プロジェクトの工程管理とは｜目的・基本手順・課題や注意点を解説

工程管理とは、プロジェクトの各工程の進捗や実績を管理するもので、プロジェクトを成功させるために行います。しかし、工程管理実施時に注意すべき課題もあります。本記事では、工程管理の重要性や目的、工程管理の基本的な手順など、工程管理について詳しく解説します。

目次

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1. 工程管理とは
2. 工程管理が重要な理由
3. 工程管理の目的
4. 工程管理の基本手順（PDCA）
5. 工程管理を行うメリット
6. 工程管理における課題・注意点
7. 工程管理をする方法
8. まとめ

工程管理とは

工程管理は、業務やプロジェクトの各工程の進捗や実績を管理するもので、プロジェクトを成功させるために行います。

工程管理は大きな課題やプロジェクトを小さな工程に分割し、各工程ごとに特定の目標や成果物を設定します。そして、それぞれの工程が計画通りに進行し、期限内に完了されるように管理します。

工程管理は、タスクを細かく整理して計画通りにプロジェクトを進行させ、効率を高める役割があります。プロジェクトを段階的に管理することで、目標達成度が明確になって状況を把握しやすくなるため、チーム全体の協力が促進されます。

本記事では、工程管理の重要性や目的を解説し、工程管理の基本手順・課題や注意点の他、工程管理を行う方法としてExcel管理とシステムの導入を紹介します。

進捗管理との違い

工程管理と進捗管理は、プロジェクトや業務の管理において異なる役割と目的を持っています。進捗管理はプロジェクトや業務が実際に進行しているかを確認し、進捗状況を管理することに焦点を当てています。これは主に工程管理の一部として行われます。

進捗管理の目的は、各工程が予定通りに進行して遅延や問題がないかを確認し、必要な対策を講じることです。進捗管理は、プロジェクトの実際の進行状況を把握して最適な調整をするために活用されます。

工程管理が重要な理由

工程管理が重要な理由は、競争の激化や働き方改革などの社会的背景に根差しています。ここでは、工程管理が重要な理由を詳しく解説します。

競争の激化

現代のビジネスシーンでは、業界や業種を問わず競争が激化しており、競争に負けないための効率的かつ効果的な業務の進行が求められています。

効率と効果の両方を得るために重要なのが、工程管理です。工程管理はプロジェクトを成功させるために行うものではありますが、不要な工程のカットなども同時に行え、効率的なプロジェクト進行が実現します。

また、納期の遅延やコストオーバーなどによるプロジェクトの失敗は自社の競争力を大きく低下させるため、プロジェクト成功のために行う工程管理は非常に重要な役割を果たしています。

働き方改革

時代の変化や働き方改革により、労働に関する考え方やあるべき姿が大きく変わってきています。この変化により、業務の遅延は長時間労働ではなく業務の効率化によりカバーするといった考え方が広まっています。

工程管理は業務を段階的に分割してタスクの優先順位を設定するため、作業の分担がしやすく、従業員の負担を軽減できます。その結果として業務の効率化が実現し、働き方改革や時代の変化への対応につながっています。

工程管理の目的

工程管理の目的は、組織が効率的で効果的にタスクやプロジェクトを遂行し、目標を達成するために必要な工程を管理することです。ここでは、工程管理の目的について詳しく解説します。

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生産性を向上させるため

生産性向上のためには、作業を適切に分割して優先順位をつけることが重要です。工程管理を導入することで、作業状況が把握しやすくなり、問題の早期発見ができて作業の無駄が減るため、生産性が向上します。

生産性向上は、コスト削減・競争力の強化・顧客満足度の向上など、多くの利点をもたらします。また、従業員のモチベーション向上やストレス軽減も期待できます。

品質管理・安定化のため

顧客は高品質な製品やサービスを求めるため、品質が低下すると顧客満足度が低くなり、信頼性が失われる可能性があります。

工程管理は、各工程ごとに品質基準を設定して作業を進行させることで、不良品の発生を減少させて高品質な成果物を提供できます。

また、品質の安定化によって製品やサービスが予測可能であり、不良品の再作業やクレーム処理のコストを削減することも可能です。

納期遵守のため

顧客は、製品やサービスを特定の日付や期間に必要とします。そのため、納期に遅れが発生すると顧客の計画やスケジュールが狂い、不便や不満を引き起こす可能性があります。

工程管理はプロジェクトや業務を計画的に進行させ、スケジュール通りに作業を実行するための手法です。各工程がスケジュールに従って進行し、進捗状況が適切に監視されることで、納期を守ることが可能となります。

工程管理を通じて遅延や課題を早期に特定し、必要な対策を講じることができます。

工程管理の基本手順（PDCA）

工程管理の基本手順は、PDCAサイクルとして知られています。以下では、PDCAサイクルとその基本手順について詳しく解説します。

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工程管理計画（Plan）を立てる

工程管理計画（Plan）を立てる際には、まず目標やKPI（Key Performance Indicators）を設定します。KPIとは、プロジェクトや業務の成功を測定するための具体的な指標で、企業の成果を定量的に評価する際に役立ちます。

