おすすめの歯科医院向け在庫管理システム｜課題・選び方も解説

歯医者・歯科医院では、取り扱う在庫の種類が多く管理が複雑になってしまうなどの課題があります。さまざまな課題の解決には、在庫管理システムの導入がおすすめです。本記事では、おすすめの歯科医院向け在庫管理システムや選び方、導入するメリットなどを解説します。

目次

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1. 歯医者・歯科医院における在庫管理の課題
2. 適切な在庫管理を行うには在庫管理システムがおすすめ
3. 歯医者・歯科医院に在庫管理システムを導入するメリット
4. 歯医者・歯科医院向け在庫管理システムの選び方
5. おすすめの歯医者・歯科医院向け在庫管理システム
6. その他の歯医者・歯科医院向け在庫管理システムの選び方
7. まとめ

歯医者・歯科医院における在庫管理の課題

歯医者や歯科医院では在庫管理が課題になっており、解決する手段として在庫管理システムが注目を集めています。ここでは、在庫管理システムの必要性につながる、歯医者・歯科医院における在庫管理の課題を解説します。

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扱う在庫の種類が多い

歯科医院では、扱う在庫の種類が多いのが課題です。代表的な在庫の種類には、次のようなものがあります。

1. 歯科材料
2. 医薬品
3. 器具・備品
4. 消耗品
5. オーラルケア商品
6. 受付事務用品

一口に在庫といっても、用途・性質に応じて管理方法や管理場所が異なります。さらに、使用頻度にも違いがあるため、管理すべき在庫が多いほど、どこに・何が・どれくらいあるのかを正確に把握するのが困難です。

その結果、「知らない間に在庫切れを起こしていた」「在庫が十分なのに新しく発注してしまった」というケースが生じるのも少なくありません。

発注漏れ・ミスの発生

歯科医院では、発注漏れや発注ミスが起こりやすいのも在庫管理における課題の1つです。これらのミスは、ノート・Excelなどを使った手動の在庫管理で起こりやすいです。

手動では在庫数の確認も目視で行うことが多いため、数え間違いのリスクがあります。また、従業員間で伝達ミスが起こり、発注漏れや二重発注といった発注ミスにつながるケースも多いです。

発注漏れや発注ミスは、在庫不足や余剰在庫の原因であり、場合によっては患者に十分なケアを提供できない恐れがあります。

余剰在庫・在庫不足の発生

手動での在庫管理は、在庫数の正確な把握や適正なタイミングでの発注が難しく、在庫が極端に多い・少ないといった事態を引き起こしやすいです。在庫不足は患者の治療や歯科医院の運営に支障をきたし、適切な対応ができなくなることも考えられます。

反対に、余剰在庫は経費の無駄遣いになり、保管スペースがかさばるといったデメリットがあります。

期限管理に注意が必要

歯科材料や医薬品には使用期限があり、当然ながら使用期限が切れたものは安全に使用できません。使用期限内に使い切るためにも、歯科材料や医薬品は月々の消費量に見合った在庫数を維持することが大切です。

在庫管理を怠った場合、過剰な在庫を抱えてしまい、使いきれずに破棄せざるを得ません。一方、扱う在庫の種類が多いほど使用期限を管理するのは大変です。同じ品目でも入荷時期によって期限が異なることが多く、管理に混乱が生じやすいといえます。

棚卸しに負担がかかる

歯科医院における棚卸し業務は、棚卸資産の数を確定する際に行う重要な業務です。歯科医院で管理する医薬品などは変動費に含まれ、在庫を正しく管理しないと経営を圧迫してしまうため、経営課題としても挙げられます。

棚卸し業務では、同時に使用期限を過ぎた在庫の処分も行います。しかし、忙しい通常業務の合間に行うことは難しかったり、手作業で行うことで数え間違いや記入漏れといったミスが起こったりといった課題も存在します。

属人化が発生しやすい

歯医者・歯科医院では、物品の発注タイミングや在庫量の把握がベテランスタッフの勘と記憶頼りになっていることが多く、特定の人物に依存する属人化が発生しやすい状態です。

属人化が常習的になると、担当者がいない場合に業務の引き継ぎが困難で、発注ミスや欠品が生じやすくなります。そして、不正やロスが起こる可能性が高く、退職・休職によって在庫状況と発注のルールがわからなくなり、大きなトラブルにつながることも考えられます。

適切な在庫管理を行うには在庫管理システムがおすすめ

歯科医院の在庫管理には、在庫管理システムの導入がおすすめです。在庫管理システムとは、在庫数の把握・発注までをコンピュータ上で一元管理できるシステムです。

院内に何が・どれくらいあるのかを可視化できるため、余剰在庫や在庫不足の防止につながります。また、発注作業の自動化も可能になることで、従来に比べて在庫管理業務を大幅に簡略化できるでしょう。

