POSシステムとERPを連携させるメリットとは？連携方法も解説

POSシステムを活用したPOSレジを利用している企業が増えていますが、POSシステムとERPを連携させることで、データの有効管理ができるといったメリットがあります。本記事では、POSシステムとERPを連携させるメリットとデメリット、連携方法について解説します。

目次

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1. POSとは│何の略？
2. POSシステムとERPを連携させるメリット
3. POSシステムとERPを連携させるデメリット
4. POSシステムとERPを連携させる方法
5. クラウドERPの選び方
6. ERPシステムを導入する際の注意点
7. まとめ
8. 経営業務をさらに効率化！関連サービスはこちら

POSとは│何の略？

POSとは英語の「Point of sale」の略で、日本語では「販売時点情報管理」と訳されます。販売時点情報管理とは、商品の販売や支払いが行われる場において、その商品に関する情報を単品単位で収集・記録し、その情報をもとに売上や在庫を管理することです。

主に小売業で用いられており、商品の売上情報を正しく把握・管理するために欠かせません。POSを行う際に使用されているのが「Point of sale system」であり、略してPOSシステムと呼ばれています。

POSシステムを導入すれば、販売時点から情報を収集・分析し、経営の意思決定を迅速かつ的確に行うことが可能です。システム内には多くの機能が搭載されているため、情報の収集や分析が効率よく行えます。

POSレジとは

POSレジとは、販売時点情報管理システムを搭載したレジのことです。商品の販売や支払いが行われる場で、商品に関する詳細な情報を管理できます。POSレジは商品のバーコードを読み取り、商品名・価格・数量を自動的に入力して会計処理を行うことが可能です。

POSレジには、会計機能・売上管理機能・在庫管理機能・顧客管理機能などの機能が搭載されています。リアルタイムで商品の販売や支払いに関する情報が収集できるため、売上の管理を迅速に行えるのが大きなメリットです。

また、販売データを連動させれば在庫の欠品や過剰在庫を防げます。効率の良い管理を行うためには、POSレジの導入がおすすめです。

POSシステムとは

POSシステムとは、販売時点情報管理システムの略称です。販売時点情報管理を効率よく行うためのシステムであり、さまざまな機能が搭載されています。また、POSレジはPOSシステムと連携させて管理するのが一般的です。

POSレジで集計した売上データを、POSシステムのデータベースにリアルタイムに反映することで、売上状況を迅速に把握できます。在庫の欠品や過剰在庫を防ぐほか、顧客分析によるマーケティング施策の立案に役立つ点もPOSシステムのメリットです。

POSシステムとERPを連携させるメリット

POSシステムを利用する際は、ERPと連携させるのがおすすめです。ERPとは、企業の基幹業務である生産・販売・在庫・購買・会計などの業務を管理する統合的な基幹システムを指します。以下で、2つを連携させるメリットを見ていきましょう。

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データを一元管理できる

POSシステムとERPが連携されていない場合、売上などに関わる複数のデータはそれぞれ異なるシステムで管理されています。そのため、データの重複や漏れなどのミスが起こり、データの活用範囲の狭さといった問題も発生します。

また、業務の非効率化やミスの発生などの問題も起こり得ます。POSシステムとERPを連携させれば、売上データ・在庫データ・顧客データといった複数のデータの統合的な管理が可能です。

さらに、データの重複や漏れを防ぎながらデータの活用範囲を広げることもでき、重大なミスや漏れを防げます。効率的に管理をしていくためにも、POSシステムを導入する際はERPと連携させましょう。

データを有効活用できる

POSシステムとERPを連携させることで、売上情報・顧客情報・在庫情報などの複数のデータを紐づけられます。その結果として、マーケティング施策の立案・実行の精度向上、新商品開発や新サービスの創出、業務改善の推進などに役立ちます。

