メール誤送信対策ソフトとは？機能やメリット、比較のポイントも解説
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- 誤送信対策ソフトは、BCCの設定ミスや宛先間違いなどでの誤送信を未然に防ぐソフト
- 導入により作業を効率化できることはもちろん、社会的な信頼低下の防止にも繋がる
- 利用中のメールシステムとの連携が可能かなど、事前に確認したうえでの導入が重要
メール誤送信対策ソフトとは、その名の通りメールの誤送信を対策するためのソフトです。この記事では、メール誤送信対策ソフトの機能や導入のメリット・デメリット、ツールを選定する際の比較ポイントなどについても詳しく解説していきます。
メール誤送信対策ソフトとは
メール誤送信対策ソフトとは、メールに添付されているファイルや宛先が適切かをチェックし、誤送信を防いでくれるソフトです。ソフトを導入することで誤送信を防ぎ、トラブルやミスを減らしてくれます。
メールの誤送信をすると、取引先に迷惑をかける可能性があり、トラブルの対処によって大きなコストがかかるケースも少なくありません。そのようなトラブルを未然に防ぐことで、余計なコストをカットできるのがメリットです。
また、誤送信には情報漏洩のリスクもあります。情報を漏らすと信用を失う可能性もあるため、メール誤送信対策ソフトの導入により、誤送信を未然に防ぐのがおすすめです。
メールの誤送信とは
メールの誤送信は決して少なくないミスで、少しの間違いで大きなトラブルに繋がるケースもあります。宛先を間違えたり、添付するファイルを間違えたりすると、取引先に多大な迷惑をかけてしまいます。ここでは、メールの誤送信について詳しく解説します。
宛先を間違えてしまう
メールの誤送信の中でも多いのが、宛先を間違えてしまうことです。企業間でメールをやり取りする場合、いくつもの取引先と同時にメールの送受信を行うケースもあります。その際、宛先を間違えてしまうと情報漏洩などに繋がるため、注意しなければなりません。
宛先を入力する際、1つ下や1つ上のアドレスを選択してしまい、気が付かず送信してしまう誤送信は特に発生しやすいです。
アドレスの一部を入力すると、自動で宛先の候補を表示してくれる「サジェスト機能」なども、誤送信の原因の1つです。宛先の間違いはよくあるミスのため、送信前に一度確認するなど、誤送信をしない工夫をする必要があります。
BCCに入れる宛先をCCやTOに入れてしまう
BCCに入れる宛先をCCやTOに入れてしまい、誤送信をするケースも少なくありません。BCCは「Blind Carbon Copy（ブラインド・カーボン・コピー）」の略で、TOやCCに入力した送信先に知られずに、メールの内容を共有したい相手を入力します。
BCCに指定された宛先は、送信者以外には表示されません。しかし、誤ってCCやTOに入力すると、本来の送信相手にもBCCに入力したアドレスを知られてしまいます。CCはBCCとは異なり、メールを受け取った相手全員にアドレスが見える状態です。
一斉送信の場合は送信先のアドレスをBCCに入力することが多いですが、その際に誤ってTOやCCに全員のアドレスを入力すると、メールの送信先全員に全てのアドレスが表示されてしまうため、注意しなければなりません。
添付ファイルを暗号化せずに添付してしまう
宛先を間違える誤送信だけでなく、添付ファイルを暗号化せず添付してしまうミスも起こりやすいです。一般的に、企業間でファイルのやり取りをする場合には暗号化を行い、仮に宛先ミスなどの誤送信があっても情報が漏れないようにします。
しかし、暗号化せずに送信してしまうと、情報漏洩などの思わぬミスに繋がり兼ねません。メールに添付するファイルは第三者に見られないよう、パスワードをかけるなどしておきましょう。ミスを減らすためにも、事前確認などを徹底するのがおすすめです。
上長の承認を得ずに送信してしまう
重要なメールを上長の承認なしで送るといった誤送信もよくあります。送信内容に誤りがなければ大きなトラブルに発展することはありませんが、内部統制に乱れが生じます。
メールの送信フローに承認が含まれている場合、上長は承認によって取引先とのメール内容を把握するため、承認を得ずに送信してしまうと上長がメールの内容を把握できません。
メールによってプロジェクトや商談などの進捗を把握している場合、業務にも支障をきたすため、承認を得るべきメールの誤送信は避けるべきです。
メール誤送信を防ぐための対策とは