歯医者・歯科医院に在庫管理システムを導入するメリット

歯医者・歯科医院に在庫管理システムを導入することで、在庫管理業務の効率化やミスの防止、使用期限管理の精度向上などのメリットが得られます。ここでは、歯医者・歯科医院の在庫管理システムのメリットについて解説します。

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在庫管理業務の効率化

在庫管理システムを導入することで、在庫管理業務の効率化に期待できます。歯科医院向けの在庫管理システムは、バーコードを読み込んだり、商品の重量を量ったりするだけで、在庫の残数がリアルタイムで更新されていくものが多いです。

従来のように、目視で何が・どれくらい残っているのかを確認する必要がないため、管理の手間と時間を削減できます。また、数え間違いや伝達ミスによる発注漏れ・発注ミスの防止にもつながります。

ミスや在庫過不足の防止

在庫管理システムを導入することで、院内の在庫数を正確に把握できるため、余剰在庫や在庫不足を防ぎやすくなります。

例えば、院内の在庫数はシステムを見れば誰でも確認が可能であり、従来のような数え間違いや伝達ミスが起こりにくいです。さらに、システムによっては所定の在庫数を切ると自動で発注する機能を備えており、人力による発注ミスを削減できます。

システムが在庫数の確認・発注までを担うため、ヒューマンエラーを最低限に抑えつつ、在庫の過不足やミスのリスクを低減することが可能です。

販売機会損失の防止

在庫管理システムの導入により、販売機会の損失を防止しやすくなります。歯医者や歯科医院では、治療に必要なオーラルケア用品などを販売することも多く、在庫管理が適正でない場合、販売品の在庫の過不足が起こりやすくなります。

例えば、在庫不足になると、売るべきときに商品が手元にないことにより、せっかくの売上の機会を逃すことになります。また、過剰在庫を抱えている場合も、使用期限内に販売しきれず、せっかく仕入れた商品が無駄になる恐れがあります。

在庫管理システムの中には、売上パターンなどを予測・分析し、最適な在庫数・発注数を提案するものも多いです。常に適正な在庫数を維持できるため、在庫が足りない、余りすぎているといった事態を避けやすくなるでしょう。

コストの削減

在庫管理システムによって適正在庫を維持することは、コストの削減につながります。特に、使用期限がある商品の余剰在庫は、廃棄ロス・赤字につながりやすいため、在庫管理システムで適正に管理することが大切です。

余剰在庫を防ぐことで、無駄な仕入れを削減できます。

期限管理の精度向上

在庫管理システムの中には、商品の種類や入荷時期ごとに使用期限を管理できるものもあります。使用期限が近づくと自動でアラートが届くものも多く、使用期限切れを防止できます。

せっかく仕入れた商品を使用期限内に使いきれなかった場合、経費の損失や赤字につながります。歯医者・歯科医院では、歯科材料や医薬品といった繊細な商品を扱うことが多いため、在庫管理システムで使用期限を適正に管理しなければなりません。

期限管理を自動化することで、従業員の負担軽減にもつながります。

属人化の解消

在庫管理システムの導入により、誰でもリアルタイムで在庫数・残量・消費傾向が見えるようになると、属人化が生じにくくなります。発注ルールやタイミングをシステムに登録しておけばミスの削減にもつながり、操作履歴のログも後から確認が可能です。

さらに、メモもシステムに残しておけるため、管理画面から在庫推移や月別の使用状況を把握しつつ、納入業者との連携を強化できます。情報の共有化・標準化を進めることで、安定した診療体制を築き上げながら、業務効率化と属人化の解消につなげられます。

歯医者・歯科医院向け在庫管理システムの選び方

歯医者・歯科医院向けの在庫管理システムは、機能・在庫管理方法がそれぞれ異なるため、自院に適したものを選ぶことが大切です。ここでは、使いやすい在庫管理システムの選び方のポイントを解説します。

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同業種への導入実績が豊富か

在庫管理システムには豊富な種類があり、特定の業種・業界に特化したシステムやさまざまな業種に対応できる汎用的なシステムがあります。いずれにおいても、同業種である歯医者・歯科医院での導入実績が豊富なシステムの選定がおすすめです。

在庫管理における課題は業種によって異なり、歯医者・歯科医院では取り扱う在庫の種類の多さ、本来の業務に加えて正確に在庫管理を行うことの難しさなどが課題として挙げられます。

同業種であれば同様の課題を抱えている可能性が高く、歯医者・歯科医院で導入実績が豊富な在庫管理システムは、それぞれの課題の解決に精通していると考えられます。

自院に必要な機能が備わっているか

歯医者・歯科医院向けの在庫管理システムを選ぶ際は、自院に必要な機能が備わっているかに注目しましょう。

例えば、在庫不足や余剰在庫を防止したい場合は、在庫管理機能に優れたものが良いでしょう。発注業務を簡略化したい場合は、自動発注機能が搭載されたシステムがおすすめです。

