受発注業務を効率化するメリットや方法とは？｜業務の課題も解説

受発注業務における課題には、ヒューマンエラーや業務の属人化などさまざまあり、対応に悩む企業も多いでしょう。受発注業務における課題解決には、受発注業務を効率化できるシステムの導入がおすすめです。本記事では、受発注業務を効率化するメリットや方法を解説しています。

目次

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1. 受発注業務とは
2. 受発注業務における課題
3. 受発注業務を効率化する方法
4. システムの導入で受発注業務を効率化するメリット
5. 受発注管理システムを選ぶ際のポイント
6. まとめ

受発注業務とは

受発注業務とは、受注と発注に関する業務を指します。自社が提供する商品やサービスの注文を受けるのが「受注」、相手先企業から提供される商品やサービスの注文をするのが「発注」です。それぞれに関わる業務をまとめて、受発注業務と呼ばれています。

受発注業務は、企業の営業・生産・販売などの業務と密接に関係しています。スムーズな受発注業務が行われることで取引先との信頼関係が構築されたり、売上アップにつながったりと多くのメリットが得られるでしょう。また、在庫の適正化やコスト削減も可能です。

受注業務とは

受注業務とは、企業が顧客から商品・サービスの注文を受ける際に発生する業務です。代表的な業務としては、受注の受付や受注内容の確認、在庫確認、納期の調整、価格の確認、受注伝票の作成、領収書の発行などが挙げられます。

受注の受付は、顧客からの注文を電話・FAX・メール・Webサイトなどを通じて受け付けることです。受注内容の確認では、顧客の注文内容が正確かどうかを注文書や見積書などに基づいて確認します。

在庫確認では、注文された商品やサービスの在庫が十分に確保されているかどうかを確認し、納期や価格の調整では在庫や生産の状況にあわせた調整を行います。そのほか、受注内容を記録する受注伝票や請求書を発行するのも発注業務の1つです。

発注業務とは

発注業務とは、企業が必要な商品やサービスを仕入れ先に注文する業務です。発注業務は企業の購買・生産・販売などの業務と密接に関連しており、適切に行われることで在庫の適正化やコスト削減につながります。

発注業務の具体的な内容としては、仕入先の選定や見積もり依頼、発注書の作成、納品時の検収、支払いなどが挙げられます。仕入れ先を選定して見積りを取得し、実際に発注をかける業務だけでなく、納品や検品といった業務も発注業務の1つです。

受発注業務における課題

受発注業務における課題としては、ヒューマンエラーの発生や部門間の連携不足などが挙げられます。また、業務が属人化しやすい点にも注意しなければなりません。ここでは、受発注業務における課題を6つに分けて解説します。

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ヒューマンエラーの発生

ヒューマンエラーとは、人為的なミスによって発生する事象のことです。受発注業務においては、人の手で作業する場面が非常に多いため、ヒューマンエラーが発生しやすいとされています。

ヒューマンエラーは、業務の効率化や品質の向上を阻害するだけでなく、顧客や取引先との信頼関係を低下させる可能性もあるため、注意しなければなりません。受注業務のヒューマンエラーの具体例としては、注文内容の誤読や在庫数量の確認ミスなどが挙げられます。

また、発注業務のヒューマンエラーとしては、仕入先の誤記・誤読や数量の記入ミス、支払い条件の誤記などがあります。ヒューマンエラーは認知ミスや疲労、不注意などによって発生しやすいため十分に注意しましょう。

部門間の連携不足

受発注業務においては、部門間の連携不足が発生しやすい点にも注意が必要です。部門間の連携不足が起きると業務の遅延やミスが発生しやすくなるほか、顧客や取引先の満足度が低下する可能性があります。

例えば、受注業務で営業部門と製造部門の連携が不足していると、顧客からの注文を製造部門が納期通りに生産できません。また、発注業務で購買部門と製造部門の連携が不足していると、仕入れ先から必要なタイミングで品物を調達できず、生産が遅れてしまうでしょう。

その結果、顧客や取引先の満足度低下による売上減少や、取引先の離脱によるコストの増加が起こるケースも少なくありません。さらに、修正や再発防止のためのコストが発生する可能性もあります。

