MAツールを乗り換える際のポイントとは？手順や注意点も解説

MAツールの機能不足や導入効果が得られない場合には、乗り換えが必要になります。しかし、移行には手間がかかり、乗り換えに失敗することもあります。この記事では、MAツールを乗り換える際に気をつけたいポイントや乗り換えのタイミングなどを詳しく解説します。

目次

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1. MAツールの乗り換えでありがちな失敗
2. MAツールを乗り換えるタイミングとは
3. MAツールを乗り換える際のポイント
4. MAツールを乗り換える手順
5. MAツールを乗り換える際の注意点
6. まとめ

MAツールの乗り換えでありがちな失敗

MAツールを他のものに乗り換えるときには、失敗やさまざまなトラブルの可能性が考えられます。想定できる問題を最初に洗い出しておき、対処可能なものは対策をとることが重要です。ここでは、MAツールの乗り換えでよくある失敗例を2つ解説します。

機能に過不足がある

MAツールの乗り換えに多い失敗が、機能の過不足です。今まで不要だと思っていた機能が実は業務効率を上げていたというケースは非常に多いです。

また、乗り換えるからには従来のMAツールよりも高性能なものを求めがちですが、この考えは乗り換えの失敗に繋がります。

多機能なものが優れているというわけではなく、必要な機能のみが揃っている過不足のないツールが最適だということを念頭において選定をしましょう。

想定よりも乗り換え作業に時間がかかる

MAツールの乗り換え作業が想定以上に時間を要し、乗り換えに失敗するといったことがあります。乗り換え作業の遅延は、さまざまな要因で発生します。

乗り換え作業に必要な人手を十分に確保できず遅れるケースが多いですが、ツールの乗り換えにより新しくなった業務フローがなかなか浸透しないことによる失敗も起こり得ます。

乗り換え作業開始前に人員を十分に確保するとともに余裕を持った乗り換えスケジュールを組み、新たな業務フローのトレーニングや周知を徹底して行うなどの対応が必要です。

MAツールを乗り換えるタイミングとは

MAツールの乗り換えに失敗しないためには、適切なタイミングでの乗り換えが重要なポイントになります。ここでは、MAツールの乗り換えるに適した主なタイミングとケースについて解説します。

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費用対効果が感じられない

MAツールは初期だけでなく、導入後にも毎月の利用額や担当者の工数費用など、さまざまなコストが発生します。毎月かかる費用に対して見合った効果が出ていないときには、MAツールの他社乗り換えを検討するよいタイミングです。

もし、現在のMAツールが期待していたよりも成果につながらない場合は、その理由を探ってみましょう。そして、調査後にMAツールに原因があると判明した場合、より自社の目的に合ったツールに乗り換えれば、今後のマーケティングにもよい効果が期待できます。

ツールだけの問題ではなく、マーケティング政策にも原因があると判明したのであれば、MAツールを変えるだけでなく、全体的なマーケティングの見直しが重要と言えます。

機能が足りない

MAツールは、サービスを提供している会社によって搭載機能が違います。自社に必要な機能があるMAツールであれば、機能を十分に活用してより高いマーケティング効果が期待できます。

しかし、MAツールを使っていくうちに必要な機能がないという問題が発生することもあります。これは、業務に必要な機能が最初から搭載されていない場合と、途中でサービス内容が変わって今まで使用していた機能が使えなくなったというケースに分かれます。

このような機能の内容に関しての問題に直面したときも、他社のMAツールに乗り換えるタイミングと言えます。多くの種類があるMAツールの中から、自社のマーケティングに必要な機能が搭載されているものを選びましょう。

オーバースペックで費用が無駄になっている

せっかくランニングコストをかけてMAツールを使っていても、オーバースペックであれば無駄になってしまいます。最新ツールであれば必ずマーケティングの効果が上がるわけではありません。

また、自社では使わない多機能なMAツールを導入したとしても、それを使いこなす人材がいなければ導入費用も無駄になってしまいます。重要なことは、顧客データ数と現場の担当者にツールを使いこなせる高い技術があることです。

