法人カードを社員が使うメリットとは？注意点や選び方も解説

企業が事業に使用する法人カードは、社員用として追加カードを発行することができます。社員が法人カードを使うことで、業務効率化や経費削減などに繋がります。この記事では、法人カードを社員が使うメリット・デメリット、利用時の注意点などを解説します。

目次

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1. 社員用カードを発行するなら三井住友カード ビジネスオーナーズがおすすめ
2. 法人カードを社員が使うメリット
3. 法人カードを社員が使うデメリット
4. 社員用法人カードの活用シーン
5. 法人カードを社員が使う際に注意したいこと
6. 法人カードを選ぶ際のポイント
7. 【社員用カードの年会費が無料】おすすめ法人カード5選

社員用カードを発行するなら三井住友カード ビジネスオーナーズがおすすめ

社員用カードを無料で発行！おすすめ法人カード5選

法人カードとは

法人カードは企業や個人事業主向けの特別なクレジットカードで、ビジネスニーズに合わせた機能が充実しています。個人カードに比べ限度額が大きく、ビジネス取引や経費支出に対応できます。

法人名義で請求書が届くため、経費の追跡が容易であり、会社の信用履歴を築くのに役立ちます。また、ビジネス特典として旅行保険や割引プログラムなどが提供され、経営効率を向上させます。

代表者以外は追加カードを利用する

追加カードは、法人カードの代表者以外の従業員が発行できるカードで、通常審査が不要です。これらのカードは代表者の信用情報を基に発行され、社員本人の名義で利用できます。

従業員が追加カードを利用することで、仕事関連の支出を追跡しやすくなり、経費管理が効率化されます。社員にとっても仕事に必要な支出をスムーズに行え、業務の円滑な遂行に貢献します。

法人カードを社員が使うメリット

法人カードを社員が使うことには多くのメリットがあります。企業がビジネス上の支出を効果的に管理し、経費処理をスムーズに行うための強力なツールです。ここでは、法人カードを社員が使うメリットについて解説します。

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経費精算の手間を軽減できる

法人カードの利用によって経費精算の手続きが効率的に行えるため、社員だけでなく承認する上司側の手間も軽減できます。通常の経費精算では、社員が支出明細を集めて精算書を作成し、承認を得てから経理部門に提出する必要があります。

しかし、法人カードを活用することで、これらのプロセスが簡略化されます。法人カードを利用した支出は電子的に記録され、経費精算システムに自動的に統合されます。このため、社員は紙の領収書を収集して手動で精算書を作成する手間が省けます。

また、承認する上司もシステム上で支出明細を確認し、承認するだけで済みます。経理部門も電子的なデータを簡単に処理できて精算処理が迅速に行えるため、経費精算にかかる時間と手間が大幅に軽減されます。

経理業務の人的ミスを防止できる

経理業務では、数値の計算や領収書の整理など、細かい作業が頻繁に行われます。しかし、これらの作業においては人的ミスが発生しやすく、誤ったデータ入力や計算ミスが生じることがあります。

法人カードを利用する場合、支出が電子的に記録され、自動的に経理システムへ統合されます。このプロセスにより、手動のデータ入力を排除してヒューマンエラーのリスクを大幅に低減し、領収書の紛失や計算ミスなどの問題も最小限に抑えられます。

さらに、法人カードは取引履歴を詳細に記録するため、経理担当者は正確なデータに簡単にアクセスできます。これにより、企業の財務データは信頼性が高まって経理業務の効率性が向上します。

社員用カードの利用分もポイントが還元される

追加カードでも、ビジネス支出に関連するポイントを獲得することが可能です。例えば、飛行機のチケット予約・ホテルの宿泊費・業務に必要な購入など、法人カードを使用した支出が発生した場合、これに対してポイントが積み立てられます。

このポイントは企業や法人にとって利益につながり、将来の出張やビジネス活動に役立てることができます。

無駄な経費を把握しやすくなる

社員が日々の経費を法人カードで決済することにより、無駄な経費を把握しやすくなります。明細書には何にいくら使ったか記載されるため、不必要な出費がないか、もっと安価で済む経費はないかなどを検討できます。

社員側も、利用履歴をチェックされることで、経費削減への意識が高まるでしょう。社員が法人カードを利用する際は明細をよく確認し、定期的に使い方の見直しを行うのがおすすめです。

振込手数料がかからない

現金を銀行振込で送金する場合、銀行が取引の手数料を課金することが一般的です。支払いの際に追加のコストを発生させ、経費を増やすことになります。一方、法人カードを使用した支払いは、カード決済として処理されます。

法人カードによるカード決済は電子的なトランザクションであるため、銀行振込とは異なり、追加の手数料がかかりません。支払いプロセスを簡素化し、経費管理をスムーズにします。結果として、企業はコスト削減と効率化を実現し、業務の円滑な遂行を支援します。

