購買管理の業務フローとは？購買管理の5原則・効率的な方法も解説
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- 購買管理の5原則には、適正な取引先の選定や品質の確保などがある
- 購買管理業務は、複数会社から見積もりを出してもらってから購入先を選定する
- 購買管理業務を効率的に行うには、購買実績を把握しやすい購買管理システムがおすすめ
購買管理とは、企業にとって必要な商品を効率的に調達し、品質や納期などを確保するためのプロセスのことですが、適切な購買管理の遂行は難しいです。本記事では、購買管理業務の流れや、購買管理を行うに当たって重要な5原則、購買管理業務を効率的に行う方法を解説します。
購買管理とは
購買管理は、企業が必要な物品やサービスを計画し、調達し、適切な条件で提供する業務です。これには供給業者の選定、価格交渉、契約締結などが含まれます。購買管理は、在庫を最適化し、コストを削減することで、企業の効率性と収益性を向上させます。
また、信頼性のある供給業者との協力関係の構築も重要で、リスク管理に寄与します。購買業務は質の高いものを適切なタイミングで必要な量だけ調達する必要があり、適切に行うにはマーケティングのスキルや経験が求められ、難しいとされています。
購買管理とは？業務フローやメリット、必要な内部統制についても解説
購買管理とは、企業が生産活動に必要な製品やサービスを適切に購入し管理することです。購買管理を行うことで、原価の低減による利益向上や社内の不正防止に繋がります。この記事では、購買管理の業務フローや必要な5原則、内部統制などについて解説します。
購買管理の5原則
購買管理において成功するためには、いくつかの重要な原則が存在します。ここからは、購買管理の5つの重要な原則について詳しく解説します。
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購買管理の5原則
適正な取引先の選定
適正な取引先の選定は、信頼性・品質・価格・納期など、多くの要因を考慮して行われます。なぜなら、正しい取引先を選ぶことが製品やサービスの品質を確保し、コストを最適化するからです。
例えば、製品に必要な部品や素材を供給してくれる取引先を選ぶ際、その取引先の信頼性が重要となります。長期間にわたる協力関係を築くために、信頼性が高く、納期を守る供給業者を厳選しましょう。
適正な品質の確保
品質の確保は、企業が取引先から入手する製品やサービスが高品質であることを保証するプロセスです。品質が低いと、企業の評判が傷つき、競争に影響が出る可能性があります。
高品質を確保することで、製品やサービスが顧客の期待を満たすことができます。品質が確保されれば、顧客満足度が向上し、リピートビジネスが増えます。
また、品質の確保はコスト削減にも関わります。品質の低い製品やサービスには、保証やクレーム処理に関連する追加コストがかかることがあります。一方、高品質の提供先はこれらのコストを削減し、コスト効率を向上させます。
適正な数量の決定・確保
適正な数量の決定・確保は、企業が購入する製品やサービスの数量を正確に決定し、必要な分だけを確保することを指します。不適切な数量の購入は、在庫の過剰な蓄積や不足につながり、コストの増加につながる可能性があります。
適正な数量の決定・確保により、企業は在庫コストを最小限に抑え、キャッシュフローを最適化することができます。また、必要な製品やサービスを適切なタイミングで入手できるため、生産効率が向上し、顧客満足度が高まります。
適正な納期の決定・確保
適正な納期の決定・確保は、企業が購入する製品やサービスの納期を正確に決定し、納期通りに確保することを指します。
不適切な納期の決定や確保の不備は、生産計画やプロジェクトの遅延、顧客への適時なサービス提供の妨げとなります。適正な納期の決定・確保により、企業は生産プロセスをスムーズに遂行し、顧客に納期を守る信頼性を提供できます。
適正な価格で購入
適正な価格で購入とは、企業が製品やサービスを調達する際に、公正かつ競争的な価格で取引を行うことです。過度に高い価格で購入すると、コストが上昇し、収益性が損なわれる可能性があります。
反対に、安すぎる価格で購入すると品質やサービスが損なわれ、企業の評判や競争力が低下します。適正な価格で購入することにより、信頼性のある取引先との長期的な関係を築くことも可能です。
