名刺管理ソフトとは？機能やメリット・デメリット、比較ポイント解説

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデータ化し一元管理できるソフトを指します。大量の名刺をデータ管理することで、必要な時に簡単に検索できるため業務効率化に繋がります。本記事では、名刺管理ソフトの機能やメリット・デメリット、選び方やソフトの比較ポイントを解説します。

目次

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1. 名刺管理ソフトを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 名刺管理ソフトとは？
3. 名刺管理ソフトの主な機能
4. 名刺管理ソフトの便利機能
5. 名刺管理ソフトの導入目的
6. 名刺管理ソフトのメリット
7. 名刺管理ソフトのデメリット
8. 名刺管理ソフトの選び方や比較のポイント
9. 名刺管理ソフト導入時の注意点
10. まとめ

名刺管理ソフトを検討するならこのサービスがおすすめ

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名刺管理ソフトとは？

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をOCR処理を持ち合わせた機械で読み取り、氏名や会社名などの情報をテキスト化し、自動的に登録してくれるソフトを指します。OCRとは、紙面の文字を読み取り、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術です。

読み取った名刺の情報は、名刺管理ソフトの中にデータとして保管され、検索機能を用いることで探したい名刺の情報を手軽に見つけられます。そのため、紙の名刺のように1枚1枚探す手間が不要なのも利点です。

また、名刺の読み込みから登録までをパソコンやスマホ上で完結できるため、出張先などの外出先でも名刺の管理ができます。その結果、今まで名刺の管理に要していた時間を本来のコア業務に回すことができます。

オンプレミス型・クラウド型の2形態から選択

名刺管理ソフトには、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があり、それぞれ特徴が異なるため、ニーズに合ったシステムを選ぶのがポイントです。

オンプレミス型は、自社運用型のシステムで、自社の施設内に機器を設置して運用する形式のものです。そのため、管理や運営などすべて自社で管理する必要があり、ネットワークやサーバーの知識を持った人材が必要です。

クラウド型は、提供会社と契約し、インターネットを通して利用する形式のものです。ソフト自体は提携会社で管理されるため、自社で管理が必要なのは契約に関する部分だけです。

そのため、ネットワークやサーバーに詳しい人がいない会社でも利用しやすいシステムと言えます。

オンプレミス型

オンプレミス型は、会社内にすべてのデータがあるのが特徴で、セキュリティ対策がしやすく、安全性を保ちやすいのが大きなメリットです。例えば、名刺データの閲覧を社内からのみ許可することで、さらにセキュリティ面を強化することができます。

また、オンプレミス型はカスタマイズ性にも優れています。そのため、同じ社内でも部署ごとにデータへのアクセス権を設定し、閲覧できる範囲を柔軟に変更することが可能なのもメリットと言えます。

一方、オンプレミス型の運用には、専用サーバーを自社で用意しソフトウェアのライセンスを購入する必要があるため、導入するだけでも多額のコストがかかります。

さらに、ネットワークやサーバーの知識を持った人員の確保や、サーバー稼働の電気代などのランニングコストがかかる点もデメリットです。これらから、オンプレミス型はコスト面重視でなく、セキュリティ面を整えたい会社に役立つ形態のソフトと言えます。

クラウド型

クラウド型は、インターネットを通して、サービス提供会社のサーバーにアクセスして利用するソフトであり、社内や社外など利用する場所を制限されません。そのため、全国各地や海外に出張などがある従業員にとって管理しやすく、便利なのが大きなメリットです。

また、スマホアプリなどを活用して、モバイル端末での利用をサポートするサービスも増加傾向にあるため、パソコンが手元にない場合でも、スマホから手軽に利用できるのもメリットと言えます。

さらに、ソフトウェアのライセンスを購入する必要がないため、導入コストを大幅に抑えることができます。ネットワークやサーバーの知識を持った人材の確保も必要なく、使用する人数や容量に合わせて料金が発生するため、必要以上にコストがかかりません。

一方、セキュリティは提供会社に任せる形になります。一般的には、機密データを扱うサービスでは十分なセキュリティ対策がされているため、利用に支障が出る可能性は低いと言えますが、社内でセキュリティ対策ができない点を、デメリットに感じるかもしれません。

これらのことから、クラウド型は社外からでも管理できるようにしたい、導入コストをかけたくないなど、より手軽に利用したい企業に向いているシステムと言えます。

名刺の取り込み方法で選択

名刺管理ソフトによる名刺の取り込み方法には、スキャナー取り込みとスマホカメラなどによる取り込みがあります。スキャナー取り込みでは、一度に多くの名刺を読み取ることができるため、顧客データなどを一元管理したい場合に便利です。