メールの誤送信はよくあるミスですが、簡単な工夫だけで防げるケースがあります。ここでは、メールの誤送信を防ぐための対策を解説します。
予測入力機能を無効にする
メール機能の中には、アドレスの一部を入力すると宛先を予測してくれる「サジェスト機能」や「予測入力機能」などが搭載されたものがあります。非常に便利な機能ではありますが、予測入力によって宛先を間違えてしまうケースは少なくありません。
似ている宛先名やアドレスを予測の中から選択してしまい、間違った宛先に誤送信するミスを減らすためにも、予測入力機能は無効にしておきましょう。特に、メールのやり取りを行う相手が多い企業は注意が必要です。
アドレス帳の不要な宛先は削除しておく
多くの取引先とメールでやり取りをしているうちに、アドレス帳に入っている宛先が増えすぎてしまい、誤送信をしてしまう場合もあります。そのようなミスを防ぐためにも、アドレス帳はこまめに確認するようにしましょう。
やり取りがなくなったアドレスは定期的に削除し、アドレス帳を見やすくしておくことが大切です。その際、グループ分けなどをしておくと、より見やすくなります。一定期間、やり取りのない宛先は「保留グループ」に入れておくだけでも、視認性が上がります。
第三者によるチェックを実施する
メールは作成した本人がセルフチェックを行い、送信してしまうケースも多いですが、間に第三者を入れてチェックすることでミスを減らせます。作成したメールを一度保存し、第三者によるチェックを入れてから送信するようにしましょう。
送信前にチェックするのはもちろん、「CC」や「BCC」などに関係者のアドレスを入力しておくと、ミスの早期発見に繋がります。自分だけで完結させようとせず、間に誰かを入れて確認してもらうようにしましょう。
時間を置いてから送信する
使用しているメールソフトにもよりますが、ビジネスシーンで使われているメーラーの多くには、メールの送信を一時的に保留してくれる機能があります。ミスに気付いた際、すぐに送信を取り消すことができるため、誤送信を未然に防げるのが特徴です。
また、作成したメールをすぐに送信するのではなく、一呼吸置いてみることでミスが見つかるケースもあります。メールを送信する際は、必ず一度確認した上で送信ボタンを押すように意識しましょう。
メール誤送信対策ソフトを導入する
メールの誤送信を防ぐには、メール誤送信対策ソフトを導入するのがおすすめです。メール誤送信対策ソフトは、メール送信におけるプロセスの一部を自動化してくれるため、人為的なミスを減らすことができます。
導入に費用はかかるものの、誤送信によるリスクやコストを考えれば、費用対効果は高いと言えます。メール誤送信対策ソフトには多くの種類があるため、自社に合ったものを選ぶことが重要です。
メール誤送信対策ソフトの機能
メールの誤送信対策ソフトには、上長承認機能や自動暗号化機能、一時保留機能など多くの機能が搭載されています。以下では、主な6つの機能について解説します。
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上長承認機能
メールの誤送信でよくあるのが、上長に確認せずに送信してしまい、宛先を間違えたり内容を間違えたりしているケースです。外部にメールを送る際は、必ず上長に確認しなければなりませんが、忙しくて忘れてしまうこともあるでしょう。
上長承認機能ではメールを送信する際、まず上長にメールが届きます。上長がメールの内容を確認した上で承認をすると、宛先に入力したアドレスにメールが送信される仕組みです。送信前にワンステップ入れることで、ミスの早期発見に繋がります。
忙しさのあまり上長確認を飛ばしてしまったり、上長が捕まらないが故に確認してもらえなかったりするケースもあるため、ソフトの機能として備わっているのは嬉しいポイントです。上長側も確認しやすくなり、手間を軽減できます。
自動暗号化機能
自動暗号化機能では、メールに添付されているファイルを自動的に暗号化してくれます。ファイル暗号化せずに送信してしまうミスも少なくありませんが、自動的に暗号化してくれる機能があればミスを減らせます。
企業相手に送るファイルには個人情報や機密情報が含まれているケースもあるため、自動的に暗号化してくれるのは大きなメリットです。暗号化により、情報漏洩のリスクがなくなるほか、取引先からの信用を失うこともありません。
一時保留機能
一時保留機能は、送信したメールを一時的に保留しておき、ミスがわかった段階で送信取消を行える機能です。すぐに相手に送信されるわけではないため、早い段階で誤送信に気が付くことができれば、送信前に修正できます。
