おすすめの受発注管理システム10選｜選び方・注意点を詳しく解説

受発注管理システムとは、受発注に関する業務をインターネット上で管理できるシステムです。受発注業務の効率化が図れる上に、在庫管理や請求業務も受発注システムで行えます。本記事では、おすすめの受発注管理システムや選び方、導入時の注意点を解説しています。

目次

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1. 受発注管理システムで受発注業務を効率化
2. 受発注管理システムは発注方法・導入しやすさ・連携性で選ぶ
3. 受発注管理システム選びに重要な3つのポイント
4. 受発注管理システム選びのその他の比較ポイント
5. おすすめの受発注管理システム10選
6. 受発注管理システムの導入の仕方と注意点
7. まとめ

受発注管理システムで受発注業務を効率化

受発注管理システムとは、受発注に関する業務をインターネット上で一元管理するシステムです。具体的な機能としては、商品の受注や発注業務・在庫管理業務・伝票の出力などが行えます。

従来の発注・受注方法では、電話やFAXなどを使用して取引が行われていました。しかし、上記の方法では発注内容を紙に記入したり、確認の電話を行ったりといった受発注業務の負担が多いことが課題でした。

受発注管理システムでは、インターネット上で簡単に受発注業務を行えて効率化できます。発注書などを用意したり、印刷したりする手間もなくなり、コスト削減にも繋がります。

受発注管理システムでできること

選択するシステムによって対応する範囲は異なりますが、受発注管理システムには多くの機能が搭載されています。以下に、受発注管理システムの主な機能をまとめました。

機能	詳細
マルチチャネル機能	Web・メール・電話・FAXなど複数の窓口からの受注に対応する
在庫反映機能	商品の入庫と出荷データから、現状の在庫情報をリアルタイムで把握する
出荷管理機能	納期に合わせて出荷指示を出し、商品を出荷する
請求管理機能	納品書・受領書のデータから請求書を発行する
メールの自動返信機能	確認メールやサンクスメールを自動配信する
マイページ作成機能	顧客ごとにマイページを作成・提供する
他システムとの連携機能	販売管理システムや生産管理システムなどと連携する

受発注管理システムは発注方法・導入しやすさ・連携性で選ぶ

受発注管理システムを選ぶ上では、「多様な発注方法に対応できるか」「取引先も導入しやすいか」「他システムと連携できるか」の3つが重要なポイントです。次の章では、それぞれのポイントについて具体的に解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 多様な発注方法に対応できるか
2. 取引先も導入しやすいか
3. 他システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. データ分析が容易にできるか
2. モバイル端末に対応しているか
3. カスタマイズ性を確認
4. セキュリティ対策は万全か
5. サポート体制が充実しているか

受発注管理システム選びに重要な3つのポイント

受発注管理システムは、自社に適したシステムでないと導入効果を得られません。ここでは、受発注管理システムを選ぶ際に確認すべき3つのポイントを解説します。

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多様な発注方法に対応できるか

受発注管理システムを選定する際は、「マルチチャネル対応」の機能の有無について確認しましょう。マルチチャネル対応とは、電話やFAXなど多様な発注方法に対応できる機能です。

マルチチャネル対応のシステムは、コールセンターシステムやFAX、メールサーバーなどと連携し、発注・受注作業を迅速に処理することが可能です。

Webだけでなく上記のような多様な発注方法に対応していれば、複数の窓口で受発注に対応できます。そのため、あらゆる顧客のニーズに対応でき、ビジネスチャンスの幅を広げることが可能になります。

取引先も導入しやすいか

受発注管理システムは、取引先も導入しやすいかが重要なポイントです。受発注管理システムを効率的に活用するには、取引先に同じシステムを導入してもらう必要があります。

取引先の企業に同じシステムを導入してもらうことにより、データ共有などが迅速にでき、リアルタイムで受発注データを管理できるようになります。

ただし、システムの操作性が悪いと取引先に迷惑がかかります。企業間の関係悪化に繋がるため、「受注・発注双方が使いやすい管理画面かどうか」「操作が簡単かどうか」を事前に確認し、取引先側に理解・同意を得るようにしましょう。

