建設業におすすめの受発注システム2選｜導入メリットも解説

発注・受注管理業務を効率化させる受発注システムは、建設業界にも導入が推奨されます。受発注業務の負担や工数を軽減し、工事の進捗状況もリアルタイムで把握できるようになります。この記事では、建設業におすすめの受発注システムや導入メリットなどを解説します。

目次

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1. 建設業の業務を効率化させる受発注システム
2. 建設業における現状の課題とは
3. 建設業に受発注システムを導入するメリット
4. 建設業に受発注システムを導入するデメリット
5. 建設業におすすめの受発注システム2選
6. 受発注システムの選び方
7. まとめ

建設業の業務を効率化させる受発注システム

受発注システムとは、受注・発注に関わる業務をデジタル上で完結できるシステムです。例えば、資材・資源の受発注状況や受発注先の管理のほか、案件・受発注先ごとのスケジュール管理・在庫管理などが行えます。

特に建設業においては、現場管理が重要視されることから、受発注業務を効率化できる受発注システムが注目されています。本記事では、建設業に受発注システムを導入するメリットや、適切な受発注システムの選び方のポイントについて解説します。

建設業における現状の課題とは

建設プロジェクトを円滑に遂行するためには、受発注管理を始めとする現場管理を適切に行う必要があります。しかし、建設業では紙やスプレッドシートを利用したアナログな受発注管理を続けている企業も多く、この点がさまざまな課題や問題を生んでいます。

受発注業務をシステム化するメリットを理解するためにも、まずは建設業における手動の受発注管理の課題・問題点を押さえておきましょう。

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プロジェクトの複雑化と規模の拡大

建設プロジェクトの大規模化に伴う受発注管理の複雑化は、建設業における課題の1つです。

プロジェクト規模が大きくなるほど、案件や取引先ごとに、資材や資源の種類・内容・受発注スケジュール・請求や支払を管理する作業は煩雑になります。

特にExcelや紙などを利用した手動での受発注管理には限界があり、担当者の業務負担も大きなものとなります。また、受発注管理が複雑化するほど発注ミスが起こりやすく、在庫不足・支払漏れのリスクが高まります。

リアルタイムな情報共有の必要性

手動での受発注管理は、リアルタイムでの情報共有が難しいという課題を抱えています。建設プロジェクトを円滑に遂行するには、現場従業員・現場監督者・社内スタッフ・協力会社との緊密な連携が求められます。

例えば、図面や工程の変更に伴って資材・資源の仕入れが必要になった際は、現場と本社が素早く意思疎通を行い、必要なものを迅速に確保しなければなりません。

手動での受発注管理の場合、現場で必要なものを確認し、電話やメールで本社に連絡を行った後に、本社スタッフが改めて発注するといった段階を踏む必要があります。

各段階では時差が生じるため、これらが積み重なって納期の遅延・工期全体の後ろ倒しといった事態を招くことも考えられます。

資材・資源の効率的な管理

建設業では、資材や資源の管理も課題の1つです。建設現場では多くの資材や資源が必要であるため、管理すべき品目も膨大になりやすく、特に手動の受発注管理では把握が追いつかないことがあります。

資材・資源を必要以上の数で発注すれば、当然ながらコストの無駄や廃棄ロスが生じます。反対に、現場での資材・資源の在庫不足は、建設プロジェクトの進行に支障を来します。

プロジェクトの進捗管理

建設業が抱える課題には、進捗管理の困難さもあります。建設プロジェクトでは図面やスケジュールの変更といったイレギュラーが起こりやすいです。

進捗状況に応じて必要な資源や資材が異なるため、プロジェクト全体をスムーズに遂行するためにも、現場と本社が一致団結して、最新の進捗状況・変更点を把握しておかなければなりません。

一方で、図面や工程表を紙に書いて現場に張り出すといったアナログな手法の場合、現場・本社の間で、進捗状況の認識にずれが生じやすくなります。必要なときに必要な資材や資源を確保できなければ、プロジェクトに支障を来す恐れがあります。

建設業に受発注システムを導入するメリット

建設業に受発注システムを導入することで、受発注業務の効率化や精度向上などのメリットが見込めます。詳しい内容を解説します。

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受発注プロセスを効率化できる

受発注システムの導入により、建設業における受発注プロセスの効率化を図れます。例えば、受発注システムには、発注書のテンプレート機能や注文の履歴機能が備わっており、簡単な入力作業だけで発注書を作成し、データを管理できます。

