飲食店におすすめの受発注システム｜業務効率化のコツも解説

受注・発注に関するデータを一元管理できる受発注システムは、規模の大小問わず飲食店にも導入がおすすめです。この記事では、飲食店におすすめの受発注システムや導入のメリット・デメリット、受発注業務を効率化させるためのコツなどを解説します。

目次

開く

閉じる

1. 飲食店にも導入が進む受発注システム
2. 飲食店の受発注管理に関する課題
3. 飲食店に受発注システムを導入するメリット
4. 飲食店に受発注システムを導入するデメリット
5. 飲食店が受発注システムを選ぶ際のポイント
6. 飲食店におすすめの受発注システム
7. その他の受発注システムの選び方
8. まとめ

飲食店にも導入が進む受発注システム

受発注システムとは、商品の発注から受注までの一連の業務を電子化するシステムです。従来は紙ベース、あるいはExcelなどで行われていた受発注における管理業務を、システム上で完結させることができます。

近年では、受発注システムが多くの飲食店に導入されるようになりました。大規模チェーンのみならず、小規模な飲食店においても導入が増えてきています。初期費用を抑えられるシステムも多数リリースされており、気軽に導入できる環境が整ってきています。

飲食店の受発注管理に関する課題

飲食店の受発注業務は、閉店後に行われるケースが多くあります。閉店後は時間に追われ、受発注業務以外にも多くの業務をこなさなければなりません。さらに、疲労もたまっている状態のため、ミスが発生することも少なくないです。

そのため、計算間違いや誤発注が起きやすくなってしまいます。発注書には、発注先・発注商品・発注数・納品日などを記載しますが、どれか1つを間違えるだけでも重大なミスとなるでしょう。

飲食店の受発注業務を効率化するには

ミスを避けるためには、受発注の管理業務を効率化させる必要があります。効率化の方法は色々とありますが、ここでは以下3つの方法を紹介します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

受発注業務を行う時間を決める

受発注業務を行う時間を決めておくと、ミスの防止に繋がります。時間を確保しておくことで従業員が焦ることなく作業できるほか、発注忘れなども防げるでしょう。可能であれば、受発注業務は閉店後ではなく、営業中に行うのがおすすめです。

営業中に行うことで従業員が疲労している状態で作業する必要がなくなり、ミスの防止に繋がります。また、時間に余裕を持って作業できるため、適切な発注数量などを落ち着いて判断することができます。

発注点を決める

効率よく受発注業務を行うためには、発注点を決めておくのもおすすめです。発注点とは、在庫が減ってきた際に発注する基準となる在庫数を指します。「いくつまで減ったら発注するのか」といった発注点を決めておくと、在庫切れを防げるでしょう。

発注点は、商品の売れ行きや在庫回転率などを考慮して決めるのが基本です。人気の商品は発注点を引き下げ、在庫切れをしっかり防げるようにしましょう。

システム化を進める

受発注業務を効率化する方法として、業務のシステム化は非常に有効です。そのシステムの選択肢の1つが、本記事のテーマでもある受発注システムです。

受発注システムでは受注側・発注側の双方がオンライン上で処理を完結させることができます。受注処理や支払管理ができるほか、発注側には在庫管理機能も備わっています。PCだけでなく、スマホやタブレットに対応しているシステムもあります。

飲食店に受発注システムを導入するメリット

飲食店に受発注システムを導入するメリットとしては、人的ミスを予防できる点が挙げられます。また、業務の効率化やコスト削減につながる点も大きなメリットです。ここでは、飲食店に受発注システムを導入するメリットを5つに分けて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

人的ミスを予防できる

従来の受発注業務では、手書きで発注書などを書くことが多かったため、人的ミスが起きやすい状況でした。一方で、受発注システムはシステム上で入力を行うため、手書きよりも人的ミスが発生しにくい点が大きなメリットです。

また、受発注システムを使って業務を行うことで、システム上に発注履歴が残り、いつでも確認できます。過去の注文履歴からミスを発見したり、ミスが起こりやすい部分を特定して再発防止に努めたりできるのもメリットの1つです。

業務が効率化する

受発注システムを使って業務を進めることで、電話・メール・FAXなどで連絡を取り合う必要がなくなり、効率よく受発注業務を遂行可能です。

発注先が複数あっても1つのシステム上でやり取りを完結できるため、受発注業務にかかる時間を大幅に減らすことができ、従業員の負担も大きく軽減できるでしょう。

また、受発注情報をいつでも確認できるため、お互いの時間を気にせずに作業できるうえ、端末とインターネット環境といったシステムにアクセスできる条件が揃っていれば作業場所にも縛られません。

受発注の状況をリアルタイムで把握できる

システム内で受発注数や在庫状況をリアルタイムで把握できるため、適切な発注をかけやすい点もメリットです。在庫の過不足は、販売機会の損失や廃棄コストの増加にも繋がってしまいます。システム内で在庫管理ができれば、こうしたリスクも低減できます。

