法人カードを社員が使うメリットとは？注意点や選び方も解説

企業が事業に使用する法人カードは、社員用として追加カードを発行することができます。社員が法人カードを使うことで、業務効率化や経費削減などにつながります。この記事では、法人カードを社員が使うメリット・デメリット、利用時の注意点などを解説します。

目次

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1. 社員用カードを発行するなら三井住友カード ビジネスオーナーズがおすすめ
2. 法人カードを社員が使うメリット
3. 法人カードを社員が使うデメリット
4. 社員用法人カードの活用シーン
5. 法人カードを社員が使う際に注意したいこと
6. 法人カードを選ぶ際のポイント
7. 【社員用カードの年会費が無料】おすすめ法人カード5選

社員用カードを発行するなら三井住友カード ビジネスオーナーズがおすすめ

社員用カードを無料で発行！おすすめ法人カード5選

法人カードとは

法人カードは、企業や個人事業主向けのクレジットカードで、個人カードよりも限度額に余裕があり、取引や経費の支払いをスムーズに行えます。

法人名義で請求書が届くため、経費管理がしやすく、会社の信用履歴を築くのに役立ちます。また、ビジネス向けの特典として、出張時の旅行保険や割引プログラムなどが利用できることが特徴です。

代表者以外は追加カードを利用する

追加カードは、法人カードの代表者以外の社員が利用できるカードで、通常審査が不要です。追加カードは代表者の信用情報を基に発行され、社員各自の名義で利用できます。

社員が追加カードを利用することで、仕事関連の支出を追跡しやすくなり、経費管理が効率化されます。社員にとっても仕事に必要な経費をスムーズに支払えるようになり、日々の業務をより円滑に進められるでしょう。

法人カードを社員が使うメリット

法人カードを社員が使うことには、経費精算の効率化をはじめとした多くのメリットがあります。ここでは、法人カードを社員が使うメリットについて解説します。

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経費精算の手間を軽減できる

法人カードを利用すると、経費精算の手続きが効率化され、社員はもちろん、承認する上司の負担も軽減されます。通常の経費精算では、社員が領収書を集めて精算書を作成し、上司の承認を得てから経理部門に提出するという流れが必要です。

しかし、法人カードを活用すれば、これらの手続きが簡略化されます。カードでの支出は自動的に記録され、経費精算システムと連携できるので、社員は紙の領収書を集めて手作業で精算書を作成する手間が省けます。

承認する上司もシステム上で支出明細を確認し、承認するだけで済みます。経理部門も電子データに基づいてスムーズに処理を進められるため、経費精算にかかる時間と手間が大幅に軽減されるでしょう。

経理業務の人的ミスを防止できる

経理業務では、数値の計算や領収書の整理など、細かな作業が多く発生します。こういった作業は人の手で行うと、どうしてもミスが起きやすく、誤ったデータ入力や計算ミスが生じることがあります。

法人カードを利用すれば、支出が自動的に記録されて経理システムに取り込まれるので安心です。手作業での入力が不要になるため、ヒューマンエラーのリスクを大幅に減らし、領収書の紛失や計算ミスなどの心配も少なくなります。

さらに、法人カードは取引履歴を詳細に記録するため、経理担当者は必要なデータに簡単にアクセスできます。そのおかげで、企業の財務データは信頼性が高まり、経理業務もよりスムーズに進められるでしょう。

社員用カードの利用分もポイントが還元される

追加カードでも、ビジネスでの支出に対してポイントが貯まるのでお得です。例えば、飛行機のチケット予約・ホテルの宿泊費・業務に必要な備品の購入など、法人カードを使用した支出に対してポイントが付与されます。

貯まったポイントは会社の財産として、次の出張やさまざまなビジネス活動で活用できます。

無駄な経費を把握しやすくなる

社員が日々の経費を法人カードで決済することにより、無駄な経費を把握しやすくなります。明細書には何にいくら使ったか記載されるため、不必要な出費がないか、もっと安価で済む経費はないかなどを検討できます。