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法人カードを社員が使うデメリット

法人カードを社員が利用することで利便性が増しますが、注意すべきデメリットも存在します。以下では、法人カードを社員が使うデメリットについて解説していきます。

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年会費が増えることがある

一部の法人カードでは追加カードを無料で提供している場合もありますが、有料のケースもあり、カード発行会社や契約条件によって異なります。また、追加カードが有料の場合、社員の数に応じて年会費が増加する可能性があります。

これは企業の経費に影響を及ぼし、予算の増加につながる恐れがあります。従って、法人カードを導入する際には、年会費のポリシーを検討し、適切なプランを選択する必要があります。

私的利用されるリスクがある

法人カードは通常、法人や企業の業務支出に利用されるべきですが、社員が誤って個人的な支出に使用する可能性があります。

私的利用のリスクを軽減するためには、組織内で適切なガイドラインと監視体制を確立する必要があります。また、カードの取引履歴を定期的に監視し、不正利用や私的利用の兆候を早期に発見する仕組みを整えることが大切です。

私的利用のリスクは、法人カードの適切な管理と教育が行われない場合に発生しやすく、これを予防するためには組織全体での意識向上と対策が必要です。

社員同士での使いまわしはできない

追加発行できる法人カードの枚数は、カード会社によってそれぞれ異なります。追加発行枚数の上限がある場合が多く、カードの枚数が足りなくなっても、他の人の社員カードを使い回すと規約違反になってしまいます。

支払い元が同じだからといって使い回してしまうと、それが発覚した際に法人カードの利用が強制停止させられる可能性があり、経費精算に大きな支障を来す原因になるので注意が必要です。

社員用法人カードの活用シーン

社員用の法人カードは、さまざまなビジネスシーンで活用でき、支出の追跡や経費管理が効率化され、ビジネスプロセスが円滑に運営されます。ここでは、社員用法人カードの活用シーンについて解説します

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営業社員の出張

社員用の法人カードは、営業社員の出張において非常に有用です。例えば出張の際、法人カードを使用して航空券を購入できます。これにより、出張計画がスムーズに進行して最適なフライトを選択できます。

また、ホテルの宿泊費も法人カードで支払うことができ、宿泊先や料金が明確に記録されて経費精算が簡単になります。さらに、出張中の移動手段としてタクシー代や公共交通機関の支払いに法人カードを活用できます。

営業社員が出張中に法人カードを利用することで支出を効果的に管理し、経費精算プロセスを簡素化することができます。

役員の接待

役員は、食事代や娯楽費などの接待にかかる経費を法人カードで支払うことができ、ビジネスパートナーや顧客に対して適切な接待を提供できます。また、重要な会議やイベントの会場費用も法人カードで決済し、経費管理を効率的に行えます。

法人カードの活用により、役員の接待活動が円滑に進行し、同時に組織は経費管理を迅速かつ効果的に行うことができます。

総務担当者の備品購入

社員用の法人カードは、総務担当者が備品購入において効果的に活用できます。備品購入には領収書や精算書の手続きが伴いますが、法人カードを活用することで、備品仕入れの際に発生する複数の領収書を一元管理できます。

複数業者からの購入による領収書の整理や精算書の煩雑な作成作業が不要になり、総務担当者の負担が軽減されます。さらに、大量の備品を購入する際には多額の支出が必要ですが、法人カードを使用すると支払いは翌月にまとめて行われます。

また、経費の追跡や予算管理が容易になり、組織のコスト管理が効果的に行えます。このように、法人カードは総務担当者が備品購入プロセスを合理化し、経費管理を円滑に進めるのに役立つツールです。

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法人カードを社員が使う際に注意したいこと

法人カードを社員が利用する際には、注意が必要なポイントがいくつかあります。これらのポイントを確認し、適切な利用を心がけることが重要です。以下に、社員が法人カードの使用時に留意すべきポイントを解説します。

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使い回しはしない

追加カードは代表者の信用情報に基づいて発行されますが、それぞれのカードは特定の個人に割り当てられます。他人が別名義のカードを使用することは契約違反となり、信用機関に悪影響を及ぼす可能性があります。

また、法的にも問題が生じて不正利用と見なされる可能性があります。したがって、追加カードは名義人のみが使用し、他人に渡して使用することは避けましょう。

サインは社員の個人名

法人カードを利用した際にサインを求められた場合、必ず社員の個人名でサインすることが必要です。サインには会社名や他人名ではなく、法人カードの名義人である社員の個人名を明確に記入しましょう。

個人名でサインすることにより、取引の透明性が向上して責任の所在が明確化され、組織内での混乱や誤解を回避できます。また、個人名でサインすることはカード所有者の確認手段でもあり、不正利用のリスクを低減させ、信用を維持するのに役立ちます。

不正利用を防ぐルールを定める

法人カードを社員が適切に利用し、不正利用を防ぐためには、組織内でルールを定めましょう。まず、カードの利用範囲を明確に定め、私的利用を禁止するルールを設定します。また、経費精算の手続きも明確にし、領収書の提出と精算書の作成を効率的に行います。