2つのシステムを連携させるとデータが一元化され、さまざまな角度からデータを分析・活用できるようになります。顧客の購買履歴を分析すればターゲットを絞ったマーケティング施策を実施でき、在庫状況を分析すれば過不足を防いで販売機会の損出を防げます。

手間やミスを減らせる

POSシステムとERPを連携させた場合、手間やミスを減らせるのも大きなメリットです。それぞれのシステムが連携されていないと、データの入力や転記の手間がかかるだけでなく、データの重複や漏れが発生するケースもあります。

未連携の場合はPOSシステムで集計した売上データを、ERPに手動で入力または転記しなければなりません。一方、連携させた場合は各データが自動的に連携されるため、転記やデータ入力を行う必要はなくなります。

人件費を削減できる

POSシステムとERPの連携によって入力の手間やミスが削減できることで、人件費の削減が実現します。手間やミスを削減することで業務の効率化が図れると、余計な人件費がかからなくなります。

また、データ分析による経営判断の迅速化により、意思決定にかかる時間とを短縮できます。人件費削減は副次的なメリットではありますが、正しく導入・運用できれば十分な効果が見込めます。

自社ビジネスへの理解が深まる

POSシステムとERPの連携により、売上情報や顧客情報などPOSレジから収集される顧客の消費行動を可視化できます。これは、これまで気が付かなかった自社の弱み・強みなどの発見に繋がり、自社ビジネスへの理解が深まるでしょう。

これにより、勘や経験則に頼った経営ではなく、分析したデータに基づいた合理的かつ効果的なマーケティングを行えるため、企業の新たなビジネス的価値の創出や利益の拡大に繋がります。

POSシステムとERPを連携させるデメリット

POSシステムとERPの連携には多くのメリットがある一方で、データの反映が遅い場合があるといったデメリットもあります。メリットだけでなくデメリットにも注目し、慎重にシステムの導入や連携を検討しましょう。

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すべてのデータをERPで受け取れるわけではない

連携先のERPによっては保持できる項目などが限られているため、POSシステムで取得したすべてのデータをERPで受け取れない可能性があります。受け取れないデータがある場合、管理や分析に支障が発生します。

連携先のERPの機能や仕様を事前に確認しておけば、自社の業務や商材の分析に必要なデータをERPで受け取れるのかを確認可能です。効率的な管理を行うためにも、必ず確認しておきましょう。

データの反映が遅い場合がある

連携方式が非リアルタイムだったり、連携システムの処理能力が不足していたりする場合には、データの反映が遅くなる可能性があります。また、連携するデータ量が多い場合はデータの反映に時間がかかり、リアルタイムで反映されません。

対策としては、処理できるデータ量をあらかじめ確認しておくことが挙げられます。連携方式をリアルタイムに設定したり、連携するデータ量を減らしたりすることで反映が上手くいくケースもあります。

ERPで対応できない業務もある

POSシステムと連携させるために新たにERPを導入する場合、データ連携はできたとしても自社業務の一部をカバーできない場合があります。特に、フロント業務は企業によって業務パターンがさまざまであり、システムとの相性の考慮が必要です。

そのため、掛け取引に対応しているかや金種別の閉め作業を行えるか、自社フォーマットでの売上報告に必要なデータをリアルタイムで照会できるかなど、自社業務を効率的に進めるための要件を明確にして、要件を満たしたERPを選定しましょう。

POSシステムとERPを連携させる方法

POSシステムとERPを連携させるには、いくつかの方法があります。ここでは、POSシステムとERPを連携させる方法を3つ紹介します。

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システムを開発する

POSシステムとERPを連携させる方法として、システムを開発することが挙げられます。システムを開発してPOSシステムとERPを連携する場合、自社の業務や商材に合わせて自由に連携内容をカスタマイズできるのがメリットです。

自社でシステムを開発するため、各システムに必要な機能を搭載できます。また、連携システムの導入・運用コストを抑えられるのもメリットの1つです。さらに、データのセキュリティを自社で管理できるほか、自社の業務や商材に最適な連携を実現できます。