社員側も、利用履歴をチェックされることで、経費削減への意識が高まるでしょう。社員が法人カードを利用する際は明細をよく確認し、定期的に使い方の見直しを行うのがおすすめです。

振込手数料がかからない

現金を銀行振込する場合、通常は手数料が発生し、取引の度に余分なコストがかかるため、経費がかさんでしまう原因になります。しかし、法人カードを使用した支払いなら、カード決済として簡単に処理できます。

法人カードでの支払いは電子決済なので、銀行振込のように手数料がかかる心配はありません。支払い作業も楽になり、経費の管理もしやすくなります。このように、法人カードを活用することで、コストを抑えながら業務の効率化を図ることができます。

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法人カードを社員が使うデメリット

法人カードを社員が利用することで利便性が増しますが、注意すべきデメリットも存在します。以下では、法人カードを社員が使うデメリットについて解説していきます。

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年会費が増えることがある

法人カードによっては追加カードを無料で発行できる場合もありますが、有料のケースもあり、カード会社や契約条件によって異なります。追加カードが有料の場合は、社員の数に応じて年会費が増加する可能性があります。

企業にとっては、これが経費の負担となり、予算オーバーになってしまうかもしれません。そのため、法人カードを導入する際は、年会費についてもよく検討し、会社に合ったカードを選ぶことが大切です。

私的利用されるリスクがある

法人カードは本来、会社の業務に使用するものですが、社員が誤って個人的な支出に使用する可能性もゼロではありません。

こうした私的利用のリスクを減らすためには、社内で利用ルールを明確にし、きちんとチェックする体制を整えることが重要です。また、カードの取引履歴を定期的に確認し、不正利用や私的利用の兆候があればすぐに気付けるようにしておくことも大切です。

私的利用のリスクは、法人カードの管理や社員への周知が不十分な場合に起こりやすいため、会社全体で意識を高め、対策を講じていく必要があります。

社員同士での使いまわしはできない

追加発行できる法人カードの枚数は、カード会社によってそれぞれ異なります。追加発行枚数の上限がある場合が多く、カードの枚数が足りなくなっても、他の人の社員カードを使い回すと規約違反になってしまいます。

支払い元が同じだからといって使い回してしまうと、それが発覚した際に法人カードの利用が強制停止させられる可能性があり、経費精算に大きな支障を来す原因になるので注意が必要です。

枚数が増えると管理に手間がかかる

法人カードの発行枚数が増えると、カードの使用状況や請求内容の確認、紛失・盗難のリスク管理など、管理業務が複雑化します。特に、複数の社員が異なる目的で使用する場合、経費の分類や確認作業に多くの時間を要することになるでしょう。

このような管理の手間を軽減するには、経費管理システムの導入や、部門ごとの利用ルールの明確化、定期的な利用状況の確認など、適切な管理体制の構築が重要です。

社員用法人カードの活用シーン

社員用の法人カードは、さまざまなビジネスシーンで活用でき、経費管理の効率化に役立ちます。ここでは、社員用法人カードの活用シーンについて解説します

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営業社員の出張

社員用の法人カードは、特に営業社員の出張時に便利です。例えば航空券の予約もカード1枚で手軽に済ませられるので、希望の便を素早く押さえることができます。

また、ホテルの宿泊費も法人カードで支払えば、宿泊先や料金が明確に記録されて経費精算が簡単になります。さらに、出張中のタクシー代や電車賃などの交通費支払いにも活用できます。

このように、営業社員が出張中に法人カードを利用することで、支出管理が効率化され、経費精算の手間も省けます。

役員の接待

役員は、取引先との会食や接待にかかる費用を法人カードで支払うことができ、スマートに営業活動を進められます。また、重要な会議やイベントの会場費用も法人カードで決済でき、経費の管理もスムーズです。