基本的には納期・品質・コスト・生産性などがKPIとして考えられます。これらのKPIを設定することで、プロジェクトや業務の成功基準を明確にし、達成すべき目標を定めます。

その目標を達成するために業務スケジュールや予算、リソースなどの配分を行うことで、目標達成に向けたロードマップが作成されます。

工程管理を実施（Do）する

工程管理を実施（Do）する際のポイントは、計画に基づいて実際の作業を開始し、各工程を計画通りに進行させることです。まず、工程管理計画をしっかり理解し、その計画に基づいて行動します。

各工程は計画通りに進行させ、それぞれのタスクは担当者に割り当てます。つまり、誰が何を担当するのかが明確でなければなりません。

また、チーム内で効率的なコミュニケーションと協力が不可欠です。工程管理は単独で行うものではなく、チーム全体で連携して進捗状況を確認し合う必要があります。

評価・課題発見（Check）を行う

評価・課題発見（Check）段階では、実施した工程やプロジェクトの進捗状況を評価し、目標やKPIの達成度をチェックします。

その後、課題や問題点を特定してそれらの原因を分析します。目標達成に対する障害や誤差がある場合、それらを明らかにして何がうまくいかなかったのか、どのような問題が発生したのかを詳細に把握します。

問題点が特定されたら対策や改善策を考え、次の段階でそれらを実施するための計画を立てることが必要です。

工程管理を改善（Action）する

評価段階で特定した課題に対する改善策を考えるのが、PDCAサイクルの最終段階です。改善策を実施することで、問題点が解決され、プロジェクトや業務が改善することを目指します。

しかし、PDCA（Plan-Do-Check-Action）サイクルは1度ではなく、何度も繰り返すことが重要です。つまり、新たな計画（Plan）を策定し、それを実行（Do）して評価（Check）し、改善（Action）を続けます。

このサイクルを通じて、持続的な改善が実現されて工程管理がより効果的になります。改善を繰り返すことで組織はより効率的に作業できるようになり、品質を向上させて目標達成に向けて前進します。

工程管理を行うメリット

工程管理を行うことでさまざまなメリットがあります。以下では、工程管理のメリットについて注目し詳しく掘り下げ紹介します。

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情報を共有できる

工程管理を行うことで、プロジェクトや業務の進捗状況やタスクの担当者など、関連情報が明確になります。従業員は誰が何を行っているのかを把握しやすく、情報共有がスムーズに行えます。

そのため、協力して作業することが容易になり、進捗に遅れが発生しにくくなります。また、情報共有は誤解や不確実性を減少させる効果もあります。

納期やスケジュールを把握できる

工程管理により、プロジェクトや業務の進行状況を明確に把握できます。各工程やタスクがスケジュール通りに進行しているかどうかを確認することができ、遅延や課題の早期発見が可能になります。これは、納期を守るために非常に重要です。

具体的には、各工程の進捗状況や完了予定日を把握できます。遅延が発生している場合はその原因を特定し、対策を講じることができます。適切なタイミングで課題に対処することで、納期を守るための調整やリソースの再配分が可能となります。

トラブルの際に迅速な対応ができる

工程管理において、各工程やタスクが計画通りに進行しているかを常に監視し、進捗状況を把握します。この監視と進捗報告の仕組みがあるため、もしもトラブルや問題が発生した場合は、それを早期に検出し、迅速に対応することができます。

例えば、特定の工程で予定通りに進行できない場合はリソースを再配置したり、他のチームメンバーにサポートを依頼したりでき、品質に関する問題があればすぐに対処することで品質を確保できます。

工程管理における課題・注意点

工程管理は多くのメリットを提供しますが、同時に課題や注意点も存在します。ここでは、工程管理における課題と注意すべきポイントについて詳しく解説していきます。

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計画が遅れる

工程管理において、計画が遅れる課題には多くの背景が影響しています。計画が不十分であると、タスクやスケジュールに関する誤差や漏れが生じ、予想以上の時間がかかってしまいます。

また、リソースの不足や適切なトレーニングが行われていない場合、計画通りに進行することが難しくなります。従業員が必要なスキルや知識を持っていないとタスクの遂行に支障をきたすことがあります。

作業員への負荷

プロジェクトや業務のスケジュールが過密である場合、作業員は多くのタスクを同時にこなす必要があり、多くの負荷がかかります。作業員に適切な休息やバランスの取れたスケジュールが提供されない場合、労働条件が悪化して生産性が低下します。

また、作業員にとって新しいツールやプロセスの導入が急速すぎる場合、適切なトレーニングが行われない可能性があります。作業員は新しい要素に適応するのに時間がかかり、負荷が増加します。

情報収集に時間がかかる

情報収集に必要なデータやレポートが分散している場合、情報を集めるのに時間がかかります。異なる部門やチームが異なる情報を使用しており、これらのデータを統合する必要があるため、情報収集が複雑化します。

