無料で利用できる受発注管理システム2選｜メリットや注意点を解説

受発注業務の効率化に役立つ受発注管理システムの中には、 無料で利用できるものもあります。事業規模が小さい場合や、本格導入前にお試しで利用したい場合などにおすすめです。本記事では、無料の受発注管理システムのメリットや注意点、おすすめのシステムを解説します。

目次

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1. 受発注管理システムとは
2. 無料で利用できる受発注管理システムもある
3. 無料の受発注管理システムを利用するメリット
4. 無料の受発注管理システムの注意点や選び方
5. 無料の受発注管理システムが適している企業の特徴
6. 無料トライアルがある有料システムも
7. 無料で利用できるおすすめの受発注管理システム2選
8. その他の受発注管理システムの選び方
9. まとめ

受発注管理システムとは

受発注管理システムとは、受注や発注の業務を効率化・自動化するためのシステムです。従来は電話やFAXで受注をするケースが多く、発注では紙の伝票を作成していました。しかし、受発注管理システムを導入すれば受発注が自動化され、手間を大きく軽減できます。

また、作業の効率化が図れるだけでなく、手入力によるミスやヒューマンエラーを防げるのも大きなメリットです。作業精度を向上させることにより、顧客満足度や売上の向上にもつなげられます。

紙の発注書が不要になれば、郵送費や保管スペースも削減可能です。このように、受発注管理システムの導入には多くのメリットがあり、受発注が日常的に行われる製造業を中心に多くの企業で導入されています。

無料で利用できる受発注管理システムもある

受発注管理システムは有料のシステムがほとんどであり、初期費用やランニングコストがかかるため、発生する費用を加味した上で導入を検討しなければなりません。しかし、中には無料で利用できる受発注管理システムもあります。

特に、無料プラン（フリープラン）が提供されているシステムは、フリーランスや個人事業主、小規模事業者など、お試し利用したい企業におすすめです。ただし、無料のシステムやフリープランは機能が制限されているケースが多いため、あらかじめ確認しましょう。

無料の受発注管理システムでできること

無料の受発注管理システムでは、受発注に必要な書類の作成・取引ごとのステータス確認・取引データの保存など、基本的な受発注管理機能が利用できます。無料でも基本の受発注管理は可能なため、まずは気軽に無料のシステムで試してみるのがおすすめです。

しかし、無料のシステムやプランは機能が制限されているため、すべての受発注管理業務を自動化・効率化できるわけではありません。オプションや追加機能を利用するには、有料プランの契約や有料システムへの切り替えを検討する必要があります。

無料の受発注管理システムを利用するメリット

無料の受発注管理システムを利用すると、さまざまなメリットが得られます。例えば、エクセルで管理していた企業は、より利便性の高いシステムでの管理が可能です。ここでは、無料の受発注管理システムを利用するメリットについて解説します。

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エクセルよりも利便性が高い

受発注管理システムは、エクセルで自作することもできます。しかし、エクセルで作った受発注管理システムは入力ミスが発生しやすく、データ量が多くなるほど動作が重くなります。また、関数やマクロの知識がなければ、機能性が低くなります。

一方、受発注管理システムには多くの機能が搭載されており、専門知識がなくても手軽に利用可能です。さまざまな業務を効率化・自動化できるため、ヒューマンエラーを防ぐこともできます。

さらに、受発注管理システムはデータ量が多くても動作が重くなりにくく、無料でも十分な機能が利用できるケースも多いため、手間を減らして受発注管理を効率化したい企業に向いています。

本格的な導入前にお試しができる

無料のプランやシステムであれば、本格的な導入前のお試し運用が可能です。導入を迷っている場合は、まずお試しとして無料プランを利用しましょう。実際にシステムを利用することにより、導入効果の検証や操作性の確認なども行えます。

初めから有料のプランに加入してしまうと、途中で他のものに切り替えるのはコストと手間がかかってしまい困難です。後悔しないためにも、先に無料プランを試してから本格的な導入を行うのがおすすめです。

無料の受発注管理システムの注意点や選び方

無料の受発注管理システムを導入する際には、スマホやタブレットに対応しているかどうか確認しましょう。また、利用できる機能に制限がある点にも注意が必要です。ここでは、無料の受発注管理システムの注意点や選び方を解説します。

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利用できる機能に制限がある

無料プランでは、データの保存期間・登録できる取引先数・1ヶ月間の受発注件数・ユーザー数などに制限があります。すべての機能を自由に利用できるわけではないため、あらかじめどのような制限があるのか確認しておくのがおすすめです。

プランの詳細などをチェックすると、利用可能な機能が一覧で確認できることがほとんどです。利用前に必ずチェックし、自社に必要な機能が揃っているかどうか確かめましょう。

サポートを受けられない可能性がある

無料の受発注システムは、サポートが用意されていないことが多いです。受発注システムは自社だけでなく取引先も関わるシステムのため、サポートがないことが原因で取引先に迷惑をかける可能性があります。

特に、緊急のトラブル時には社内での迅速な対応が必要となり、専門の知識を持った人材による対応が求められますが、現行で存在しない場合は新たに採用しなければなりません。

