コンピテンシー評価とは？メリットや注意点、導入する流れなどを解説

コンピテンシー評価とは、業務で成果を上げている従業員を分析して、それを評価基準にする人事評価の手法です。コンピテンシー評価は人材育成の効率化に繋がりますが、注意点も存在します。本記事では、コンピテンシー評価の概要や導入手順、上手に運用するコツを解説しています。

目次

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1. コンピテンシー評価とは
2. コンピテンシー評価を行うメリット
3. コンピテンシー評価を行う際の注意点
4. コンピテンシー評価を導入する流れ
5. コンピテンシー評価シートに記載する項目と書き方
6. コンピテンシー評価を上手に導入・運用するコツ
7. まとめ

コンピテンシー評価とは

コンピテンシー評価は、従業員のスキルや知識だけでなく、行動特性や能力を評価する方法です。従業員がどのような行動を示し、その行動が業績や成果にどのように影響するかを評価します。

評価項目は組織に応じてカスタマイズされ、リーダーシップ、コミュニケーション能力、問題解決スキルなど、職務に関連するさまざまな側面をカバーします。

コンピテンシー評価は、従業員のパフォーマンスを向上させて組織の目標達成に貢献するための重要なツールであり、フィードバックやトレーニング、人事決定に活用されます。

コンピテンシーとは

コンピテンシー（Competency）とは、個人や組織が成功するために必要なスキルや行動特性のことです。

英語のCompetencyは「能力」「資格」「適性」などを表す言葉ですが、ビジネスコンテキストでは、職務や業務において優れたパフォーマンスと成果を達成するための個人の特性や資質を指します。

コンピテンシー・ベースのアプローチは、組織が人材を最適化し、戦略的目標を達成するのに役立つ重要なツールとなっています。

コンピテンシー評価と職能資格制度（能力評価）の違い

職能資格制度は、特定の職種や職位に必要なスキルや知識を明示的に定義し、それに基づいて従業員の能力を評価します。一方、コンピテンシー評価は「行動特性」に焦点を当て、業績や成果に影響を与える行動や思考を評価します。

職能資格制度はスキルや知識の習得と評価に重点を置き、明確な基準を提供しますが、コンピテンシー評価は柔軟性が高く、具体的な行動や価値観にアクセスします。

職能資格制度はスキルと知識を資格として認定し、コンピテンシー評価は行動特性を評価するためのツールとして使用されます。どちらも重要な評価ツールであり、組織の目的に応じて使い分けることが求められます。

コンピテンシー評価を行うメリット

コンピテンシー評価には多くのメリットがあります。従業員のパフォーマンスをより具体的に評価できるため、公平かつ客観的な評価が可能です。ここでは、コンピテンシー評価を行うメリットについて解説します。

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人材育成の効率化

コンピテンシー評価は、従業員の行動特性を評価し、その強化点や改善点を把握できるため、個別の育成プランを効果的に策定できます。トレーニングや研修のカスタマイズが容易になり、従業員が必要とするスキルや行動特性を的確に向上させることが可能です。

また、コンピテンシー評価はフィードバックを強化し、従業員とのコミュニケーションを活発化させます。成長の機会や目標が明確になるため、モチベーションが向上し、自己啓発意欲が高まります。

評価基準が分かりやすくなる

従来の評価方法では主観的な評価が多く、評価基準が不透明であることがありましたが、コンピテンシー評価は具体的な行動特性やスキルを明確に定義します。従業員や評価者は何が期待されているかを理解しやすくなり、評価プロセスが透明化します。

従業員は自身の強みと改善点を把握しやすく、目標設定や成長計画の策定がしやすくなります。評価者も客観的な評価が行いやすくなり、フェアな評価が実現します。

公平性・納得感のある評価が可能

コンピテンシー評価では具体的な行動特性やスキルが明確に評価基準として設定されており、評価プロセスが客観的に行えます。これにより、従業員は評価が公平であると感じ、自身の評価に納得しやすくなります。

