WEB会議システムとは？主な機能や導入の際の比較ポイントも解説

WEB会議システムとは、パソコンやスマートフォンを使い、インターネット上で会議を行うシステムのことです。この記事では、Web会議システムの主な機能、システム導入によるメリット・デメリットだけでなく、導入の際の比較ポイントなどについても詳しく解説していきます。

目次

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1. WEB会議システムとは
2. WEB会議システムの種類
3. WEB会議システムの主な機能
4. WEB会議システムのメリット
5. WEB会議システムのデメリット
6. WEB会議システムを選ぶ際の比較ポイント
7. まとめ

WEB会議システムとは

WEB会議システムとは、拠点と拠点をインターネットで繋ぎながら、映像・音声・資料の共有が行えるコミュニケーションサービスのことです。昨今、WEB会議システムを導入する企業が増えています。

社内におけるコミュニケーションツールとしてはもちろんのこと、遠隔拠点とのリアルタイムでの打ち合わせや資料共有をはじめ、本来は現地に赴くことが多い営業活動、さらに採用活動などにも使われます。来社の必要性がないため、スケジュール調整のハードルが下がるのが特徴です。

WEB会議とは

WEB会議とは、インターネットを介して遠隔地にいる相手とビデオ通話をしながら会議などをすることです。スマホやパソコンなど、インターネットに接続できるさまざまなツールで行うことができます。

また、WEB会議はチャットなどと違い、直接顔を見て話せるので、場の雰囲気が共有しやすく、意思決定がしやすい特徴があります。WEB会議システムを使わない場合、遠隔の拠点とのリアルタイムでの意思疎通がうまくとれない可能性があります。

WEB会議とテレビ会議の違い

遠隔会議ツールとしてはテレビ会議もあります。テレビ会議は会議室に据え置きの専用機材を設置し、リアルタイムで会議を行うことを言います。クリアな画質・音声で会話でき、その場にいる全員の顔を把握できるので、重要な意思決定の場など、安定した通信が必要な際によく用いられます。

WEB会議は基本的に、パソコンやスマホなど普段使用している機材で通信できます。そのため、初期費用が抑えられるのが特徴です。テレビ会議に比べいつでも手軽に連絡を取り合えるので、社内でのコミュニケーションや採用面談などに適しています。

テレビ会議は専用機材を使うため画質・音質ともに良く、フォーラムなどの社外イベントや、会議室をおさえた上で行う外部との会議など、参加人数が比較的多いフォーマルな場面で使います。WEB会議は、少人数で行う採用面接やカジュアルな面談などに使用するのがおすすめです。

WEB会議に必要なもの（機器）・やり方について

先ほど「WEB会議とテレビ会議の違い」で解説した通り、さまざまな専用機器が必要なテレビ会議と違い、WEB会議はパソコンやスマホなど普段使用している機材で行うことができます。また、既設のインターネット回線を使えるので導入費用が少なくて済みます。

パソコン・スマホ本体のマイク・スピーカー機能を使うこともできますが、家族がいる家の中や、社外などでWEB会議をする場合には、マイク付きのイヤホンなどがあると集中しやすく、周りにも音が漏れないので便利です。

WEB会議システムは、当該のアプリを入れてトークルームを共有するか、トークルームのURLを共有してアクセスすると会議が行えるものが多いです。使い方が簡単で、URLを発行することで外部の方とも気軽に話せるため、採用活動などに向いていると言えます。

WEB会議システムの種類

WEB会議システムにはクラウド型・ブラウザ型・オンプレミス型の３つの種類が存在します。使える予算や求めている機能などを考慮しながら、それぞれのシステムの特徴を見ていきましょう。

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クラウド型

クラウド型は、外部で作成されたサービスを使用する形式のことをいいます。契約するだけで利用できるため、なるべく早くWEB会議システムを導入したい会社や個人に向いています。自社でサーバーの作成・管理を行う必要性がなく、管理が簡単です。

デメリットとしては、他のユーザーとサーバーを共用するため、急なサーバーダウンや通信が不安定になりやすい可能性が挙げられます。また、カスタマイズ性が低いため自社の要件が細かい場合にはデメリットとなります。

メリット	デメリット
初期コストが抑えられる	通信が不安定になることも
面倒な設定が不要	カスタマイズが自由に行えない
常に最新の環境がベンダーより提供される	セキュリティ環境がベンダーに依存する

