人事管理の課題はシステムの導入で解決できる？解決方法を解説

人材の採用・育成・評価・労務など多岐に渡る人事業務は、管理が煩雑になりやすい上に担当者の負担が大きいのが現状です。この記事では、人事管理でありがちな課題や解決に向けたステップ、業務の効率化に役立つ人事管理システムの導入メリットなどを解説します。

目次

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1. 人事管理とは
2. 人事管理における課題とは
3. 人事管理における課題解決のステップ
4. まとめ

人事管理とは

人事管理とは、企業や組織内で従業員の労働力を効果的に管理し、組織の目標達成に向けて戦略的に活用するプロセスと実践です。主な業務としては、採用・人材開発・評価・勤怠管理・報酬管理・法規制への対応・労務管理などがあり、その業務は多岐にわたります。

また、人事管理は組織の成功に不可欠であり、企業で働く従業員のモチベーション・生産性・満足度を高め、組織の目標達成に向けて重要な役割を果たします。組織が効果的な人事管理を行うことで、競争力を維持して成長を発展させることができます。

一方、人事業務が多岐にわたるため、管理が煩雑になる傾向があり、人事担当者の負担が大きいのが現状です。本記事では、人事管理における課題や解決に向けたステップ、業務の効率化に役立つ人事管理システムの導入のメリットなどを解説します

人事管理における課題とは

人事管理においては、適切な人材育成ができない、人材の確保が難しい、優秀な人材が流出するなどの多くの課題があります。これらの課題を解決するためには、効率的で統一されたアプローチが必要です。ここでは、人事管理面での下記の課題について解説します。

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人員配置が最適化できていない

配置された従業員のスキルや経験に不均衡がある場合、特定の部門やプロジェクトで能力不足や過剰なスキルを抱える可能性があります。これにより、業務の効率性が低下してスケジュールの遅延や品質低下が発生します。

また、スキルがある従業員を適切なポジションに配置せず、潜在能力を最大限に活用できない場合、能力の浪費が発生します。結果として、従業員のモチベーション低下や離職に繋がるリスクが高まります。

 一部の従業員に業務が過度に集中する場合、オーバーワークや本人のストレスが増加することになります。これにより、生産性の低下や健康問題を引き起こす可能性があります。

適切な人材育成ができていない

企業や組織内で従業員のトレーニングや教育プログラムが不足している場合、スキルの向上や専門知識の獲得が難しいことがあります。この場合、従業員が変化に適応して競争力を維持するためのスキルを持つ機会がなく、後継者が育ちません。

また、各部署やチームが独自に人材育成のアプローチを持つ場合には、組織全体での統一的な育成体制が乱れます。これにより、部署間でのスキル格差が広がり、組織全体のスキルアップが損なわれる可能性があります。

これらの課題に対応するためには、組織全体での人材育成戦略の策定と実行、リーダーシップの育成プログラムの導入、トレーニングと教育プログラムの拡充、組織文化と一致した育成アプローチなどの検討が必要です。

人材の確保が難しい

総務省の調査によると、少子高齢化の進行により、生産年齢人口(15〜64歳)は1995年をピークに減少しており、2050年には5,275万人に減少すると見込まれています。その結果、労働力の不足や経済規模の縮小など、社会的・経済的課題の深刻化が懸念されています。

生産年齢人口の減少により、リクルート市場では新卒・中途共に若手人材の確保が難しくなっています。そのため、企業は人材を引き付けて採用するために魅力的な福利厚生案やキャリアプランを策定する傾向にあります。

若手人材が希少な状況では、多様なバックグラウンドや価値観を持つ人材を活用することがますます重要です。多様性と包摂性を尊重し、さまざまな人材を受け入れる企業文化を築くことにより、広いエリアからスキルのある人材を獲得できます。

参考：令和4年版 情報通信白書｜生産年齢人口の減少｜総務省

優秀な人材が流出する

最近では、優秀な人材の獲得競争が激化しており、他の企業が高い給与やポジションを提供することが増加する傾向にあり、自社で育成した優秀な人材が他の企業に転職してしまうことが多いです。