業務の属人化

属人化とは、特定の担当者にしか業務のノウハウや知識が蓄積されていない状態です。受発注業務は内容が複雑な傾向にあり、業務の属人化が起こりやすいと言われています。業務の複雑化のほか、業務の標準化が進まないことも属人化が起こる理由の1つです。

受発注業務において属人化が発生してしまうと、担当者不在の際に代わりの対応をできる人材がおらず、顧客満足度が下がる可能性があります。また、担当者の判断ミスが原因でトラブルが発生するケースもあるので、属人化には十分注意しなければなりません。

情報の入力作業に手間がかかる

受発注業務の課題として、情報の入力に手間がかかる点も挙げられます。入力項目が多く内容が複雑であることや、繰り返しの入力作業が多いことなどが手間がかかる理由です。

入力項目は、顧客情報・注文内容・納期・支払条件など、多岐にわたります。また、Excelなどで手入力を行っている場合、ヒューマンエラーなどのトラブルも生じやすいため注意が必要です。

テレワークに対応できない

近年、働き方改革の推進などにより働き方が多様化され、在宅勤務やテレワークを導入する企業も増えています。しかし、アナログ環境で受発注業務を行っている場合には、在宅勤務やテレワークに完全に対応することは難しいです。

特にFAXを活用している企業など、オフィスに出社しなければ業務を行えない状況に陥っている場合には、受発注業務担当者の働き方改革に問題を抱えているケースも少なくありません。

営業担当者の負担になっている

人員が限られている中小企業などでは、受発注業務の専任担当者がおらず、営業担当者が兼任して行っているケースも多く見受けられます。

その場合、営業担当者は残業で受発注業務を片付ける状況にもなりかねず、大きな業務負担を抱えるほか、本来の営業業務がおろそかになる可能性も否定できません。

受発注業務を効率化する方法

受発注業務は時間と手間のかかるものですが、業務フローの見直しを行うことで効率化を図れます。また、アウトソーシングやシステムを利用するのもおすすめです。ここでは、受発注業務を効率化する方法を解説します。

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業務フローの見直し

受発注業務の効率化を図りたいときは、まず業務フローの見直しを行いましょう。業務フローの見直しは業務の効率化だけでなく、品質の向上やコストの削減にも繋がる重要な取り組みの1つです。

最初に現状の業務フローを把握し、見直すべき点がないか確認します。その後、課題を洗い出してから、改善策の検討を行います。改善後は検証を行い、効果が出ているかどうかを必ず確認しましょう。

業務の重複やムダを排除したり、業務の標準化を行ったりするだけでも、業務フローは大きく改善されます。業務の標準化は、属人化が起こっている場合にも有効な手段です。

適切な在庫数や発注方式を検討する

主に発注業務の効率化において、適正在庫数を設定したり自社に適した発注方式を検討したりすることも有効です。まず、適正在庫数を設定することにより、在庫不足や過剰在庫を防げる適切な数量で発注を行えます。

しかし、適正在庫数は季節やセールを行う日程などによって変動するため、常に一定ではありません。過去のデータから需要を予測し、適切な発注方式で発注を行うことが求められます。

発注方式は、主に「定量発注方式」と「定期発注方式」の2種類です。定量発注方式は、在庫数が規定の数を下回った際に決まった数を発注する方法であり、手間がかかりません。しかし、需要に応じた発注数の変更は行わないため、在庫の過不足が生じる恐れがあります。

一方で、定期発注方式は、発注を行うタイミングのみを定めておき、発注数はその都度決定する方法です。需要予測などに手間や時間がかかりますが、無駄を省いた適切な発注を行えます。自社に適した方法を取り入れ、受発注業務を効率化しましょう。

アウトソーシング

受発注業務におけるアウトソーシングとは、自社で行う受発注業務を外部の企業に委託するサービスのことです。受発注業務は専門知識が求められるため、外部の会社に委託することで社内の負担を大きく減らせます。

ただし、アウトソーシングには情報漏洩やコントロールの難しさといったデメリットがあるため、注意が必要です。また、外注先の担当者と上手くコミュニケーションが取れない場合、希望に合ったサービスが受けられないなどのトラブルが発生する可能性もあります。

