オンプレミス型人事評価システムとは｜クラウド型との違いを解説

人事評価に付随する業務を自動化できる人事評価システムには、オンプレミス型とクラウド型があります。どちらにも利点と難点があり、自社に適しているか見極めなければなりません。本記事では、オンプレミス型とクラウド型の違いや、それぞれのメリット・デメリットを解説します。

目次

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1. オンプレミス型人事評価システムとは
2. クラウド型とオンプレミス型どちらかよいのか
3. オンプレミス型人事評価システムのメリット
4. オンプレミス型人事評価システムのデメリット
5. クラウド型人事評価システムのメリット
6. クラウド型人事評価システムのデメリット
7. 人事評価システムを選ぶ際のポイント
8. まとめ

オンプレミス型人事評価システムとは

オンプレミス型人事評価システムとは、データやソフトウェアを自社内でサーバーやシステムを構築し、運用する人事評価システムの形態です。自社でサーバーやデータセンターを管理し、セキュリティを管理ができるのがオンプレミス型の特徴です。

人事評価システムは、従業員の評価や昇進に関する情報・給与データ・出勤記録など、人事に関連するデータを整理・管理するために使われます。

要するに、オンプレミス型人事評価システムは、自分たちのサーバーとシステムを使って、会社の重要な情報を守りながら管理する方法です。

本記事では、オンプレミス型とクラウド型の違いや、それぞれのメリット・デメリット、人事評価システムを選ぶ際のポイントについてなどを詳しく解説します。

クラウド型との違い

クラウド型システムは、データやソフトウェアを自分のコンピューターにインストールせずに、インターネットを通じて外部のサーバーやデータセンターから利用できる仕組みです。

自身のコンピューターの性能やストレージ容量に依存せず、インターネットに接続できる環境であれば、どこからでも必要なデータやソフトウェアにアクセスできます。

会社や個人がサーバーやデータセンターの管理や保守を気にせず、便利にデータの保存や作業ができるのがクラウド型システムの特徴です。

クラウド型とオンプレミス型どちらかよいのか

オンプレミス型かクラウド型かを選択する際には、企業のニーズや状況に応じて検討することが重要です。オンプレミス型は、会社内でサーバーやシステムを構築し、情報を自分たちで管理することができます。

これは、高いセキュリティが求められる場合や、機密情報を取り扱う企業に向いています。自分たちでセキュリティを厳格に管理できるため、情報漏洩のリスクを低減できます。

人事評価データは機密性が高く、セキュリティが最重要視される場合、オンプレミス型がおすすめされます。

一方、クラウド型は、柔軟性やコスト効率が重要な場合に適しています。データの保存やシステムの拡張が柔軟に行え、運用コストを削減できます。最終的な選択は、企業のセキュリティ要件やカスタマイズ性、予算、柔軟性などに応じて行いましょう。

オンプレミス型人事評価システムのメリット

企業がなぜオンプレミス型のシステムを選択するのか、その理由を理解し、効果的な人事評価を実現するため、ここからは、オンプレミス型人事評価システムのメリットに焦点を当て、その利点について詳しく解説します。

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カスタマイズしやすい

オンプレミス型人事評価システムがカスタマイズしやすい理由は、自社のニーズに合わせてシステムを調整できる柔軟性があるからです。評価、レポート、評価基準などを自由に調整できます。

これは、まるでブロックを組み立てるように、自社独自の評価システムを構築できるイメージです。

たとえば、ある企業は特定の業界に特有の評価基準を必要とする場合があります。オンプレミス型システムを使えば、その要件に合わせてカスタマイズでき、最適な評価方法を作り出すことができるのです。

高速データ転送やリアルタイムの処理ができる

オンプレミス型システムが高速でリアルタイムの処理を実現する理由は、データが自社のローカルネットワーク内にあるため、通信遅延が少ないからです。

リアルタイムなデータ転送は、迅速な情報確認やフィードバックに役立ちます。また、大量のデータを素早く処理できるため、スムーズな業務を行うことができます。

セキュリティ面で安全性が高い

オンプレミス型システムがセキュリティ面で高い安全性を提供する理由は、データが自社の管理下にあるため、セキュリティポリシーやアクセスコントロールを独自に設定できるからです。

企業は防御策をカスタマイズし、セキュリティの脆弱性に対処できます。また、オンプレミス型はデータの物理的な所在が明確で、外部の攻撃から守りやすいため、機密情報の保護に優れています。

オンプレミス型人事評価システムのデメリット

オンプレミス型人事評価システムは、柔軟性やセキュリティに優れている一方で、いくつかのデメリットも伴います。企業がオンプレミス型のシステムを導入する際には、メリットとデメリットをバランスよく評価することが重要です。

