飲食店における販売管理の課題とは？販売管理システムについても解説

飲食店における販売管理は、在庫の過不足や賞味期限管理などさまざまな課題を抱えています。これらの課題を解決するには、販売管理システムの導入がおすすめです。本記事では、飲食店における販売管理の課題、飲食店に販売管理システムを導入するメリットなどを解説します。

目次

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1. 販売管理とは
2. 飲食店における販売管理の課題
3. 販売管理の課題解決には販売管理システムがおすすめ
4. 飲食店に販売管理システムを導入するメリット
5. 飲食店が販売管理システムを選ぶ際のポイント
6. まとめ

販売管理とは

販売管理とは、見積もりから支払いまでの商品を販売するまでに必要な業務全体を管理することです。販売管理は売上高を最大化するとともに市場シェアを拡大させ、顧客満足度の向上においても重要な役割を果たします。

販売管理は飲食店においても欠かせない業務の1つとなっており、小売業だけでなく飲食店でも売上や利益の増大に貢献しています。また、売れ筋メニューの検討や時間帯による売り上げの分析を行い、効率的な店舗経営にも利用されています。

本記事では、飲食店における販売管理に焦点を当てて、飲食店における販売管理の課題・販売管理システムの導入がおすすめな点・導入のメリット・販売管理システムを選ぶ際のポイントなどを解説します。

飲食店における販売管理の課題

飲食店が販売管理を行う場合、業界独自のさまざまな課題に直面しています。競争が激しい環境・季節的な需要変動・食材調達と在庫管理の難しさ・従業員の育成やモチベーションの維持など、多くの課題があります。

ここでは、飲食店が抱えている販売管理の課題として、以下の6項目について詳しく解説します。

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在庫不足による機会損失

飲食店に訪れた顧客は、期待通りの食事を求めます。そのため、在庫不足により人気のメニューが提供できないと顧客は不満を感じ、リピート来店や口コミでの店舗の評判・評価に悪影響を与える可能性があり、機会損失につながります。

在庫不足を解消するために急遽食材を調達しなければならない場合、通常より高い価格での仕入れや急配送料などの追加コストが発生し、収益の減少になります。また、代替品を提供することになると食事の内容や品質が落ち、顧客満足度も低下します。

これらの課題に取り組んで影響を最小限に抑えるためには、飲食店は効果的な在庫管理プロセスを確立し、需要予測・注文管理・供給チェーンの最適化・在庫の追跡およびリアルタイムのデータ分析を活用することが不可欠です。

在庫過多の発生

過剰な在庫を保管・管理するためには、倉庫スペースや冷蔵庫のスペースを占有することになり、追加の保管場所や冷蔵庫の電力消費など、無駄なコストが発生します。また、食材や原材料が賞味期限を過ぎると廃棄しなければならず、モノやコストの浪費にもなります。

過剰在庫により店舗内や倉庫内に物があふれて積み重なると、スペースの制約が生じてスタッフの動きが制限され、効率的な作業やサービスが難しくなります。また、店の内観も悪くなり、顧客の快適な食事環境にも影響を与える可能性があります。

過剰な食材の在庫があると、これを消費するために同じ食材を使ったメニューが多くなり、新しい献立や季節限定メニューを導入する余地が減少します。これは競争力の低下につながり、顧客の多様なニーズに対応できないことになります。

メニュー管理の複雑化

飲食店におけるメニュー管理は、販売管理の重要な課題の1つです。飲食業界では、原材料の価格は季節や需給の変動に影響を受けます。例えば、野菜や魚介類の価格は季節に応じて変動し、これらの変動に対応する価格設定が必要になり、メニューにも影響します。

四季の変化や季節ごとの特別なイベントとして、バレンタインデー・母の日・クリスマスなどに合わせてメニューを変更することが一般的です。これに伴い、価格設定とメニューアイテムの管理が複雑になります。

メニュー管理の複雑化のデメリットとしては、季節ごとのメニュー変更に伴い、新しい食材や調味料の調達と在庫管理が難しくなります。また、スタッフは新しいメニューの調理などについてトレーニングを受けて慣れる必要があり、これには時間とコストがかかります。

在庫の賞味期限管理におけるリスク

食品の賞味期限は、その品質を保つ期間を示しています。期限を過ぎた食材を使用して調理すると、風味や栄養価が低下し、食事の品質が損なわれます。そのため、賞味期限管理は非常に重要で、的確な管理によって常に新鮮で美味しい食事が提供できます。

