POSシステムとERPを連携させるメリットは？連携方法も解説

POSシステムを活用したPOSレジを利用している企業が増えていますが、POSシステムとERPを連携させることで、データの有効管理ができるといったメリットがあります。本記事では、POSシステムとERPを連携させるメリットとデメリット、連携方法について解説します。

目次

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1. POSとは
2. POSシステムとERPを連携させるメリット
3. POSシステムとERPを連携させるデメリット
4. POSシステムとERPを連携させる方法
5. クラウドERPの選び方
6. まとめ

POSとは

POSとは英語の「Point of sale」の略で、日本語では「販売時点情報管理」と訳されます。販売時点情報管理とは、商品の販売や支払いが行われる場において、その商品に関する情報を単品単位で収集・記録し、その情報をもとに売上や在庫を管理することです。

主に小売業で用いられており、商品の売上情報を正しく把握・管理するために欠かせません。POSを行う際に使用されているのが「Point of sale system」であり、略してPOSシステムと呼ばれています。

POSシステムを導入すれば、販売時点から情報を収集・分析し、経営の意思決定を迅速かつ的確に行うことが可能です。システム内には多くの機能が搭載されているため、情報の収集や分析が効率よく行えます。

POSレジとは

POSレジとは、販売時点情報管理システムを搭載したレジのことです。商品の販売や支払いが行われる場で、商品に関する詳細な情報を管理できます。POSレジは商品のバーコードを読み取り、商品名・価格・数量を自動的に入力して会計処理を行うことが可能です。

POSレジには、会計機能・売上管理機能・在庫管理機能・顧客管理機能などの機能が搭載されています。リアルタイムで商品の販売や支払いに関する情報が収集できるため、売上の管理を迅速に行えるのが大きなメリットです。

また、販売データを連動させれば在庫の欠品や過剰在庫を防げます。効率の良い管理を行うためには、POSレジの導入がおすすめです。

POSシステムとは

POSシステムとは、販売時点情報管理システムの略称です。販売時点情報管理を効率よく行うためのシステムであり、さまざまな機能が搭載されています。また、POSレジはPOSシステムと連携させて管理するのが一般的です。

POSレジで集計した売上データを、POSシステムのデータベースにリアルタイムに反映することで、売上状況を迅速に把握できます。在庫の欠品や過剰在庫を防ぐほか、顧客分析によるマーケティング施策の立案に役立つ点もPOSシステムのメリットです。

POSシステムとERPを連携させるメリット

POSシステムを利用する際は、ERPと連携させるのがおすすめです。ERPとは、企業の基幹業務である生産・販売・在庫・購買・会計などの業務を管理する統合的な基幹システムを指します。以下で、2つを連携させるメリットを見ていきましょう。

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データを一元管理できる

POSシステムとERPが連携されていない場合、売上などに関わる複数のデータはそれぞれ異なるシステムで管理されています。そのため、データの重複や漏れなどのミスが起こり、データの活用範囲の狭さといった問題も発生します。

また、業務の非効率化やミスの発生などの問題も起こり得ます。POSシステムとERPを連携させれば、売上データ・在庫データ・顧客データといった複数のデータの統合的な管理が可能です。

さらに、データの重複や漏れを防ぎながらデータの活用範囲を広げることもでき、重大なミスや漏れを防げます。効率的に管理をしていくためにも、POSシステムを導入する際はERPと連携させましょう。

データを有効活用できる

POSシステムとERPを連携させることで、売上情報・顧客情報・在庫情報などの複数のデータを紐づけられます。その結果として、マーケティング施策の立案・実行の精度向上、新商品開発や新サービスの創出、業務改善の推進などに役立ちます。

2つのシステムを連携させるとデータが一元化され、さまざまな角度からデータを分析・活用できるようになります。顧客の購買履歴を分析すればターゲットを絞ったマーケティング施策を実施でき、在庫状況を分析すれば過不足を防いで販売機会の損出を防げます。