ここでは、オンプレミス型人事評価システムのデメリットに焦点を当て、解説します。

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システムの構築に時間がかかる

オンプレミス型人事評価システムを導入すると、新しいシステムを会社内で稼働させるまでに時間がかかります。システムの構築に数か月から半年以上かかることもあります。

構築に時間がかかるのは、システムを使いやすく、企業のニーズに合わせるためにカスタマイズしたり、設定を調整したり、動作を確認するためのテストを行う必要があるからです。

企業の規模や要件によって導入期間は異なりますが、大切なのは計画的に進めることです。慎重な計画と準備が、スムーズな導入とシステムの効果的な運用につながります。

初期費用が高い

オンプレミス型システムの導入には、初期に高額な費用がかかります。初期費用には、新しいシステムを動かすために必要なハードウェアの購入費用やソフトウェアのライセンス料、システムを会社独自の要件に合わせて調整するためのカスタマイズ費用などが含まれます。

これらの初期費用は、数百万円から数千万円に上ることがあり、中小企業にとっては大きな負担になることがあります。

しかし、この費用はシステムを使い始めるためにかかるもので、システムが稼働し始めると、効率的な業務処理や情報管理が可能になり、中長期的にはコスト削減や生産性向上などのメリットが得られることが期待されます。

運用・保守を行う担当者を必要とする

オンプレミス型システムは導入後も運用と保守が必要です。具体的には、システムに問題が生じた際のトラブルシューティングや新しいバージョンや機能のアップデート、そして情報のセキュリティを強化するなどの作業です。

システムの健全性を維持し、問題を解決する役割を果たしますが、追加の人件費や時間がかかります。つまり、システムを使い続けるためには、導入だけでなく維持も必要です。

しかし、これによってシステムの信頼性が高まり、長期間にわたって効果的に利用できるようになります。

災害・障害リスクがある

オンプレミス型システムは、自分たちのオフィスや施設内にデータセンターやサーバーを保有して運用するため、自然災害、火災、盗難などのリスクがあります。また、ハードウェアの故障やネットワークの障害といった問題も発生する可能性があります。

これらのリスクに備えるために、企業はバックアップシステムを導入したり、災害が発生した場合の復旧プランを策定します。

バックアップシステムは、データやシステムのコピーを別の場所に保管し、災害や障害が発生した場合にデータを復元できるようにします。災害復旧プランは、どのようにしてシステムを復旧させるかを計画するもので、迅速な復旧を可能にします。

クラウド型人事評価システムのメリット

クラウド型人事評価システムは、近年急速に広まり、多くの企業が導入を検討してるシステムの一つです。ここでは、クラウド型人事評価システムのメリットに焦点を当て、その利点について詳しく解説します。

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導入コストが抑えられる

クラウド型人事評価システムは、自社内でハードウェアやデータセンターを購入したり、保守したりする必要がないため、初期費用が低く抑えられます。

これは、スマートフォンのアプリをダウンロードして使う感覚に似ています。通常、必要な機能を選んで利用できるため、予算にやさしい選択肢となります。

つまり、企業は大規模なハードウェアの購入や複雑なインフラの構築をしなくても、クラウド上で必要な人事評価システムを利用できます。初期費用を抑えつつ、必要な機能を柔軟に選択できるため、中小企業から大企業まで幅広い組織が利用しやすいです。

導入までの時間が短い

クラウド型システムは、通常、数週間から数か月程度で導入が完了することが多いです。システムを自社内に構築する必要がないため、迅速に利用を開始できます。

インターネット経由でアクセスするため、自社内でハードウェアの調達や設定の手間が不要です。専門的な知識や技術がなくても、簡単に利用を開始できます。そのため、導入がスムーズに進み、早期にシステムを運用できるようになります。

どこからでもアクセスできる

クラウド型システムは、インターネットを通じてどこからでも必要なデータやアプリケーションにアクセスできるため、非常に便利です。オフィスだけでなく、出張先や自宅でも業務ができ、リモートワークの推進にもなります。

働き方が多様化している現代において、リモートワークへの対応は非常に重要な観点です。人事評価システムは評価する側だけでなくされる側も使用するシーンがある場合があるため、部分的にリモートワークを導入している企業にとっても利点となります。

自動でバックアップされる

クラウド型システムは、大切なデータを自動的にバックアップし、データの冗長性を確保します。これは、データの喪失やシステムの障害に対するリスクを低減し、データのセキュリティを強化する重要な機能です。

具体的には、データを複数の場所にコピーし、障害や災害が発生してもデータを安全に保持できるようにします。データセンターの一つが故障しても、別のデータセンターからデータを取得できるため、問題を最小限に抑えることができます。