購買管理の業務フロー
ここからは、購買管理の基本的な業務フローを解説します。購買管理の重要性とそのプロセスについて理解を深めましょう。
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購買依頼書の申請
購買依頼書の申請は、調達プロセスの最初のステップです。特定の製品やサービスを購入する必要がある場合、まずは購買依頼書を記入して提出します。この書類には、購入希望のアイテムの詳細情報・必要な数量・納期・予算などが詳しく記載されています。
通常、この購買依頼書は上司や購買担当者によって審査され、承認される必要があります。承認が得られると、次の段階に進み、商品やサービスの調達が行われます。
見積もりの依頼
購買依頼書が承認されると、購買担当者は次のステップとして、適切な取引先に見積もりの依頼を行います。これは、購入したい商品やサービスの詳細情報を伝えるプロセスです。
購買担当者は、取引先に対して何を購入したいのか、どの程度の数量が必要なのか、そしていつ納品が必要なのかなどを明確に伝えます。
取引先はこの情報をもとに、価格見積もりを提供します。つまり、どの程度の費用がかかるかを示し、提供する商品やサービスの詳細を説明します。購買担当者は異なる取引先から提供される見積もりを比較し、最適な選択肢を選ぶことができます。
購入先の選定
見積もりが提出された後、購買担当者は異なる取引先の提案を評価し、最適な購入先を選びます。この選定プロセスでは、価格、品質、納期、信頼性などが考慮されます。
納期は特に重要で、製品やサービスが必要なときに提供されないと、業務の遅延が生じる可能性があります。
そのため、選定する際にはこれらの要因をバランスよく考慮しなければなりません。例えば、価格が安くても品質が悪かったり、納期が遅れたりする場合は全体的な効率性に悪影響を及ぼす可能性があるため、最適な取引先を見つけるのは重要なタスクです。
発注
選定された購入先に対して発注が行われます。発注書には商品やサービスの詳細が含まれ、価格や数量などが確定します。
例えば、オフィス用家具を購入する際、購入先に対して発注書が作成されます。この発注書には、家具の種類や仕様、数量、価格、納期などが詳細に記載されています。発注書を通じて、家具の供給業者との正式な契約が成立します。
入荷・検収
発注した商品やサービスが正確に到着したら、品質検査を行います。これは、注文内容が正確に履行されたかどうかを確認し、品質に問題がないかをチェックする重要なステップです。
もしも商品やサービスに何か問題があった場合は速やかに取引先に連絡し、問題を解決するように依頼します。注文内容と受け取った商品やサービスが一致し、品質に問題がないことを確認しましょう。
この品質検査のプロセスは、誤った商品やサービスを受け取るリスクを軽減し、顧客への最高品質の提供を確保する手段です。組織全体がスムーズに運営されるために、入荷時の品質検査を重要視しましょう。
請求書の処理・支払い
供給業者からの請求書を受け取ったら、まず契約条件と照らし合わせて正確性を確認します。これは、注文内容や価格、支払い条件などが契約通りかどうかを確かめる作業です。もしも何か問題があれば、供給業者と調整が必要です。
正確な請求書を確認し、問題がなければ承認し、支払い手続きを進めます。また、支払いと関連する文書（請求書、受領書、発注書など）はきちんと記録し、保管しておきましょう。これは将来の参照や監査に備えるための大切なステップです。
これらの文書を整理して保管しておくことで、組織内での情報の透明性を高め、効率性を保つのに役立ちます。
購買管理業務フロー図の作成手順
購買管理業務を適切に行うには、自社独自の購買プロセスを業務フロー図として明確にする必要があります。ここからは、購買業務フロー図の作成手順を解説します。
関連部署と必要書類を洗い出す
購買業務フロー図の作成においてまず初めにすべきことは、購買管理業務に関係する部署と必要な書類を漏れなく洗い出すことです。フロー図を作成する際の基盤となるのは、関連部署と必要書類の2つです。
どの書類をどこの部署で作成しどこに提出するのかなどを明確にすることで、自社の購買管理業務のプロセスが可視化されます。漏れがある状態で作成されたフロー図は正しい管理プロセスが実行できなくなるため、漏れがないよう注意しましょう。
フロー図を作成する