手間やミスを減らせる

POSシステムとERPを連携させた場合、手間やミスを減らせるのも大きなメリットです。それぞれのシステムが連携されていないと、データの入力や転記の手間がかかるだけでなく、データの重複や漏れが発生するケースもあります。

未連携の場合はPOSシステムで集計した売上データを、ERPに手動で入力または転記しなければなりません。一方、連携させた場合は各データが自動的に連携されるため、転記やデータ入力を行う必要はなくなります。

人件費を削減できる

POSシステムとERPの連携によって入力の手間やミスが削減できることで、人件費の削減が実現します。手間やミスを削減することで業務の効率化が図れると、余計な人件費がかからなくなります。

また、データ分析による経営判断の迅速化により、意思決定にかかる時間とを短縮できます。人件費削減は副次的なメリットではありますが、正しく導入・運用できれば十分な効果が見込めます。

自社ビジネスへの理解が深まる

POSシステムとERPの連携により、売上情報や顧客情報などPOSレジから収集される顧客の消費行動を可視化できます。これは、これまで気が付かなかった自社の弱み・強みなどの発見に繋がり、自社ビジネスへの理解が深まるでしょう。

これにより、勘や経験則に頼った経営ではなく、分析したデータに基づいた合理的かつ効果的なマーケティングを行えるため、企業の新たなビジネス的価値の創出や利益の拡大に繋がります。

POSシステムとERPを連携させるデメリット

POSシステムとERPの連携には多くのメリットがある一方で、データの反映が遅い場合があるといったデメリットもあります。メリットだけでなくデメリットにも注目し、慎重にシステムの導入や連携を検討しましょう。

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すべてのデータをERPで受け取れるわけではない

連携先のERPによっては保持できる項目などが限られているため、POSシステムで取得したすべてのデータをERPで受け取れない可能性があります。受け取れないデータがある場合、管理や分析に支障が発生します。

連携先のERPの機能や仕様を事前に確認しておけば、自社の業務や商材の分析に必要なデータをERPで受け取れるのかを確認可能です。効率的な管理を行うためにも、必ず確認しておきましょう。

データの反映が遅い場合がある

連携方式が非リアルタイムだったり、連携システムの処理能力が不足していたりする場合には、データの反映が遅くなる可能性があります。また、連携するデータ量が多い場合はデータの反映に時間がかかり、リアルタイムで反映されません。

対策としては、処理できるデータ量をあらかじめ確認しておくことが挙げられます。連携方式をリアルタイムに設定したり、連携するデータ量を減らしたりすることで反映が上手くいくケースもあります。

ERPで対応できない業務もある

POSシステムと連携させるために新たにERPを導入する場合、データ連携はできたとしても自社業務の一部をカバーできない場合があります。特に、フロント業務は企業によって業務パターンがさまざまであり、システムとの相性の考慮が必要です。

そのため、掛け取引に対応しているかや金種別の閉め作業を行えるか、自社フォーマットでの売上報告に必要なデータをリアルタイムで照会できるかなど、自社業務を効率的に進めるための要件を明確にして、要件を満たしたERPを選定しましょう。

POSシステムとERPを連携させる方法

POSシステムとERPを連携させるには、いくつかの方法があります。ここでは、POSシステムとERPを連携させる方法を3つ紹介します。

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システムを開発する

POSシステムとERPを連携させる方法として、システムを開発することが挙げられます。システムを開発してPOSシステムとERPを連携する場合、自社の業務や商材に合わせて自由に連携内容をカスタマイズできるのがメリットです。

自社でシステムを開発するため、各システムに必要な機能を搭載できます。また、連携システムの導入・運用コストを抑えられるのもメリットの1つです。さらに、データのセキュリティを自社で管理できるほか、自社の業務や商材に最適な連携を実現できます。

ただし、システム開発には時間と費用がかかる上に、システムの保守・運用に手間がかかります。また、システム開発に関わる知識や技術も必要となります。

API機能を搭載したPOSシステムを導入する

2つのシステムを連携させたい場合、API機能を搭載したPOSシステムを導入する方法もあります。API機能とは、Application Programming Interfaceの略で、ソフトウェア間でデータをやり取りするための仕組みです。