また、評価者も具体的な指標に基づいて評価を行うため、主観的な偏りを軽減できます。結果として、組織内での評価の信頼性が高まり、従業員間の不公平感や不満が減少します。公平な評価は、従業員のモチベーションを高め、組織全体のパフォーマンス向上につながります。

人材配置の最適化

コンピテンシー評価により、従業員の強みやポテンシャルが明らかになり、組織内での適切な役割や職務への配置が可能になります。評価結果に基づいて、個々の従業員に合ったプロジェクトやチームへの割り当てが行え、それぞれの強みを最大限に活かすことができます。

また、従業員のスキルや成長ニーズに合わせた研修やトレーニングプログラムの開発も容易になります。これにより、従業員は自己成長を実感し、モチベーションが高まります。

コンピテンシー評価を行う際の注意点

コンピテンシー評価を行う際には、いくつかの重要な注意点を押さえる必要があります。これらの注意点を守ることで、より効果的な評価プロセスを確立し、組織や従業員の成長に貢献できます。ここでは、コンピテンシー評価の際に留意すべきポイントを解説します。

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自社独自の評価基準の作成が必要

一般的なコンピテンシーの定義やモデルを元にしつつも、組織の独自のビジョン、価値観、戦略に合致する評価基準を明確にすることが重要です。しかし、このプロセスにはデメリットも存在します。

例えば、評価基準の設定に時間がかかり、従業員とのコミュニケーションやトレーニングが必要です。

また、自社独自の基準を適切に伝えずに評価を行うと、従業員にとって評価の不透明さや公平性の欠如を感じさせる可能性があります。そのため、慎重な計画とコミュニケーションが求められます。

制度導入には手間と時間がかかる

コンピテンシー評価を導入する際には、まず自社独自のコンピテンシーモデル・コンピテンシー項目を定める必要があります。そのため、導入までに「専任チームの結成」や「ハイパフォーマーの選定」「行動特性の分析」「決定内容の検証・調整」などのさまざまな工程が必要です。

制度導入までには多くの手間や時間がかかることを十分に理解した上で、導入に向けた準備を進めましょう。

評価項目の改定・メンテナンスが難しい

組織や業界の状況が変化するにつれて、求められるコンピテンシーも変わることがあります。しかし、評価基準や項目を変更することは慎重に行わなければならず、従業員や管理者との合意を得るのが難しい場合もあります。

また、変更が頻繁に行われると、評価の一貫性や信頼性に問題が生じる可能性があります。このデメリットに対処するには、柔軟性を持って評価基準を適宜見直し、変更に対するコミュニケーションを強化する必要があります。

コンピテンシー評価を導入する流れ

コンピテンシー評価を導入する際のステップや流れを理解することは、効果的な評価体制の構築に必要不可欠です。以下では、コンピテンシー評価を導入する一般的なプロセスを解説します。

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1. 高い成果を上げている従業員を選出・分析

コンピテンシー評価の導入において、まず高い成果を上げている従業員を選出・分析を行います。成功した従業員をデータとして収集し、その成功の要因を明らかにします。

次に、選出された従業員の行動特性やスキルを詳細に分析し、成功に貢献した具体的な要因を特定します。これにより、成功に導く行動パターンやコンピテンシーが明確になります。これらの特性やスキルをもとに、評価基準やコンピテンシーモデルを構築します。

高い成果を上げている従業員から得られたデータと分析は、組織全体のパフォーマンス向上に向けた貴重な情報源となります。

2. コンピテンシー評価項目を洗い出す

次に、コンピテンシー評価の項目を選定しましょう。まず、高い成果を収めたプロジェクトや業績を詳細に調査し、どの行動特性やスキルが影響を与えたかを特定します。組織内のマネージャーや従業員からのフィードバックを収集し、成功要因に関する情報を収集します。