賞味期限を過ぎた食材を使用することは、食品安全に関するリスクを増加させる可能性があります。食品中の微生物や有害な化学物質が増殖するため、顧客の健康に危険をもたらします。そのため、食材を廃棄処理することになり、無駄なコストが発生します。

また、賞味期限を過ぎた食材は、食中毒の原因にもなります。食中毒は飲食店にとって致命的なリスクであり、悪い評判が広まることによる評価の低下や客離れ、最悪の場合には営業停止といった結果にもつながります。

発注ミス・発注漏れの発生

飲食店における販売管理の課題として、発注ミスや発注漏れが多発することがあります。この原因として、注文を手作業で記録している場合、人為的なエラーが発生しやすくなります。例えば、注文の書き間違い・数量の誤算・商品コードの誤記入などが起こります。

在庫情報が正確でない場合、在庫量の誤った認識や不正確な在庫データは発注に影響を与えます。また、季節や特別なイベントの場合で需要やメニューの内容が変化する場合などは、通常の発注処理で対応できないことがあり、発注ミスをしてしまうことがあります。

発注ミスにより、いくつかの問題が生じることにもなります。例えば、必要な食材の在庫がないため、顧客の注文に応じられないケースが発生し、売上の機会損失が生じます。また、メニューのレパートリーが制限され、顧客の選択肢が制約され、満足度も低下します。

売上管理にかかる手間

多店舗展開をしている場合、それぞれの店舗における販売管理の課題として、各店からの売上データや在庫情報の集約・統一したデータベースでの管理などがあります。これには時間と手間がかかります。

複数の店舗が異なるメニューや価格設定を行っている場合、それらを一元化し、的確に管理する必要があり、この調整に手間がかかります。また、店舗の地理的位置や季節により需要が変動するため、店ごとの売上予測や在庫管理が難しくなります。

この課題のデメリットとしては、売上管理に多くの手間がかかると、競合他店に比べて効率性が低下することになります。競争が激しい飲食業界では、競争力に大きな影響を及ぼして収益の減少につながります。

販売管理の課題解決には販売管理システムがおすすめ

販売管理システムは、製品や商品の販売プロセスを効率化して管理するための情報システムです。主な機能として、在庫管理・売上記録・顧客情報の管理・注文処理・レポート生成などの機能があり、これらを統合してリアルタイムでデータを可視化します。

販売管理システムは、飲食店の運営においてさまざまな機能を提供します。在庫管理として、在庫の追跡と管理を行い、商品や食材が不足しないように対応できます。例えば、在庫量が最下限に達すると自動的に発注を生成する機能も備えています。

また、売上データを収集・分析してメニューの売り上げトレンドや顧客の嗜好を把握します。この機能により、効果的なメニューの作成などに効力を発揮します。次の章では、飲食店に販売管理システムを導入するメリットを詳しく解説します。

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飲食店に販売管理システムを導入するメリット

飲食店に販売管理システムを導入することは、経営の効率性向上や顧客満足度の向上など多くのメリットがあります。また、システムの活用により、競争力のある飲食店経営が可能となります。ここでは、以下の主なメリット6点について詳しく解説します。

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在庫管理の適切化

販売管理システムでは、在庫情報をリアルタイムで追跡し、店舗内の商品や食材の数量を正確に把握できます。これにより、在庫が適切な水準に保たれ、在庫不足や過剰在庫を防ぎます。在庫が指定した低限値に達した際に、自動的に発注する機能もあります。

また、食材や飲料の賞味期限を管理して古い商品を優先的に使用するように調整できるため、食材の廃棄を最小限に抑えてコストを削減できます。

さらに、需要の変動に対応して季節や特別なイベントに合わせた在庫量を調整できるため、食材を常に利用可能な状態にしつつ、無駄な在庫を減らします。

飲食店に必要な食材が揃っていると、顧客の好みの料理に対応できて顧客満足度も向上します。販売管理システムの導入により、在庫の最適管理や業務の効率化が実現でき、経営におけるコスト削減や顧客サービスの向上が促進されます。