ブラウザ型

ブラウザ型は、3種類の中で最も手軽に使えるWEB会議システムです。専用アプリケーションのダウンロード・アップデートが必要なく、URLからチャットルームに入るだけで会議に参加できます。そのため、初期コストが低く抑えられるのがメリットです。

しかし、WEBブラウザを経由して会議をするので、ブラウザのバージョンなどに環境を左右されることがあり、カスタマイズ性も他のタイプより低いのがデメリットです。また、ブラウザ型もクラウド型同様、ベンダーにセキュリティ環境が依存してしまいます。

メリット	デメリット
アプリケーションの導入が不要	WEBブラウザの環境に左右される
アップデートが必要ない	セキュリティ環境がベンダーに依存する
初期コストが低く3種類の中で最も手軽	カスタマイズ性が3種類の中で最もない

オンプレミス型

オンプレミス型は、システム構築をはじめ運用に至るまでを自社で行う方法です。自社内のシステムに合わせたカスタマイズが容易に行え、自社の管理下にデータを置けるため外部要因に左右されない運用ができます。最もセキュリティが強固な点もメリットです。

しかしながら、一からシステム構築を行うため工数がかかり、導入までに時間がかかるうえ、初期費用が高くつきます。また、構築を行ったのち、運用している間も自社での管理やメンテナンス・保守が必要です。

メリット	デメリット
外部要因に左右されない	導入までに時間がかかる
カスタマイズ性が高い	自社管理が必要
最もセキュリティが強固	初期費用が高くなりがち

WEB会議システムの主な機能

WEB会議システムには通話機能だけでなく、画像や映像を共有できる機能や、議事録作成に便利な録音・録画機能など、さまざまな機能が付帯しています。WEB会議システムならではの多彩な機能を解説します。

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リアルタイム音声・映像共有機能

WEB会議システムの最も基本的な機能が、「リアルタイム音声・映像共有機能」です。タイムラグなく、相互に現在の状況と音声を共有することができます。この機能により、WEB会議がより円滑に行えます。

社員間でのコミュニケーションをとる際にも最適で、リモートワークのように、拠点と拠点が遠く離れている環境でも意思の共有がしやすく、業務がスムーズに進められます。

デスクトップ共有機能

自分のデスクトップ画面を相手に見ながら話せる機能で、作業工程や画像・図の共有を行うことができます。リアルタイムに画面を見せながら話せるので質疑応答の時間を設けやすく、その場での疑問点の解消や業務効率化に繋がります。

相手方のデバイスがスマホなど容量や画面サイズの小さいものの場合、通常は資料を共有しづらいという欠点があります。画面共有機能があると、OSを問わず資料を見ながらの会話が可能です。遠隔での作業指示などにおすすめの機能です。

ファイル共有機能

ファイル共有機能は、紙に印刷した資料を配布するのと同じようなイメージで、作った資料の共有が行える機能です。PDFなどに変換したファイルを画面に表示しながら話すことができます。採用面接や会議の際に便利な機能です。

ホワイトボード機能

ホワイトボード機能は、その名の通りホワイトボードを画面上に表示できる機能で、会議に参加するメンバーそれぞれが画像の挿入やテキスト・図を自由に書き込むことができます。

そのため、会議室に集まらなくても、自在にアイデア出しが行えます。書き込んだ内容はデータとして残るため、議事録の作成が容易なのもメリットです。

録音・録画機能

録音・録画機能はWEB会議を録音・録画できる機能で、意見などの取りこぼしもなく効率的に議事録作りが行えます。そのため、動画自体を議事録として活用することもできます。

会議に出席できなかった方にも録画映像を見てもらうことで、その場の空気や熱量が伝わりやすくなります。また、後から見返せるよう会議を録画することで、その場でメモをとる必要性がなくなるので、会議に集中できるのもメリットです。

チャット機能

チャット機能を使用することで、会議中に参照してほしい資料などのURLを共有したい時に、わざわざメールで送信する必要はありません。簡単に、参加している全員にURLなどを共有できます。

また、口頭では伝えづらい内容を共有するのにも便利です。さらに、話しにくい場所にいたとしてもテキストベースで会議に参加することができるため、環境が整わないところからの参加も安心です。

セキュリティ機能

WEB会議システムには、さまざまな情報漏洩リスクを減らすセキュリティ機能が搭載されています。代表的なものは「暗号化機能」です。インターネット上でやり取りされる情報を暗号化するシステムで、外部からの盗み見や改ざんを防ぎます。