さらに、各職種やポジションにおける具体的な職務内容とそれに必要なコンピテンシーを明確に把握します。これらのプロセスを通じて、組織に適した評価項目を確立し、コンピテンシー評価を成功させる準備が整います。

3. コンピテンシーモデルの作成

コンピテンシーモデルは、組織が求める行動特性や能力を明確に定義し、評価の基準を明確にします。モデルを作成する際、理想的な行動パターンや既存のハイパフォーマーの行動を参考にすることが一般的です。

また、組織内外からのフィードバックやデータ分析も活用しましょう。コンピテンシーモデルには「理想型」「実在型」「ハイブリッド型」の3つの種類があります。以下、この3つの種類について解説します。

理想型

コンピテンシーモデルの「理想型」は、組織が目指す理想の社員像を具体的に示すモデルです。経営戦略やビジョンに合致する人材の特性を明確にし、組織の成長と成功に向けた方向性を提供します。

このモデルは、ハイパフォーマーが不在である場合に特に役立ちますが、現実的な目標を設定しないと過度に理想化されたモデルになりかねません。自社の状況やニーズに基づき、実現可能な理想型を構築することが重要です。

実在型

コンピテンシーモデルの「実在型」は、組織内で実際に成功を収めている従業員をベースに構築される一般的なアプローチです。具体的な業績を上げた個人からの情報収集を通じて、モデルを作成します。

この方法は、実際の業務環境に即しており、他の従業員にとっても説得力があります。成果を上げるための行動特性を具体的に描写することが強みです。

ただし、実在のハイパフォーマーと他の従業員との間に大きなギャップがある場合、採用や育成において課題が生じる可能性があります。モデルの再現性や一般化の可否を十分に検討することが重要です。

ハイブリッド型

コンピテンシーモデルの「ハイブリッド型」は、実在型と理想型の要素を組み合わせたアプローチです。まず、実在型モデルをベースに作成し、実際に成果を上げている従業員の行動特性を考慮に入れます。

その後、企業のビジョンや目標に基づいて理想的な行動特性を追加します。この組み合わせにより、現実的かつ達成可能なモデルが構築され、他の従業員にも適用しやすくなります。

ハイパフォーマーと一般の従業員の差異を考慮しながら、最適な行動特性をモデル化することがポイントです。

4. 企業のビジョンや経営戦略とすり合わせる

コンピテンシー評価が具体化したら、設定したコンピテンシーと企業のビジョン・経営戦略を調和させましょう。このプロセスでは、コンピテンシーモデルが企業の長期的な目標や方針と一致しているかどうかを確認します。

コンピテンシーがビジョンと一致しない場合、従業員の行動特性と企業の方向性が不調和となり、効果的な評価や人材マネジメントが難しくなります。

ビジョンに基づく理想の行動特性を明確にし、それを具現化するためのコンピテンシー評価基準を設けることで、組織全体がビジョン実現に向かって協力しやすくなります。

5. コンピテンシー評価シートを作成

コンピテンシー評価シートは、従業員の行動特性を客観的に評価するためのツールであり、通常は評価基準や尺度が明記されています。評価シートには各コンピテンシー項目に対する具体的な行動や成果の例が示され、評価者がこれに基づいて評価を行います。

評価シートを導入する際は従業員への周知が必要で、評価シートの目的や評価プロセス、評価の重要性などを明確に伝えましょう。従業員は自身の評価がどのように行われ、評価結果がどのように活用されるのかを理解することが大切です。

6. コンピテンシー評価導入・改善

コンピテンシー評価は、組織や市場の変化に適応するために継続的な評価と改善が必要不可欠です。定期的な振り返りやモデルのアップデートを行い、目標の適切さや実現可能性を確認します。

また、従業員からのフィードバックやデータ分析を活用して、モデルの改善点を特定しましょう。コンピテンシーの透明性と適用性を高め、組織の人材戦略に密接に結びつけることが成功のポイントです。