法人カードを活用することで、役員の接待活動がより円滑になり、経理担当者も経費の処理をスピーディーに進めることができます。

総務担当者の備品購入

社員用の法人カードは、総務担当者の備品購入においても効果的に活用できます。通常、備品購入には領収書の管理や精算書作成といった手間がかかりますが、法人カードを利用すれば、さまざまな仕入れ先からの領収書をまとめて管理できます。

複数の業者から購入した際の領収書の整理や、面倒な精算書作成の手間が省けるので、総務担当者の負担が軽減されます。また、大量の備品を購入する際も、支払いは翌月一括で済ませられるため安心です。

さらに、支出の記録や予算管理も簡単にできるため、経費をしっかりと把握できます。このように、法人カードは総務部門の備品購入の手続きをスムーズにしてくれる、便利なツールです。

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法人カードを社員が使う際に注意したいこと

法人カードを社員が利用する際には、注意が必要なポイントがいくつかあります。これらのポイントを確認し、適切な利用を心がけることが重要です。以下に、社員が法人カードの使用時に留意すべきポイントを解説します。

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使い回しはしない

追加カードは代表者の信用情報に基づいて発行されますが、それぞれのカードは特定の個人に割り当てられます。他人が別名義のカードを使用することは契約違反となり、信用機関に悪影響を及ぼす可能性があります。

また、法的にも問題が生じて不正利用と見なされる可能性があります。したがって、追加カードは名義人のみが使用し、他人に渡して使用することは避けましょう。

サインは社員の個人名

法人カードを利用した際にサインを求められた場合、必ず社員の個人名でサインすることが必要です。サインには会社名や他人名ではなく、法人カードの名義人である社員の個人名を明確に記入しましょう。

個人名でサインすることにより、誰がどのように使ったのかが分かりやすくなり、会社の中での混乱や誤解を防ぎます。また、個人名でサインすることはカード所有者の確認手段でもあり、不正利用のリスクを減らし、会社の信用を守る上でも大切です。

不正利用を防ぐルールを定める

法人カードを社員が適切に利用し、不正利用を防ぐためには、組織内でルールを定めましょう。まず、カードの利用範囲を明確に定め、私的利用を禁止するルールを設定します。

また、経費精算の進め方も分かりやすく説明し、領収書の提出や精算書の作成をスムーズに行えるようにします。

カード情報やパスワードといった重要な個人情報の保護についても、ルールを設けましょう。万が一、不正利用が発覚した場合の対応についても、あらかじめ決めておく必要があります。

そして、全社員に向けて法人カードの使い方に関する説明会や研修を行い、ルールをしっかり理解してもらえるように努めます。これらのルールを定め、法人カードの適切な利用を確保し、不正利用を防ぎましょう。

限度額を低く設定しておく

法人カードを使用する際に注意すべきポイントの1つは、1枚あたりの限度額を低く設定することです。低い限度額を設定することで、不正な取引や高額な支出を制限することができます。

カードが紛失された場合や不正利用が試みられた場合でも、限度額が低ければ被害を最小限に食い止められます。また、経費管理の向上や予算管理の強化にもつながります。社員も支出計画を立てる際に慎重になり、無駄な支出を控えるようになるでしょう。

定期的に明細をチェックする

法人カードを正しく使い、私的利用を防ぐためには、定期的に利用明細をチェックすることが重要です。社員による私的利用は避けなければなりませんが、ミスや勘違いで、私的な支出が法人カードに計上されてしまう可能性もあります。

こまめに明細をチェックすることで、そのような誤った支出や不正利用を早期に発見できます。定期的なチェックでは、利用明細を詳細に確認し、不審な取引や私的利用を見逃さないようにすることが重要です。

この習慣を身につけることで、法人カードの誤用を未然に防ぎ、健全な財務管理を実現できるでしょう。

管理者が必要時のみ渡すようにする

常に各社員が所有するのではなく、管理者が用途を確認したうえで、必要な時だけ手渡す方法も有効です。明確な利用目的があるとき以外は使えないため、経費の流用を防げます。