ただし、システム開発には時間と費用がかかる上に、システムの保守・運用に手間がかかります。また、システム開発に関わる知識や技術も必要となります。

API機能を搭載したPOSシステムを導入する

2つのシステムを連携させたい場合、API機能を搭載したPOSシステムを導入する方法もあります。API機能とは、Application Programming Interfaceの略で、ソフトウェア間でデータをやり取りするための仕組みです。

API機能を搭載したPOSシステムを導入すれば、POSシステムからERPへのデータ連携が容易になります。連携コストを抑えられるほか、連携の柔軟性が高い点もメリットです。

ただし、API機能の設定や運用にかかる手間が負担となる場合があります。自社の業務や商材に合わせてカスタマイズできない場合がある点もデメリットの1つです。

POSシステムが含まれているクラウドERPを導入する

POSシステムとERPを連携させる場合は、POSシステムが含まれているクラウドERPを導入するのがおすすめです。クラウドERPとは、インターネットを通じて利用できるERPシステムを指します。

オンプレミス型のERPシステムと比較して、初期費用や運用コストを抑えることができ、導入や運用が容易です。POSシステムとERPが一体化しているため、データの連携が簡単に行えます。また、初期費用や運用コストを抑えられる点もメリットです。

ただし、自社の業務や商材に合わせてカスタマイズできなかったり、障害や停電などのリスクがあったりする点には注意しなければなりません。

クラウドERPの選び方

クラウドERPを選ぶ際は、自社業務との適合性やカスタマイズ性を確認するのがおすすめです。ここでは、クラウドERPの選び方を5つのポイントに分けて解説します。

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自社業務との適合性を確認する

クラウドERPを選ぶ際には、自社業務との適合性を確認することが重要です。自社業務と適合しないシステムの場合、業務効率化や経営改善を実現できない場合があります。また、導入コストや運用コストが高くなるケースもあるため、注意が必要です。

適合性を確認する際には、自社の業務や商材を洗い出すほか、クラウドERPの機能を比較したり実績を確認したりしましょう。

カスタマイズ性を確認する

クラウドERPのデメリットとして、自社の業務にあわせたカスタマイズができない可能性がある点が挙げられます。自社にピッタリ合ったシステムにするためにも、柔軟にカスタマイズできるクラウドERPを選ぶのがおすすめです。

特に、自社の業務や商材に合わせて機能を拡張したい場合や、既存のシステムと連携したい場合には、カスタマイズ性に注目しましょう。その際は、カスタマイズ可能な機能や範囲、費用について確認することが重要です。

操作性を確認する

クラウドERPを選ぶ際には、操作性にも注目して選びましょう。業務効率化のためにシステムを導入した場合でも、操作性が悪ければデータの入力や管理に大きな手間や時間がかかってしまいます。

使いこなせるようになるまでの教育コストや時間がかかるほか、業務の属人化につながるケースもあります。このようなリスクを避けるためにも、操作性に優れたシステムを選ぶのがおすすめです。

サポートは充実しているか

クラウドERPはシステムの特性上、停電や障害などのトラブルが発生する可能性があります。そのような場合、サポート体制が充実していないと業務に大きな支障が出てしまいます。

サポート体制については問い合わせ先や受付可能時間、土日や夜間の対応について確認しておくのがおすすめです。万が一、何かあった場合にすぐ対応してもらえる環境が整っているシステムを選びましょう。

導入実績

導入実績を確認すれば、自社と同業種の企業が利用しているかどうかがわかります。また、多くの企業の導入実績が掲載されていれば、安心して契約できるでしょう。実績が記載されていない場合、実際に得られる効果もがわからず、比較ができません。

導入実績は自社に導入したらどのような効果が得られるかが想像しやすいだけでなく、信用できるベンダーかを判断する際の判断材料にもなります。

ERPシステムを導入する際の注意点

ERPシステムの導入には総合的な判断と慎重な計画が必要になります。自社の抱える課題を整理し、導入体制を整えることが重要です。また、導入後は従業員への研修を行うことでスムーズな運用を目指せます。

