工程管理と進捗管理の違い｜管理範囲・業務内容と役割の違いを解説

工程管理と進捗管理では管理範囲が異なり、生産工程全般を管理するのか、スケジュール通りにタスクが進んでいることを確認するのかといった違いがあります。本記事では、工程管理と進捗管理の違いを管理範囲・業務内容・役割の違いから解説し、それぞれの流れや方法も紹介します。

目次

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1. 工程管理と進捗管理の違い
2. 工程管理と進捗管理の管理範囲の違い
3. 工程管理と進捗管理の目的の違い
4. 工程管理の流れ
5. 進捗管理の流れ
6. 工程管理・進捗管理を成功させるポイント
7. 工程管理・進捗管理を行う方法
8. まとめ

工程管理と進捗管理の違い

工程管理と進捗管理は、業務の効率的な管理において重要な役割を果たします。工程管理は業務を細かい工程に分割し、それぞれの工程に具体的な目標や計画を設定します。作業を段階的に進めることで、全体の進行を計画的に管理できます。

一方、進捗管理は実際の作業進行状況をモニタリングし、計画通りに進んでいるかを確認する役割があります。進捗管理の主な目的は、遅延や問題を早期発見して適切な対策を講じることです。プロジェクトや業務のスケジュールを遵守し、目標の達成をサポートします。

つまり、工程管理は具体的な計画を細かく立てて目標を設定することで、進捗管理は実際の進行状況の監視と調整を担当します。これらは密接に関連しており、効果的なプロジェクトや業務の管理に不可欠です。

工程管理と進捗管理の管理範囲の違い

工程管理と進捗管理は、業務の管理において異なる観点と管理範囲を持っています。それぞれに固有の目的と焦点があり、プロジェクトの異なる側面を対象としています。ここでは、工程管理と進捗管理の管理範囲の違いについて詳しく解説します

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工程管理の管理範囲

工程管理は、プロジェクトや業務全体を管理します。これには、計画・設計・生産・評価・改善などが含まれます。リソース（人員・設備・資材など）を効率的に配置し、生産目標を達成するために幅広い活動の調整を行います。

工程管理は生産工程全体の最適化を目指し、効率と品質の向上に焦点を当てて実行されるのが特徴です。

進捗管理の管理範囲

進捗管理は、プロジェクトや業務が計画通りに進行しているかどうかを管理します。主に、スケジュールとタスクの進行状況に焦点を当てます。進捗管理は遅延や問題が生じた場合に早期の対処を実行し、計画の進捗状況を監視する役割を果たします。

進捗管理は工程管理の一部であり、特定のプロジェクトやタスクに関連しますが、工程管理はより全体的な管理です。つまり、工程管理はプロジェクト全体を最適化し、進捗管理は個々のプロジェクトやタスクの進行状況を監視する役割を果たします。

工程管理と進捗管理の目的の違い

工程管理と進捗管理は、プロジェクトや業務の管理において異なる目的を持ちます。ここでは、工程管理と進捗管理における目的の違いについて詳しく解説します。

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工程管理の目的

工程管理の主な目的は、業務やプロジェクトを工程ごとに分けて効率的に行い、生産性を向上させることです。計画と目標を細かく定めることで、作業フローを改善しながら無駄を削減し、生産性を向上させます。

また、作業スケジュールの進行状況を監視して適時に調整することで、問題や遅延を早期に検出することができ、リスクを最小化します。問題を早期に発見して適切な対策を講じることで、業務の停止や納期の遅れといったリスクを軽減します。

例え遅延やミスがある場合でも、工程管理によって計画を再調整し、スムーズに業務を進めることが可能です。

進捗管理の目的

進捗管理の主な目的は、プロジェクトや業務の進行状況を把握して計画通りに進めることです。遅延や問題が生じた場合、早期に発見して対策を講じます。タスクやプロジェクトの進行状況をリアルタイムで追跡するため、問題点が迅速に把握できます。

そして、進行状況に合わせてスケジュールを調整して納期を遵守します。進捗管理は、チーム全体が目標に向かって協力し、プロジェクトを成功に導くための手段です。また、計画の途中で調整を行うことができるため、柔軟性を持ち合わせたプロジェクト管理が行えます。

