ECサイトにおすすめの受発注管理システム3選｜受注管理を効率化

ECサイトの受注管理業務は多岐にわたり、複数のネットショップを運営しているほど多数のタスクが発生します。これらを自動化・効率化できるのが受発注管理システムです。本記事では、ECサイトにおすすめの受発注管理システムや利用するメリット・注意点などを解説します。

目次

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1. 受注管理とは
2. EC業界における現状の課題とは
3. ECサイトで受発注管理システムを利用するメリット
4. ECサイトで受発注管理システムを利用するデメリット
5. ECサイトにおすすめの受発注管理システム3選
6. ECサイトで受発注管理システムを利用する際の注意点
7. その他の受発注管理システムの選び方
8. まとめ

受注管理とは

受注管理とは、顧客から注文を受け、出荷・納品するまでの過程を管理することです。具体的には、注文の受付・内容の確認・在庫管理・納期の確認・出荷指示の伝達・請求書の発行といった業務過程をまとめて管理することを、受注管理といいます。

受注管理を行う際によく使用されるのが、受発注管理システムです。受発注管理システムは受注管理業務だけでなく、発注に関する業務を効率化する機能も備えた多機能なシステムです。

EC受注とは

EC受注とは、ECサイトで注文を受け付けることを指します。ECサイトは、インターネット上で注文を受けるのが基本です。大量注文や特注は電話での注文が必要になる場合がありますが、基本的にはインターネット上で完了します。

在庫数の調整や特殊なオーダーへの対応も可能とする場合は、ECサイト経由で電話問い合わせができるように整えるのもおすすめです。

EC業界における現状の課題とは

現在のEC業界には、さまざまな課題が存在します。例えば、効率的な受発注処理の必要性や在庫管理の最適化などが挙げられます。ここでは、EC業界における現状の課題について解説します。

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効率的な受発注処理の必要性

近年ではオンラインショッピングが普及し、ECサイトにおける注文数が急増しています。その影響から、注文や在庫の効率的な管理が求められるようになりました。注文数が急増すると注文の処理が遅延したり、在庫切れが発生したりする可能性があります。

そこで、効率的な受発注処理をしなければ、業務に支障が出てしまいます。在庫切れや注文過多によるエラーが発生すれば、販売機会の損失にもつながりかねません。よって、売上を伸ばすためにも、受発注処理の効率化が重要視されています。

在庫管理の最適化

ECサイトにおいては、在庫管理の最適化も課題の1つです。インターネットの普及によってECサイトを利用するユーザーが急増したことにより、在庫管理の複雑さが増しています。

仮に在庫過多や在庫過少が発生すれば、無駄なコストの増加や顧客満足度の低下につながります。在庫が多いと不良在庫などの管理コストが発生し、在庫が少なければ販売機会の損失にも影響するでしょう。

最適な在庫管理を行うためには、需要予測や在庫レベルの最適化が必要です。そこで、課題解決に向けて受発注管理システムを導入すれば、効率の良い在庫管理や受注予測が行えます。

多様な商品管理

時代の変化とともに、ユーザーニーズが多様化している影響から、多くの商品を取り扱うECサイトが増えてきました。しかし、多くの商品を取り扱うほど商品管理は煩雑化し、商品情報・在庫情報・販売履歴を正しく行わなければ混乱が生じます。

多くの企業では、商品情報・在庫情報・販売履歴を部門ごとなどで管理しており、情報が散らばってしまうことも少なくありません。そのため、ECサイトにおいては効率的な商品管理が課題です。

ヒューマンエラーの削減

ECサイトを人力のみで管理する場合、ヒューマンエラーが発生します。受発注の情報を入力する際に発生するケースが多いヒューマンエラーは、注文の遅延や在庫の誤差に直結してしまうため、対策を講じてエラーの減少に努める必要があります。

正確な業務処理を行わなければ、顧客満足度の低下や売上の低減につながることも考えられます。その点、受発注管理システムがあれば入力や管理を自動化でき、正確な業務処理を行えるため、効率よくヒューマンエラーを減らすことが可能です。

ECサイトで受発注管理システムを利用するメリット

ECサイトにおいては、受発注管理システムを導入することで多くの課題を解決できます。例えば、複数のネットショップのデータを一元管理したり、ルーティン業務を自動化できたりします。ここでは、受発注管理システムを利用するメリットを解説します。

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複数のネットショップのデータを一元管理できる

ECサイトで受発注管理システムを利用すると、複数のネットショップを運営している場合でも1つのシステムで管理できます。すべてのショップの情報を一元管理することにより、受注や在庫管理の作業が効率化され、人的ミスの防止にもつながります。

また、受発注管理システムでは、複数ショップの在庫をリアルタイムで把握できます。各ショップの在庫状況を把握できれば、在庫が不足しているショップをなくしたり、在庫の多いショップから少ないショップに移したりすることも可能です。

ルーティン業務を自動化できる

ECサイトで在庫管理システムを導入すると、ルーティン業務を自動化できるのも大きなメリットです。注文確認メールの送信や発送通知といった内容を自動化できるため、一つひとつ送信する手間を減らして業務の効率化を図れます。