ここでは、ERPシステムの導入において特に重要となる注意点を取り上げ、詳しく解説していきます。

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自社の課題・要件を整理する

ERPシステムの導入を行う際は、自社の日常タスクを洗い出し、課題を把握しておくことが重要です。業務上の問題点や改善点を整理することによって、必要な機能や導入後の業務フローが明確になり、自社に合ったシステムを選べます。

自社が抱える課題や要件をクリアできないシステムを導入しても得られるメリットは少ないため、慎重に整理しましょう。

人数の増減を考慮する

クラウド型のERPシステムを導入する場合は、人数の増減を考慮してプランを選定しなくてはなりません。システムごとに料金形態は異なりますが、利用人数によって利用料が変動するシステムが多いです。

たとえば、導入時の人数でシステムを導入し、その直後に増員があった場合、特定の人数しかシステムを利用できないといった事態になり、研修をスムーズに進められず、業務の進行にも支障をきたします。

このような事態を避けるためには、人数の変更予定に合わせたシステムやプランを選定するだけでなく、プランや利用人数の変更をこまめに行えるかERPベンダーに確認することも重要です。

費用対効果を確認する

ERPシステムを導入する際は、費用対効果を十分に確認しておく必要があります。費用対効果とは、投じたコストに対して得られた効果のことです。ERPシステムは、一度導入したら長期的に運用されるケースが多いため、活用しやすく無理のない選択が求められます。

そのために重要なのが、機能とコストのバランスです。一般的に機能性が豊富なほど、システムでできることは広がりますが、導入コストやランニングコストが高額になります。まずは、自社の予算を明確に把握して、長期的な視点からシステムを選定しましょう。

導入体制を整える

ERPシステムの導入によって基幹業務が集約されると、経営に関するさまざまな情報が一元化されます。これにより、関係部署の業務体制に大きな変化が生じます。

全社的な業務フローの変更に対応するためには、業務規定の整備やセキュリティポリシーの改定などによって体制を整備しておく必要があります。導入後の運用をスムーズに行うためにも環境の整備を行い、導入による業務負荷を最小限に留めましょう。

既存システムとの連携性を確認する

会計ソフトや人事管理システム・労務管理ツールなど、自社で既に活用しているシステムがある場合は、ERP導入後にこれらの既存システムを置き換えるのか、連携させるのか、予め検討しておく必要があります。

ERPシステムは、基幹システムを意味する企業の根幹を担うシステムです。導入後にトラブルが発生しないよう、既存システムと連携させたい場合は、事前に連携の可否や連携方法をよく確認した上で、導入を決めましょう。

従業員への研修

ERPシステムの導入効果を最大限に引き出すためには、従業員にシステムの導入理由やメリットを周知し、理解を得ることが重要です。新しいシステムへの抵抗感を軽減することで、導入をスムーズにする効果が見込めます。

ERPシステムでは企業秘密に該当する情報を多く取り扱うため、従業員に対するセキュリティ研修も必要です。不正アクセスや情報漏洩に関する教育を実施し、各種規定やセキュリティポリシーなども共有しておきましょう。

また、導入したシステムを効果的に使用するためには、従業員への操作教育も必要になります。基本的な操作方法の指導を行うことで導入後の業務効率が向上します。

まとめ

POSシステムとERPを連携させると、コスト削減や業務の効率化など多くのメリットが得られます。複数のデータを一元管理することで入力や転記の手間も省け、ミスが発生するリスクも大きく削減できます。

2つのシステムを連携させるためには、POSシステムが含まれているクラウドERPを導入するのがおすすめです。システム選びに迷った際は、ぜひ本記事の内容を参考にしながらPOSシステムが含まれているクラウドERPの導入を検討しましょう。

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