法人カードの不正利用を予防するには？補償制度についても解説

法人カードの発行は企業の業務効率化などに役立ちますが、一方で不正利用のリスクもあります。そのため、運用にあたっては社内規程の整備などが必要です。この記事では、法人カードの不正利用の例や予防対策、不正利用が発覚した際の補償制度などについて解説します。

目次

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1. 法人カードで考えられる不正利用とは
2. 社内の不正利用を防ぐ対策
3. 不正利用防止のための法人カードの選び方
4. 不正利用防止におすすめの法人カード3選
5. 第三者の不正利用を防ぐ対策
6. 不正利用が発覚した場合の対処

法人カードとは

法人カードとは、企業や個人事業主に対して発行されるクレジットカードです。「コーポレートカード」や「ビジネスカード」とも呼ばれます。法人カードはカードを使用する個人の名義で発行されますが、カード利用額の引き落としは通常、法人名義の口座から行われます。

法人カードの利用によって、立替払いに伴う経費精算処理の手間を軽減でき、経理業務の効率化に役立ちます。また、法人カードは個人利用のクレジットカードに比べて限度額が大きく、高額な備品を購入する際に従業員に負担がかからないというメリットもあります。

一方で、従業員に法人カードを貸与した場合、私的な物品を購入するなどの不正利用リスクがあります。また、法人カードの紛失や盗難による第三者の不正利用にも注意が必要です。本記事では、法人カードにおける不正利用の例や対策について解説します。

法人カードで考えられる不正利用とは

法人カードは、業務上必要な備品などの購入を目的として作成されます。目的外での法人カードの利用は、不正利用に該当してしまうため注意しましょう。以下に、法人カードにおける不正利用の例を3点取り上げ、解説していきます。

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社員による私的利用

法人カードの不正利用における代表例が、社員による私的な利用です。故意に私物を購入するケースもあれば、業務上必要な支払いと私物の購入にかかる支払いを混同してしまうケースもあり、さまざまな事態を想定しておく必要があります。

また、業務時間外でも法人カードを貸与したままにしていると、私的な買い物の際に誤って法人カードで精算してしまう場合も考えられます。また、私的なタクシーの利用や、自家用車へガソリンを給油する際に法人カードを使用した事例も存在します。

このような私的利用は、業務上横領罪にあたる場合があります。私的利用の回数や内容の悪質さにもよりますが、会社側が起訴し、有罪となった場合は10年以下の懲役刑が課される可能性もあります。

参考：刑法 第二百五十三条（業務上横領）｜e-Gov 法令検索

経費に該当しないものを購入

経費に該当しないものを法人カードで支払ってしまった場合も、不正利用にあたります。経費に該当しないものの例としては、従業員が友人や家族と私的に飲食を行った際の飲食代や、業務で使用しない日用品類の購入代などが挙げられます。

このようなケースは、法人カードを使用する従業員の経費に関する知識が不十分なことで起こる場合が多いです。意図的に行われていないことを確認し、経費に該当するもの・しないものについて、社内教育を実施することが望ましいでしょう。

紛失・盗難時の不正利用

法人カードを貸与している従業員が法人カードを紛失した場合や、盗難被害にあった場合も不正利用されるケースがあります。この場合は、法人カードを取得した第三者による不正利用が問題となります。

警察への届出によって法人カード本体が手元に戻ってきた場合でも、カードに番号が記載されている場合はカード番号を控えられているリスクがあります。そのため、紛失や盗難に気づいた時点で、速やかにカードの利用を停止する手続きを取りましょう。

社内の不正利用を防ぐ対策

従業員に法人カードの追加カードを持たせる場合、不正利用を防ぐために管理方法を明確に定めておくことが望ましいです。以下に、有効な対策の具体例をご紹介します。

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社内規程を設ける

社員に法人カードを使用させる場合、社内で法人カードに関わる運用のルールやマニュアルを定めておきましょう。ルールの具体例としては、利用範囲・証明書の提出・ペナルティの付与などが挙げられます。

社内規程によってこのようなルールを定めることで、法人カードの使用方法に関する意識が高まり、不正利用の防止に繋がります。以下に、社内規程の例を記載します。

利用範囲を決める

社内規程を設置する際は、法人カードの利用範囲を定めておきましょう。利用範囲を定めていない場合、私的なカード利用と業務に必要な支払いとの区別がつきにくくなります。

役職や部署ごとに法人カードの利用が必要であると認められる範囲を設定し、イレギュラーなカード利用が必要な場合は、上長への事前承認制を取り入れるのも効果的です。

たとえば、営業社員であれば社用車のガソリン代や出張時の宿泊費などに限定しておくのもよいでしょう。事前に利用目的を定めておくと、不正利用を検知しやすくなるというメリットも得られます。

