固定資産管理システムにかかる費用とは？価格相場を詳しく解説

企業が保有している固定資産を適切かつ効率的に管理するために、固定資産管理システムを導入する企業が増えています。本記事では、固定資産管理システムの導入に必要となる費用や相場について解説し、価格以外でのシステムの比較・選定ポイントについても詳しく紹介します。

目次

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1. 固定資産管理システムにかかる費用
2. 固定資産管理システムとは
3. 固定資産管理システムを導入するメリット
4. 固定資産管理システムの費用相場
5. 固定資産管理システムのタイプ
6. 価格以外での固定管理システムの選定・比較ポイント
7. まとめ

固定資産管理システムにかかる費用

近年、企業の固定資産を適切に管理するため、固定資産管理システムを導入する企業が増えています。固定資産管理システムは、サービスの種類やタイプによってかかる費用が異なり、費用の内訳は初期導入費用と月々の運用費用に分かれます。

固定資産システムには複数のタイプがあり、固定資産業務に特化した単独タイプのシステムや、会計システムの機能の中に固定資産管理が含まれるタイプがあります。その他にも、棚卸など現物管理が行えるタイプや、ERPの一部として利用できるタイプなどがあります。

また、オンプレミス型かクラウド型かでも費用が異なるため、自社に合ったシステムを選ぶのが重要です。

固定資産管理システムとは

固定資産管理システムとは、土地や建物などの不動産をはじめ、車やパソコンなどの企業が保持する固定資産を管理するシステムです。固定資産の管理自体はエクセルなどでも可能ですが、システムを導入することで業務の効率化が図れます。

固定資産管理システムを導入すると、固定資産の情報管理だけでなく、減価償却計算を自動化して固定資産税の申告手続きが行えます。

さらに、固定資産に関するデータを一元管理し、会計システムなどの他の基幹システムとの連携で、より効率的に企業全体の情報管理ができます。

固定資産管理システムの主な機能

固定資産管理システムにおける主な機能として挙げられるのは以下の通りです。

1. 固定資産台帳の作成と管理機能
2. 減価償却費の計算機能
3. リース資産の管理機能
4. 申告書の作成機能
5. 税制改正への対応
6. IFRSへの対応
7. 会計システムとの連携機能

これらの機能に加え、クラウド型の固定資産管理システムでは社外・在宅勤務でも利用でき、スマートフォンやタブレットからのアクセスを可能とします。

固定資産管理システムを導入するメリット

固定資産システムを導入すると、情報管理の効率化だけでなく、情報の一元管理や正確な減価償却ができるなどのメリットがあります。ここでは、固定資産管理システムを導入するメリットについて解説します。

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固定資産の情報管理が効率化される

固定資産管理システムでは、データ検索・整理が簡単にできるため、企業が保持している固定資産を効率よく情報管理できます。使用していない余分な固定資産がないか、古くなって買い替えるべき固定資産がないかなどをすぐに判別できるのがメリットです。

固定資産管理システムは、固定資産ごとに名称やメーカー名・取得年月日などを入力でき、写真や証憑書類などの添付ファイルもまとめて保存できます。これにより、固定資産の実物が多く棚卸が必要な企業でも、スムーズに固定資産の整理が可能になります。

無駄なコストの削減と最適化が可能

固定資産管理を正確に行っていないと、すでに保有している資産を新たに購入したり、もう使用していない資産に対して費用を支払い続けている状態が発生していまいます。こういったずさんな管理は、結果的に企業の大きな損失につながります。

したがって、計画的で適切な経営を行うためには、固定資産管理システムによって固定資産やリース資産の管理を最適化する必要があります。また、効率よく固定資産を管理することで、コスト削減だけでなく、管理における人件費削減にもつながります。