工程管理の流れ

工程管理はPDCAサイクルに沿って行われます。PDCAサイクルは、計画（Plan）・実行（Do）・チェック（Check）・対策（Act）の4つのフェーズから成り立っています。

これを工程管理に適用すると、計画から実行を通じて進行状況を監視し、問題点をチェックした後に最終的な改善策を講じるという、一連のサイクルが確立されます。以下では、工程管理の流れを詳しく解説します。

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計画・スケジューリング

計画とスケジューリングはプロジェクト管理の基本です。最初にプロジェクトの目標を設定し、どのようなタスクが必要かを洗い出します。次に、それらのタスクを実行するためのスケジュールを作成します。

スケジュールには、タスクの開始日・終了日・担当者・依存関係などが含まれます。計画が正しく行われていると、プロジェクトの進捗を正確に把握できます。

計画に基づき実行

計画が完成したら、実行の段階に進みます。このフェーズでは、計画に基づいて設定されたタスクやスケジュールに則って作業を実行します。各メンバーは自分の役割を果たしながら、タスクを進めていきます。

進捗状況を定期的に監視し、予定通りに進んでいるかどうかを確認しましょう。また、この段階で問題や遅延が発生した場合、迅速かつ適切に対処することが重要です。計画通りに進行できない状況があれば、スケジュールやリソースの調整が求められます。

結果の評価

実行が完了したら、その結果に対する成果を評価します。計画と実行の成果を比較し、プロジェクトの進捗や品質にどのような変化があったかを分析しましょう。目標に対してどれだけ近づいたかを評価し、成功した点と改善が必要な点を特定します。

結果の評価によって、次回の計画やプロジェクトに活かすべきポイントを見つけることができます。成功した要因や効果的だった手法を明らかにし、今後の活動に活かすことが主な目的です。

過去の経験から学びを得つつ、今後のプロジェクトや業務でより効果的に活用するためには、結果の評価をしっかりと理解することが大切です。

改善案の実施

結果の評価を基に、プロジェクトを改善するための行動計画を策定します。成功した方法やプロジェクトの進行に影響を及ぼした問題点を考慮し、改善に向けた行動計画を策定します。その際、成功した方法を維持し、問題点を解決するための対策を講じるのが重要です。

改善案の実施によって、プロジェクトや業務プロセスを継続的に向上させることができます。そして、効率性の向上・品質の向上・コスト削減などにつながり、組織全体の競争力を高める重要な要素となります。

進捗管理の流れ

プロジェクトが計画通りに進行しているかどうかを確認し、必要に応じて調整を行うためには、適切な進捗管理が欠かせません。ここでは、プロジェクトの進捗管理の基本的な流れについて詳しく解説します。

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現状把握・目標設定を行う

進捗管理の第一歩は、プロジェクトの現状を把握して具体的な目標を設定することです。現在の進行状況・課題・リソース・制約事項などを詳細に調査し、プロジェクトのゴールを設定します。

プロジェクトの成功には、スタート時点での情報収集や目標設定が重要です。プロジェクトの方向性を深く理解してから取り組むことにより、計画的な作業の実施につながります。

スケジュール設定・タスクの割り当てを行う

プロジェクトの進捗管理では、スケジュールとタスクの明確な設定が非常に重要です。スケジュール設定では、プロジェクトの期間を明確化して各タスクの完了予定日を設定します。

また、タスクの割り当てでは各々の担当を決めることで、プロジェクトメンバー間における役割が分担され、誰が何に責任を持つのかが明確になります。その結果、コミュニケーションと協力を促進し、プロジェクトの円滑な進行に寄与します。

定期的にスケジュール調整を行う

プロジェクトが進行する過程では、新たな課題や変更要求、リソースの制約などが発生することがよくあります。そのため、定期的なスケジュール調整が不可欠です。

このステップでは、プロジェクトの進捗状況を確認し、必要に応じてスケジュールやタスクの再調整を行います。スケジュール調整を行うことで、プロジェクトが予定通りに進行して目標達成に近づきます。

また、変更や課題にも迅速に対応することで、リスクを最小限に抑えることができます。このように、定期的なスケジュール調整は、プロジェクトの成功に向けて重要な要素です。