使いたいWEB会議システムに、SSLやAESといったデータ暗号化に関する表示があるかを前もって確認しましょう。

それ以外にも、IPアドレスを指定して入室を許可する機能や、接続IDを入力させる機能、端末認証機能など、WEB会議システムのセキュリティ機能は製品によって幅広いです。

WEB会議システムのメリット

WEB会議システムには、交通費・出張費などをカットできたり、コミュニケーションが取りやすくなったりと、さまざまなメリットが存在します。ここでは、システム導入のメリットについて詳しく見ていきましょう。

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コスト削減

WEB会議システムを使えば、それぞれのデバイス間に距離がある場合でも、リアルタイムで顔を合わせながら会議が行えます。そのため、交通費・出張費などの移動コスト・会議室使用コスト・オフィス管理コストなどの削減につながります。

在宅勤務なども推進しやすくなり、わざわざオフィスに出向かずとも面談・面接が可能なので採用も行いやすくなります。

場所を選ばずいつでも会議ができる

場所を選ばずいつでも会議が行えるのもWEB会議のメリットです。自宅・外出先・出張先からなど、ロケーションに関係なく会議に参加でき、「重要な意思決定の場に参加できず、進捗状況がわからない」といったことが起こりづらくなります。

また、事前準備にも手間がかからず、会議に伴う移動時間や場所をおさえる手間・コストを削減できます。無駄を最大限省き、業務効率化につなげることができます。

コミュニケーションのスピードアップ・質の向上

遠隔でも顔を見ながら話せて、画面共有やホワイトボード機能なども活用できるため、電話・メールに比べてコミュニケーションの質が向上します。また、意思疎通がしっかり取れることで、業務効率化や意思決定のスピードアップにもつながります。

働きやすさの向上

WEB会議システムを導入することで、今までテレワークを導入できなかった業種でも在宅勤務が可能になります。テレワークにより通勤時間がなくなることで、プライベートタイムも充実させることができ、ワークライフバランスが整います。

また、在宅ワークが可能になると、介護や育児などでプライベートが忙しくなった際などの離職防止にも繋がります。WEB会議システムがあることでほかの社員とのコミュニケーションも保てるので、在宅でも強い連携感を保ちながら仕事が可能です。

ペーパーレス化の促進

WEB会議システムでは、資料をPDFなどで配布できる資料共有機能が使えます。そのため、人数分の資料を印刷する必要がなく、環境への配慮やDX推進に繋がります。また、印刷の手間や紙や印刷代などのコストの削減も行えて、業務効率化になります。

さらに、紙媒体の資料では保存場所を確保する必要や紛失リスクがありますが、PDFなどデータで保存できる形式であれば、資料の保管場所が不要になり、物的損失リスクがなくなる点もメリットです。

WEB会議システムのデメリット

メリットの多い便利なWEB会議システムですが、デメリットもいくつか存在します。コミュニケーションの質や情報管理にも関わるので、あらかじめデメリットを知っておくことも大切です。

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通信環境によって品質が左右される

例えば、相手方が出先などでWEB会議システムを利用すると、通信環境によっては音が途切れる・映像が固まるなどのトラブルが発生することがあります。回線速度が極端に遅い環境などでは、さまざまな弊害が出ることは覚えておきましょう。

対面会議と比べるとコミュニケーションが取りにくい

WEB会議では相手方の様子と音声はリアルタイムで共有されます。しかし、画面越しの視覚情報と聴覚情報しかないために、直接顔を突き合わせて行う対面会議に比べると相手の表情や会議全体の雰囲気が読みづらく、コミュニケーションが取りづらいと感じる方もいます。

情報セキュリティ面のリスクがある

WEB会議システムの多くは、情報セキュリティは提供元（ベンダー）に依存するため、情報漏洩や不正アクセスなどのリスクが発生します。システムを選ぶ際は、必ず暗号化や端末認証など、セキュリティ対策が行われているものを選びましょう。

また、WEB会議システムは有料プランを選ぶと、セキュリティレベルを引き上げることができるものが多いです。企業で取り入れる場合や、仕事で使う場合などは、有料プランがおすすめです。

