オンライン商談の営業資料作成のコツ｜資料の重要性・共有方法も解説

オンライン商談は、対面での商談と比較するとコミュニケーションが図りにくい面があるため、オンライン商談における営業資料は重要な役割を担っています。本記事では、オンライン商談で使用する資料作成の手順やポイントとともに、資料を使用する際のコツを解説します。

目次

開く

閉じる

1. オンライン商談における資料の重要性
2. オンライン商談の資料作成手順
3. オンライン商談の資料作成のポイント
4. オンライン商談で資料を使う際のコツ
5. まとめ

オンライン商談における資料の重要性

オンライン商談においての資料は、対面での商談よりも重要性が高いです。オンライン環境ではスムーズなコミュニケーションが難しく、相手とのリアルタイムな対話に制約が生じることが多々あります。

また、オンライン商談はしばしば時間制限があるため、重要なポイントを効率的に伝える必要があります。資料は情報を整理し視覚的に伝える優れた手段であり、オンライン商談を成功させるために不可欠です。

資料を用いることで情報の整合性を保ち、相手に的確に説明することができます。これにより対話が効率化され、顧客は与えられた時間内で理解しやすくなります。

オンライン商談の資料作成手順

オンライン商談の資料作成は、成功に向けた重要なプロセスです。適切な資料を用意することで商談の効率性が向上し、情報の明確な伝達が可能となります。ここでは、オンライン商談の資料作成手順について解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

商談時のアジェンダを作る

アジェンダとは、商談の流れや議題を計画的に整理した目次のことです。アジェンダを作る際には、まず商談の目的を明確にしましょう。次に、主要な議題をリストアップし、優先順位をつけます。

商談の時間制限に合わせて議題を調整し、どのトピックに焦点を当てるか検討します。また、アジェンダには時間割も含め、各議題に予定された時間を明示しておきましょう。アジェンダを活用することで商談が効率的に進行し、不要な時間の浪費を防ぎます。

アジェンダの中から資料にするものを選ぶ

アジェンダから資料にする物を選ぶ際は焦点を絞り、効果的な情報提供を行うことが重要です。まず、商談の目的を再確認し、資料がその目的に沿っているか検討します。次に、顧客のニーズや関心事を考慮し、顧客にとって価値のある情報を選びましょう。

資料はシンプルでわかりやすい内容であることが重要です。また、適切なフォーマットを選択し、視覚的に情報を伝えることも考慮しておきましょう。

各スライドの内容を決める

各スライドの内容を決める際はアジェンダを確認し、各スライドの目的とテーマを明示しましょう。その後、ターゲットオーディエンスを考慮して情報を整理し、重要なメッセージやポイントを選択します。

また、視覚的な要素も考慮に入れ、図表や画像を組み込んで情報を視覚的に示します。各スライドが一貫性を持ち、論理的な流れでプレゼンテーションが進行するように注意し、顧客が内容を理解しやすくなるよう心掛けましょう。

デザインに着手する

デザインは視覚的な印象を形成し、情報のわかりやすさを向上させます。まず、選んだメッセージをスライドごとに整理し、それに基づいて適切なフォント、色、画像、グラフィックスを選択します。

視覚的な一貫性を保ち、情報が混乱しないようにします。また、レイアウトを工夫して情報を際立たせ、視聴者の注意を引きます。簡潔かつ効果的なデザインにより、資料の受け手に伝えたいメッセージが明確に伝わり、印象的に残ります。

オンライン商談の資料作成のポイント

オンライン商談においての資料は、あなたのビジネス提案を伝え、クライアントに情報を明確に伝達する重要な手段です。資料作成にはいくつかの重要なポイントがあります。以下で、そのポイントについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

視覚的に伝える

オンライン商談を資料作成する際は、視覚的に伝わるように考慮しましょう。視覚的な要素を取り入れることで、情報を鮮明かつ効果的に伝えることができます。具体的には、グラフやチャートを利用して数値データを視覚的に表現するのがおすすめです。

これにより、データの傾向や比較が一目瞭然となり、相手により明確な理解を提供できます。また、イメージやアイコンを挿入して説明を強化し、コンセプトを視覚的に強調します。

これらのポイントを考慮することで、資料は視覚的に魅力的で効果的なものとなり、オンライン商談の成功を支援します。

1スライド1メッセージ

各スライドは一つの主要なメッセージやアイデアに焦点を当て、過度な情報や複雑さを排除します。この方法により、受け手は各スライドを素早く理解し、記憶に残りやすくなります。

また、1スライド1メッセージのアプローチは受け手の注意を引き付け、資料全体の構造を明瞭にし、説得力を高めます。資料を効果的に伝えるために、各スライドには主題の要点や重要な情報を集中させ、オンライン商談の成功に貢献します。