近年、フレキシブルな働き方やリモートワークが増加しており、従業員は生活と仕事のバランスを求める傾向があります。そのため、より自分に合った労働環境や働きやすい職場を求めて退職するケースが増えています。

従業員は自身のスキルとキャリアを発展させたいと考えており、それが難しい・実現しないと感じた場合には、他の機会を求めます。それにより、他の企業に転職することが多くなります。

人事管理業務の負担が大きい

人事の主な業務として採用業務がありますが、求人広告の作成・応募書類の選考・面接のスケジューリングなどは、応募者が多い場合には非常に時間がかかります。また、給与計算業務である給与明細の作成や税金・社会保険の計算は、正確性が求められて負荷となります。

勤怠管理業務では、従業員の出勤・休暇・残業などの情報を日々収集し、集計する必要があります。また、従業員の評価プロセスの設計と実施には、計画と準備が必要となり、終了後にはフィードバックを行い、目標の設定や評価の記録などを行うことが求められます。

これらの人事の業務は、個別の従業員情報や法的規制に関連しており、非常にデリケートな性質を持っています。そのため、従業員それぞれに合わせた対応が必要であり、業務が属人化しやすい要因にもなっています。

多様な働き方に対応できていない

現代の労働市場では、フレックスタイム・コアタイム制・テレワーク・パートタイム労働など、柔軟な労働時間の働き方が増加しています。そのため、伝統的な出勤制度とは異なる労働時間体系への適切な対応が必要となります。

海外でリモートにて仕事をする従業員が増えており、異なる国の法的規制や税制に対応する必要があります。異なる国で働く場合、税金・労働法・社会保障などの法的問題や規制に関する知識が求められ、それに基づいた適切な契約や給与体系を確立する必要があります。

これらの新しい働き方の増加に伴い、人事管理部門は柔軟性・法的コンプライアンス・データ管理・契約管理などの面で対応が間に合っていない課題に直面しています。効果的な人事管理を確保するために、新しい戦略やツールの導入が求められています。

人事管理における課題解決のステップ

人事管理においては、上記で説明した多くの課題がありますが、いずれも人事部署として、解決すべき課題となります。ここでは、その解決ステップとして以下のような対策の詳細を解説します。

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経営方針の明確化・共有

人事管理において、経営方針の明確化は、組織全体で共通の目標や価値観を確立するために不可欠です。従業員がどの方向に向かって努力すべきかを理解し、共感することは、組織の統一性を高め、一貫性のあるアプローチを確立するために役立ちます。

全社的に明確な経営方針を共有することで、従業員は組織の目標に向かって自身の役割を理解し、その重要性を認識します。これは従業員のモチベーションを高め、自己達成感を側面からサポートすることになります。

経営方針が明確であれば、それに基づいた人事戦略を構築しやすくなります。例えば、経営方針が成長を強調していれば、採用戦略は新しい才能を獲得する調整をします。逆に、経営方針がコスト削減重視の場合は、既存の従業員のスキル向上や効率化を進めます。

必要な人材の洗い出し

必要とされるスキルを明確に把握することは、組織の戦略的目標達成に向けて、適切な人材採用や配置を可能にします。例えば、海外の新しい市場に進出する場合、国際的なビジネス経験を持つ人材が必要となり、それに沿って、社内異動や中途採用などの対応をします。

適切なスキルを持った人材が配置されることで、業務の効率性と生産性が向上します。スキルにマッチした従業員は、タスクを迅速かつ質の高い方法で遂行し、組織全体のパフォーマンスを向上させます。

産業や市場の変化に伴い、必要なスキルセットも変化します。組織が将来に向けて成長し続けるためには、新たなスキルを持った人材を採用して既存の従業員のスキルを向上させる必要があります。適切なスキルの洗い出しは、将来の成長に備えた戦略の一部となります。

