無料で使える人事評価システムおすすめ3選｜選ぶ際のポイントも解説

人事評価システムには、無料で利用できるフリーソフトや無料トライアル期間で試用できるものもあります。ただし、無料のものは機能が限られている場合が多いため注意が必要です。本記事では、無料で使えるおすすめの人事評価システムや選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 人事評価システムを無料で利用しよう
2. 無料の人事評価システムのメリット
3. 無料の人事評価システムのデメリット
4. 無料の人事評価システムを選ぶ際のポイント
5. 無料で利用できる人事評価システムおすすめ3選
6. その他の人事評価システムの選び方
7. 無料の人事評価シートの作り方
8. まとめ

人事評価システムを無料で利用しよう

人事評価システムとは、従業員情報や目標の設定・進捗、評価シートの作成・回収、人事評価や分析を一元管理できるシステムです。

従来は手動で行っていた人事評価業務をシステム上で完結できるため、業務の効率化や精度の向上が期待できます。公正な人事評価を行うことで、より的確な人員配置も実現できるでしょう。

人事評価システムの中には、フリーソフトや無料トライアル期間があるものも多いです。よって、中小企業などにおいて、自社の予算や業種業態に適合するかを確かめるなら、フリーソフトや無料トライアルを有効活用しましょう。

無料の人事評価システムのメリット

無料の人事評価システムは、コストを抑えられることでさまざまなメリットを得られます。ここからは、無料人事評価システムのメリットについて解説します。

コストを抑えて公正な人事評価が可能

無料の人事評価システムは、有料版と比較して、初期費用や月額・年額利用料金がかからないため、コストを抑えられます。また、公正な人事評価によって、従業員の能力やスキルに合わせてより的確かつ透明性の高い人事配置を行えます。

これにより、従業員は適切に評価してもらえていると感じ、モチベーションや職場満足度の向上に繋がります。そのため、無料の人事評価システムはできる限り支出を抑えながら、生産性の向上や離職率の低下を図りたい企業にもおすすめです。

複数のシステムを比較検討しやすい

初めて人事評価システムを導入する場合、自社にシステムは本当に必要なのか・自社に適したシステムがわからないといった悩みを持つ企業もあるでしょう。無料の人事評価システムは、無料で利用できることによって複数のシステムを比較検討しやすいです。

システムによって機能性や操作性は大きく異なるため、実際に運用することで自社に最適なシステムを見極められます。また、コストがかからないため気軽に導入でき、自社に合っていないと感じたら別のシステムを導入し直すことも可能です。

これにより、最初から有料版を導入して機能を持て余すといった失敗を防いで、無駄なコストの発生を抑えることができます。

無料の人事評価システムのデメリット

無料の人事評価システムを導入する際は、留意しておかなければならないデメリットがあります。これらの点を考慮して、無料ツールの導入を検討することが大切です。ここからは、無料の人事評価システムのデメリットについて解説します。

有料版に比べて制限が多い

無料の人事評価システムは、有料版に比べて機能や利用人数などが制限されていることが多い点に留意しましょう。システムによっては、データの容量や保存期間が限られている場合もあります。

そのため、無料の人事評価システムは、従業員規模が少ない企業や必要最低限の機能のみで十分な企業に向いていますが、大規模な企業や高度な機能を活用したい企業には対応できないと考えられます。

したがって、無料の人事評価システムの導入を検討する際は、自社のニーズに適しているかを確認することが重要です。

無料で利用できる期間が制限されている場合もある

人事評価システムを無料で利用する方法には、完全無料で基本機能を利用できる無料ツールや無料プランの他に、無料トライアルというものがあります。無料トライアルとは、一定期間無料でシステムを利用できる期間のことです。

無料プランは上述したように制限があるのに対し、無料トライアルはほぼ全ての機能を利用できる場合が多い点で異なります。ただし、ベンダーによっては、無料期間が過ぎると自動で有料プランに切り替わる場合もあるため、事前に期間を確認しておくことが重要です。

サポート内容が手薄な場合がある

無料の人事評価システムは、有料版と比較してサポートが手薄な場合があります。例えば、有料版ではWeb会議システムを用いて、専任コンサルタントが導入や運用を支援してくれる場合が多いです。また、24時間体制によって迅速にトラブルに対応してくれます。

一方で無料ツールは、電話やチャットのみで問い合わせを受け付けている場合があり、返信や対応も遅いといったケースもあります。導入時の初期設定や運用のトラブルなどをすぐに解決できない恐れもあるため、これらの点を考慮して無料ツールの導入を検討しましょう。

無料の人事評価システムを選ぶ際のポイント

無料の人事評価システムは、有料版に比べると機能・利用期間・対応人数が制限されていることが多いです。制限された中でも十分な導入効果を得るには、次のようなポイントを押えて選定するのがおすすめです。

