織やビジネスに最適なツールを見つけることができます。以下では、そのポイントについて詳しく解説します。

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無料トライアルか完全無料か

シフト管理システムを導入する際は、無料トライアルか完全無料のフリーソフトウェアかを確認しましょう。通常、無料トライアルは一定期間でさまざまな機能を試用できますが、期間が過ぎれば有料となります。

一方、完全無料のソフトウェアは常に無料で使用できますが、一部機能や利便性に制限がある場合があります。システムを選択する際は、組織のニーズや予算に合致するかどうかを検討しましょう。

必要な機能があるか

無料版を選ぶ際には、制限事項に留意する必要があります。無料版には通常、利用制限や機能制限が存在し、組織の必要な機能に制約がかかることがあります。

たとえば、従業員数やシフトの複雑さに応じて制限が発生する場合があり、大規模な組織や高度なニーズを持つ場合、無料版だけでは要求を満たせないことがあります。

従って、組織のニーズに合った機能を提供する有料版への移行が必要になることも考えられます。無料版の選択時には、将来の成長や要件変化に備えて検討が必要です。

アプリ対応しているか

無料のシフト管理システムがアプリ対応していれば、店長・従業員の利便性も向上します。アプリを利用することで、従業員はシフトの変更や休暇の申請をスマートフォンなどから提出でき、店長はシフトに手軽に反映することが可能です。

これにより労働者の柔軟性を向上させ、プライベートとの調整がしやすくなります。また、通知機能を活用すれば、急な変更にも素早く対応でき、コミュニケーションもスムーズになります。

アプリの利用は労働者の満足度向上に貢献し、シフト変更や休暇リクエストが円滑に処理され、ストレスや不満の軽減につながります。

他にかかるコストがないか

無料のシフト管理ソフトウェアやアプリを選択する際、追加の機能やサポートに対して料金が発生する可能性があることに留意しましょう。

一部のシステムは基本機能が無料で提供されており、より高度な機能やサポートを利用する際に有料プランへのアップグレードが必要となります。また、組織のニーズに合わせて追加機能を利用する場合、追加費用を考慮に入れる必要があります。

従って、無料版を選択する場合でも、将来的に発生する可能性のあるコストについて検討し、組織の予算に合致する選択を行うことが重要です。

拡張性があるか

無料版では基本機能を試せますが、要件が高まると有料版の高度な機能が必要になることがあります。拡張性のあるシステムでは、迅速かつ円滑にアップグレードでき、業務に合わせたカスタマイズも可能です。

この柔軟性は、企業の変化に適応でき、最適なシフト管理を実現するのに役立ちます。従って、システムの選択時には将来の拡張性を考慮して、成長に対応できるツールを選択することが重要です。

無料のシフト管理システムおすすめ2選

無料プランのあるシフト管理システム

初期費用が無料のシフト管理システム

その他のシフト管理システムの選び方

ここでは、その他のシフト管理システムの選び方として、重要なポイントについて解説します。まず、勤務形態や業種に合っているかを確認しましょう。異なる業種や企業には異なるシフトパターンや要件があり、選択したシステムがそれに適しているかが重要です。

また、労働基準法に自動対応しているかも確認しましょう。法的規制や法令は地域によって異なる場合があり、システムがこれらの要件を自動的に満たすことはコンプライアンスを確保するために不可欠です。

これらのポイントに注目することで、最適なシフト管理システムを選択できます。またシステム選定の際は、以下に記載している「その他の比較ポイント」についても確認することをおすすめします。

【重要なポイント2つ】

1. 勤務形態や業種に合っているか
2. 労働基準法に自動対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 誰でも使える操作性か
2. サポート体制が充実しているか
3. 費用やユーザー数は妥当か

無料のシフト管理システムの注意点

無料のシフト管理システムには、利用できる人数に制限があるものや、サポートの対応範囲が狭いものが多くあります。ここでは、無料管理システムを導入する際に考慮すべき注意点について、それぞれ解説します。

利用人数の制限

無料版のシフト管理システムの多くは、利用できるユーザー数に制限があります。一般的に、登録人数が10名から30名程度までだと無料で利用できるケースが多いでしょう。また、無料で利用できる人数を超えると、有料プランに自動で切り替わるものもあります。

そのため、追加料金が発生するケースもあるので注意が必要です。従業員数の多い企業では、人数制限がない料金一律の有料製品を利用するよりも、かえってコストが高くなってしまうこともあるため、自社にあったものを選びましょう。

機能やサポートの制限

無料の製品は、希望シフト提出やシフトの日程調整など、最低限のシフト管理機能のみ搭載されたシンプルなシステムがほとんどです。無料プランでは機能に制限がかかったり、データの保存期間が30日間までと限られていたりする場合もあります。

サポート面では、無料のシフト管理システムやアプリの多くは、使用時の不明点や不具合が発生した際の個別サポートはが受けられないことがほとんどです。FAQやよくある質問などで充分なのかを吟味することも必要になります。

まとめ

シフト管理システムには、無料で利用できるものも存在します。無料のシフト管理システムは、使いやすいシステムかどうかを比較検討しやすく、コストを抑えてヒューマンエラーの削減にも繋がります。

ただし、無料のシフト管理システムは、利用できる期間や機能、人数に制限がある場合もあります。大規模な組織や高度な機能を求める場合は、無料のシステムでは対応できない恐れもあるため注意が必要です。

無料のシフト管理システムを選ぶ際は、アプリに対応しているか、拡張性があるかなどを確認することで、従業員の働きやすさの向上に寄与したり、組織が成長してもシステムを買い換える必要がありません。

本記事を参考に、無料のシフト管理システムを導入して、コストを抑えて効率的なシフト管理を目指しましょう。