取引の金額もシステム上に記録され、キャッシュフローが可視化されて支払金額の照合作業の削減にも繋がります。このことは、月次決算の早期化や経営判断に役立ちます。

コスト削減に繋がる

飲食店における受発注システムの導入においては、コスト削減にも繋がります。発注書をシステム内で作成し、オンライン上でやり取りを済ませればペーパーレス化が実現され、発注書を印刷したり保管したりする際にかかるコストを削減可能です。

また、受発注業務が効率化されて従業員の数を減らすことができれば、人件費の削減にも繋がります。従業員は閉店後の負担を大きく減らすことができ、企業側はコストを削減できるため、受発注システムの導入はお互いにメリットがあると言えるでしょう。

ただし、システムの導入には初期費用や運用コストがかかります。そのため、削減できるコストと比較して費用対効果を計算して、導入するシステムを検討することも重要なポイントです。

複数店舗のデータを一元管理できる

複数店舗のデータを一元管理でき、受発注の管理がしやすくなる点も受発注システム導入のメリットです。特に、フランチャイズなどで複数の店舗を抱えている場合には、すべての受発注データをシステム内で一元管理できるため、非常に便利です。

店舗間のデータがバラバラになってしまうと、全体での在庫数や受発注状況が把握できず、混乱してしまう可能性があります。正しい経営判断を行うためにも、受発注システムの導入で各店舗のデータを一元管理することは有益です。

飲食店に受発注システムを導入するデメリット

飲食店に受発注システムを導入すると多くのメリットが得られますが、いくつかのデメリットもあります。まず、受発注システムを導入する場合には、取引先にも同意を得なければなりません。基本的に、取引先にも受発注システムを使ってもらう必要があるためです。

取引先が受発注システムを使っていない場合は、現在の体制を変更してシステムを導入してもらう手間がかかってしまいます。そのため、取引先に納得して導入してもらえるように、システム導入のメリットなどをまとめて提案しましょう。

受発注システムの導入には、初期費用や運用コストがかかる点もデメリットです。さらに、導入後は従業員にシステムを使いこなして貰うために、講習や教育を行う必要があります。

飲食店が受発注システムを選ぶ際のポイント

上記でも述べたように、システムの導入には初期費用や運用コストがかかります。そのため、削減できるコストと比較して費用対効果を算出し、導入するシステムを検討することが重要です。

費用対効果の高いシステムを見極めるために参考になるのが、以下のようなポイントです。飲食店が受発注システムを選ぶ際は、自店舗に必要な機能が備わっているか、導入実績などを確認しましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

自店舗に必要な機能が備わっているか

飲食店が受発注システムを選ぶ際は、まず自店舗に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。事前にシステムを導入する目的や受発注における課題を明確にしておくことで、必要な機能を絞ることができます。

例えば、複数の業者に電話やメール、FAXで1件ずつ発注を行う手間がかかっている場合は、一括で自動発注できる機能があると便利です。また、野菜や魚などの在庫の棚卸し機能があれば、手作業によるミスを防止でき、正確な在庫管理を行うことができます。

事前に必要な機能を確認することは、システムを導入してから機能が足りない・持て余してしまうといった失敗を避けることにも繋がります。

同業界への導入実績を確認

受発注システムを選ぶ場合、同じ飲食店業界でよく使われているシステムを選ぶのがおすすめです。そのためには、公式サイトなどで同業界への導入実績を確認しましょう。同業界への導入実績が豊富だと、飲食店特有のニーズに応えられていると判断することができます。

また、導入事例を参考にすることで、実際にシステムが導入された際にどのように活用すればいいのかを具体的に想定することができます。

モバイル端末に対応しているか

スマートフォンやタブレットといったモバイル端末に対応しているか確認することも重要です。モバイル端末に対応していれば、在庫確認しながらその場で発注や修正を行うことができます。

また、パソコンの操作に慣れていない従業員でも、普段利用しているモバイル端末なら使いやすく直感的に操作ができるでしょう。

飲食店におすすめの受発注システム

その他の受発注システムの選び方

受発注システムを選ぶ際には、あわせて下記のようなポイントにも注目することをおすすめします。

まず、取引方法については、自社で現在扱っている取引方法に対応しているのはもちろん、今後のことも考えて検討する必要があります。また、取引先が導入しやすいかどうか確認することも大切です。

すでに自社で使用しているシステムがある場合には、連携性にも注目しましょう。システム同士を連携させると、より効率よく業務をこなすことが可能です。その他、データ分析の方法やセキュリティ面にも注目しながら選ぶのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 多様な発注方法に対応できるか
2. 取引先も導入しやすいか
3. 他システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. データ分析が容易にできるか
2. モバイル端末に対応しているか
3. カスタマイズ性を確認
4. セキュリティ対策は万全か
5. サポート体制が充実しているか

まとめ

飲食店においては、受発注業務が大きな負担となっているケースが多く見られます。そのため、大規模なチェーン店だけでなく、小規模な店舗においても受発注システムの導入が進んできています。システムを導入することで負担を減らし、業務の効率化を図れます。

また、発注書の作成にかかるコストを削減したり、人件費を削減したりできるのも大きなメリットです。受発注業務に負担や課題を感じている場合には、本記事を参考に受発注システムの導入を検討しましょう。