取引先に迷惑をかけると、企業の信頼性や今後の関係性にも影響するため、サポートがない無料のシステムを選ぶ際は、トラブルなどにも迅速に対応できる体制を整えましょう。

スマホやタブレットに対応しているか

無料の受発注管理システムを導入する際には、スマホやタブレットに対応しているかどうか確認しましょう。アプリに対応していたりスマホで操作できたりすると、外出先でも気軽な操作が可能です。

外出中に紙の伝票や書類を持ち運ぶ手間もなくなるため、荷物を減らすことにもつながります。なお、より利便性を高めるためには、システムを選ぶ際に対応している端末を確認しましょう。

有料版の導入も視野に入れる

現状は無料のプランで満足できていても、自社の成長に合わせて無料版では性能が足らなくなり、有料版の導入を検討するタイミングが来る可能性があります。そのため、将来的な有料版の導入も視野にいれながら無料の受発注管理システムを導入しましょう。

有料プランの内容を確認しておくことはもちろん、有料版に乗り換えた場合の費用対効果を計算しておくのがおすすめです。さらに、有料版への切り替えのしやすさにも注目しながら選びましょう。

無料の受発注管理システムが適している企業の特徴

無料の受発注管理システムには機能に制限があるため、コストを気にせず性能を重視する場合は有料のシステムがおすすめです。しかし、企業によっては無料の受発注システムでも十分な場合があります。

ここでは、無料の受発注システムが適している企業の特徴を解説します。

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取引先および受発注業務担当者の数が少ない

無料の場合は、登録できる取引先数が最大10社というシステムもあります。そのため、取引先が限られている企業は、無料の受発注システムでも十分な可能性が高いです。

実際に現状取引を行っている企業が10社以下、かつ今後取引先が増える予定がない場合は、無料の受発注システムでも不自由なく使用できるでしょう。

また、中小企業など数名の従業員のみで受発注業務を担当している場合は、ユーザー数に制限があっても不都合が生じにくいです。対して、取引先と担当者が多い場合は無料の受発注管理システムは不向きといえます。

長期間データを保存する必要がない

無料の受発注管理システムでは、データの保存期間が制限されていることが多く、短い場合で最大1年間の保存に制限されているケースが挙げられます。業務の特性上、長期間データを保存する必要がない企業は無料版でも問題ないでしょう。

しかし、受発注履歴のデータは、需要予測やマーケティングに活用できる重要な情報です。可能であれば、バックアップを作成するのがおすすめです。

また、長期間データを保存する必要がある場合は、有料版を検討しましょう。有料版では長期間の保存ができ、データの保存期間に応じて料金プランを選べることもあります。

クラウド型のシンプルな操作性を求めている

ITに詳しい人材がいない企業や、シンプルな業務フローで運用・管理したい企業にとっては、クラウド型の受発注管理システムで十分なケースが多いです。特に、無料で提供されているツールはクラウド型であることが多く、導入から運用開始まで素早く行えます。

インターネット環境があれば社外や自宅からでも利用可能であり、在宅勤務やリモートワークにも対応しやすいです。そのため、受発注業務をオンラインで簡単に管理したい小売・卸売業者に加え、豊富なカスタマイズ性を求めていない企業にもおすすめといえます。

部分的なデジタル化を推進したい

従来のアナログな業務を継続していて、受発注管理システムの導入による完全なデジタル化に不安を抱える企業にも、無料のシステムが適しています。例えば、取引先に送付する発注書や請求書を無料のツールで作成・管理することで、Excelよりもミスを減らせます。

さらに、受発注の履歴をシステム上に保存していけば、過去の取引を簡単に検索し、手作業よりも効率的なデータ管理が可能です。このように、部分的なデジタル化を推進していき、必要に応じてシステムの利用範囲を広げていけば、混乱を最小限に抑えられます。

無料トライアルがある有料システムも

有料版のシステムの中には、期間限定で無料トライアルを提供しているものもあります。ただし、利用可能な期間・サービス内容・人数が限られていることが多いため、あらかじめ確認した上でトライアルの利用を検討するのがおすすめです。

無料トライアルでは機能が制限されている部分はあるものの、操作性や機能性は十分に確認できます。積極的に活用しつつ、自社に合っているか確かめてから本格的な導入を検討しましょう。

無料で利用できるおすすめの受発注管理システム2選

無料プランがある受発注管理システム

無料トライアルがある受発注管理システム

受発注管理システムを選ぶポイントとしては、「多様な発注方法に対応しているか」「取引先も導入しやすいか」「他システムと連携できるか」なども挙げられます。自社の発注方法はもちろん、今後のことも踏まえて幅広い発注方法に対応したものがおすすめです。

また、受発注管理システムは取引先にも導入してもらう必要があるため、導入のしやすさにも注目して選びましょう。その他、以下に記載されている比較ポイントにも注目しながら自社に合う受発注管理システムを選ぶのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 多様な発注方法に対応できるか
2. 取引先も導入しやすいか
3. 他システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. データ分析が容易にできるか
2. カスタマイズ性を確認
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制が充実しているか

まとめ

受発注管理システムには有料のものと無料のものがあり、無料プランは機能に制限がある場合があります。しかし、無料プランでも十分なケースも考えられるため、お試しで利用したい場合には無料プランを検討してみるのがおすすめです。

また、有料のシステムには無料トライアルが用意されていることも多いです。効果的にコストを抑えながら操作性や機能面を確認し、本格的な導入・運用につなげましょう。