資産の一元管理で管理の手間を削減

固定資産には、資産における購入した物かリースかだけの情報だけでなく、耐用年数やコンディション・修繕歴など、管理すべき情報が多数あります。

従来までは、エクセルなどでそれらの情報を管理するのがほとんどでしたが、複数のファイルに分かれてバラバラに保存されていると、固定資産が多い企業であるほど情報の把握や計算に手間がかかってしまうのが課題でした。

しかし、固定資産管理システムを導入すると、固定資産に関する情報を一元管理が可能です。よって、リース資産の支払い管理や減価償却費の計算などをまとめて管理でき、管理の手間を削減できます。

正確な計算でヒューマンエラーを防ぐ

固定資産には減価償却の処理が必要で、定率法・定額法・特別償却などの該当した方式で処理を行わなくてはなりません。これには複雑な計算が必要なため、簿記の知識がないと正確な処理をするのは難易度が高く、計算ミスが起こる可能性があります。

その点、固定資産システムはさまざまな方式に対応しており、項目ごとに情報や数値を入力するとシステムで自動計算を行うため、計算ミスが起こりません。法令改定があった場合も最新の税制で計算するため、ヒューマンエラーが起こりにくいのがメリットです。

固定資産管理システムの費用相場

固定資産管理システムの導入費用は、システムのタイプや搭載されている機能によって大きく異なります。

固定資産管理システムの種類には、固定資産業務に特化した単独タイプ・会計システムで固定資産管理機能付きのタイプ・ERPの一部として利用できるタイプ・棚卸機能付きのタイプなどがあります。

また、料金体系はオンプレミス型とクラウド型によって違いがあります。オンプレミス型は初期費用が高額であるのに対し、クラウド型は初期費用は低めで月々のランニングコストが掛かります。ただし、システムの機能によって費用には大きく幅があります。

例えば、クラウド型でも初期費用0円・月額料金3千円〜1万円くらいのリーズナブルなサービスから、月額料金が4万〜7万円などの高機能タイプのサービスもあります。

固定資産管理システムの導入費用は非公開にしているベンダーが多いため、問い合わせをして納得のいく価格のサービスを利用しましょう。

固定資産管理システムのタイプ

固定資産管理システムにはオンプレミス型とクラウド型があり、それぞれ料金体系や発生する費用が異なります。ここでは、オンプレミス型とクラウド型でどのような特徴の違いがあるのか、それぞれのメリットとデメリットについて解説します。

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オンプレミス型

オンプレミス型の固定資産管理システムは、自社でサーバーを設置して社内ネットワークを構築し、導入するタイプのシステムです。

オンプレミス型のメリットは、社内のみでデータを管理することでセキュリティに強いことや、システムのカスタマイズ性の高さです。初期費用は高額になるものの、ランニングコストの経費削減ができるため、長期運用に向いています。

対してデメリットは、社内でネットワーク構築が必要なため、導入までに時間がかかることや、システムのトラブル発生時にはエンジニアなどの専門職の人員が必要なことが挙げられます。初期導入費用はベンダーによって異なり、20万〜60万円くらいの幅があります。

クラウド型

クラウド型の固定資産管理システムは、インターネットのクラウド上でデータを管理するタイプのシステムです。固定資産管理システムの多くがクラウド型を採用しており、幅広い種類のサービスが選べます。

クラウド型のメリットは、オンプレミス型と比べて初期費用が安く、契約すればすぐに利用できることです。また、インターネット環境があればどこでもアクセスできるため、テレワークにも対応可能です。

しかし、デメリットとしては、オンプレミス型と比べるとセキュリティ面が弱いことや、月額料金としてランニングコストが発生することです。

費用に関しては、初期費用0円・月額3千円程度で始められるサービスもあるため、まずはお試しで固定資産管理システムを使ってみたい企業や、小規模企業におすすめであるといえます。

価格以外での固定管理システムの選定・比較ポイント

固定資産管理システムを選ぶ際には、価格以外にも機能や税制改正の対応など、チェックしておきたいポイントがあります。ここでは、固定資産管理システムのどこを確認すべきかを解説します。