メニュー管理の効率化

販売管理システムにより、リアルタイムでメニュー情報を更新できます。新しい料理やドリンクを追加したり季節ごとにメニューを変更したりする際、即座に変更が反映され、顧客に最新のメニューリストが提供できます。

また、メニューアイテムの販売データを収集し、どの料理やドリンクが人気であるかを分析できます。このデータを活用し、売れ筋メニューを強化して需要の少ないアイテムを見直すことができ、効率的なメニューや献立の品揃えを検討する際に役立ちます。

一部の販売管理システムでは、オンラインメニューの提供機能があり、顧客がWebサイトやアプリを通じてメニューを閲覧できるようにします。これにより、顧客は事前にメニューを確認して予約やテイクアウトの注文をスムーズに行えます。

人為的ミスの削減

販売管理システムの利用により、店のスタッフが注文を手書きで記録する必要がなくなります。顧客の注文はシステムにデジタルで入力され、文字化けや聞き間違いによるエラーが減少します。

また、システムにより価格計算が自動的に行われるため、手計算やレジでの計算をする必要がなくなり、計算ミスなどのヒューマンエラーが減ります。在庫をリアルタイムで追跡することもでき、在庫が足りない場合や賞味期限切れの食材を使用しないように警告します。

販売管理システムにより、スタッフのヒューマンエラーを減少させ、効率的な運営と高品質のサービス提供を支援します。ヒューマンエラーが最小限に抑えられることで、飲食店はコストの削減・顧客満足度の向上・競争力の維持など多くのメリットを享受できます。

売上の一元管理

POSレジとの連携により、売上データが自動的に販売管理システムに送信されます。複数店舗の売上データが一元管理されるため、店舗間の比較や分析が容易になります。

複数店舗の売上データが一元管理されるため、店舗間の比較や分析が容易になります。どの店舗が成功しているか、どのメニューが売れているかなどが把握でき、店舗ごとの戦略立案に活用できます。

在庫データの一元管理により、複数店舗の在庫がリアルタイムで把握できるため、在庫を店ごとに適切に分配し、過剰在庫や不足を最小限に抑えられます。スタッフを複数店舗間で柔軟に配置でき、スケジュールの調整やスキルの最適配置が容易に行えます。

データの分析と活用

販売管理システムには、データを収集・分析して経営の意思決定や戦略の改善に役立てるための機能が搭載されています。システムにより日々の売上データが収集され、これには商品別の売上・顧客の注文履歴・支払い情報などが含まれます。

収集された売上データの情報から売れ筋メニュー・時間帯・季節の傾向を分析し、需要予測や価格設定の最適化に活用できます。また、在庫データを分析して在庫の最適なレベルを維持し、過剰在庫や在庫不足を防ぎます。

販売管理システムにより、スタッフの出勤記録・労働時間・給与情報などを収集し、労務管理に役立てられます。また、費用・給与・原材料コストなどのデータを分析し、予算の立案と管理に活用することもできます。

顧客満足度の向上

販売管理システムの利用により、顧客に対するサービス向上の面でも多くの利点があります。システムにより、注文を正確かつ迅速に処理できます。そのため、店のスタッフが注文を手書きで記録するよりも正確かつ効率的で、顧客は待ち時間を最小限に抑えられます。

システムは顧客データを管理して、来店履歴や好みのメニューを把握します。これにより、顧客に合わせたサービスが提供できます。例えば、好きな料理の提案や特別な注文に応じることができます。

システムにより、セットメニューや特典の管理が容易にできるため、顧客にお得なオファーを提供できます。このサービスは顧客の満足度を高め、リピーターを増やすのに役立ちます。また、顧客からのフィードバックのデータを収集し、改善点に反映できます。

飲食店が販売管理システムを選ぶ際のポイント

飲食店が販売管理システムを選ぶ際には、検討すべきいくつかのポイントがあります。店に最適なシステムを選ぶことにより、効率性向上や顧客サービスの向上に直結します。ここでは、選ぶ際のポイントとして以下の6項目の詳細について解説します。

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飲食店に特化したシステムか

飲食店の業界は、他のビジネスとは異なる独自の業務形態を持っています。飲食業に特化したシステムは飲食界の特性に合致しており、料理の提供・在庫管理・顧客サービスなどの特定のニーズに対応できます。