特定の担当者のみが使える特別なMAツールに乗り換えるよりも、多くの従業員が使いこなせるような、シンプルで使いやすいツールへの乗り換えをおすすめします。

契約期間が終了する

MAツールを導入して継続使用している場合においても、契約の更新時期が近づいてきたときに一度ツールの見直しを行いましょう。

現在のMAツールが自社に適しているかどうかや、他社サービスにさらによいものがあるかなどを調べ、契約期間が終了するタイミングでMAツールを乗り換える方法です。

ツールによっては最低契約期間が定められていて、その期間よりも短い契約期間で途中で解約すると違約金が発生してしまうケースもあるため、注意が必要です。また、契約期間内は解約ができないサービスなどもあるため、改めて契約内容を確認しましょう。

MAツールを乗り換える際のポイント

MAツールの乗り換えが決まり、どのツールにするか決定した後は、乗り換えするまでに確認しておくべき点を総点検しましょう。

ここでは、MAツールを乗り換える際に必要なポイントを、ツールの中身・コスト面・移行にあたっての人員やスケジュールなどに分けて解説します。

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移行スケジュールに余裕を持たせる

新しいMAツールへの移行するには、想定したよりも工数がかかることもあります。そのため、移行スケジュールは余裕を持たせて行うことが大切です。

現在のMAツールからどの情報を新ツールに移行させるかや、移行先のツールに必要となる情報を最初に整理し、データ移行に伴う工数を算出しておくことが大事です。

MAツールが移行する前と後ではデータの持ち方が異なるケースもあります。そのため、データ移行前にさまざまな準備をしなくてはならず、時間と手間がかかることが考えられます。

ツール移行のための準備が十分でなかったために移行作業に手間がかかってしまい、新ツールが立ち上がって使えるようになるまでにかなりの時間がかかったという事態もあります。これらの問題を避けるためにも、余裕を持たせた移行スケジュールを組みましょう。

必要な機能を明確にしておく

MAツールの乗り換えにあたっては、現状の自社の課題を解決できる機能が搭載されているかをまず確認しましょう。

今まで使用していたMAツールの中で運用の際に課題であった点と、乗り換え先のMAツールに求める機能について洗い出しする作業が大事です。これらを最初に明確にした上で、乗り換えるMAツールを選ぶと、導入後の失敗が減り、業務の効率化も期待できます。

使いやすさを確認する

MAツール選びにおいては、現場の担当者にスムーズな乗り換え対応ができるかどうかの確認も重要です。

機能の多さや提供会社が有名企業であるといった理由でツールを選んだものの、現場担当が上手く使いこなせない、外資系企業で日本人ユーザーには難しくて使いにくいなどのケースもあります。

企業では、MAツールの乗り換えを検討する社員とツールを運用する担当者が異なる場合も多くあります。そのため、導入した後に現場の担当者が使いこなせるかどうかについて、最初によく意見を聞いた上で乗り換えを実施しましょう。

コストを確認する

MAツールは、自社の予算に合わせて初期費用や、維持するためにかかる毎月のコストの確認も行っておきましょう。

ツールを導入する上でかかる初期費用だけでなく、毎月の料金や、トラブルがあったときの費用も含まれているか、などの費用についても最初に調べて計算しておくことが大切です。

また、ツールを乗り換えするにあたり、以前のツールを解約する前に新ツールの契約をすると二重に費用がかかることも考えられます。

さらに、解約費用が発生するなど、予想よりもコストがかかるケースもあります。費用が二重になる期間をできるだけ少なくするためにも、契約・解約のタイミングを十分に見極めましょう。

乗り換えに必要な人員を用意する

MAツールを乗り換えするためには、社内である程度の人手が必要となってきます。今までツール運用をしていた人員では不足するような場合は、ツールの運用・導入の知識や技術がある担当者を増やす必要があります。

もし、社内に人材が不足しているのであれば、新たに人材を募集しなければならず、そのための時間と費用がかかります。

ツール乗り換えのために、どのくらい人員が必要かどうかや、スキルがある人材が現在社内にいるかどうかを把握し、必要であれば新たに用意する手続きを行いましょう。

MAツールを乗り換える手順

MAツールを現在のものから別の新しいツールに乗り換える場合は、一定の手順を踏むことが重要となってきます。ここでは、MAツールを乗り換える際に参考にしたい手順について説明します。