保留しておける期間は自身で設定できるソフトが多いため、30分や1時間など任意の時間を設定しましょう。ただし、あまり長い時間を設定してしまうと、相手にメールが届くまでに時間がかかってしまうため注意が必要です。
宛先制限機能
宛先制限機能は、フリーメールアドレスや指定した文言が入っているアドレスへの送信を制限する機能です。誤ったアドレスを選択するリスクが減り、結果として誤送信を防ぐことができます。
また、送信者ごとに入力できる宛先を制限できる機能も便利です。従業員ごとに選択できるアドレスを制限し、ミスを未然に防ぎましょう。各担当者のアドレスのみ入力できるように設定しておけば、ミスを最小限にできます。
自動BCC変換機能
自動BCC変換機能は、一斉配信メールを送信する際に自動でBCC設定を行い、アドレスの流出を防いでくれる機能です。通常、一斉送信を行う際は受信者に他の送信者のアドレスが流出しないように、BCCに各アドレスを入力します。
しかし、TOやCCに入力してしまい、アドレスが流出するミスが少なくありません。そのような場合、自動BCC変換機能があれば誤送信を防げます。受信者側に不安を与えることなく一斉送信ができるため、積極的に活用しましょう。
宛先チェック機能
宛先チェック機能では、送信ボタンを押した際にチェック項目が表示され、全ての項目をチェックしなければ送信できない機能です。自動でチェックリストを表示してくれるため、宛先のミスや誤送信を未然に防ぐことができます。
本当に送信しても問題ないか、送信のタイミングで確認しておけば、大きなミスをすることはありません。ただし、機能に慣れてしまうと確認せずチェックを入れ、送信してしまうケースもあるため、必ず確認することを促すなどの工夫が必要です。
メール誤送信対策ソフトのメリット
メールの誤送信を防ぐためには、メール誤送信対策ソフトの導入がおすすめです。メール誤送信対策ソフトを導入すれば、コストの削減や作業の効率化など、多くのメリットを得られます。ここでは、ソフト導入による3つのメリットを解説します。
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コスト削減
メール誤送信対策ソフトの導入には初期費用や運用コストがかかりますが、全体で見るとコストの削減に繋がります。メールの誤送信をしてしまった場合、「取引先に迷惑をかける」「契約が上手く行かなくなる」など、思わぬコストが発生します。
メール誤送信対策ソフトを導入すれば、そのようなコストをカットできます。導入するための費用を考えても、誤送信をした場合にかかるコストの方が大きくなる可能性が高いです。そのため、結果としてソフトの導入によってコストを削減できます。
作業の効率化
企業間でのメールのやり取りはビジネスに欠かせないものですが、どれだけ気を付けていてもミスは起こるものです。ミスを起こさないために確認作業を徹底すれば、従業員の負担が大きくなってしまうケースもあります。
メール誤送信対策ソフトを導入すれば、そのようなミスを減らすことができ、メール送信に関する確認作業も軽減できます。人の手で行う作業を減らすことで、メール1通にかかる時間や手間を削減できるため、作業の効率化を図れるのがメリットです。
中には、多言語に対応している誤送信対策ソフトもあり、海外とのやり取りが多い企業においては、よりスムーズな業務が行えるようになります。
信頼低下の防止
メールの誤送信には、情報漏洩のリスクがあるため、誤送信された側にとっては信頼問題に関わります。何度も誤送信をするような会社や相手とは、取引をしたくないと考える企業も多いはずです。
そのような事態に陥らないためにも、メール誤送信対策ソフトを導入し、ミスを減らす工夫が必要になります。誤送信は一度するだけでも信頼が低下する可能性が高いため、早い段階でソフトを導入して信頼低下を防止しましょう。
メール誤送信対策ソフトのデメリット
メール誤送信対策ソフトには多くのメリットがある一方で、コストがかかるなどのデメリットがあるため、慎重に検討する必要があります。ここでは、メール誤送信対策ソフトの導入によるデメリットを3つ紹介します。
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メール誤送信対策ソフトのデメリット
導入コスト・運用コストがかかる
メール誤送信対策ソフトの導入には、初期費用や運用コストがかかります。費用は選ぶサービスや機能性などによっても異なりますが、誤送信によって発生するコストを考えれば、ソフト導入によって得られる効果の方が高いと考えられます。