そして、スマホカメラなどによる取り込みは、自分のスマホに専用アプリをインストールして利用するタイプであり、アプリがあれば名刺をすぐに読み取れます。そのため、外出が多い営業マンでも手軽に使用できて便利です。

スキャナーでの取り込み

スキャナーでの取り込みの大きな特徴は、一度に多くの名刺を読み取れる点です。大量の名刺を1枚1枚読み取るのは気が遠くなる作業ですが、スキャナーでの取り込みであればその手間も必要ないのがメリットです。

ただし、一度に多くの名刺を読み取れる一方で、読み込む名刺の量が多ければ多い程、読み取りに時間がかかってしまう点はデメリットと言えます。

スマホカメラ等での取り込み

スマホカメラ等での取り込みは、スマホなどのモバイル端末が1つあれば手軽に利用できるのがメリットです。アプリをインストールしておけばいつでも使用できるため、外出先などでも使用しやすいのがポイントです。

しかし、スマホやカメラを用いた場合には、解像度などによって一度に多くの名刺を読み取れない場合が多く、地道に読み込みを行う必要がある点がデメリットと言えます。

名刺管理ソフトの主な機能

名刺管理ソフトには、名刺を取り込むだけでなくさまざまな機能があります。その機能を有効活用することで、名刺管理をスムーズに行えるため、しっかり確認しておきましょう。

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名刺読み取り機能

名刺読み取り機能では、スキャナーやスマホカメラで名刺をスキャンするだけで、システム上にその名刺の情報を取り込めます。

この機能では、紙面の文字を読み取り、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術である「OCR（Optical Character Recognition/Reader）」の技術が使われています。

名刺のデータ化機能

名刺のデータ化機能では、運営会社の担当者や機械によって名刺の内容をデータベース化することができます。データ化されているため、出張先や営業先などからも手軽に閲覧でき、社内で同じチームのメンバーや、別の部署などとも共有しやすいです。

検索機能

「検索機能」は、数ある名刺情報の中から、目的の顧客情報を手軽に見つけられる便利な機能です。会社の規模が大きければ大きいほど、管理する顧客情報も膨大な数になり、紙の名刺においても、その中から特定の人物を探すのはとても時間がかかります。

しかし、名刺管理ソフトの検索機能を使えば、手間がかからずにすぐに目的のデータを探せるため、これまで名刺探しにかかっていた時間を大幅に短縮することができます。

メモ機能

「メモ機能」では、名刺のデータごとに必要なメモを残すことができます。名刺に記載されている情報以外に、必要な内容を記載しておきたい場合に重宝します。

例えば、前回の商談中に盛り上がった話題の内容や、相手の趣味嗜好などを覚えておきたい場合に活用できます。

名刺管理ソフトの便利機能

名刺管理ソフトには、基本的な機能以外にも、製品によってさまざまな便利な機能が搭載されています。自社に理想の機能や今後導入していきたい機能をリストアップしておき、マッチしたサービスを選ぶことをおすすめします。

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スマホ・タブレット連携機能

「スマホ・タブレット連携機能」では、スマホやタブレットと連携して外出先からでも必要な情報が見られるため、出張や外出の多い営業担当者などに便利な機能と言えます。

名刺管理ソフトを選ぶ際には、iPhoneやAndroidなど使用したい端末にそのサービスが対応しているかを事前に確認してから利用を開始すると、スムーズに連携機能が活用できます。

メール配信機能

「メール配信機能」では、名刺管理ソフトから一括でメールの配信が可能となります。一斉送信が可能なため、1通ごとにメールを作成する手間がかかりません。

また、一斉送信でありながら、差出人を名刺交換した個人の名前に変えて利用するといったこともできるため、コミュニケーションを大切にしたい場合に便利な機能と言えます。

さらに、名刺に記載されている情報がそのままシステム上にデータ化されているため、相手の名前などの大切な情報を間違えて入力してしまう、などのミスも起きにくいのがメリットでもあります。

データ引き継ぎ機能

「データ引き継ぎ機能」では、使用するソフトを変更した際に、新しいソフトに名刺データを引き継ぐことが可能です。

膨大な名刺のデータを、一つひとつ入力し直すのは気が遠くなる作業ですが、データ引き継ぎ機能を活用すれば、次のサービスに既存の名刺データを手軽に引き継ぐことができるため、新しいソフトの導入もしやすくなります。