飲食店は新鮮な食材や賞味期限に注意が必要です。特化したシステムは在庫のリアルタイムな追跡と賞味期限の管理をサポートし、食材の廃棄を最小限に抑えられます。また、キッチンとの連携がスムーズに行えるため、迅速で正確な料理が提供できます。

飲食店に特化したシステムは、店ごとの業務プロセスに適した機能を持つため、システムを使いこなすのが容易です。また、スタッフがシステムの使用法を短期間で習得し、効率的に運用できます。

POSレジに対応しているか

飲食店が販売管理システムを選ぶ際には、POSレジとの連携を確認することが重要です。POSレジは注文や支払い情報をリアルタイムで記録するため、システムとの連携により売上データが自動的に取り込まれ、リアルタイムで売上の追跡や把握が可能となります。

POSレジとの連携によるメリットとしては、システムとPOSの連携により売上・在庫・労務・顧客情報などのデータが一元管理されます。これにより、情報の断片化を解消し、経営者は総合的なビジネスデータに容易にアクセスでき、効果的な戦略が構築できます。

POSレジと販売管理システムの連携により、在庫の消耗と注文の関連付けが容易になります。注文をPOSレジで受付け、システムが在庫情報を更新することで在庫の最適な管理が実現します。これにより、過剰在庫や不足を防いでコスト削減にも成果があります。

費用対効果が高いか

販売管理システムを選ぶ際は、費用対効果にも着目しましょう。システムの導入により、導入コストやランニングコストなどが発生します。

システムがどのようなコストをどの程度削減できるのかや、必要なコスト以上のメリットを得られるか見極めた上でシステムを選ばなければなりません。

飲食店は独自のルールなどが設定されていることが多いため、飲食業界に人気のシステムが自社にとっても有用とは限りません。システム導入によるメリットが十分得られるかを慎重に見極め、費用対効果の高いシステムを選びましょう。

誰でも使える操作性か

販売管理システムは、誰でも使いやすい操作性を持つことが重要です。これにより、新しいスタッフのトレーニングを迅速かつ簡単にでき、システムの操作をすぐに理解し、業務に馴染むことができるため、トレーニングの時間やコストが削減されます。

操作しやすいシステムの利点としては、誤った入力などのヒューマンミスが低減し、顧客の注文を正確に入力できます。また、スタッフはシステムを容易に理解して迅速に扱えるため、作業時間が短縮されて生産性が向上します。

システムが使いやすい場合には、スタッフのパフォーマンス向上につながり、顧客に対するサービスの質が向上します。その結果として、顧客満足度や店の評価が高くなり、リピーターが増えることにもつながります。

希望通りの期間で導入できるか

販売管理システムの導入には時間がかかります。導入形態やカスタマイズの有無によって必要な期間は異なりますが、一般的に導入には数ヶ月かかります。

そのため、「頻発しているミスをすぐに減らしたい」「今年度中に導入を完了させたい」などの導入にかけられる時間が限定されている場合は、導入にどの程度の期間を要するか確認する必要があります。

サポート体制が充実しているか

販売管理システムの選定においては、ベンダーのサポート範囲を確認することも重要です。システムの導入から運用・トラブルシューティング・アップデートなどのプロセスで、ベンダーがどれだけ包括的なサポートを提供できるかを確認し、評価しましょう。

サポートの時間帯や対応時間の確認も大事です。24時間対応か、平日は店の営業時間内のみか、週末も対応しているかなどを確認します。特に、飲食店は休日や夜間にも稼働することが多いため、緊急のトラブルに対応できるかどうかがポイントになります。

システムの導入後のサポートが、トレーニングをカバーしているか確認しましょう。また、システムのアップデートやセキュリティパッチの提供が定期的に行われるかどうかも重要なポイントです。古いバージョンのシステムはセキュリティリスクが高まります。

まとめ

飲食店が販売管理システムを導入することは、効率性の向上と競争力の維持にとって非常に重要です。システム導入により、在庫管理・注文処理・顧客サービス・従業員トレーニング・データ分析など、多くの側面に成果や利益をもたらします。

システムの導入に際しては、業態に特化したシステムを選び、操作しやすいインターフェースを備えたものを選択することが大切です。また、POSレジとの連携や包括的なサポート体制も検討すべき要点です。

販売管理システムの導入に際しては、自店舗の飲食業務形態を考慮し、要件に合致するシステムを選び、効果的な販売管理を実現しましょう。