また、受注・納品のプロセスもある程度自動化できるため、手動での管理に比べて建設工事発注の流れ全体が迅速化します。

さらに、システムにアクセスさえすれば、誰でもリアルタイムな受発注状況を一目で把握できるため、発注漏れ・過剰発注といったミスを防止しやすくなります。資材や資源の受発注を的確に行うことで、プロジェクトの円滑な進行が期待できます。

正確な予算管理ができる

受発注システムの導入により、予算管理を正確に行えるメリットがあります。受発注システムの多くには、資源や資材の見積もり機能や、実際にかかった費用と比較する機能が備わっています。

リアルタイムの予算管理が可能になるため、予算の超過・コストの無駄をいち早く発見できます。これにより、プロジェクト全体のコストの最適化を図りやすくなります。

進捗に適した資材管理が把握できる

受発注システムの導入により、進捗状況にあわせた資材管理が可能になります。受発注システムの中には、在庫管理機能を備えたものも多くあるためです。

プロジェクトの進捗と在庫数を付き合わせながら、そのときに必要なものの種類・数を具体的に把握したうえで受発注を実行できます。

現場での資材・資源の過不足を抑えることで、円滑な建設プロジェクトの遂行が期待できます。また、過剰発注を防止することは、発注コストや資源の無駄の削減にもつながります。

人的ミスを防止できる

受発注管理は、紙あるいはエクセルなどを用いて行うこともできます。しかし、このような方法では記入漏れ・記入ミスが発生しやすいです。

受注管理システムは情報入力の際に漏れやミスが発生しにくい仕様になっており、また発生してもすぐに気付きやすいです。過去のデータも簡単に参照できるため、経験が浅い人でも的確な見積りや発注ができます。

また、電話やFAXなどと違って電子データでやり取りするため、聞き間違え・見間違え・認識違いといったトラブルも起きにくいです。従業員が誰でもいつでもデータを確認できることも、誤発注などを防止できる要素です。

建設業に受発注システムを導入するデメリット

建設業への受発注システムの導入にはさまざまなメリットがある一方、デメリットも存在します。デメリットを最小限に抑えるために、導入前に把握しておきましょう。

導入と運用にコストがかかる

受発注システムを利用するには、システム導入費用と運用費用の2つのコストが必要です。中にはフリープランがあるなどコストをかけずに利用できるものもありますが、本格的に運用するには有料のシステムを利用するのが一般的です。

しかし、受発注システムを導入することで、受発注業務の大幅な効率化が可能です。発注漏れや過剰発注といった無駄なコストを削減し、業務効率化などで人件費もカットできれば、結果として導入コストを上回るコストカットを実現できる可能性もあります。

導入直後は混乱やトラブルが起きやすい

受発注システムに限らずですが、システムを導入した直後は混乱やトラブルが起きやすく、一時的に業務がストップする可能性があります。手動での受発注管理に慣れている企業の場合、システムの社内への浸透が思うように進まないこともあります。

また、受発注システムは自社だけでなく取引先にも変化をもたらすことがあるため、導入直後の混乱が起きやすいです。自社内の混乱が取引先にも影響すると企業としての信頼を失いかねないため、本格導入前にしっかりと研修やトレーニングを行いましょう。

建設業におすすめの受発注システム2選

受発注システムの選び方

建設業向けの受発注システムは、さまざまな製品がリリースされています。自社に適したシステムを選ぶには、次のようなポイントに注目するのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 多様な発注方法に対応できるか
2. 取引先も導入しやすいか
3. 他システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. データ分析が容易にできるか
2. モバイル端末に対応しているか
3. カスタマイズ性を確認
4. セキュリティ対策は万全か
5. サポート体制が充実しているか

まとめ

建設業における受発注では、プロジェクトの大規模化による受発注管理の複雑化・リアルタイムな情報や進捗状況の共有の難しさといった課題を抱えています。

こういった課題の解決策として注目されているのが、受発注に関わる業務を一元管理できる受発注システムです。導入により、受注プロセスの効率化や正確な予算管理、また的確な資材管理が実現できます。

しかし、導入・運用や教育のコストがかかる点には留意しなければなりません。デメリットをできる限り低減するには、自社に適した機能や特徴を持つシステムを選ぶことが大切です。

受発注システムによって煩雑な建設業での受発注業務を効率化し、競争力のアップを狙いましょう。