他システムと連携できるか

受発注管理システムは、他システムと連携できるかも確認が必要です。在庫管理システムや販売管理システムなどの既存のシステムが連携できれば、受発注や発送などの業務を自動化でき、さらなる効率化が図れます。

たとえば、製造業の場合は販売管理システムと連携できれば、受注実績によって販売計画を立てることが可能になります。また、基幹システムとデータ連携ができる場合は、発注・受注内容を転記する作業をカットできます。

受発注管理システムは、製品によって連携機能が異なるため、事前にどのようなシステムと連携できるのかについて確認しておきましょう。

受発注管理システム選びのその他の比較ポイント

受発注管理システムは、「データ分析が容易にできるか」「モバイル端末に対応しているか」なども重要な比較ポイントです。ここからは、受発注管理システム選びのその他の比較ポイントを解説します。

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データ分析が容易にできるか

受発注管理システムは、データ分析が容易にできるかを確認しましょう。発注内容・出荷実績などの蓄積されたデータを分析できれば、需要予測やコストの見直しなど経営改善に役立てることが可能です。

分析機能も製品によってさまざまで、売上分析や経営分析など幅広いデータ分析に対応しているものがあります。

たとえば、受発注業務における売上データをグラフなどで分析できれば、今後の需要予想や取引先との交渉などに役立てられます。ただし、高度な機能は使いこなせない場合もあるため、自社の受発注に必要な機能かどうか慎重に検討しましょう。

モバイル端末に対応しているか

モバイル端末に対応している受発注管理システムは利便性が高く、受発注業務を円滑に進めることができます。スマホやタブレットなどのモバイル端末に対応していれば、出先やテレワークなどの環境でも素早く受発注管理ができるようになります。

中には、スマホ・タブレット端末に対応していて、チャット機能によって簡単に操作できるものもあります。スマホなどで簡単に受発注業務ができれば、業務時間を大幅に削減でき、FAXや電話でのコミュニケーショントラブルの発生を防ぐことも可能です。

カスタマイズ性を確認

受発注管理システムを選ぶ際は、カスタマイズ性を確認しましょう。受発注管理システムの中には、機能や仕様を自社が使いやすいように柔軟にカスタマイズできる製品があります。

企業のニーズに合わせたカスタマイズができれば、さらに事業の拡大や業務効率化などに役立てることができます。また、カスタマイズの方法や機能選択など、しっかりとサポートしてくれる製品を選ぶと、システムの操作でつまづく心配もありません。

セキュリティ対策は万全か

受発注管理システムのセキュリティ対策が万全かどうかも重要なポイントです。受発注管理システムでは、顧客の情報など機密情報を扱う場合も少なくありません。

近年はサーバーやパソコンなどの端末を通して、システムの破壊やデータの窃取などを行うサイバー攻撃の被害も増えているため、セキュリティ性が高い製品を選ぶのが大切です。

具体的には、二段階認証やアクセス権の管理、操作履歴の自動保存などがセキュリティ対策として挙げられます。あらゆるリスクに備えて、安心してシステムが利用できる環境に整えましょう。

サポート体制が充実しているか

受発注管理システムは、サポート体制が充実しているかも大切なポイントです。受発注システムにおいてトラブルが起きた際に、素早く対応できなければ取引先に迷惑をかけてしまいます。

そのため、サポートの範囲・問い合わせ方法・サポート対応時間は、必ず確認しておきましょう。トラブルが起きた際はもちろん、操作が分からない場合や導入支援など、手厚くサポートを行ってくれる製品がおすすめです。

中には、自社の問い合わせ対応をサポートしてくれる製品もあります。問い合わせサポートを利用すれば、担当者の業務負担を軽減できます。問い合わせ業務を効率化するためにも、取引先が多い企業などは問い合わせサポート機能があるシステムも検討しましょう。