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乗り換え先の選定

MAツールの乗り換えには、乗り換えるサービスを選定する必要があります。例えば、クラウドタイプのツールであれば、移行するための手間があまりかかりません。必要となるのは、新規にソフトウエアをダウンロードしてからログインをする作業のみです。

しかし、オンプレミスタイプの場合は、社内にサーバーやシステムを構築しなければならず、そのための時間がかなり必要となります。このように、どのタイプのツールにするかどうかも検討し、乗り換え先のツールを決定しましょう。

初期設定・データ連携

MAツールを乗り換える際は、ツールの初期設定やデータの移行・連携が必要になってきます。たとえば、代表的なツール機能に顧客情報のスコアリングがありますが、今までのスコアリングデータを新ツールに移行できないことが多いです。

これは、各ツールによってスコアリングの形式が異なるためです。スコアリングは移行と共に初期化されてしまうことを知っておく必要があります。

ツールを乗り換える際には、必要なスコアリングデータをメモしておくことや、画像として残して記録しておくことが大事です。

運用体制の再構築

MAツールを乗り換えるときには、運用体制の再構築も必要です。ある一定の従業員だけが使えるようなツールでは、特定の人に依存した運用体制になってしまい、会社としても大きな問題に発展します。

より効果的にツールを運用するためにも、組織全体でツールが使えるような運用体制を整えることも検討する必要があります。

たとえば、ツール会社がリリースしているトレーニングサービスやサポートを受ける方法があります。より多くの人がツールを使いこなせると、業務の問題解決や効率化も期待できます。

MAツールを乗り換える際の注意点

MAツールを乗り換えるときには、手順だけではなく気を付けておきたい注意点がいくつかあります。事前に注意点を理解しておくと、よりスムーズにMAツールの乗り換えが完了します。ここでは、乗り換える際に注意したい3点について解説します。

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スコアリング情報は移行できない

MAツールにおいて、スコアリングは重要な情報の1つですが、ツールの乗り換え時にはこのスコアリングの移行ができないことが多いです。

マーケティングにおいては、顧客情報や優先度などを表すスコアリングは大変重要です。新ツールに移行するためには、事前に画面をスクリーンショットで撮影する方法や、メモ帳アプリなどを使って顧客情報などを記録することをおすすめします。

移行時は両方の契約を維持させる

スコアリングデータなどの大事な情報を引き継ぐためには、新ツールへ引き継ぎする期間中も、今までのMAツールの契約をしばらく維持しておくことをおすすめします。メモやスクリーンショットで記録しただけでは十分でない場合があるためです。

移行直後はツールの扱いに慣れておらず、業務の進行に影響を与えることも考えられます。特に期限が迫っている施策がある場合は、業務が途切れないようにするために契約を維持しておきましょう。

移行元の契約期間を確認する

MAツールのサービスによっては、最低契約期間などが設けられていて、解約する時期により違約金が発生する場合があります。契約更新時期が近づいてきたら、契約内容を再確認し、解約に関しての事項について知っておくことが必要です。

また、止むを得ず違約金が発生するのであれば、その費用がどのくらいなのかについても確認し、社内で報告して許可を得てから解約するなどの手順が必要となってきます。

まとめ

MAツールとは、新規の顧客開拓を行うためのマーケティング活動を可視化して自動化するシステムのことで、企業とそのサービスの認知を高めることができます。

多くの企業がMAツールを導入していますが、費用対効果があまり感じられない場合やより多機能のものが必要と感じたときには、他のツールへ乗り換えすることが必要です。

MAツールの乗り換えを行うときには、新しいツールに切り替えるための適切な時期がいつかどうかを考慮し、余裕を持ったスケジュールで実施することが重要です。また、新たなMAツールに必要な機能を明確にしておくことも求められます。

さらに、MAツールを使用するにあたって重要なスコアリング情報は、新ツールに移行ができない点も考慮した上でツールを乗り換えましょう。