システム連携機能

「システム連携機能」では、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理システム）、SNSなどといった、他のシステムと連携ができます。これらのシステムと連携することで、営業業務のさまざまな面でメリットが得られます。

例えば、営業支援システムと連携すれば、アプローチするべき顧客などを見逃しにくくなります。さらに、過去にやり取りをした履歴なども閲覧できるため、同じ話しを繰り返すなどのミスも防ぎやすくなります。

また、SNSと連携することにより、相手の趣味嗜好などを知ることができ、コミュニケーションを増やすこともできるため、商談の際の話題作りなどにも役立ちます。

名刺管理ソフトの導入目的

ここでは、名刺管理ソフトを導入する主な目的について解説します。名刺管理ソフトを導入することで、従来の名刺管理よりもビジネスに繋げやすくなるでしょう。

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業務の効率化のため

従来の紙の名刺では、名刺が大量に蓄積されて整理や検索が煩雑で時間がかかりますが、名刺管理ソフトを使えば、デジタル化された名刺情報を簡単に検索・整理できます。

名前、所属会社、ポジションなどのキーワードで検索し、商談や連絡先の確認が迅速に行えます。これによって、時間と手間が少なくなり、業務の効率化が実現します。

見込み顧客を獲得するため

名刺ソフトでは、収集した名刺情報を効果的に活用することで、見込み顧客獲得に役立ることができ、アプローチ履歴を基にした的確なアプローチは見込み顧客の獲得に特に貢献します。

相手のニーズだけでなく商談履歴の有無によってもアプローチ内容が変わるため、名刺から得る情報は、見込み顧客の獲得に大きく役立ちます。

見込み顧客の育成のため

ソフトウェアを使用して収集した名刺情報を適切に管理し、顧客の属性や行動履歴を把握できます。これにより、個々の顧客に合わせたカスタマイズされたコミュニケーションが可能となり、顧客の関心やニーズに合わせた情報提供が行えます。

名刺ソフトを通じて見込み顧客を育成し、長期的な顧客関係を築くことが可能となります。

名刺管理ソフトのメリット

名刺管理ソフトの使用にはさまざまなメリットがあります。それらのメリットにより、業務効率の向上に繋がり、社内での情報共有などもしやすくなります。

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大量の名刺をデータ管理で業務効率化

名刺管理ソフトを導入することにより、名刺を読み取るだけで自動的に一元管理を行うことができます。仮に、同じ人物の名刺を読み取ってしまった場合でも、システムが判別してくれるため、適切に処理・管理を行えます。

名刺の自動データ化によってファイル整理やインデックスをつけたり、並び替えをしたりする手間を省けるため、作業効率も上がります。

また、多くの名刺を持ち歩くのは大変ですが、データ化された名刺の情報であれば、スマホやパソコン1台で外出先からでも手軽に閲覧できるため、便利です。

必要な名刺を簡単に検索できる

名刺管理ソフトには目的の名刺を検索できる機能があるため、紙の名刺のように1枚1枚目視と手作業で探す手間がかかりません。電話対応中や急な来客などで、急いで名刺の情報が知りたい場合などにも、迅速に名刺データを見つけられます。

社員同士の情報共有が簡単

紙の名刺を社員同士で共有する場合、1枚しかないと同じ場所で見る必要があったり、同時に別部署で閲覧することができないなど、不便な点が多くあります。

しかし、名刺管理ソフトでデータ化された名刺の情報であれば、社内のさまざまな部署や外出先においても、複数人が同時に閲覧することが可能です。

商談内容の報告や顧客の情報など、上司や部下、同僚などへの共有が容易に行えることによって業務効率などが上がる点もメリットと言えます。

商談メモなど大事な情報も残せる

名刺管理ソフトでは、名刺のデータごとに必要なメモを残すことが可能です。名刺に載っている情報以外に、必要な内容を記載しておくのに便利であり、案件の進捗状況や商談メモなど、営業活動に必要なメモを見返すのに役立ちます。

また、その場限りでなく、次回からも必要な情報や、他の社員にも周知しておいて欲しい内容などもメモに残すことができるため、情報共有・引き継ぎも手軽におこなうことができます。