人事戦略の立案

人事戦略は、組織が人材を有効に活用し、組織の目標達成に向けて計画的に活動するための戦略のことです。これは、人事部門が組織のニーズに合わせて人材の獲得・育成・評価・配置などを戦略的に計画し、実行するプロセスを指します。

組織の戦略的な目標やビジョンを理解し、人事戦略をそれに合わせて設定します。どのような人材やスキル、リーダーシップが求められるかを明確にして、現在の人事状況や人材のスキルマップ、労働市場のトレンドを評価し、組織の強みや課題を把握します。

目標やデータを基に、人材の獲得・開発・評価・配置に関する戦略を具体的に策定します。これにはリクルーティング戦略・トレーニングプラン・評価制度の設計などが含まれます。

ここからは、以下の人事戦略のフレームワーク3点について解説します。

SWOT分析

SWOT分析は、組織やプロジェクトの戦略的な評価に使用されるフレームワークです。SWOTとは、Strengths(強み)・Weaknesses(弱み)・Opportunities(機会)・Threats(脅威)の頭文字を取ったもので、それぞれの要素を評価して企業などの現状を把握のために用います。

「強み」は、組織やプロジェクトの内部要因で、優れた特徴や資源を特定します。「弱み」は、効率の低さなどの改善が必要な要素や制約事項を特定します。「機会」は、成長や進化の可能性を持つ要因を特定します。「脅威」は、課題や危険性の要因を特定します。

SWOT分析は、これらの要素をマトリックスに整理し組み合わせて評価することで、現状を把握して戦略策定や意思決定のための情報を提供します。その結果、強みを活かしながら弱みを克服し、機会を最大限に活用して脅威に対処するための行動計画の立案に役立ちます。

TOWS分析

TOWS分析(TOWS Matrix)は、SWOTを逆から並べて、発展させた戦略的なフレームワークです。SWOT分析では組織の内部要因（強みと弱み）と外部要因（機会と脅威）を評価しますが、TOWS分析ではこれらの要因を組み合わせて、具体的な戦略的提案を導き出します。

SO戦略では、「強み」と「機会」を結びつけ、組織が持つ強みを活かして外部の機会を最大限に活用する戦略を立案します。例えば、優れた製品開発チーム（強み）を活かして新たな市場（機会）に進出する計画を立てることなどが考えられます。

ST戦略では、「強み」と「脅威」を結びつけ、組織が持つ強みを活かして外部の脅威に対抗する戦略を策定します。例えば、競合他社の台頭（脅威）に対抗するために、優れたブランド価値（強み）を活かす方法を考えます。

WO戦略では、「弱み」と「機会」を結びつけ、組織が抱える弱みを克服して外部の機会を活用する戦略を考案します。例えば、組織内のコミュニケーションの不足（弱み）を改善し、新しい市場への進出（機会）を実現する計画を立てることが考えられます。

WT戦略では、「弱み」と「脅威」を結びつけ、組織の弱みを克服し、外部の脅威に対抗する戦略を構築します。例えば、組織内の過剰なコスト構造（弱み）を削減して市場競争の激化（脅威）に対処する方法を考えます。

ロジックツリー分析

ロジックツリー分析（Logic Tree Analysis）は、問題解決や意思決定のためのフレームワークであり、特にリスク評価やシステム設計に用いられます。ロジックツリーは、問題を論理的な階層構造で表現する方法です。

問題や目標・原因・結果などの要素がツリー状に結びつけられ、関連性が視覚的に理解しやすくなります。ロジックツリーは通常、ルート（根）から複数のブランチ（枝）に分かれ、さらにサブブランチ（小枝）に分岐します。これにより問題の要因や影響を詳細に把握できます。

ロジックツリー分析は、複雑な問題をシンプルで理解しやすい形に整理し、問題解決やリスク管理、設計プロセスの効率化に成果があります。また、情報の整理と可視化を通じて、チーム間のコミュニケーションを改善するのにも役立ちます。