おすすめの受発注管理システム10選

受発注管理システムの導入の仕方と注意点

受発注管理システムは、ただ導入するだけでは効果を発揮できません。ここからは、受発注管理システムの導入の仕方と注意点について解説します。

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導入目的の明確化

受発注管理システムは、導入目的の明確化が重要です。なぜなら、システムによって強みや得意分野が異なるため、導入目的を明確にしてシステムを選ぶことが重要だからです。

たとえば、「多数の取引先との受発注を効率化したい」という目的なら、導入企業数が多い品・取引先も使いやすいシステムを選ぶなど、目的に合ったシステムを選べます。

目的が明確でないと機能が足りなかったり、効果が十分に出なかったりする場合もあるため、どのような目的でシステムを導入するのかを具体的に考えてみましょう。

自社と同じ業界・業種への導入実績を確認

受発注管理システムは、自社と同じ業界・業種への導入実績を確認しましょう。たとえば、受発注管理システムには、ECサイトやネットショップ、飲食店や商社向けなどの業界に特化した製品もあります。

同じ業界・業種で既にシステムが導入されていれば、自社の導入目的を達成できるのかなど、システムの適性を確認できます。また、同じ業界での実績があれば、ベンダーからのサポートも手厚く受けられる可能性があります。

システムのトータルコストを確認

導入する際は導入費用だけではなく、システムのトータルコストを確認しましょう。クラウド型の受発注管理システムは、月額制や従量課金タイプなどの料金体系が違うものがあり、機能の範囲によって料金が異なります。

従量課金タイプなどは、月額の基本料＋従量課金となってコストが高額になる可能性もあるため、注意が必要です。たとえば、受注件数に応じて課金されるケースなどがあります。

受発注管理システムを運用していくには、導入費用だけではなく、トータルコストを確認しておくことが大切です。料金体系や基本料金はもちろん、従量課金の条件やメンテナンスやサポートにかかるコストなども確認しておきましょう。

隠れたコストに注意

システムのトータルコストを確認する際は、隠れたコストに注意しましょう。たとえば、システム導入後に発生する、データ移行に関するコストや従業員の教育費用などです。システムのカスタマイズやカスタム開発が必要になる場合は、その費用も予測しておきましょう。

はじめに想定できるコストをすべて洗い出しておくことが大切です。また、予算に余裕をもたせ、予備費として確保しておくことで予測外のコストにも対応できます。

取引先からの同意・理解を得る

受発注管理システムは、取引先からの同意・理解を得る必要があります。なぜなら、受発注管理システムは受注する側・発注する側双方が導入するシステムだからです。

そのため、受発注システムの導入によって「どのような効果が得られるのか」「どのように変わるのか」などをしっかりと説明し、取引先を納得させる必要があります。

もちろん、取引先にとってもメリットがあるものでないと同意してもらえない可能性があるため、取引先にもメリットが大きい製品を選定することが重要です。

準備期間を長めに設定する

受発注管理システムはこれまでと異なる業務フローになるため、新たなフローに慣れるまで時間がかかります。受発注システムは自社だけでなく取引先も使用することから、自社と取引先の双方が受発注のフローを変更しなければならず、取引先へのフォローも必要です。

準備が不十分な状態で本格的にシステムの運用を開始すると業務が遅延する可能性があるため、準備期間を長めに設定し、万全の体制を整えましょう。

まとめ

受発注管理システムとは、受発注に関する業務をインターネット上で管理できるシステムです。Web上で受注や発注業務・在庫管理などを簡単に行えるようになるため、受発注に付随する広範囲の業務を効率化できます。

受発注管理システムを選定する際は、「多様な発注方法に対応できるか」「取引先も導入しやすいか」「他システムと連携できるか」の3つが重要なポイントです。システム選定後は、取引先へのフォローも必要であり、準備期間は長めに設定するのがおすすめです。

受発注管理システムの導入を検討する際は、この記事を参考にシステムの選定や導入準備を行いましょう。そして、受発注業務の効率化やコスト削減といった、システムのメリットを実感できる環境づくりを実現させましょう。