また、情報収集には手作業が必要な場合もあります。データの入力やレポートの作成が手動で行われると、エラーや遅延のリスクが高まります。

工程管理をする方法

ここからは、工程管理を実施するための基本的な方法について解説します。工程管理を行う際に知っておくべき方法やポイントについて紹介します。

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Excel管理

工程管理を効果的に行う方法の1つとして、Excelを活用した管理があります。Excelは、多くの企業やプロジェクトで広く利用されており、工程管理にも適しています。Excelは直感的な操作性で、導入が比較的容易です。

また、カスタマイズ性が高く、プロジェクトや業務のニーズに合わせて工程表を作成できます。Excelを使用することで、タスクの進行状況・期限・担当者などの情報を一元管理し、透明性のあるプロジェクト管理が可能です。

しかし、Excelでの工程管理は大規模なプロジェクトや複雑な業務には限界があり、情報の取りこぼしなどが生じる可能性があります。また、複数の人が同時にデータを編集することは向いていません。以下では、Excelを使った工程表の作成方法について解説します。

バーチャート工程表

バーチャート工程表は、プロジェクトや業務のタスクを可視化することができます。バーチャート工程表は各タスクや作業を縦のバーで表現した図表で、各バーの長さはタスクの期間や進捗状況を示します。

つまり、どのタスクがどの程度の期間で実行され、どれだけ進捗しているかが一目でわかります。このバーチャート工程表は視覚的に理解しやすく、非常に扱いやすいです。

たとえば、バーが重なる部分は複数のタスクが同時に進行していることを示し、バーの長さが短い場合は進捗が少ないことを示します。これにより、プロジェクトや業務のスケジュールを簡単に調整できます。

ガントチャート工程表

ガントチャート工程表は、プロジェクトや業務のスケジュールを視覚的に管理するための方法です。ガントチャートは時間軸に対して横のバーでタスクを表現するグラフです。

各バーの長さはタスクの期間を示し、バーの位置はタスクの依存関係を示します。ガントチャートは時間の経過に伴ってバーが左から右に進むため、タスクの進行状況や期限を一目で把握できます。

プロジェクト管理の初心者にはバーチャート工程表の方が理解しやすいかもしれませんが、ガントチャートもマスターすれば、より高度なプロジェクト管理が可能となります。

工程管理システムの利用

工程管理システムは、企業やプロジェクトチームがタスクやプロセスの計画・実行・モニタリング・改善を効率的に行うためのツールです。

工程管理システムは、従業員やリソースの効果的な活用・プロジェクトのスケジュール管理・品質保証・コラボレーション・リアルタイムの進捗監視・データ分析など多くの機能を提供します。

工程管理システムのメリットは数多くあります。ここからは、工程管理システムの具体的な機能やメリットを詳しく解説し、どのようにして効果的に活用できるかについて探求していきます。

進捗状況を見える化できる

進捗状況を見える化できる理由は、工程管理システムがプロジェクトや業務の進行状況をリアルタイムで把握し、全体の可視性を提供する点にあります。

工程管理システムはタスクやプロセスのステータスを集約し、グラフやダッシュボードとして表示することができます。

この可視化により、全てのメンバーはプロジェクトの進行状況を一目で理解できるため、どの作業が完了してどの作業が進行中であるかを迅速に把握できます。

業務負担の軽減・人為的ミスの回避

工程管理システムは重要な情報を一元管理し、手作業でのデータ入力や情報共有の手間を軽減します。そのため、従業員の業務負担が減少し、誤った情報の入力や伝達ミスが回避できます。

また、工程管理システムを用いることで、人為的なミスや誤った情報の入力や伝達ミスなどを回避できます。

従業員の手で情報を管理する場合、誤ったデータ入力や情報共有のミスが発生するリスクがあり、これらはコスト増加や品質低下につながる可能性があります。

業務効率化とコスト削減

工程管理システムの利用には、業務の効率化とコスト削減のメリットがあります。工程管理システムは、タスクの割り当てやリソースの最適化をし、業務を合理化する役割を果たします。

従業員は自分の役割と責任を明確に把握し、作業の優先順位を理解できるため、無駄な時間やリソースの浪費を削減できます。また、コスト削減がもたらされます。

従業員の業務が効率的になることで、人的コストが削減されるほか、プロジェクトや業務全体のコストを最適化することができます。

まとめ

工程管理は、業務やプロジェクトを計画的に進行させ、効率的に組織するためのツールです。生産性向上・品質管理・納期遵守を実現するために重要であり、PDCAサイクルを通じて効果的に行われます。

工程管理は、生産性向上に貢献し、品質の確保・安定化・納期遵守に不可欠です。課題や注意点も存在し、計画の遅れ・作業員への負荷・情報収集の時間消費があることに留意が必要です。

しかし、工程管理システムの利用や工程管理の方法を適切に活用することで、これらの課題も克服でき、業務効率化とコスト削減が実現できます。

工程管理は進捗状況の見える化・業務負担の軽減・人為的ミスの回避・効率化・コスト削減など多くのメリットがあり、導入することで企業やプロジェクトの成功につながります。