Excel

Excel（エクセル）での受発注管理は、手軽に行えるのが大きなメリットです。社用PCにパッケージとしてインストールされている場合も多く、自社のニーズにあわせた使い方ができるため、導入している企業も少なくありません。

新規で導入する場合も、Excelは多くの方が利用した経験のあるソフトであり、使い方を知っている社員も多いことから浸透しやすいと考えられます。また、マクロやVBAなどの機能を活用することで、業務に合わせてカスタマイズできるのもメリットです。

しかし、Excelで受発注業務を行う場合は、漏洩や改ざんなどのセキュリティリスクがある点に注意しなければなりません。また、拡張性には限界があるため、企業規模によっては対応できない可能性もあります。

FAX-OCR

FAX-OCRとは、FAXで受信した注文書や請求書などの情報を、画像からテキストデータに変換する技術です。FAX-OCRを導入すれば受発注業務における手入力作業を自動化し、業務の効率化を図れます。

FAX-OCRのメリットとしては入力作業の効率化やデータの正確性向上、コスト削減などが挙げられます。ただし、認識率の低下が起こりやすいのがデメリットです。また、導入コストもかかるため慎重に検討する必要があります。

受発注管理システム

受発注業務の効率化を図りたい場合は、受発注管理システムの導入がおすすめです。受発注管理システムとは、受注から発注までの業務を一元管理するためのシステムを指します。システムを活用すれば、顧客からの注文情報や仕入先への発注情報などを一元管理できます。

また、受発注管理システムは、業務の効率化や品質向上、コスト削減を図れるのが大きなメリットです。受発注管理システムを導入することで、受注情報・発注情報・納品情報・請求情報・入金情報といった情報の入力を自動化できます。

システムの導入で受発注業務を効率化するメリット

受発注管理システムは、受発注業務の効率化に効果的です。システムの導入で受発注業務を効率化すると、ヒューマンエラーの削減や生産性の向上などのメリットがあります。以下で、詳しい内容を見ていきましょう。

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ヒューマンエラーの削減

受発注管理システムの導入によって、受注から発注までの業務を自動化・効率化できれば、生産性の向上を図れます。入力作業を自動化すると手入力による時間を削減でき、システム内で効率よくデータが共有できれば、情報を一元管理することが可能です。

また、受発注管理システムには受発注に関するデータを分析する機能が搭載されている場合があります。これにより、業務の改善や効率化につながる情報も得られるでしょう。

生産性の向上

受発注管理システムの導入によって、受注から発注までの業務を自動化・効率化できれば、生産性の向上を図ることができます。入力作業を自動化すると手入力による時間を削減でき、システム内で効率よくデータが共有できれば情報を一元管理することが可能です。

また、受発注システムには受発注に関するデータを分析する機能が搭載されている場合があります。これにより、業務の改善や効率化につながる情報も得られるでしょう。

顧客満足度の向上

受発注業務効率化のメリットとしては、顧客満足度が向上する点も挙げられます。受発注システムを導入すれば受注情報や発注情報を一元管理でき、顧客の注文状況をリアルタイムで把握することが可能です。

これにより、顧客からの問い合わせやクレームに対応する時間を短縮し、顧客満足度の向上を図れるようになります。また、分析機能を活用すれば顧客に最適な商品やサービスを提供できるようになり、結果として顧客満足度アップにつながります。

リードタイムの短縮

リードタイムとは、工程の始めから終わりまでにかかる所要時間のことであり、受発注業務においては、主に発注側が発注してから商品が納品されるまでの期間を指します。受発注管理システムの導入により、リードタイムの短縮が実現可能です。

受発注管理システムでは、注文の受付や納品書・請求書などの書類作成を自動化でき、出荷管理まで業務プロセスを一貫して行えます。生産性の向上に大きく貢献し、顧客との信頼関係構築を支援します。

コア業務に集中しやすい

受発注管理システムを導入して業務を自動化することで、事業活動の根幹となるコア業務に集中しやすくなる点もメリットの1つです。手入力に比べて大幅な時間削減となり、効率の良い業務が行えるでしょう。

また、コア業務に集中しやすくなれば、業務の効率化や品質の向上などにもつながります。手入力やデータ管理にかかる人件費も削減でき、結果としてコストを削減することも可能です。