名刺管理ソフトのデメリット

名刺管理ソフトには多くのメリットがありますが、中にはデメリットと感じられる部分もあります。例えば、データ化する際にかかる時間や専用のシステムの導入、コストがかかることなどが上げられますが、ここでは具体的なデメリットをそれぞれ解説します。

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名刺のデータ化に時間がかかる場合がある

名刺をスキャンしてデータ化する際、1枚であれば短時間で読み込みが完了しますが、枚数が多くなると、その分読み込みやデータ化には時間がかかります。

そのため、1日の中で多くの名刺をデータ化する作業を一気に行う場合などは、時間を要することになります。さらに、データ化する際にも人手が必要になるため、大量の名刺を読み込む際などは、データ化のために人員を配置しなければならない点もデメリットです。

このような、データ化処理にかかる時間や、人件費に関するデメリットを軽減するための方法としては、文字認識機能がついているソフトの使用や、名刺をデータ化する代行サービスの利用などがおすすめです。

オンプレミス型は環境設定などの運用が必要

オンプレミス型の名刺管理システムを導入する場合、専用サーバーを自社で用意してソフトウェアのライセンスを購入する必要があります。システムの構築や環境設定も自社で行うことになるため、運用自体に大きな手間と時間がかかる点がデメリットです。

ただし、運用に関してはすべて自社で管理ができるため、コストと引き換えにセキュリティ面を重視したい大企業などに重宝されます。

導入費用などのコストがかかる

名刺管理ソフトの導入・運用や、他のシステムとの連携にはある程度のコストがかかります。特に、オンプレミス型の場合は導入費用が高くなりがちです。

オンプレミス型では、専用の機器・サーバーを自社で導入する必要があるだけでなく、導入後のすべての管理を自社で行う必要があります。そのため、設備場所や人員などの確保が必要であり、導入コストの高額さ以外にも負担が大きくなります。

これらのデメリットが気になる場合には、クラウド型の名刺管理ソフトを導入するのがおすすめです。クラウド型では、オンプレミス型と比べて導入コストが抑えられ、提携会社が管理をしてくれるため、設備場所や人員の確保に困ることがありません。

名刺管理ソフトの選び方や比較のポイント

名刺管理ソフトと言っても、さまざまな種類のソフトがあります。機能や料金体系など、ソフト選びの際に重要になるポイントをいくつか解説します。

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自社に合った形態・機能かどうか

名刺管理ソフトにはさまざまな種類があり、ソフトによって搭載している機能が異なります。そのため、「自社にはどのような機能が必要か」を考えて選ぶのが大切なポイントです。

例えば、スマホやタブレット端末と連携できる機能は主流となりつつあり、多く使用される機能の1つです。スマホやタブレットと連携ができれば、営業先や出張先からでも、必要に応じて名刺データを閲覧できます。

また、メモ機能があると、名刺に載っている情報以外に抑えておきたい情報を、自由にメモに残しておくことができるため、他の社員との共有もしやすくておすすめです。

なお、名刺管理ソフトを導入する場合には、対応しているOSをチェックしておくのも大切です。例えば、買い切り型の名刺管理ソフトの場合には、Windows版とMac版で商品が異なるため、導入する際は必ず確認しましょう。

名刺の取り込み精度は高いか

名刺管理ソフトによって、名刺を読み込む際の精度が異なります。仮に、読み込みの精度が悪い場合、正常にテキスト化されないケースもあります。名刺管理ソフトによって精度には誤差があるため、事前に無料トライアルなどで精度を確認しておくことをおすすめします。

また、正常に読み込めなかった場合にオペレーターが補正を行うサービスもあります。その際、補正の精度や補正した正常なデータが反映されるまでの時間なども、名刺管理ソフトによって異なるため、事前にしっかりと確認を行いましょう。

多言語や様々なデバイスに対応しているか

グローバル展開していない企業でも、様々な国籍や企業と名刺交換の機会は訪れます。その場合、日本語以外の言語では読み取れないとなると不便です。

対応言語以外にも、場所を選ばずに名刺を取り込めるようモバイル端末で操作できる機能があったとしても、お手持ちのデバイスが対応していないのではせっかくの利便性を活かしきれません。つい機能性にばかり注目しがちですが、従業員が広く利用できるソフト選びを心掛けましょう。

セキュリティ・サポート体制が整っているか

名刺管理ソフトでは個人情報など重要な顧客データを扱うため、アクセス制限機能やロック機能、プライバシーマークの取得などを事前に確認しておくのがおすすめです。

名刺には個人の名前や電話番号、会社の住所など重要な情報が多数載っている場合が多いため名刺管理ソフトを選ぶ基準としてセキュリティ面はとても大切なポイントと言えます。