WEB会議システムを選ぶ際の比較ポイント

WEB会議システムを選ぶ際には、会社や使う方の特性に合ったものを選ぶことが大切です。通信の品質の高さや操作性など、比較できるポイントは多岐にわたります。ここではWEB会議システムを選ぶ際の比較ポイントを紹介します。

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映像や音声の品質が高い

WEB会議で重要になるのが、高音質・高画質かどうかです。映像や音声のクオリティが下がると、音が細切れになったり、遅延が発生したり、表情が読み取りづらくなったりなど、一気に意思の疎通が取りづらくなります。

音声の品質については、ノイズが発生しづらいか、ハウリングやエコーが起きづらいか、一定の音の大きさに保てるかなどを確認しましょう。

画質に関しては、解像度やフレームレートが高いかどうかを確認しておくと良いでしょう。フレームレートが高いと動画が滑らかに動きます。その場に相手がいるかのように会話でき、臨場感が増します。

セキュリティ対策が充実している

機能の項目でも解説した通り、WEB会議システムには、さまざまな情報漏洩リスクを減らすセキュリティ対策が施されています。暗号化通信は、インターネット上でやり取りされる情報を暗号化する仕組みで、盗み見・改ざん・情報漏洩を防ぎます。

セキュリティ対策として、SSLやAESの表示があるかを前もって確認しておきましょう。ほかにも、IPアドレスを指定して入室を許可するアクセス制限機能や、接続IDを入力させる機能など幅広くありますので、欲しいセキュリティ機能をあらかじめ確認しておきましょう。

操作性が良く、誰でも簡単に使える

社内でWEB会議システムを導入する場合、パソコンなどの端末操作に明るくない方にも使用してもらうケースが出てきます。その際に操作性や視認性が悪いと、日常的に使用してもらうのが難しくなります。

そのため、操作画面がシンプルで、誰でも直感的に操作できるUIデザインのものを使うのがおすすめです。使いやすい機能が揃ったもの、かつ自社に必要な最低限の機能で十分使えるものを選びましょう。

サポート体制が充実している

WEB会議システムはクラウド型・ブラウザ型のものが多く、基本的にシステム環境が提供元（ベンダー）に依存しています。そのため、何かあった際にサポートが素早く受けられるかは、WEB会議システム選びにおいて、非常に重要な要素となります。

サーバーダウンや情報漏洩など、不測の事態に備えるためにも、あらかじめ土日など休日のサポート体制や、サポート対応時間などをしっかり把握しておくことが大切です。

複数拠点からリアルタイムに発言できる

会議では、さまざまな意見が自由に飛び交います。そのため、複数の拠点から同時に発言しても、それぞれの音声が聞き取れる音質か見極めるのも大切です。拠点が複数あっても安定したやりとりができるシステムかを、あらかじめ確認した上で選びましょう。

使用している既存ライセンスへの対応が可能な場合がある

社内で既に使用しているサービスには、ビデオ通話機能がプランに含まれているものがあります。無駄なコストを発生させないためにも、既存ライセンスにWEB会議システム同等の機能がないか確認しましょう。

社内ミーティングには既存ライセンスを活用し、長時間の会議や社外での打ち合わせなどには別途専用のWEB会議システムを導入するなど、用途に応じて使い分けるのもおすすめです。

無料のトライアル期間がある

画質・音質・機能などの詳細は、実際にシステムを使用してみなければわかりません。前もって無料版を使用すると、自社に合ったスペック・機能のシステムが選びやすくなります。

そのため、無料のトライアル期間があるシステムを選び、費用対効果が得られるかを判断しましょう。

無料版と有料版の違い

WEB会議システムには、無料版と有料版が存在します。無料版でも十分に機能が豊富で、使いやすいこともあります。しかし、基本的には有料版の方が機能が豊富で高スペックなうえ、使用目的に合わせた機能・プランが用意されています。

有料版の方がセキュリティ対策も充実していることが多いので、企業で導入する場合や仕事で使用する場合などは、情報管理の視点からしても有料版を使うのがおすすめです。

まとめ

この記事では、WEB会議システムの概要や機能、メリット・デメリットや選び方についてまとめました。WEB会議システムは、初心者でも気軽に遠隔地にいる相手とビデオ通話ができる便利なサービスです。

WEB会議システムは家や社外など、インターネット環境があればどこでも使用可能です。資料共有もしやすく、働きやすさの向上につながります。WEB会議システムを導入して、通常の会議だけでなく、採用活動や営業活動などさまざまな業務の効率化に役立てましょう。