クラウド型人事評価システムのデメリット

クラウド型人事評価システムは多くの利点を持っていますが、それにはデメリットも存在します。クラウド型システムを導入する際には、これらの課題にも注意を払う必要があります。以下では、クラウド型人事評価システムのデメリットについて解説します。

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カスタマイズ性が低い

クラウド型システムは、通常、ベンダーが提供するソフトウェアが共通の基盤で動作します。これは、カスタマイズ可能なブロックを使って自分の好みのものを作るのではなく、作られた既製品を買う感覚です。

つまり、システムの基本機能やプロセスは、大幅なカスタマイズや変更が難しいことがあります。

たとえば、企業独自の評価プロセスや特別なレポートを必要とする場合、クラウド型では自社独自の要件に合わせたカスタマイズが難しいことがあります。そのため、カスタム機能が必要な場合は、オンプレミス型システムのほうが適しています。

通信環境が必要

インターネットを介してアクセスをするクラウド型の人事評価システムは、どこからでもアクセスできる一方、インターネット環境のない場所では使用できないという難点があります。

通信が不安定な場所では安定した使用ができず、ネットワーク障害が発生した際は復旧するまでシステムが停止します。また、ベンダーによるシステムメンテナンス中も使用できません。

これらの理由でシステムが利用できないと、人事評価のスケジュールが遅れてしまうということを把握した上で、クラウド型のシステムを利用しましょう。

セキュリティレベルはベンダー先に依存する

クラウド型システムのセキュリティは、そのサービスを提供するベンダーに依存します。つまり、ベンダーが提供するサーバーとインフラにおいてセキュリティが確保されていることが重要です。

ベンダーがデータの暗号化・アクセス制御・ファイアウォール・セキュリティポリシーなど、多くのセキュリティ対策を実施しているかや、セキュリティに関する契約条件を確認する必要があります。

また、ベンダーのセキュリティ認証や規制への遵守状況も確認することが重要です。

人事評価システムを選ぶ際のポイント

人事評価システムを選ぶ際、導入形態（オンプレミス型またはクラウド型）以外にも検討すべき重要なポイントが存在します。企業が最適な人事評価システムを選択するためには、これらの要因を総合的に考慮することが大切です。

以下では、導入形態に加えて、システム選択の際に重要なポイントについて解説します。

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目的に合った機能が搭載されているか

まず、機能の有無や内容はシステムによって異なることが大切です。どのシステムを選ぶかによって、提供される機能が異なります。企業は自身のニーズに合った機能を備えたシステムを選択する必要があります。

人事評価システムは、評価を効率化し、従業員の成長や組織の目標達成をサポートするためのツールです。そのため、評価についての特定のニーズや目的に合致する機能がシステムに含まれているかどうかを確認することが必要です。

以下では、人事評価システムの主要な機能について詳しく解説します。

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社員情報管理機能

社員情報管理機能は、従業員に関する重要な情報を一元管理するための機能です。これは、従業員の名前、連絡先、職位、経験、スキルなどのデータを整理して、デジタルな名簿のように使えるものです。

この機能を使えば、各従業員の基本情報や雇用情報を一元管理できます。従業員のデータを簡単に検索できるので、必要な情報をすぐに見つけ出すことができます。

また、人事部門や上司は従業員のスキルやキャリア経路を把握し、適切なポジションに配置するために活用できます。

目標・進捗管理機能

目標・進捗管理機能は、従業員の目標設定と進捗を管理しサポートするためのツールです。これは自分の仕事における目標や達成度を記録し、管理できるタスクリストのようなものです。

この機能を使えば、自分が達成すべき目標を設定し、それらの目標の進捗状況をリアルタイムで記録できます。具体的なタスクやプロジェクトごとに進行状況を追跡し、どれだけ進んだかを可視化できます。

評価シート機能

評価シート機能は、従業員の評価をサポートするためのツールです。これは、仕事に関する評価やフィードバックを記録するために使用されます。従業員のパフォーマンスや業績を定期的に評価し、評価シートに評価基準や評価項目を入力します。

この機能によって、従業員の強みや成長のポイントを明確にすることで、適切なフィードバックができます。評価シートは通常、上司やマネージャー、同僚など複数の関係者からの評価を収集するため、客観的な評価が得られます。

評価機能

評価機能は、従業員のパフォーマンスを評価するためのツールです。評価機能は、従業員の仕事や行動を詳細に分析し、どのように改善できるかを示すコーチのようなものです。

この機能を通じて、従業員は自分の業績や行動に関する評価を受け取り、強みと改善点を明確に把握することができます。評価は通常、上司やマネージャー、同僚、部下、クライアントなど複数の視点から収集され、多角的な視点からのフィードバックがされます。

