無料で利用できる受発注管理システム2選｜メリットや注意点を解説

受発注業務の効率化に役立つ受発注管理システムの中には、 無料で利用できるものもあり、事業規模が小さい場合や本格導入前にお試しで利用したい場合などにおすすめです。この記事では、無料の受発注管理システムのメリットや注意点とともに、おすすめのシステムを紹介します。

目次

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1. 受発注管理システムとは
2. 無料で利用できる受発注管理システムもある
3. 無料の受発注管理システムを利用するメリット
4. 無料の受発注管理システムの注意点や選び方
5. 無料の受発注管理システムが適している企業の特徴
6. 無料トライアルがある有料システムも
7. 無料で利用できるおすすめの受発注管理システム2選
8. その他の受発注管理システムの選び方
9. まとめ

受発注管理システムとは

受発注管理システムとは、受注や発注の業務を効率化・自動化するためのシステムです。従来は電話やFAXで受注をするケースが多く、発注は紙の伝票を作成していました。しかし、受発注管理システムを導入すれば受発注が自動化され、手間を大きく軽減できます。

また、作業の効率化が図れるだけでなく、手入力によるミスやヒューマンエラーを防げるのも受発注管理システムの大きなメリットです。作業精度を向上させることにより、顧客満足度の向上や売上のアップにもつなげられます。

紙の発注書が必要なくなれば、郵送費や保管スペースも削減可能です。このように、受発注管理システムの導入には多くのメリットがあり、受発注が日常的に行われる製造業を中心に多くの企業が導入しています。

無料で利用できる受発注管理システムもある

受発注管理システムは有料のシステムがほとんどであり、初期費用やランニングコストがかかるため、導入時の費用を加味した上で導入を検討しなければなりません。しかし、中には無料で利用できる受発注管理システムもあります。

フリーランスや個人事業主、小規模事業者向けの無料プラン（フリープラン）を用意しているシステムもあり、試しに利用したい企業には特におすすめです。ただし、無料のシステムやフリープランは機能が制限されているケースが多いため、あらかじめ確認しましょう。

無料の受発注管理システムでできること

無料の受発注管理システムでは、受発注に必要な書類の作成・取引ごとのステータス確認・取引データの保存など、基本的な受発注管理機能が利用可能です。無料でも基本の受発注管理はできるため、まずは無料のシステムで試してみるのがおすすめです。

ただし、無料のシステムやプランは機能が制限されているため、すべての受発注管理業務を自動化・効率化できるわけではありません。オプションや追加機能を利用するには、有料プランの契約や有料システムへの切り替えを検討する必要があります。

無料の受発注管理システムを利用するメリット

無料の受発注管理システムを利用すると、さまざまなメリットが得られます。例えば、エクセルで管理していた企業は、より利便性の高いシステムでの管理が可能です。ここでは、無料の受発注管理システムを利用するメリットを2つ紹介します。

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エクセルよりも利便性が高い

受発注管理システムは、エクセルで自作することもできます。しかし、エクセルで作った受発注管理システムは入力ミスが発生しやすいほか、データ量が多くなると動作が重くなります。また、関数やマクロの知識がなければ、機能性が低くなります。

一方で、受発注管理システムには多くの機能が搭載されており、専門知識がなくても手軽に利用可能です。さまざまな業務を効率化・自動化できるため、入力ミスやヒューマンエラーを防ぐこともできます。

受発注管理システムはデータ量が多くても動作が軽いほか、入力ミスを防止できる機能が備わっている点も大きなメリットです。無料でも十分な機能が利用できるケースも多くあるため、手軽に受発注管理を効率化したい企業には特に向いています。

本格的な導入前にお試しができる

無料のプランやシステムであれば、本格的な導入前のお試し運用が可能です。まだ導入を迷っている場合には、まずお試しとして無料プランを利用しましょう。実際にシステムを利用することにより、導入効果の検証や操作性の確認なども行えます。

初めから有料のプランに加入してしまうと、途中で他のものに切り替えるのはコストも手間もかかり、困難です。後悔しないためにも、先に無料プランを試してから本格的な導入を行うのがおすすめです。

無料の受発注管理システムの注意点や選び方

無料の受発注管理システムを導入する際には、スマホやタブレットに対応しているかどうか確認しましょう。また、利用できる機能に制限がある点にも注意が必要です。以下で、無料の受発注管理システムの注意点や選び方を解説します。

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利用できる機能に制限がある

無料プランでは、データの保存期間・登録できる取引先数・1ヶ月間の受発注件数・ユーザー数などに制限があります。すべての機能を最大限利用できるわけではないため、あらかじめどのような制限があるのか確認しておくのがおすすめです。