工程管理・進捗管理を成功させるポイント

工程管理・進捗管理を成功させるためには、それぞれの目的や流れに沿って業務を遂行する必要があります。中でも、特に把握しておきたいポイントを解説します。

タスクを細分化して優先順位を付ける

設定された計画・目標に向かって正しく進んでいくためには、関わる全体のスケジュール管理をはじめ、さまざまなタスクを細分化して取り掛かるべきものに優先順位を付けることが推奨されます。

例えば、1つのタスクにかかる日数はどのくらいなのか、1ヶ月の何割くらいを占めるのかといった、作業における正確なタスクの細分化が重要です。そして、現状と比較しながら、各タスクがどのくらいの進捗状況なのかを視覚的に把握しやすくします。

責任者が定期的に進捗状況を共有する

工程管理・進捗管理にはいくつもの部署や人材が関わるため、特定の管理部門のみですべてを把握するのは不可能です。そのため、各部署ごとの責任者が細分化したタスクにおける、進捗状況を定期的に報告しましょう。
具体的には、毎日の何時・週の何曜日・月の第何週といったように、工程管理・進捗管理に関わる社内のオープンな環境で進捗状況を共有します。常にリアルタイムな現状を見える化することによって、急なトラブル時にも対応しやすくなります。

工程管理・進捗管理を行う方法

工程管理と進捗管理は、プロジェクトや業務の効率的な遂行に不可欠ですが、両者には共通した管理方法が存在します。ここでは、工程管理・進捗管理を行う方法について詳しく解説します。

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アナログ管理

工程管理・進捗管理を行う方法の1つはアナログ管理です。この方法では、紙やホワイトボードを使用して進捗を管理します。非常にシンプルな管理方法であるため、誰でも簡単に実施できるのが特徴です。

しかし、アナログ管理にはデメリットもあります。たとえば、データの更新や共有に手間がかかるため、リアルタイムの情報共有が難しいことが挙げられます。

アナログ管理はシンプルかつ低コストで行える方法ですが、プロジェクトの複雑性やチームの分散などに対応するのが難しい場合もあるため、適切な状況で利用することが大切です。

Excel・Googleスプレッドシートでの管理

Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートを使用することでも、工程管理・進捗管理を行えます。これらは、デジタルな管理ツールとして広く利用されています。ExcelやGoogleスプレッドシートによる管理の主な特徴は、柔軟性とカスタマイズ性です。

自分のニーズに合わせてカスタムスプレッドシートを作成し、プロジェクトの進捗管理に向けた独自の方法を設定できます。ただし、大規模なプロジェクトの場合、情報の整理や更新に手間がかかることに注意が必要です。

また、スプレッドシート内の関数などに複雑さが増すと、エラーや混乱が生じやすくなる可能性があるため、適切な訓練と監視が求められます。ExcelやGoogleスプレッドシートは、特に中規模のプロジェクトやチームにとって有用なツールです。

システムの利用

プロジェクト管理システムや工程管理システムを導入することで、工程管理と進捗管理を効果的に行えます。これらのシステムはリアルタイムでデータを更新し、チーム全体での協力や情報共有が可能です。

プロジェクトの進行状況や、タスクの完了状況などがオンライン上で共有されるため、メンバーはいつでも最新の情報を確認できます。また、これらのシステムは自動化されたレポートや通知機能を提供し、プロジェクトの可視化が容易です。

ただし、プロジェクト管理システムや工程管理システムの導入には、さまざまなコストがかかることを考慮する必要があります。プロジェクトや業務の規模や要件に合わせて、利用者が理解しやすい方法を選び、プロジェクトの効率的な管理を目指しましょう。

まとめ

工程管理と進捗管理は、プロジェクトや業務の効率的な管理を目指す重要な業務です。工程管理では、計画・設計・生産・評価・改善など幅広い要素を調整しながら、生産性と品質を向上させます。

進捗管理は、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで監視して計画通りに進めるためのツールであり、遅延や問題を早期に検出してリスクを最小限に抑えます。

これらの管理方法には、アナログ・デジタル・システム利用までさまざまなものが存在し、プロジェクトの規模や要件に応じて選択できます。

工程管理と進捗管理の最終的な目標は、効率的なプロジェクト管理と進捗の透明性を確保して成功に導くことです。したがって、利用者全員が理解しやすい適切な方法を選んで業務に活かしましょう。