また、管理者が事前に利用シーンを確認することにより、経費として認められるかわからず誤って使用してしまう事態も防げます。

社員用カードを無料で発行！おすすめ法人カード5選

法人カードを選ぶ際のポイント

社員に追加カードを持たせる場合、法人カード選びでは以下のポイントに注目しましょう。最適な法人カードを選択することで、経費管理の効率化と会社全体の利益向上に貢献できます。以下、法人カードを選ぶ際のポイントについて解説します。

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年会費

法人カードを社員に追加カードとして発行する際、年会費についての確認をしておきましょう。追加カードは無料で発行できる場合もありますが、1枚毎に年会費が発生する場合もあります。

年会費が無料の場合はコストを抑えられますが、有料の場合は追加カードを発行する人数に応じて費用が増えます。社員数が多い場合、年会費が積み重なって経費増加の要因となる可能性があるため、慎重に選択する必要があります。

追加できるカードの枚数

カード会社によっては、追加カードの発行枚数に制限がある場合があります。そのため、事前に必要な枚数が発行可能かどうかを確認することが必要です。

社員数や部門の要件に合わせて多くの追加カードが必要な場合、制限があるカード会社を選択すると、全ての社員にカードを提供できない可能性があります。これは効率的な経費管理や業務の円滑な進行に支障をきたす可能性があります。

従って、法人カードを選ぶ際には追加カードの発行制限に注意し、事業の規模やニーズに合った法人カードを選ぶことが大切です。

ポイント還元率

ポイント還元率とは、カード利用金額に対してどの程度のポイントが付与されるかを示す割合で、一般的に0.5%〜1.5%程度の幅があります。経費支払いで法人カードを頻繁に利用する企業にとって、還元率の違いは年間を通じて大きなメリットの差となります。

ただし、高還元率のカードは年会費が高い傾向があるため、年会費とポイント価値のバランスを慎重に比較することが重要です。また、ポイントの有効期限や交換先の充実度も併せて確認し、実際に活用しやすいかどうかも検討しましょう。

付帯サービスの内容

付帯サービスには、旅行保険・ショッピング割引・空港ラウンジの利用などがあります。これらのサービスを利用することで、社員の働きやすさが向上し、ワークライフバランスの改善にもつながります。

福利厚生としても魅力的なので、社員の満足度向上にも貢献するでしょう。法人カードを選ぶ際には、こうした付帯サービスの内容にも目を向け、社員の福利厚生にどれだけ役立つのかを検討してみましょう。

【社員用カードの年会費が無料】おすすめ法人カード5選

発行枚数が重なると維持費が負担になる社員用カードですが、ここでは追加カードの年会費が複数枚無料のおすすめ法人カードを紹介します。カードごとに上限金額が設定できたり、バーチャルカードのみの発行が可能であったりと、不正利用や紛失対策ができるカードもあるので、参考にしてください。

※年間100万円のご利用で翌年以降の年会費永年無料
※年間100万円利用の対象取引や算定期間等の実際の適用条件などの詳細は、三井住友カードのホームページを必ずご確認ください。

まとめ

法人カードは、社員用として追加カードを発行することができます。法人カードを社員が使用するメリットとしては、まず経費精算の手間を軽減できる点が挙げられます。

また、領収書の保管や手作業による経費精算作業が不要になり、効率が向上して経理業務における人的ミスを防ぐことができます。さらに、社員用カードの利用分もポイントとして還元され、企業の経済的な利益に貢献します。

法人カードを選ぶ際には、年会費・追加できるカードの枚数・付帯サービスの内容などに注目し、予算に合ったカードを選ぶことが重要です。社員用カードを効果的に活用し、経費管理の効率化や社員の利便性向上を図りましょう。