証明書の提出を義務付ける

法人カードを使用したら、その都度領収書などの証明書の提出を義務付けることも不正利用の防止に繋がります。領収書には購入品や飲食代の内容に加え、店舗名や時刻などの情報が印字されているため、提出によって社内の管理体制を高める効果が得られます。

また、法人カードと経費精算システムを連動させておくことも効果的です。経費精算システムでは、法人カードの利用があった際に、決済額や利用日時などを自動的に取得できます。証明書と精算システムの情報を照合することで、不正利用の速やかな把握に繋がります。

ペナルティを決める

不正利用を防止するためのルール設定に加え、万が一不正利用した場合のペナルティを明示しておくことも有効です。特に、過去に不正利用を起こした社員が在籍している場合は、不正利用によるペナルティの内容をきちんと認識させ、再発を防ぎましょう。

ペナルティの内容は会社によってさまざまですが、一般的には口頭注意・始末書の作成・減給・懲戒解雇などの内容を程度に応じて設定するケースが多いです。会社として、自らの行動に責任を取らせる姿勢を示すことが重要です。

また、社内におけるペナルティだけでなく、不正利用が業務上横領に該当する場合があることを従業員に伝えるのも効果的です。

限度額を低く設定する

法人カードの中には、発行した追加カードの利用限度額設定が可能なものがあります。従業員ごとの使用目的からおおよその利用額を想定し、利用限度額を低めに設定しておくことで、余分な法人カードの利用を防止する効果が得られます。

利用可能な限度額が定められていると、限度額を超過した時点で法人カードの決済ができなくなります。そのため、不正利用が起こりにくく、万が一発生した際も被害額を少なく抑えることができます。

必要な社員にだけ法人カードを交付する

社員の不正利用を防ぐには、必要な社員にだけ法人カードを交付することも重要です。使用するかどうかわからない社員や、使用頻度の少ない社員の分まで追加カードを発行してしまうと、カード利用状況の把握が難しくなり、不正利用のリスクが上がってしまいます。

法人カードを交付する部門や部署を限定したり、一定以上の役職者にだけ交付するなどのルールを定めることで、法人カード利用における責任の所在が明確になります。また、必要最低限の枚数のみを交付すれば、管理がしやすくなるというメリットも得られます。

支払いをするときだけ法人カードを渡す

不正利用の防止には、支払いをするときだけ法人カードを渡す方法も効果的です。たとえば、法人カードの利用が必要になった従業員はその都度経理に申請を行い、経理の承認によって貸与するという方法が挙げられます。

このような方法では、法人カードを利用する従業員や使用目的などを事前に把握できるため、不正利用が難しくなります。

また、従業員が私的な買い物の際に誤って法人カードを使用してしまったり、オンライン決済で誤って情報を入力してしまったりするリスクも回避できます。

不正利用防止のための法人カードの選び方

法人カードには多くの種類がありますが、どの法人カードを選ぶかによって管理のしやすさも変わってきます。自社の管理体制などを考慮しながら、不正利用を効果的に予防できるカードを選びましょう。不正利用防止の観点から法人カード選びのポイントを解説します。

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会計ソフトなどと連携できる法人カードを選ぶ

法人カードの中には、会計ソフトや経費精算システムなどと連携できるものもあります。こうしたカードを使えば、利用明細が自動的に会計ソフト・経費精算システムに反映されるため、カードの利用状況を手間なく確認することができます。

法人カードの利用明細を1つひとつ確認して、会計ソフトに入力して、といった作業が必要なくなり、経理担当者の作業負担も軽減できるでしょう。

なお、連携可能かどうかはそれぞれの法人カード、また、会計ソフト・経費精算システムによって異なりますので、事前に確認しておきましょう。

利用設定が柔軟にできる法人カードを選ぶ

一口に法人カードと言っても、その強みや特徴は千差万別です。不正利用防止という観点から考えるなら、利用限度額や支払先の制限を柔軟に設定できるカードがおすすめです。

例えば、従業員単位で利用限度額を適宜設定できる、支払先を限定できる、管理者にアラート通知が届く、といった不正利用防止機能を持つカードもあります。

従業員数が多かったり、法人カードの利用機会が多かったりする場合は、不正な利用がないかチェックするだけでも大きな負担になりかねないので、こうした強みを持つ法人カードの導入は大きなメリットとなるでしょう。

