法人カードの個人利用はできる？個人利用を避けるべき理由などを解説

法人カードとは、企業などの法人向けに発行されるクレジットカードです。法人カードには法人決済型と個人決済型がありますが、法人決済型の場合は個人利用を必ず避けなければなりません。本記事では、法人カードの利用を避けるべき理由や個人利用を防止する方法を解説します。

目次

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1. 年会費永年無料のライフカードビジネスライトプラスがおすすめ
2. 法人カードとは
3. 法人カードを利用する際の注意点
4. 法人カードの個人利用を避けるべき理由
5. 法人カードの私的利用を防止する方法
6. 審査時に必要書類なし！本人確認書類のみで発行できる法人カード
7. まとめ

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法人カードとは

法人カードとは、企業や個人事業主が対象のクレジットカードのことです。法人カードは個人用のクレジットカードとは違い、法人や個人事業主がビジネス上で使うことを前提に発行されます。

一方、個人用のクレジットカードは個人のショッピングや旅行時の支払いなどに使うためのクレジットカードです。このように、同じクレジットカードとしての機能を有していても、法人カードと個人カードの利用目的は異なります。

法人カードと個人カードの違い

個人カードは個人の買い物などを目的にしたクレジットカードで、利用料金は指定された個人用の口座から引き落としされます。

法人カードの場合、一部のコーポレートカードや個人事業主以外、引き落とし先は基本的に法人口座からとなっています。したがって、法人カードを所持する際には、最初に銀行の法人口座を開設する必要があることを覚えておきましょう。

また、個人カードとは違い、法人カードにはさまざまなサービスが付帯している点も1つの特徴です。たとえば、空港ラウンジの利用やビジネスサービスの割引きや優待サービス・旅行傷害保険が付帯するなどの特典を受けられます。

法人カードの引き落としの方法

法人カードには主に2つの引き落とし方法があります。法人カードを作る前に、引き落とし方法の種類と違いを知っておくことで、自社により適した方法を選ぶことができます。

ここでは、法人カードの引き落とし方法である「個人決済型」と「法人決済型」についての詳細を解説します。

個人決済型

法人カードの個人決済型の法人カードは、カードを持っている個人の金融機関の指定口座から利用した分の金額が引き落とされます。 

通常のクレジットカードと同様に、利用額は個人が支払う形になり、カードの限度額範囲内であれば法人カードを個人が利用しても問題はありません。

法人決済型

法人決済型の法人カードは、カードを利用した際の料金が法人口座から引き落とされます。法人口座は企業が持っている口座のため、会社の費用を使って購入していることになります。そのため個人的な目的で利用ができません。

法人カードは、出張の際の旅費交通費や通信料金などのビジネスにおいて発生する移動費などに利用できます。また、それ以外の会社規定で使用ができるものに対しても法人カードを使用できます。

つまり、会社の経費として認められるものであれば、個人が法人カードを使用できると覚えておきましょう。

法人カードを利用する際の注意点

法人カードを利用する際には、脱税などの疑いを持たれないために、厳重な注意が必要です。ここでは、法人決済型の法人カードを使うときに気を付けたいことを3つに分けて解説します。

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法人カードで個人の買い物はしない

法人決済型の法人カードは、カードの利用明細から経理の仕訳処理をする必要があります。どのような目的で法人カードを使用したかを仕訳する関係上、法人カードで個人のショッピングをすることは避けましょう。

仮に、出張先で急遽個人的な買い物をする必要が浮上した場合や、金額が少額の場合にも法人カードは絶対に使用せず、自分の個人カードを使用するか現金払いにすることが賢明です。

ポイント・マイルの個人利用を避ける

法人カードは個人カードと同様に、使用する金額や航空機を使った距離によって、カード会社ごとにポイントやマイルが加算されていきます。ポイントやマイルが一定以上貯まると、商品やチケットなどに交換できる特典があります。

法人カードで貯まったポイントやマイルは現金ではないため、個人名義の法人カードなら利用しても良いと考えることもあるでしょう。しかし、法人カードにおいてはポイントやマイルも基本的には会社のものとみなされます。

そして、不当な利用が行われたと判断された場合には業務上横領罪に問われる可能性もあるため、正しい認識を行う必要があります。なお、会社によっては「マイルやポイントの使用は個人に任せる」「自由に使って良い」と定めている会社もあります。

そのため、自社のルールを最初に確認し、貯まったポイントやマイルを適切に処理することが望まれます。

クレジットの利用控えや領収書の保管

法人カードはクレジットカードとしての機能があることにより、通常の立て替え支払いと同様に、利用した際に受け取るレシートや領収書を保管しておく必要があります。そして、月ごとに発行されるクレジット利用控えに関しても適切な保管が求められます。

これは、日常仕訳の経費精算において必要というだけでなく、決算時の添付書類としても提出が求められているため、仕入税額控除の適用を受ける点でも重要なことです。法人カードの利用によって経費精算は楽になりますが、管理においては十分に留意しましょう。

法人カードの個人利用を避けるべき理由

法人カードの利用時には、個人的な利用を避ける必要があります。法人カードの個人利用を避けるべき理由も併せて知っておくと、誤って個人利用することの防止策にもつながります。ここでは、法人カードの個人的利用を避けるべき3つの理由について解説します。

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会計処理の複雑化

会社決済型の法人カードを個人利用すると、会計上の処理が複雑化して手間も多くなってしまいます。なお、会計上は会社側が個人の支出を立て替える処理をおこないます。

法人カードを使った本人は、利用料金を後ほど現金で納め、担当者が法人口座に入金する作業が必要となります。

このように、法人カードの個人利用分が増えるとその都度会計処理が複雑になるため、経費処理を効率化できる法人カード本来のメリットが得られなくなってしまいます。

脱税を疑われるリスクがある

個人的な目的で法人カードを使用した場合、税務上でも問題が出てきます。それは、法人カードを個人的な目的で利用し、トータルの法人税金額を意図的に減らしていると判断され、脱税を疑われる恐れがあるためです。