説明とメリットを織り交ぜる

商談では自社製品の良さを伝えるために説明が多くなりがちですが、顧客が抱えている課題や導入目的を果たせなければ購入にはつながらないため、「導入により、どの課題をどう解決できるか」というメリットを織り交ぜましょう。

低コストな点に強みがある場合は平均と比較してどの程度安く、導入コストをどの程度削減できるのかといった具体的な数字を含めると説得力とわかりやすさが増します。

また、説明内に盛り込んだメリットを最後にまとめると振り返りにもなり、製品の良さがより伝わりやすくなります。

休憩となるスライドを入れる

商談で使用するスライドには、情報を含んでいない休憩スライドを挟むのがおすすめです。顧客目線での商談は、製品の説明が長いと集中力が切れ、製品のよさが十分に伝わり切らず、成約に至らないといった結果につながってしまいます。

休憩として質問を受け付けるスライドを入れることで製品の理解を深めつつ、説明が多い一方的な商談になることを防ぐことにもなります。

見やすさを意識する

オンライン商談の資料作成において、見やすさを意識し、配色・フォント・サイズに一貫性を保つことが重要です。配色は過度な色の使用を避け、コントラストを強調し、鮮やかな色を重要な要素に割り当てます。

フォントはシンプルで読みやすいものを選び、フォントサイズは本文と見出しで適切に調整し、大きすぎず小さすぎず、一貫性を持たせます。また、段落と適切な行間を確保し、スペーシングにも注意を払いましょう。

見やすさを意識することで、資料は受け手にとって視覚的に魅力的で理解しやすいものとなり、オンライン商談での伝達効果を高めます。

流れを意識する

オンライン商談の資料は話す順番を意識し、資料を構築する際に受け手の視線の流れに配慮することが重要です。話す順番でスライドを作成し、情報を整理しやすくします。また、1つのスライド内でも人間の目の動きを考慮し、情報を視覚的に配置します。

視覚的な流れを意識することで、受け手の注意を引き付け、情報の効果的な伝達を支援します。

オンライン商談で資料を使う際のコツ

オンライン商談において、資料はビジネス提案や情報伝達に効果的な手段となりますが、その効果を最大限に引き出すためにはいくつかのコツがあります。以下でそのポイントについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

プレゼン時のコツ

オンライン商談で資料を使う際、プレゼンテーションの成功にはいくつかの要点があります。まず、カメラ目線を意識しましょう。相手の視点に向かって話すことで、コミュニケーションがより自然に感じられます。

身振りや表情も重要で、ビデオ通話では言葉以外のコミュニケーションも効果的です。トークのテンポも聞き取りやすさに直結するため、ゆっくりと話しすぎず、急いでしまわず、言葉をはっきりと発音し、聞き手に理解しやすくすることを心がけましょう。

そして、相手の反応に敏感に対応し、質問やフィードバックに迅速に答える柔軟性も求められます。これらの要点を意識して、オンライン商談でのプレゼンテーションを成功させましょう。

環境設定のコツ

オンライン商談をする際は、環境設定が極めて重要です。まず、良好な通信品質を維持するために、有線のインターネット接続を使用することをおすすめします。

ヘッドセットや外部マイクを使用することで、音声品質を向上させ、ノイズやエコーを軽減できます。静かな環境で話すことも重要で、背景騒音を最小限に抑えます。

また、適切な照明とカメラの位置を確認して、自分の顔が明るく、クリアに映るように調整します。これらの環境設定のコツを守ることで、オンライン商談はスムーズに進行し、相手に好印象を与えます。

オンライン商談に特化したツールを導入する

オンライン商談ツールはオンラインコラボレーションに特化し、効果的な資料共有とプレゼンテーションを実現します。通常、これらのツールはリアルタイムでの資料共有、チャット機能、プレゼンテーションモード、録画機能、参加者との対話機能などを提供します。

オンライン商談ツールを使用することで、資料共有とプレゼンテーションがより効果的で効率的に行えます。参加者はリアルタイムで資料を閲覧し、質問を投げかけ、ディスカッションを行えるため、対話的な商談が可能です。

まとめ

オンライン商談はオフラインと比べてコミュニケーションや時間に制限があるため、資料の役割が重要となります。オンライン環境では顔の表情やジェスチャーが伝わりにくく、資料が情報の主要な伝達手段となります。

資料作成のポイントとして、まず情報を視覚的に伝えるためにグラフや図表を活用しましょう。また、1スライド1メッセージの原則に従い、情報を効果的に整理し、流れを明確にします。

見やすさを意識することも重要で、フォント、カラーコード、レイアウトを工夫し、受け手にとって情報が簡潔で理解しやすいものにしましょう。

さらに、流れを意識することで資料全体に統一性と論理性を持たせ、オンライン商談をスムーズに進めることができます。オンライン商談において、資料はビジネス提案を支援し、協力関係を築くための有力なツールとなります。