多機能な在庫管理システムは利便性が高いですが、導入コストが高額で操作が複雑になるといったデメリットがあります。無駄なく在庫管理システムを稼働させるためには、自院が必要とする機能をあらかじめ明確にし、機能を必要最低限に絞りましょう。

バーコードによる在庫管理ができるか

歯医者・歯科医院では、バーコードによる在庫管理ができるかどうかも、在庫管理システムの重要な選定基準です。バーコード管理できるシステムは、商品の使用時にバーコードを読み取るだけで、在庫残数がリアルタイムに更新されていきます。

在庫数を客観的に把握できるため、在庫不足・余剰在庫を防ぎやすいでしょう。また、バーコードを読み取るだけという手軽さも魅力です。

バーコードによる在庫管理のやり方

バーコードによる在庫管理は、バーコードをバーコードスキャナーで読み取ることで、商品情報をシステムに反映できます。

管理する在庫にバーコードがない場合は、別途バーコードラベルを作成して貼り付ける作業が必要です。しかし、数え間違いの防止や業務効率化につながるため、忙しい歯科医院にとってバーコードによる在庫管理は、簡単かつ迅速な方法といえるでしょう。

カスタマイズができるか

在庫管理システムを導入する際は、機能のカスタマイズ性にも注目しましょう。例えば、クラウド型のシステムは、ベンダーが提供する環境を利用するため、自社に合わせた柔軟なカスタマイズは難しいです。

独自の在庫管理フローを築いている場合、かえって業務が非効率化する恐れがあり、将来的に規模が拡大した場合、業務をカバーしきれなくなる可能性も考慮しなければなりません。

それらのリスクを回避するためにも、可能な限り自院の状況に沿ってカスタマイズできるシステムがおすすめです。オンプレミス型の在庫管理システムは費用は高額ですが、比較的カスタマイズ性が高く、既存システムとの連携によって柔軟な運用が可能です。

セキュリティ対策が万全か

在庫管理システムを選ぶ際は、セキュリティ性にも十分考慮する必要があります。セキュリティ対策が脆弱なシステムは、サイバー攻撃やウイルス感染のリスクが高いため、情報漏洩やデータの紛失が起こりやすくなります。

例えば、悪意のある第三者による不正発注といったリスクが挙げられます。また、セキュリティ対策が不十分な場合、患者からの信頼性の低下を招きやすいです。

さまざまなリスク回避のためにも、セキュリティ性が高い在庫管理システムを選ぶことが大切です。具体的には、通信の暗号化や定期的なセキュリティアップデート、自動バックアップ機能の有無などを確認しましょう。

直感的な操作が可能か

シンプルでわかりやすい画面設計や操作性は、システムのスムーズな定着に直結します。特に、機械の操作に不慣れなスタッフが多い場合、複雑な操作性のシステムは混乱やストレスを招き、業務効率の低下やコスト負担の増加につながる可能性も否定できません。

そのため、無料トライアルで実際の操作性を体験し、スタッフが活用しやすいシステムを選定するのがおすすめです。タブレット端末での操作に対応したシステムであれば、持ち運びながら操作できて便利です。

おすすめの歯医者・歯科医院向け在庫管理システム

その他の歯医者・歯科医院向け在庫管理システムの選び方

在庫管理システムは、製品によって搭載機能や強みが大きく異なります。自院の在庫管理業務を円滑にするためにも、次のようなポイントに注目して使いやすいシステムを選定しましょう。

【重要なポイント】

1. 商材に適した管理方法か
2. 対応できる検品方法は何か

【その他の比較ポイント】

1. 料金体系とシステムの規模は自社に適しているか
2. 既存のシステムと連携できるか
3. スマホに対応しているか
4. サポート体制が充実しているか

まとめ

歯医者や歯科医院は、扱う在庫の種類が多いため、在庫管理業務は煩雑になりがちです。特に、アナログな在庫管理を続けている医院では、発注ミス・発注漏れによる在庫不足・余剰在庫・使用期限切れが起きやすいといえます。

それらの課題解決に役立つのが、在庫管理システムです。在庫数を可視化することで、適正在庫を維持しつつ、商品ごとの使用期限の管理もシステムが自動で行います。従来の手動管理に比べて、在庫管理業務を大幅に簡略化できるでしょう。

在庫管理システムを選ぶ際は、機能の種類や在庫管理方法、カスタマイズ性、セキュリティ性などに注目するのがおすすめです。在庫管理システムによって、歯医者・歯科医院の煩雑な在庫管理業務を効率化しましょう。