継続的な調整と改良により、コンピテンシー評価は効果的なツールとして組織の成長と成功に貢献します。

コンピテンシー評価シートに記載する項目と書き方

コンピテンシー評価シートは、従業員の行動特性を客観的に評価するための項目を慎重に選び、適切に記載する必要があります。

これらの評価項目は、従業員がどのような行動を示すべきかを明確に伝え、評価の一貫性を確保します。ここでは、コンピテンシー評価シートに記載する項目と書き方について解説します。

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分類された評価項目

コンピテンシー評価項目を分類する際、企業の目的や方向性に合わせた分類法を策定することが重要です。コンピテンシーディクショナリーなどを参考に、具体的な評価項目を選定し、関連性を考慮して組織内での分類を行います。

たとえば、リーダーシップに関連する評価項目を考える場合、コミュニケーション、目標設定と達成、チームビルディング、フィードバック提供などが評価項目として考えられます。これらの項目を、企業の戦略や目標に適したカテゴリーに分類し、評価基準を構築します。

評価項目の具体的な評価軸

コンピテンシー評価の設定した評価項目を評価するためには、評価軸を明確に定める必要があります。評価軸は、評価項目がどのように評価されるかを示す基準であり、評価の公平性と一貫性を確保するのに役立ちます。

評価軸を明確にすることで、コンピテンシー評価が公平かつ一貫性のあるプロセスとなり、組織の成長と従業員のパフォーマンス向上に貢献します。

評価項目の尺度

評価尺度は、従業員のパフォーマンスを客観的かつ一貫して評価するための基準を提供し、公平な評価を確保するのに役立ちます。従業員が同じ基準に基づいて評価されることで、評価の偏りや主観性を軽減し、公平な評価プロセスを実現します。

また、評価尺度を明確にすることで、従業員にとって評価基準が透明化され、評価プロセスに対する信頼感が高まります。さらに、評価尺度はフィードバックと成長の促進にも寄与します。以下、評価尺度の「共通基準」と「個別基準」の2種類を解説します。

共通基準

評価尺度の共通基準は、組織内の全ての社員に適用される一貫性のある評価基準のことです。これは組織全体の価値観、行動指針、および期待される行動に基づいて設定されます。共通基準は、公平な評価を確保し、組織の一体性を促進します。

具体的な行動や能力に焦点を当て、従業員の業績を客観的に評価するための指針を提供します。さらに、共通基準は組織の文化や価値観を浸透させ、社員間のコミュニケーションと協力を促進します。

個別基準

個別基準は、組織内の異なる職務や役割に合わせて評価尺度を具体的に設計するための要素です。共通基準が組織全体に適用される評価基準を提供するのに対し、個別基準は特定の職務や業務に関連した評価基準を詳細に設定します。

これにより、従業員の役割や責任に合わせた公平で適切な評価が可能になり、業務の性質や目標に合致した尺度を提供します。また、個別基準の設定において重要なポイントは、業務に特有の評価軸を具体的かつ明確にすることです。

たとえば、営業職では売上目標の達成率や顧客獲得数などの数値的指標が重要ですが、広報やバックオフィスの役割では品質や効率性に関連する評価基準が適しています。

具体的な評価軸を持つことで、従業員は自身の業務に対する期待値を理解し、個別基準を通じて自己成長やキャリアプランの方向性を確立できます。個別基準は、組織内の多様な職務と業務に対応し、公平かつ効果的な評価を実現するための重要なツールです。

コンピテンシー評価を上手に導入・運用するコツ

コンピテンシー評価を成功させるためには、いくつかの重要なコツがあります。これらの要点を理解し、実践することが、組織内での効果的な導入と運用につながります。ここでは、そのコツについて解説します。

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一部の部署から徐々に導入する

コンピテンシー評価を成功させるためのコツの一つは、段階的な導入です。まず、一部の部署から評価を開始することで、システムやプロセスの試行錯誤を行い、調整をしやすくなります。