API機能を搭載したPOSシステムを導入すれば、POSシステムからERPへのデータ連携が容易になります。連携コストを抑えられるほか、連携の柔軟性が高い点もメリットです。

ただし、API機能の設定や運用にかかる手間が負担となる場合があります。自社の業務や商材に合わせてカスタマイズできない場合がある点もデメリットの1つです。

POSシステムが含まれているクラウドERPを導入する

POSシステムとERPを連携させる場合は、POSシステムが含まれているクラウドERPを導入するのがおすすめです。クラウドERPとは、インターネットを通じて利用できるERPシステムを指します。

オンプレミス型のERPシステムと比較して、初期費用や運用コストを抑えることができ、導入や運用が容易です。POSシステムとERPが一体化しているため、データの連携が簡単に行えます。また、初期費用や運用コストを抑えられる点もメリットです。

ただし、自社の業務や商材に合わせてカスタマイズできなかったり、障害や停電などのリスクがあったりする点には注意しなければなりません。

クラウドERPの選び方

クラウドERPを選ぶ際は、自社業務との適合性やカスタマイズ性を確認するのがおすすめです。ここでは、クラウドERPの選び方を5つのポイントに分けて解説します。

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自社業務との適合性を確認する

クラウドERPを選ぶ際には、自社業務との適合性を確認することが重要です。自社業務と適合しないシステムの場合、業務効率化や経営改善を実現できない場合があります。また、導入コストや運用コストが高くなるケースもあるため、注意が必要です。

適合性を確認する際には、自社の業務や商材を洗い出すほか、クラウドERPの機能を比較したり実績を確認したりしましょう。

カスタマイズ性を確認する

クラウドERPのデメリットとして、自社の業務にあわせたカスタマイズができない可能性がある点が挙げられます。自社にピッタリ合ったシステムにするためにも、柔軟にカスタマイズできるクラウドERPを選ぶのがおすすめです。

特に、自社の業務や商材に合わせて機能を拡張したい場合や、既存のシステムと連携したい場合には、カスタマイズ性に注目しましょう。その際は、カスタマイズ可能な機能や範囲、費用について確認することが重要です。

操作性を確認する

クラウドERPを選ぶ際には、操作性にも注目して選びましょう。業務効率化のためにシステムを導入した場合でも、操作性が悪ければデータの入力や管理に大きな手間や時間がかかってしまいます。

使いこなせるようになるまでの教育コストや時間がかかるほか、業務の属人化につながるケースもあります。このようなリスクを避けるためにも、操作性に優れたシステムを選ぶのがおすすめです。

サポートは充実しているか

クラウドERPはシステムの特性上、停電や障害などのトラブルが発生する可能性があります。そのような場合、サポート体制が充実していないと業務に大きな支障が出てしまいます。

サポート体制については問い合わせ先や受付可能時間、土日や夜間の対応について確認しておくのがおすすめです。万が一、何かあった場合にすぐ対応してもらえる環境が整っているシステムを選びましょう。

導入実績

導入実績を確認すれば、自社と同業種の企業が利用しているかどうかがわかります。また、多くの企業の導入実績が掲載されていれば、安心して契約できるでしょう。実績が記載されていない場合、実際に得られる効果もがわからず、比較ができません。

導入実績は自社に導入したらどのような効果が得られるかが想像しやすいだけでなく、信用できるベンダーかを判断する際の判断材料にもなります。

まとめ

POSシステムとERPを連携させると、コスト削減や業務の効率化など多くのメリットが得られます。複数のデータを一元管理することで入力や転記の手間も省け、ミスが発生するリスクも大きく削減できます。

2つのシステムを連携させるためには、POSシステムが含まれているクラウドERPを導入するのがおすすめです。システム選びに迷った際は、ぜひ本記事の内容を参考にしながらPOSシステムが含まれているクラウドERPの導入を検討しましょう。