プリペイド式の法人カードや法人デビットカードを選ぶ

一般的なクレジットカードでは、カードを使用してから実際に利用額の引き落としが発生するまでにタイムラグがあります。対して、プリペイド式のカードでは料金を事前にチャージする必要があり、デビットカードでは即時引き落としが行われます。

プリペイド式の場合は、利用目的に応じた金額だけをその都度チャージして使用できます。また、法人デビットカードではカードを使用してすぐに利用額が反映されるため、口座の入出金明細から速やかに利用状況の把握が可能です。

これらの特徴から、プリペイド式の法人カードや法人デビットカードを使うことで、不正利用を防止する効果が期待できます。

不正利用防止におすすめの法人カード3選

従業員用カードの追加発行によって、法人カードの不正リスクは高まります。ここでは不正利用を防止しながら追加カードが複数枚発行できる、おすすめの法人カードを紹介します。カードによっては個別に限度額や、取引先・1日の利用額まで制限できるものもあるため、プロジェクト単位でカードの使い分けもおすすめです。

第三者の不正利用を防ぐ対策

従業員ではなく、第三者による不正利用を防ぐための対策も必要です。ここでは、紛失や盗難時における対策に加え、オンラインで法人カードを使用する際の対策について解説していきます。

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紛失・盗難時はカード会社や警察にすぐに届け出る

法人カードの紛失や盗難が起こった場合は、すぐに警察とカード会社の両方に届出を行います。その際、まずカード会社での利用停止手続きを優先させましょう。法人カードを使用する従業員には、あらかじめ紛失の際の連絡先を共有しておくのがおすすめです。

紛失や盗難によって法人カードが第三者の手に渡った場合、不正利用のリスクがあります。そのため、速やかな利用停止手続きによって、不正利用を防止する効果が得られます。

カード会社によっては、法人カードの利用停止において、一時停止または無効化の手続きを選択できる場合もあります。ただし、利用停止後は新しいカードが発行されるまで使用できなくなる場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

オンラインでのカード情報管理を徹底する

オンラインにおける法人カードの情報入力には、不正利用のリスクがあります。特に、偽のメールを送信してカード情報を入力させるフィッシング詐欺や、ECサイトにおけるカード番号の不正な取得には注意が必要です。

法人カードをオンラインで利用する際は、3Dセキュアなどの認証システムに対応しているECサイトを利用しましょう。また、不自然なメールアドレスから送信されたURLに容易にアクセスしないことや、本物を装ったECサイトにカード情報を入力しないことも重要です。

オンラインにおけるカードの不正利用は、悪意のある第三者によって意図的に行われます。そのため、法人カードを交付する際は、オンライン利用に関する注意点やリスクについて従業員への教育を行い、不正利用に関する情報を共有しておくことが望ましいです。

公共のフリーWi-Fi利用は避ける

オンラインで法人カードの情報を入力する際には、公共のフリーWi-Fiを使わないことも重要です。公共のフリーWi-Fiは通信が暗号化されておらず、入力したカード情報が盗まれ、第三者に不正利用される危険性があります。

特に、社員が外出先や出張先からオンライン決済を行う場合は、現地のホテルやカフェのフリーWi-Fiに接続してしまうこともあるでしょう。リスクを回避するには、個別契約したモバイルWi-Fiなど、信頼性が担保されているネットワークのみを使うよう徹底すべきです。

不正利用が発覚した場合の対処

紛失や盗難により法人カードの不正利用が発生してしまった際は、カード会社の補償が受けられます。カード会社の規約によっては補償の期間が定められている場合もあり、新たな被害拡大を防ぐためにも迅速な対応が求められます。

なお、カード会社による補償は、社内の不正利用に対しても適用される場合があります。いずれの場合もクレジットカード会社による対応が必要となるため、不正利用に気付いた時点ですぐに対処することが重要です。

まとめ

法人カードとは、企業や個人事業主に対して発行されるクレジットカードです。法人カードによって経費精算業務を効率化できる一方、不正利用のリスクもあります。法人カードの不正利用は、社員によるものと第三者によるものがあります。

社員の私的利用や、経費に該当しない物品の購入などは不正利用にあたります。不正利用を防ぐには、社内で法人カードの利用におけるルールを定め、社内規程によって管理することが効果的です。運用のルールを遵守し、不正がおこらない体制づくりを目指しましょう。

また、法人カードの紛失・盗難が起こった際は、速やかにカードの利用停止手続きを行うことが重要です。不正利用が発生した場合は補償を受けられるため、発覚した時点で速やかにカード会社に連絡しましょう。