問題が浮き彫りになる前に修正できるため、全体の運用においてスムーズさと効果的な改善が可能です。また、従業員は段階的な導入により、新しい評価制度に適応しやすくなり、変化への抵抗感が低減します。

成果の向上を確認する

コンピテンシー評価の目的は、組織全体のパフォーマンス向上です。コンピテンシー評価は、個人の能力と行動を評価し、改善の機会を提供します。しかし、重要なのは完璧なコンピテンシーを持つ人材を求めることではなく、個人の成長と発展です。

誰もが完璧でないことを理解し、評価とフィードバックを通じて個人の強化ポイントを特定し、育成することが成功のカギです。コンピテンシー評価は、組織の力を高め、従業員の成長を促進するツールとして活用しましょう。

定期的に評価項目の見直しを行う

評価項目の定期的な見直しは、組織が変化する環境に適応し、評価プロセスを効果的に保つために必要不可欠です。組織の目標や戦略が変わることに伴い、必要なコンピテンシーも変化します。

また、新しい業務や役割が生まれ、それに対応する評価項目を組み入れる必要があります。さらに、従業員のフィードバックや変化する市場動向を反映させることも大切です。定期的な見直しは、評価プロセスの進化と継続的な改善を促進します。

人事評価システムを導入する

人事評価システムは、従業員のパフォーマンスを評価してフィードバックを提供し、組織の目標に合致した成果を促進します。従業員は明確な評価基準に基づいて自分の成果と成長を評価でき、モチベーションが向上します。

組織にとっても、パフォーマンスの透明性が高まり、戦略的な人材マネジメントが可能になります。さらに、評価データの収集と分析は、組織の改善と戦略の最適化に役立ちます。

このように、人事評価システムは組織と従業員の両方に多くの利益をもたらす重要なツールです。提供形態はクラウド型とオンプレミス型の2種類がありますが、それぞれの内容を把握した上で検討を行いましょう。ここでは、提供形態ごとの特徴やメリットについて解説します。

クラウド型

クラウド型は、インターネットを経由してベンダーが提供するサーバーにアクセスし、サービスを利用するものです。常に最新の情報が反映されるため、一度に複数名での閲覧や編集を行えるのが特徴です。

また、インターネットが接続できればどこからでもアクセスでき、リモートワークなどにも対応できるというメリットもあります。自社にサーバーを設置する必要がなく、導入コストを抑えられます。

しかしその反面、インターネットを使用するため不正アクセスやサイバー攻撃の対象になりやすく、自社でのセキュリティ対策が難しいというデメリットがあります。機能のカスタマイズ性が限られており、複雑な機能を求める場合には不向きです。

オンプレミス型

オンプレミス型のシステムでは、自社のサーバー上にシステムの構築を行います。そのため、自社のニーズに合った機能や既存のシステムにはない複雑な機能をオーダーメイドで構築できるという特徴を備えています。

また、社内ネットワークの範囲内でのみ使用可能なため、外部からの攻撃や不正アクセスのリスクを抑えられます。インターネット回線の速度に関わらず、一定のパフォーマンスで使用できるというメリットもあります。

一方、導入に伴うシステム構築にかかる高額な費用が発生するというデメリットもあります。そして、災害などでサーバーに障害が発生した場合はシステムが破損するリスクを抱えています。

まとめ

コンピテンシー評価は、従業員の実力やポテンシャルを客観的に評価し、組織の成果を向上させる重要な手法です。しかし、自社の特性や目標に合わせた評価基準を設定する必要があります。また、評価項目の改定やメンテナンスが難しく、ある程度の工数がかかります。

こうした課題を効率的に克服するためには、人事評価システムの導入がおすすめです。システムを活用することで、評価基準の管理や評価プロセスの効率化が可能になります。システムを活用することで評価プロセスを合理化し、データを効果的に管理できます。

組織と従業員の成長をサポートし、組織の競争力を高めるために、人事評価システムの導入を検討しましょう。