また万が一、名刺管理ソフトの運用中にトラブルが生じた際にも、安心してサポートが受けられるように、ソフトの販売業者であるベンダーが休日でもサポートを行っているかを確認するのも、システム選びをする際に大切なポイントです。

特に、現在進行形の案件などで必要なデータが閲覧できない場合などには、迅速な対応が求められます。そういった、不測の事態に備えるためにも、ベンダーのサポート体制を把握しておきましょう。

料金体系は見合ったものか

名刺管理ソフトには、無料のものと有料のものがあります。個人事業主などであれば、無料のものでも十分まかなえる場合がありますが、法人の場合には、機能面やセキュリティ面を考慮しながら、有料のソフトを念頭に検討するのがおすすめです。

有料版のソフトは、一般企業で多く求められるような機能が標準で搭載されている可能性が高いです。

ただし、月額制や使用した分を支払う従量課金制など、支払い形態は製品によって異なるため、それぞれの企業の運用に見合った料金体系であるかを確認しておく必要があります。

なお、無料のソフトでも、オプション機能の追加などにより料金が発生するケースもあるため、カスタマイズ性に関しても事前に把握しておきましょう。

他システムと連携できるか

現在、すでにCRMやSFAなどのシステムを導入している企業や、今後それらのシステムの導入を検討している企業では、なるべく連携可能な名刺管理ソフトを選択するのがおすすめです。

また、名刺に記載された情報のファイルを変換してエクセル管理できるソフトもあるため、エクセルを使用して管理したい場合には、エクセル管理の便利性についての確認も大切です。

セキュリティ性は高いか

名刺管理ソフトでは、個人情報などの重要な顧客データを扱うため、アクセス制限機能やロック機能、プライバシーマークの取得などを事前に確認しておく必要があります。

各名刺には、個人の名前や電話番号、会社の住所などの重要な機密情報が多数載っている場合が多いです。そのため、名刺管理ソフトを選ぶ基準として、セキュリティ面を考慮することはとても大切なポイントです。

名刺管理ソフト導入時の注意点

名刺管理ソフトは、個人にとっても企業にとっても大変便利なサービスですが、導入時にはいくつかの注意点があります。ここでは、社員への負担や、便利だと思われる機能でも多すぎると使いこなせない可能性がある、といった主な注意点を解説します。

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急な導入は従業員に負担になる場合がある

名刺管理ソフトを初めて導入する際は、導入準備に注意が必要です。特に、これまで紙の名刺を管理していた社員たちにとっては、急なシステムの導入がどれだけ便利なサービスであっても、大きな業務負担になる場合があります。

よって、作業効率を落とさないためにも、事前のガイドライン作成や研修を行うことが重要です。また、名刺管理ソフトの利用に際してのルール設定や、徹底的な社内周知も大切です。

例えば、勤務時間外の利用は特別な許可がない限り禁止するなど、セキュリティ面でのルール設定は重要な点だと言えます。

多機能だと使いこなせない場合がある

名刺管理ソフトにはさまざまな機能があり、便利さを求めるあまりに多くの機能がある背品やプランを選択してしまいます。しかし、機能が多すぎるが故に、十分に活用しきれない場合があるため、便利さだけを求めた選択には注意が必要です。

例えば、専門的な知識がないと使いこなせない機能の場合、その知識を持った人材が1人以上は必要になるため、作業効率を落としてしまう可能性もあります。

そのため、本当に必要な機能はどれなのか、事前に精査したうえで機能を選ぶようにしましょう。そうすると、機能の使い方が分からない、管理できる人間がいなくてシステムの運用ができない、などのトラブルも防ぎやすくなります。

＼おすすめの名刺管理ソフトをご紹介／

まとめ

名刺管理ソフトは、紙の名刺を読み取ってデータ化し、システム上で管理できる便利なサービスです。多くの顧客情報を社内で共有したり、社外でもスマホやタブレット端末1つで閲覧できたりと、業務効率の向上に繋がるサービスとして導入する企業が増えています。

ただし、名刺管理ソフトは製品数が多いため、失敗しないように慎重な選定が必要です。導入する際は、この記事を参考にして、利用目的に合った機能の有無や料金形態などを事前に確認し、いくつかのソフトを比較検討しながら選択しましょう。