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無料トライアルか完全無料か

無料の人事評価システムを選ぶ際は、期間限定の無料トライアルなのか、完全無料のシステムなのかに注意しましょう。

また、無料利用できるシステムの中には「初期費用0円」と謳っているものもあります。この場合、導入費用はかからないものの、月額利用料金が発生することが多いです。そのため、プランの詳細については公式HPなどでしっかり確認しましょう。

必要な機能・容量が使えるか

無料の人事評価システムは、機能や容量が制限されていることが多いです。したがって、自社にとって必要な機能・容量を備えているかどうかを事前に確認しておきましょう。

仮に必要な機能・容量が足りないシステムを選ぶと、当然ながら思ったほどの導入効果を得られなくなります。なお、欲しい機能をすべて網羅した無料システムを見つけるのは難しいため、必要な機能に優先順位をつけておくことが大切です。

利用人数には制限があるか

無料の人事評価システムは、利用人数に上限が設定されていることがほとんどです。そのため、事前に人事評価に関わる自社の従業員数を把握し、すべてをカバーできるシステムかどうかを確認しましょう。

なお、無料の人事評価システムの利用可能人数は1人～20名程度のものが基本であり、お試しとして利用したい場合は、部門を限定して運用することで、リスクや従業員の混乱を最小限に抑えることができます。

アプリ版が用意されているか

人事評価システムの中には、スマートフォンやタブレットからも利用できるアプリ版を提供しているサービスもあります。従業員が自身のスマートフォン・タブレットから、評価シートの記入や提出を行うことで、回収・集計にかかる手間を削減できます。

そのため、パソコンからの人事評価管理はもちろんのこと、スマートフォン・タブレットによる管理にも対応しているとさらに業務の効率化につながります。無料トライアルでもアプリ版を利用できる場合があるため、積極的に活用していきましょう。

移行がスムーズに行えるか

従来の人事評価において、Excelや紙への手入力で管理を行っていた場合、システムへの移行がスムーズに行えるかも重要なポイントです。そのため、無料でExcelからのデータ連携が行えるかなどを確認しましょう。

また、今までの人事評価では人手による個人的な評価の偏りが発生していた場合、AIを活用した自動添削などが備わった機能を選択すると、公平性の高い人事評価の実現につながるためおすすめです。

無料で利用できる人事評価システムおすすめ3選

その他の人事評価システムの選び方

人事評価システムは、製品によって搭載機能・特徴・強みが異なります。したがって、システムの比較検討を行う際には、次のようなポイントに注目しながら自社に適したシステムを選びましょう。

【重要なポイント3つ】

1. システムのタイプが自社に合っているか
2. 自社の人事評価制度に合っているか
3. 他システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 導入形態を確認
2. 人事異動に対応できるか
3. カスタマイズ性を確認
4. 使いやすい操作性か
5. セキュリティ対策が万全か

無料の人事評価シートの作り方

コストを抑えて人事評価業務を行いたい場合、人事評価システムではなく、ExcelのテンプレートやGoogleスプレッドシートを利用する方法もあります。

ExcelやGoogleは多くのパソコンに標準装備されてることが多いため、新たなコストをかけずに運用できます。また、基本的な操作に慣れやすい身近なツールであることから、どのような企業でも抵抗なく導入しやすいでしょう。

特にExcelは、業種や職種に合わせた無料のテンプレートが豊富に用意されているため、選択肢の幅が広いのが魅力です。

人事評価シートに必要な記載項目

人事評価シートを作成するには、人事情報と評価項目・基準を記載する必要があります。評価項目・基準は企業によって異なりますが、以下のような項目の記載が一般的です。

1. 業務成果：目標達成率・業務スピード・正確性
2. 能力成果：判断力・企画力・知識力
3. 意識成果：協調性・自立性・積極性

それぞれの評価項目に点数を割り当てておき、その合計点で人事評価を表します。企業によっては合計点数ごとにランク付けを行うこともあります。公正な人事評価を行うためにも、評価基準の項目・点数は慎重に策定しましょう。

人事評価シートを一から手作業で作成し、従業員ごとに管理するのは手間がかかります。そのため、人事評価を効率化するには、一連の作業を集中的に管理できる人事評価システムの導入がおすすめです。

まとめ

人事評価システムは公正な人事評価を支援し、適切な人員配置や従業員の満足度向上を図るためのツールです。無料で利用できるシステムが多く、特に中小企業のようなコストを抑えて人事評価業務を効率化したい企業におすすめです。

ただし、無料の人事評価システムは、機能・利用期間・利用人数・データの保存容量や期間が制限されていることが多い点に留意しましょう。そのため、導入前には、自社の希望を満たすシステムであるかを確認する必要があります。

人事評価業務に課題を抱えている企業は、本記事を参考に無料の人事評価システムを活用して、業務の効率化を図りましょう。