関連部署と必要書類の洗い出しが完了したら、Excelなどを使用してフロー図を作成しましょう。その際、矢印などを活用した図式で作成するとプロセスが一目でわかり、理解しやすいフロー図に仕上がります。
反対に、文字のみで作成されたフロー図は視認性が低く説明書のように見えてしまい、フロー図を作成しても正しいプロセスで購買管理が行われない可能性があります。フロー図を作成する際は、わかりやすさを意識しましょう。
購買管理業務における課題
購買管理業務にはさまざまな課題が存在します。ここからは、購買管理業務における主要な課題に焦点を当て、それらがどのように企業に影響を及ぼすかを解説します。
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購買管理業務における課題
部門ごとの購買による過剰在庫の発生
部門ごとの購買による過剰在庫は、購買管理における大きな問題です。異なる部門が独自に購買を行い、同じ商品や材料を重複して購入することがあります。これには部門間のコミュニケーション不足が一因として挙げられます。
過剰在庫は資本の無駄遣いを招き、経費を増やす原因となります。また、需要に対して供給が過剰になることで価格競争が発生し、廃棄物も増加します。
このような問題を解決するためには、部門間での協力とコミュニケーションが非常に重要です。適切な情報共有と調整を行い、効率的な購買活動を実現しましょう。
発注先の未整理による割高での購買
発注先が整理されておらず、異なる供給業者から同じ商品を購入することがあると、組織にとってコストが増加する可能性があります。また、割引や契約条件の最適な利用が行われていないことも問題です。
例えば、同じ商品を異なる業者から購入する場合、競争によって価格が高騰し、コストが増加します。これは組織にとって無駄な出費となります。
また、一括発注や長期契約の条件を活用できない場合、組織は割引の機会を逃すことになり、コスト削減の機会を失います。
発注ミスの発生
購買管理業務では、人為的なミスやコミュニケーションの不足が発生すると、誤った数量や商品を発注することがあり、さまざまな問題に発展します。
まず、誤った発注により不必要な在庫が発生し、企業はその在庫を処理するためにコストをかける必要があります。また、誤った商品を受け取った場合、返品や交換が必要となり、それに伴う手続きや再発注にかかる追加コストがかさみます。
さらに、発注ミスが供給の遅延を引き起こす可能性も考えられます。正確な商品が適切な納期に届かないと業務が滞る上に顧客からの不満が生じ、企業の信頼性が低下します。
購買管理業務を効率的に行う方法
購買管理業務にはさまざまな課題が存在しますが、これらの課題を解決するために、以下で購買管理業務をより効率的に行う方法に焦点を当てて紹介します。
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Excel
Excelは低コストで手に入れられる上に直感的な使い方ができるため、購買管理業務に幅広く利用されています。簡単なデータの整理やリスト作成には非常に適していますが、大規模なデータ処理や高度な分析には限界があります。
Excelのデータ入力は手動で行うため、入力ミスや誤った計算のリスクが常に潜んでいます。また、リアルタイムのデータ更新や複数ユーザーによる同時アクセスには向いていないため、大規模なプロジェクトや取引の管理には不便が生じることもあります。
特に多くの取引先や商品情報を管理する場合、情報の整合性や正確性を保つことが難しくなるケースがあるため、限定的な用途に使用することがおすすめです。
アウトソーシング
アウトソーシングは、購買管理業務を外部の専門業者に委託する戦略です。この方法にはいくつかのメリットがあります。外部プロバイダーは購買に関する最新の専門知識を持っており、企業はその知識を活用できます。
また、購買活動を外部に委託することで、企業は内部リソースを他の戦略的な活動に集中でき、コスト削減が可能となります。外部プロバイダーは規模の経済効果を享受し、コストを最適化できるため、経済的なメリットもあります。
一方で、アウトソーシングにはデメリットも存在します。セキュリティリスクが増加する可能性があるため、企業は外部プロバイダーとのデータや情報の取り扱いに細心の注意を払う必要があります。
そのため、アウトソーシングを検討する際には、潜在的なリスクとメリットをバランスよく評価することが大切です。