適正在庫を維持できる

受発注管理システムには在庫管理機能も搭載されており、適正在庫を維持できるのもメリットです。在庫数を正しく把握することで過不足をなくし、在庫管理がしやすい環境を作れます。

在庫過多になると余計なコストが発生し、在庫不足になると納期が遅れる可能性が出てくるため、適正在庫を維持することは売上の向上や顧客満足度の向上にも繋がるでしょう。

受発注管理システムを選ぶ際のポイント

受発注管理システムを選ぶ際には、対応する受注方法を確認するのはもちろん、自社に必要な機能が揃っているかどうかチェックすることが大切です。また、自社だけでなく取引先が導入してくれるかどうかなど、以下のポイントにも注目しましょう。

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対応の受注方法を確認

受発注システムは選ぶ種類によって、対応している受注方法が異なるため、柔軟に対応できるものを選ぶのがおすすめです。近年ではWeb発注が中心ではありますが、幅広い受発注を行うためにもWebだけでなく電話やFAXに対応したシステムを選びましょう。

Webからの受発注のみしか対応していない場合、トラブルがあった際に柔軟に対応できません。また、電話やFAXでの注文を一括で管理できず、業務が煩雑になる場合もあります。別途で管理する場合には、ミスやトラブルにつながりやすい点にも注意が必要です。

自社に必要な機能が揃っているか

受発注管理システムの導入を検討する際には、自社に必要な機能が揃っているかどうかを必ず確認しましょう。機能性の確認は受発注業務の効率化や品質向上、コスト削減などにつながる重要なポイントです。

受発注管理システムには、受注管理・発注管理・在庫管理・請求管理・売上管理・分析機能など多くの機能が搭載されています。シンプルなものを求めているのであれば、基本の受注管理や発注管理の機能が充実したものを選ぶのがおすすめです。

より、複雑な受発注業務を管理したいときは、在庫管理や請求管理のほかに分析機能もついた受発注管理システムの導入を検討しましょう。

取引先も導入してくれるか

受発注管理システムを利用する際は、自社だけでなく取引先にも同様のシステムを導入してもらう必要があります。取引先が同じシステムを導入しないと、取引先とのやり取りに手間がかかったり、業務が非効率になったりする可能性があるためです。

受発注システムを導入する際には、取引先も導入してくれるかどうかを確認し、取引先のニーズや要望を把握しましょう。取引先にシステム導入のメリットを説明したり、導入コストを負担したりすることで、同じシステムを導入してもらえる可能性が高まります。

操作性を確認

受発注業務はそもそも煩雑な内容であることが多く、操作方法が煩雑だったり使い勝手が悪かったりすると、入力に余計な時間がかかってしまう可能性があります。また、操作性が悪いことで誤入力やミスにつながるケースも少なくありません。

そのため、基本的には実際に使う社員が使いやすいと感じる操作性のシステムを選ぶのがおすすめです。専門的な知識がなくても使いやすいようなものや、すでに自社で使っているシステムと似た操作性の受発注システムを検討してみましょう。

サポート体制が充実しているか

受発注管理システムだけでなく、各種システムを導入する際にはサポート体制の充実度にも注目しましょう。導入支援や運用時の疑問点への対応などをチェックしておくのはもちろん、問い合わせ方法やサポートの対応時間を把握しておくのも重要なポイントです。

サポート体制が充実していれば、万が一トラブルがあった際に回復や復旧までにかかる時間が短くなります。影響を最小限に抑え、導入をスムーズに行うためにはサポート体制の充実したシステムを選ぶのがおすすめです。

まとめ

受発注業務は複雑であり、場合によっては専門的な知識も必要です。自社で全ての業務を負担するのが難しい場合には、アウトソーシングや受発注管理システムの導入を検討しましょう。受発注システムを選ぶ際は、機能面や受注方法などに注目する必要があります。

Excelを使って受発注管理業務を行う方法もありますが、Excelには情報漏洩などセキュリティリスクがある点に注意が必要です。安全に受発注業務を行いたい場合には、本記事を参考に、自社に合ったシステムの導入を検討しましょう。