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システムの導入目的を明確にする

固定資産管理システムの導入時には、まず何のために導入するのかを明確にしておくのがポイントです。特に、自社が現在抱えている課題を解決できるタイプのシステムを選ぶのが重要です。

例えば、部署別に管理していた固定資産の属人化を防ぎ、テレワークにも対応したいならクラウド型を選ぶ、固定資産の現物が多い企業なら棚卸ができるタイプを選ぶなどの方法が挙げられます。

搭載されている機能を確認する

固定資産管理システムを選ぶ際には、どのような機能が備わっているかを確認しておきましょう。固定資産管理システムはベンダーによって搭載している機能が異なり、高機能のものほど価格が高い傾向があります。

固定資産管理・リース資産管理・台帳作成などの基本的な機能は、多くのシステムが搭載しています。しかし、償却シミュレーションや棚卸管理機能など、特殊な業界向けの機能が必要な場合は、対象のシステムに搭載されているかの確認が必要です。

あらかじめ機能面をチェックしておくと、「機能が多すぎて使いにくい」「必要な機能がなかった」といった事態を避けられます。

税制改正への対応をしているか

固定資産管理に関する税制改正は頻繁に行われるため、システムの改修が必要になります。固定資産管理システムにおいても、自動で税制改正できるタイプのシステムなら、手間を掛けずに最新の税制に対応可能です。

特に、クラウド型はネットのクラウド上にデータが保存されているため、常に最新情報がアップデートされています。対してオンプレミス型は、すぐにアップデートで改正が反映されるのかをチェックしておきましょう。

IFRSの基準にも対応しているか

IFRSとは、国際会計基準審議会（International Accounting Standards Board：IASB）が策定する会計基準、「国際財務報告基準（International Financial Reporting Standards：IFRS）」の略語です。IFRSは減価償却方法や耐用年数などが日本基準と異なります。

グローバルに活動している企業や、将来的にIFRSを採用する可能性がある企業は、日本会計基準だけでなく、IFRSに対応しているかもしっかりと確認しましょう。

減価償却費の計算方法を確認する

減価償却費の計算方法は、直線法（定額法）・定率法（減算法）・非償却・リース期間定額など、さまざまな形式があります。よって、固定資産管理システム選びでは、自社の管理会計基準に合っているかを確認するのが重要です。

特に、固定資産が多い企業であるほど複数の減価償却の自動計算機能があると管理しやすく、さらに業務の効率化が図れます。

外部システムとの連携はあるか

会計システムなどの外部システムを既に自社で運用している場合は、固定資産管理システムと連携できるかを確認しておきましょう。

会計システムと固定資産管理システムを連携すれば、償却資産報告書や法人税申告書などの作成がしやすく、さまざまな計算を自動化できます。ただし、サービスによっては連携できないこともあるため、不明な場合はベンダーに問い合わせして確認しましょう。

まとめ

固定資産管理システムとは、土地や建物・車など、企業が保有する固定資産を管理するシステムです。固定資産管理システムを導入すると、固定資産の情報管理が効率化されるだけでなく、資産の一元管理によって正確な減価償却が実現します。

固定資産管理システムには、自社のネットワークで運用するオンプレミス型と、ネット上にデータを保管するクラウド型があり、それぞれ初期費用や運用費用の料金体系が異なります。なお、どちらのタイプもシステムの機能が多いほど価格は高くなるのが特徴です。

オンプレミス型は初期費用が高額になるものの、セキュリティ性が高くて長期運用に向いています。反対にクラウド型は月額料金でリーズナブルに導入でき、ネット環境があればどこでもアクセスできるのが魅力です。

固定資産管理システムの導入を検討している場合は、価格の比較に加え、導入目的や搭載機能・税制改正への対応などを確認し、自社に合ったシステムを選択しましょう。