プライバシーとセキュリティにも配慮し、カード情報やパスワードの保護についてのルールを策定します。不正利用が発覚した場合には罰則を設け、責任を追求します。

最後に、全ての社員に対して法人カードの適切な利用に関する教育とトレーニングを提供し、ルールやポリシーの理解を促進します。これらのルールは、法人カードの適切な利用を確保し、不正利用を防ぎます。

限度額を低く設定しておく

法人カードを使用する際に注意すべきポイントの1つは、1枚あたりの限度額を低く設定することです。低い限度額を設定することで、不正な取引や高額な支出を制限することができます。

カードが紛失された場合や不正利用が試みられた場合でも、限度額が低ければ被害を最小限に食い止めるのに役立ちます。また、経費管理を向上させ、予算のコントロールを強化します。社員は慎重に支出を計画し、無駄な支出を避けるよう努力します。

定期的に明細をチェックする

定期的に明細をチェックすることは、法人カードの適切な使用を確保し、私的な利用を防ぐために非常に重要です。社員が法人カードを私的な支出に使用することは避けなければなりません。

しかし、うっかりしたミスや誤解から、私的な支出が法人カードに載ってしまうことがあります。定期的な明細のチェックを行うことで、そうした誤った支出や不正利用を早期に発見できます。

定期的なチェックは、法人カードの利用明細を徹底的に検討し、不審な取引や私的な支出を見逃さないために重要です。この対策を実施し、法人カードの誤った利用を未然に防ぎ、組織の財政の健全性を守りましょう。

必要時のみに持つようにする

常に各社員が所有するのではなく、管理者が用途を確認したうえで、必要な時だけ手渡す方法も有効です。明確な利用目的があるとき以外は使えないため、経費の流用を防げます。

また、管理者が事前に利用シーンを確認することにより、経費として認められるかわからず誤って使用してしまう事態も防げます。

社員用カードを無料で発行！おすすめ法人カード5選

法人カードを選ぶ際のポイント

従業員に追加カードを持たせる場合、法人カード選びでは以下のポイントに注目しましょう。最適な法人カードを選択することで、経費管理の効率化と会社全体の利益向上に貢献できます。以下、法人カードを選ぶ際のポイントについて解説します。

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年会費

法人カードを従業員に追加カードとして発行する際、年会費についての確認をしておきましょう。追加カードは無料で提供される場合もありますが、1枚毎に年会費が発生する場合もあります。

無料提供の場合はコストを抑えるメリットがありますが、有料の場合は追加カードを発行する人数に応じて費用が増えます。従業員数が多い場合、年会費が積み重なって経費増加の要因となる可能性があるため、慎重に選択する必要があります。

追加できるカードの枚数

カード会社によっては、追加カードが発行できる枚数に制限がある場合があります。そのため、事前に必要な枚数が発行可能かどうかを確認することが必要です。

従業員数や部門の要件に合わせて多くの追加カードが必要な場合、制限があるカード会社を選択すると、全ての従業員にカードを提供できない可能性があります。これは効率的な経費管理や業務の円滑な進行に支障をきたす可能性があります。

従って、法人カードを選ぶ際には追加カードの発行制限に注意し、事業の規模やニーズに合った法人カードを選ぶことが大切です。

付帯サービスの内容

付帯サービスには、旅行保険・ショッピング割引・エアポートラウンジアクセスなどがあります。これにより、社員の勤務中の質が向上してワークライフバランスが改善します。また、福利厚生の一環として従業員の忠誠心も高まります。

したがって、法人カードを選ぶ際には付帯サービスの内容を検討し、社員の福利厚生向上にどれだけ貢献できるかを考慮することが重要です。

【社員用カードの年会費が無料】おすすめ法人カード5選

発行枚数が重なると維持費が負担になる従業員用カードですが、ここでは追加カードの年会費が複数枚無料のおすすめ法人カードを紹介します。カードごとに上限金額が設定できたり、バーチャルカードのみの発行が可能であったりと、不正利用や紛失対策ができるカードもあるので、参考にしてください。

※年間100万円のご利用で翌年以降の年会費永年無料
※年間100万円利用の対象取引や算定期間等の実際の適用条件などの詳細は、三井住友カードのホームページを必ずご確認ください。

まとめ

法人カードは、法人や企業名義で発行され、組織内の社員が利用するビジネス向けクレジットカードです。法人カードを社員が使用するメリットとしては、まず経費精算の手間を軽減できる点が挙げられます。

法人カードを使用することで、領収書の保管や手作業による経費精算作業が不要になり、効率が向上して経理業務における人的ミスを防ぐことができます。また、カードの明細が記録され、手作業に比べてエラーが少なくなります。

さらに、社員用カードの利用分もポイントとして還元され、企業の経済的な利益に貢献します。また、振込手数料がかからないため、銀行振込に伴う手数料も削減できます。

法人カードを選ぶ際には、年会費・追加できるカードの枚数・付帯サービスの内容などに注意を払う必要があります。年会費は経費に影響するため、予算に合ったカードを選ぶことが重要です。効率性と経済性を高め、組織の成功を支援する法人カードを見つけましょう。