また、法人カードを度々個人的に使用され、会社として適切に処理をしなかった場合、税務署から悪質とみなされて罰金や刑事責任が課されることもあります。そのため、法人カードを使用する際は十分な警戒が必要です。

さらに、脱税や罰金などは社会的なニュースにもなり、企業の社会的な信用を失うことにもつながります。したがって、社内で法人カードが適切に使われるルールを設けて管理することが求められます。

金融機関の担当者に不信感を抱かれる

法人カードの個人目的による使用が増えると、資金融資の際にも影響が出てきます。なぜなら、融資の申し込みをする際に、法人カードが適切に使われていない履歴が多いと、審査で不利になる可能性があるからです。

法人カードを個人利用した際には、役員貸付金または役員借入金として経理処理がなされます。これは、会社の経費を個人が使ったという意味となり、一社員が会社からお金を借用している状態です。

これらの借入金は融資の際に決算書に必ず記載され、金融機関が入念に確認をするため、融資を受ける際に不利になる可能性が高まります。

法人カードの私的利用を防止する方法

「法人カードを私的な目的で個人利用してはいけない」と会社規定に定めていたとしても、間違えて利用してしまうような事態が発生する可能性は否定できません。

そこで、会社側がカードの個人利用を防ぐために行える対策も重要です。ここでは、法人カードの私的利用を防止する代表的な方法について解説します。

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法人カードの利用ルールを策定する

会社内での法人カードの私的な利用を防止する方法の1つが、法人カードを利用する際の会社規定を設けることです。各従業員に法人カードを配布する際には、会社側が事前にカードをどのように管理するかについて決定し、徹底運用することが大切です。

たとえば、カードが使える範囲を決めておくことです。営業の外回りに必要な車のガソリン代や出張の交通費・宿泊費だけにカードが使えるとする例があります。事前に使える用途を限定しておけば、管理する担当者の確認の時間や労力の削減にもつながります。

また、使用時の領収書やレシート・カードの売上票などの証明書を提出するルールを作り、経費システムへのデータ入力を徹底させる方法もあります。このように、確認の手間はかかりますが、不正なカード利用を防ぐための事前の対策は多岐にわたります。

カードの利用者ごとに利用上限額を設定する

法人カードも、個人カードのように利用限度額の上限があります。また、カードの利用者ごとに利用上限額を設定すると、私的な目的でカードが使われることを防止できます。つまり、上限に達すると、月内でそれ以上カードを使用できなくなります。

仮に、従業員がカードの上限額を超えて使おうとすると、他の従業員にも迷惑がかかります。それは、本人だけでなく1つでも利用上限額を超えると他の従業員の決済もできなくなったり、法人口座の残高が足りなくなったりするからです。

法人カードは1枚ごとに利用限度額を設定することができます。この特徴を活用し、各目的に合ったカードの利用上限額を事前に設定するなどの工夫が必要です。

使える社員を限定する

法人カードの私的利用を防ぐには、カードが使える社員を少数にとどめておくことも有効です。法人カードは社員向けの追加カードを発行できますが、配布する人数が多ければ、それだけ私的利用されるリスクは高まります。

出張が非常に多い営業社員や備品の発注担当者など、経費精算が頻繁に発生する社員のみに追加カードを渡すようにしましょう。法人カードを作成する前に、誰にどのような目的で配布するのかを決めておくのがおすすめです。

法人カードと個人カードを完全に使い分ける

法人カードを利用して個人的な支払いを一度でも行うと、経費精算業務が増え、法人カードを利用する意味が薄れてしまいます。そのため、法人カードと個人カードを別々に所有し、利用者が2つのカードを完全に使い分けることで、対策することが可能です。

利用者にとっては混雑しやすくて大変かもしれませんが、それだけ法人カードは個人利用してはいけないという意識を高めるためにも、完全な使い分けを指導するのも1つの方法です。

個人口座を設定できる法人カードを利用する

法人カードには、引き落とし先の口座として個人口座を登録できるタイプもあります。このタイプの法人カードを発行し活用すれば、カードの私的利用の防止策になります。

最初に、会社経費として使った費用を個人口座から引き落とし、後で必要な経費分を各自に申請してもらうことで、その間に経理担当者のチェックが入り、法人カードが私的に使われることがほとんどなくなります。

仮に、会社決済型の法人カードを個人利用してしまった場合には、後で返済する経理上の処理が必要となりますが、引き落としを個人口座にすれば手間が省けて不正使用のトラブル防止にもつながります。

審査時に必要書類なし！本人確認書類のみで発行できる法人カード

まとめ

法人カードには個人決済型のカードと法人決済型のカードの2種類があります。法人カードは、仕事以外の買い物や利用を避けるようにルールを決めておくことが大事です。

また、法人カードを利用することで付与されるポイントや交通費のマイルなども、基本的には会社に対して与えられた特典であり、個人的に利用しないのが無難と言えます。

法人カードを個人が利用してしまうと、個人がお金を使い込んで脱税行為をしていると税務署に疑われる可能性があります。したがって、会社側は法人カードの私的利用を防止するためのさまざまな対策をおこなう必要があります。

具体的には、カードの利用上限額を設定したり、料金の引き落とし先を個人口座に設定できるカードを活用したりするなど、十分な対策を講じるようにしましょう。