戦略の実行・分析

戦略が策定された後は、実行しましょう。ただ実行するだけではスムーズに課題解決できないこともあるため、実行後の分析も必要です。十分な検討を重ねた戦略でも、必ず効果があるとは限りません。

状況は日々変化しているため、実行した結果を分析し、改善策を練りましょう。こうした戦略の実施と改善を繰り返すことで、課題の解決が実現します。

人事管理システムを導入する

人事管理システムは、組織内で従業員の情報やプロセスを効率的に管理し、人事業務を支援するソフトウェアまたはプラットフォームです。このシステムを導入することで、採用・給与計算・評価・勤怠管理・トレーニングなどの人事業務が自動化され、効率が向上します。

そのため、人事管理における課題の解決策にもつながります。ここでは、人事管理システム導入による以下のメリットについて詳しく解説します。

人事に関するデータを一元管理できる

人事管理システムは、従業員の情報やプロセスを一元的に管理できるため、人事担当者の負担軽減に役立ちます。従業員情報や履歴書・評価データ・給与計算などのデータが容易にアクセスでき、手作業にかかる時間が削減されます。

近年、テレワークやフレックスタイムなど、多様な働き方が増加しています。人事管理システムは、これらの異なる労働スタイルに対応しやすく、従業員の勤怠管理や業務の柔軟性を向上させます。

システムは従業員データを一元管理し、人事戦略の立案や意思決定プロセスをサポートします。また、組織のニーズに応じてデータを参照し、人事戦略を最適化できるため、戦略的な人材管理が可能となります。

適切な人材配置・育成が可能になる

人事管理システムの能力管理として、従業員のスキル・資格・トレーニング・経験などの情報を一元管理します。これにより、特定のスキルや資格を持つ人材を簡単に特定でき、プロジェクトや特定の業務に的確な人材を選び配置できます。

また、システムは従業員のスキル・資格・トレーニング・経験などの情報を一元管理します。システムを使用して従業員のパフォーマンス評価やフィードバックを記録し、スキル向上のプラン立案・従業員の教育プラン策定・スキル開発の支援をします。

社員のモチベーションを向上させる

人事管理システムは従業員のスキル・強み・弱点などを追跡し、個々の能力開発計画を策定する際に役立ちます。また、従業員の目標設定と進捗を追跡し、定期的なフィードバックを提供することにより、目標達成感や成果への認識がモチベーション向上に繋がります。

人事管理システムは、従業員にキャリアパスを示すことができます。従業員は自身の将来の成長と昇進の可能性を把握でき、組織内での長期的なキャリアを構築する意欲が高まります。その結果、離職防止にも効果があります。

ペーパーレス化を促進できる

人事管理システムを導入することで、給与明細の配布や申請作業がシステム上で完結するため、紙の消費量を大幅に減らすことができます。従業員が100人に紙で給与明細を配布している場合、100枚分のコストカットが可能です。

紙による申請は給与明細の配布は業務の煩雑化の原因である上に、コストもかかります。システムの導入により用紙代のコストカットができるだけでなく、紙を管理する手間がなくなるという業務負担の軽減にも繋がります。

さらに、ペーパーレス化はSDGsへの取り組みの一環にもなり、環境へ配慮している企業として社会的に認識されるため、ペーパーレス化によるメリットは大きいと言えます。

まとめ

現在の企業における人事を取り巻く環境として、人員配置が最適化できていない、人材の確保が難しい、優秀な人材が流出する、人事管理業務の負担が大きい、などのいくつかの課題があります。

これらの課題への解決策として経営方針の明確化や必要な人材の洗い出し、人事戦略の立案などがありますが、中でも人事管理システムはさまざまな課題への解決策として注目され、多くの企業に導入されています。

人事に関する課題に取り組む場合は、人事管理システムの導入を1つの選択肢として検討し、効率的で最適な人事業務を実行しましょう。