注文確認メールの送信といったルーティン業務は、注文数が増えるほど大きな手間となってしまうため、受発注管理システムの導入によって効率化を図るのがおすすめです。これにより、従業員は他のコア業務に集中することができます。

大幅なコスト削減につながる

受発注管理システムの導入によって業務が効率化・自動化されると、コスト削減にもつながります。在庫過多を減らして管理コストを下げたり、受発注業務に必要な人材を減らしたりすることで、大幅な人件費の削減に期待できます。

また、在庫切れによる販売機会の損失を防ぐことができれば、売上の向上にも寄与します。その結果、顧客満足度が高まれば企業の信頼度がアップし、企業利益の増加にもつながるでしょう。

顧客満足度の向上が見込める

ECサイトでの受発注管理システムの利用により、顧客満足度の向上が期待できます。顧客の多くは商品をすぐに手にしたいと思うことが多く、手元に届くまでの時間が短い方が満足度が高くなる傾向にあります。

システムで発送までに必要なプロセスを効率化すれば、顧客のもとに商品が届くまでの時間が短縮されます。複数のECサイト管理では、リアルタイムの在庫確認などに時間を要してしまうため、時間短縮による顧客満足度向上は大きなメリットとなります。

受注機会を増加させる

受発注業務を自動化すれば、24時間365日受発注が可能になります。これにより、注文の受注から納品までがスピーディーに行えるようになり、受注機会が増えます。受注機会が増えれば、それだけ売上のアップにも期待できます。

受発注業務を人の手で行う場合、夜間や休日の対応にはタイムラグが出てしまいますが、受発注管理システムがあれば常にリアルタイムで対応可能です。顧客を待たせることなく対応ができる点も、信用獲得につながるメリットといえます。

ECサイトで受発注管理システムを利用するデメリット

ECサイトにおいては、受発注管理システムの導入によって多くのメリットが得られますが、システムの導入には初期費用やランニングコストがかかる点には注意が必要です。導入形態など、選ぶシステムによっては高額な初期費用が発生します。

ただし、導入費用やランニングコストがかかる反面、人件費や管理コストの削減が見込めます。そのため、ECサイトで受発注管理システムを導入する際には、費用対効果を計算しながらシステムを選ぶことが大切です。

ECサイトにおすすめの受発注管理システム3選

ECサイトで受発注管理システムを利用する際の注意点

ECサイトで受発注管理システムを利用する際には、いくつかの注意点を把握しておく必要があります。特に、以下のような注意点を考慮しつつ、導入を検討しましょう。

顧客とのコミュニケーションの低下

従来まで、顧客とのやり取りを担当者による電話とメールで行っていた場合、受発注管理システムの導入により、顧客対応の自動化が実現します。しかし、オペレーター・担当者による真摯な対応を求める顧客とは、コミュニケーションが低下することを意味します。

そのため、機械的な対応になってしまうことで、顧客によっては冷たい印象を与えるかもしれません。導入を検討する際には、取引先・顧客のニーズにも注意することが大切です。

社内へのナレッジ共有を意識する

受発注管理システムは、受発注に関するルーティン業務を自動化できることなどがメリットですが、社内へのナレッジ共有も忘れてはなりません。例え簡単な業務であっても、特定の担当者しか業務内容を把握してない場合、急な人事異動で業務が停滞する恐れがあります。

したがって、自社の商習慣や業務内容に合わせて、ECサイトで受発注管理システムを利用する場合の取り決めを導入前に行うようにしましょう。適切なナレッジ共有を行うほど、トラブル時にも対応しやすくなります。

その他の受発注管理システムの選び方

受発注管理システムを選ぶ際には、多様な発注方法に対応できるかを確認しましょう。自社が使用している発注方法に対応しているのはもちろん、今後のことも考慮して幅広い方法に対応したシステムを選ぶのがおすすめです。

また、受発注管理システムは取引先にも導入してもらう必要があるため、双方が導入しやすいものを選びましょう。さらに、他システムとの連携性にも注目して選ぶと、より便利に活用できます。

その他、データ分析、モバイル端末への対応の有無、セキュリティ面など、以下のポイントにも注目しながら自社に合うものを選びましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 多様な発注方法に対応できるか
2. 取引先も導入しやすいか
3. 他システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. データ分析が容易にできるか
2. モバイル端末に対応しているか
3. カスタマイズ性を確認
4. セキュリティ対策は万全か
5. サポート体制が充実しているか

まとめ

ECサイトを利用するユーザーが増加している現代では、在庫管理の複雑さやヒューマンエラーなど、受発注管理に多くの課題があります。しかし、多くの課題は受発注管理システムを導入することで解決が可能です。

なお、受発注管理システムは、自社のECサイトに適したものを選ばなければ導入効果は見込めないため、システムの連携性・取引先も導入しやすいかなどを考慮して選定する必要があります。本記事の内容を参考に、自社に合う受発注管理システムの導入を検討しましょう。