プランの詳細などをチェックすると、利用できる機能が確認できるはずです。利用前に必ずチェックし、自社に必要な機能が揃っているかどうか確認しましょう。

サポートを受けられない可能性がある

無料の受発注システムは、サポートがないことが多い点に注意が必要です。受発注システムは自社だけでなく取引先も関わるシステムのため、サポートがないことが原因で取引先に迷惑をかける可能性があります。

緊急のトラブルに社内で迅速に対応するには専門の知識を持った人材が必要ですが、自社にそうした人材がいない場合は新たに採用しなければなりません。

取引先に迷惑をかけると今後の関係性にも影響するため、サポートがない無料のシステムを選ぶ際はトラブルなどに迅速に対応できる体制を整えましょう。

スマホやタブレットに対応しているか

無料の受発注管理システムを導入する際には、スマホやタブレットに対応しているかどうか確認しましょう。アプリに対応していたりスマホで操作できたりすると、外出先でも気軽に操作できます。

外出中に紙の伝票や書類を持ち運ぶ手間もなくなり、荷物を減らすことが可能です。より利便性を高めるためにも、システムを選ぶ際は対応している端末を確認しましょう。

有料版の導入も視野に入れる

現状は無料のプランで満足できていても、自社が成長すると有料版を導入するべきタイミングが来る可能性があります。そのため、有料版の導入も視野にいれながら無料の受発注管理システムを導入しましょう。

有料プランの内容を確認しておくことはもちろん、有料版に乗り換えた場合の費用対効果を計算しておくのがおすすめです。さらに、有料版への切り替えのしやすさにも注目しながら選びましょう。

無料の受発注管理システムが適している企業の特徴

無料の受発注管理システムには機能に制限があるため、性能を重視する場合は有料のシステムがおすすめです。しかし、企業によっては無料の受発注システムでも十分な場合があります。ここでは、無料の受発注システムが適している企業の特徴を解説します。

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取引先および受発注業務担当者の数が少ない

無料の場合は登録できる取引先数が最大10社というシステムもあります。そのため、取引先が限られている企業は、無料の受発注システムでも十分な可能性があります。

実際に現状取引を行っている企業が10社以下、かつ今後取引先が増える予定がない場合は、無料の受発注システムでも不自由なく使用できるケースが多いです。

また、ユーザー数に制限がある場合もあります。中小企業などで数名の従業員のみで受発注業務を担当している場合は、ユーザー数に制限があっても不都合が生じにくいです。反対に、取引先も担当者も多い場合は無料の受発注管理システムは不向きと言えます。

長期間データを保存する必要がない

無料の受発注管理システムでは、データの保存期間が制限されている場合も多いです。短い場合で、最大1年間の保存に制限されていることもあります。

業務の特性上、長期間データを保存する必要がない企業は無料版でも問題ないでしょう。しかし、受発注履歴のデータは、需要予測やマーケティングに活用できる重要な情報です。可能であればバックアップを作成することがおすすめです。

反対に、長期間データを保存する必要がある場合は、有料版を検討しましょう。有料版では長期間の保存ができるほか、データの保存期間に応じて料金プランを選べることもあります。

無料トライアルがある有料システムも

有料版のシステムの中には、期間限定で無料トライアルを提供しているものもあります。期間・利用できるサービス内容・人数の限られているケースが多いため、あらかじめ確認した上でトライアルの利用を検討するのがおすすめです。

制限されている部分はあるものの、操作性や機能性は十分に確認できます。無料トライアルを試し、自社に合っているか確認してから本格的な導入を検討しましょう。

無料で利用できるおすすめの受発注管理システム2選

無料プランがある受発注管理システム

無料トライアルがある受発注管理システム

その他の受発注管理システムを選ぶポイントとして、「多様な発注方法に対応しているか」「取引先も導入しやすいか」「他システムと連携できるか」などが挙げられます。自社の発注方法はもちろん、今後のことも踏まえて幅広い発注方法に対応したものがおすすめです。

また、受発注管理システムは取引先にも導入してもらう必要があるため、導入のしやすさにも注目して選びましょう。その他、以下に記載されている比較ポイントにも注目しながら自社に合う受発注管理システムを選ぶのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 多様な発注方法に対応できるか
2. 取引先も導入しやすいか
3. 他システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. データ分析が容易にできるか
2. カスタマイズ性を確認
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制が充実しているか

まとめ

受発注管理システムには有料のものと無料のものがあり、無料プランは機能に制限がある場合があります。しかし、無料プランでも十分利用できるケースもあるほか、お試しで利用したい場合には無料プランから利用してみるのがおすすめです。
有料のシステムであっても、無料トライアルを用意している場合があるため、操作性や機能面を確認してから本格的な運用を検討しましょう。