このフィードバックによって、従業員は自分の強みを活かすことができ、成長に向けた計画を立てることができます。

他システムとの連携機能

他システムとの連携機能は、人事評価システムを組織内の他のツールやデータソースと連動させるための機能です。この機能により、人事評価システムは組織内の他のシステムやデータベースと情報を共有できます。

目標管理システム、給与計算ソフトウェア、出勤管理ツールなど、さまざまなシステムと連携できることで、全体の業務がスムーズに進行し、データの一貫性が保たれます。

この連携機能により、従業員の目標や評価データを他のシステムと組み合わせて分析することが可能となります。

自社の評価制度にあっているか

評価方法にはいくつかのアプローチがあります。一つ目は定量的評価です。これは、具体的な数値で評価する方法で、たとえば、売上目標達成率やプロジェクトの進捗率などを数値で測ることができます。

次に、定性的評価は、評価対象の特定のスキルや質を評価する方法です。これは、従業員のコミュニケーション能力やリーダーシップスキルなど、数値では表しにくい要素を評価します。

最後に、混合評価は、定量的評価と定性的評価を組み合わせる方法です。数値と質的評価を組み合わせて総合的な評価を行います。評価方法を理解することで、自社の評価制度に合った人事管理システムを選ぶ際に、どの評価方法が最適かを考慮することができます。

費用・コストは予算と見合っているか

人事評価システムの費用は、オンプレミス型とクラウド型で異なる場合があります。オンプレミス型は初期費用が高く、ハードウェアの購入や設置費用がかかります。

一方、クラウド型は利用人数や規模によって、月額料金が発生しますが、初期費用が低い傾向があります。予算に合った選択を行うために、費用の詳細を確認し比較する必要があります。

セキュリティ対策は万全か

セキュリティは、人事評価システムを選ぶ際に非常に重要な要素です。なぜなら、このシステムは従業員のプライバシー情報や機密データを含むデータを扱うからです。データ漏洩や不正アクセスからの保護は、企業の信頼性と法的義務の観点からも極めて重要です。

システム提供業者のセキュリティ対策を詳細に調査しましょう。どのようにデータを保護し、不正アクセスから守っているかを確認します。

また、データの暗号化やアクセス制御などのセキュリティ機能も重要です。データが適切に暗号化され、権限のない者がアクセスできないようになっているか確かめましょう。

カスタマイズ性はどの程度か

人事評価システムを導入する際に、カスタマイズ性はどの程度か確認することは重要です。人事評価システムをカスタマイズできると、企業独自の評価フォームを組み込むことができます。

カスタマイズ性が低い場合、企業はシステムが提供する既製の評価フォームに合わせる必要があり、自社の独自性を反映させにくくなります。そのため、適切な人事評価システムを選ぶ際にカスタマイズ性を確認することが必要です。

サポート体制は十分か

人事評価システムを利用する際、何か問題や疑問が生じた場合、頼れるサポートが非常に重要です。このサポートがしっかりしていると、使い方に関する疑問やトラブルが発生したときに、素早く解決へと導いてくれます。

サポートが充実していると、電話やメール、チャットなどを通じて、簡単に質問でき、専門家から的確なアドバイスや解決策を受け取ることができます。

人事管理システムを導入する前に、サポート体制や対応時間、問い合わせ方法を確認し、万が一のときにも安心できる選択をしましょう。

無料トライアルがあるか

自社に適した人事評価システムを選ぶには、無料トライアルで試すのがおすすめです。機能などのスペックはカタログから把握できますが、使用感は使ってみないとわかりません。

必要な機能が揃っていても使いにくければ自社に適したシステムとは言えず、導入しても使わなくなってしまい、導入自体が無駄となってしまいます。

無料トライアルはコストをかけずに使用感がわかり、導入後の業務フローなども見えてきます。自社に適したシステムを選ぶには、無料トライアルの活用が効果的です。

まとめ

人事評価システムは、従業員のパフォーマンス管理や目標設定などを管理するツールです。オンプレミス型とクラウド型の2つのタイプがあり、メリットとデメリットが異なるため、自社に適したものを選ばなくてはなりません。

オンプレミス型は、セキュリティの高さやカスタマイズ性が特長です。自社のデータセンターやサーバーで運用し、機密情報を内部で完全に管理できます。

しかし、初期費用や運用コストが高いことが欠点です。大規模でセキュリティが重要視される企業に適しています。一方、クラウド型は初期費用が低く、迅速な導入が可能です。柔軟な利用料金体系を持ち、小規模から中規模の企業に適しています。

ただし、セキュリティやカスタマイズ性に関しては、サービス提供業者の信頼性に依存する点が考慮すべきです。評価方法や予算、セキュリティ要件に応じて、自社に最適なシステムの選択を検討することが重要です。