購買管理システム
購買管理システムは、組織内での購買業務をスムーズに進めるためのツールです。このシステムは、購買プロセスを自動化し、手作業の手間を最小限に抑える役割を果たします。自動化により、スタッフは時間とエネルギーを手作業から解放できます。
つまり、同じ作業を何度も繰り返す必要がなくなり、ヒューマンエラーも減少します。また、購買管理システムはリアルタイムでデータを収集・分析できるため、正確な在庫情報を維持できます。
これは需要と供給を調整するのに役立ち、組織の効率性向上に貢献します。つまり、購買管理システムは組織全体にとって非常に便益のあるツールといえます。
購買管理システムは、企業が商品購買活動を行う際のプロセスをシステム上で行ったり、取引情報を管理したりするシステムです。この記事では、購買管理システムの主な機能やシステム導入によるメリット・デメリット、導入の際の比較ポイントなどを詳しく解説します。
購買管理システムを選ぶ際のポイント
適切な購買管理システムを適切に選ぶためには、さまざまな要因を検討する必要があります。ここでは、購買管理システムを選ぶ際のポイントについて詳しく解説していきます。
どのような機能が必要であるか、操作性やサポート体制など、重要な視点を掘り下げてみましょう。
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購買管理システムを選ぶ際のポイント
導入目的を明確にする
導入目的を明確にすることは、購買管理システムを導入する上で非常に重要なポイントです。なぜなら、導入目的が明確でない場合、システムの選択基準が曖昧になり、システム導入後に期待通りの成果を得ることが難しくなるからです。
導入目的に合致する購買管理システムを選ぶためには、どのような機能や特性が必要かを明確に設定しましょう。例えば、コスト削減を目指す場合は、価格交渉支援や調達分析機能が必要です。効率化を目指す場合は、自動化やワークフロー管理が重要です。
誰でも使いやすい操作性か
購買管理システムは、多くの従業員が利用するツールですので、使いやすさが非常に重要です。簡単に操作できるシステムは、作業の効率化やユーザーの満足度向上につながります。
操作性に優れたシステムは手間をかけずに必要な情報を素早く入手できるため、業務がスムーズに進行します。反対に、複雑で理解しづらいシステムは作業に時間がかかり、誤った操作が発生する可能性が高まります。
その結果、生産性が低下し、ユーザーが不満を感じることにつながります。つまり、使いやすい購買管理システムは組織にとって非常に重要であり、スムーズな業務遂行とユーザー満足度の向上に寄与します。
既存システムと連携できるか
購買管理システムが既存システムと連携することで、データの一元管理が可能となり、データの一貫性と信頼性が向上します。また、業務効率が向上し、手動のタスクが削減されます。
リアルタイムな情報共有が可能になり、在庫状況の把握や需要と供給の調整がスムーズに行えます。予算管理も正確に行え、予算超過を防げます。
具体的な連携システムの例として、在庫管理・経理・生産計画・データ分析などが挙げられます。これらのシステムとの連携により、購買プロセスがトータルで最適化されます。
サポート体制は充実しているか
購買管理システムのサポートが充実していることは、システムの安定性を保つだけでなく、問題発生時のスピーディーな対応にもつながります。
サポートを利用する際に重要なポイントは、サポートの範囲・問い合わせ方法・対応時間の3つです。電話・メール・チャット・オンラインフォームなど、問い合わせ方法はさまざまなため、自社の希望の問い合わせ方法が可能なシステムがおすすめです。
また、サポートの品質や対応速度を他のユーザーの評判から調査することも大切です。これらの情報をしっかり把握することで、購買管理システムのトラブルに対処できます。
まとめ
購買管理は、製品やサービスを買うための戦略を立てることです。具体的には、コストの計算や購入先の決定、契約管理、在庫の最適化などを行います。
購買管理システムを導入することで、これらの作業をスムーズにし、ミスを減らすのに役立ちます。導入する際には、目的や操作性、サポート体制などを確認し、自社のニーズに適合したシステムを選びましょう。
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