また、余計なコストをかけないためにも、自社に必要な機能を見極めることが大切です。機能性が高いほどコストも高い傾向にあるため、必要な機能が備わっていて予算に合うソフトを選びましょう。
作業が煩雑になる場合がある
メール誤送信対策ソフトの導入により誤送信が減る一方で、作業量が増えてしまうケースもあります。ソフトの種類によっても異なりますが、人の手で行わなければならない作業が増えてしまう場合もあると覚えておきましょう。
作業を自動化してくれる部分もありますが、送信時にチェックを入れなければならなかったり、上長の承認を待たなければいけなかったりする場合もあります。今までよりも送信までに時間を要するケースもあるため、ソフト導入時に体制を見直すのがおすすめです。
ソフトに依存しやすい
メール誤送信ソフトの導入はソフト依存を招き、メール送信に対する注意力が低下する可能性があります。ソフトにより誤送信を防げるという安心感から、メールに対する意識が甘くなりがちです。
メールは取引先や顧客と直接やり取りを行う重要なコミュニケーションツールのため、注意力が低下したまま業務に取り掛かるのは企業として避けるべき状況と言えます。
メール誤送信対策ソフトを選ぶ際の比較ポイント
メールの誤送信対策ソフトを選ぶ際は、自社に合った機能があるかどうか、サービスのタイプやトライアル期間などを確認しましょう。以下では、4つの選び方のポイントを解説します。
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メール誤送信対策ソフトを選ぶ際の比較ポイント
既存の環境に合ったサービスか
メール誤送信対策ソフトを導入する際、最初に考えるのは既存の環境に合ったサービスかどうかです。現在、利用しているメールシステムに対応していない場合には、そもそもソフトの使用ができません。
メール誤送信対策ソフトを選ぶ際には、自社で使用しているメールシステムに対応しているかどうか、必ず最初に確認しておきましょう。また、導入実績などを確認すると自社と同じ業種の企業が利用しているかどうかわかるため、あわせて確認してみてください。
必要な機能が搭載されているか
メール誤送信対策ソフトには、さまざまな機能が搭載されています。宛先のミスをなくしたい場合には、「宛先チェック機能」「宛先制限機能」などがあると便利です。上長への確認を徹底したい場合には、「上長承認機能」のあるソフトを選びましょう。
不要な機能が備わっていると使いにくいだけでなく、余計なコストがかかる可能性もあります。そのため、自社に必要な機能をしっかり見極めて、無駄のないソフトを選ぶことが大切です。
クラウド型かオンプレミス型か
メール誤送信対策ソフトには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれ、メリット・デメリットがあるため、自社の目的に合うものを選びましょう。以下で、詳しい内容を解説します。
クラウド型
クラウド型はベンダー側が用意したシステムを使い、運用するタイプです。自社でシステムを構築する必要がないため、初期費用が安価で手早く導入できます。また、トラブルなどがあった際にも、しっかりサポートを受けられます。
ただし、機能に制限があるため、カスタマイズしにくいのがデメリットです。クラウド型のメール誤送信対策ソフトを導入する場合には、自社で使用しているメーラーに対応しているか、欲しい機能が備わっているかどうかを確認しましょう。
クラウド型の場合には、インターネット回線を使用するため、セキュリティ対策が必須です。自社のセキュリティ対策を見直しつつ、導入を検討する必要があるでしょう。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ・導入費用や運用コストが安い | ・カスタマイズ性が低い |
| ・手軽に導入できる | ・欲しい機能がない可能性がある |
| ・サポートが充実している | ・システム連携しにくい |
| ・すぐに使える |
オンプレミス型
オンプレミス型は自社でシステムを構築し、運用していくタイプです。クラウド型とは異なり、自社で構築する必要があるため、長い時間と大きな手間がかかります。トラブルが発生した際の対応も、自社で行わなければなりません。
一方で、オンプレミス型はカスタマイズ性が高く、既存のシステムと連携しやすいのがメリットです。必要な機能を用意することができ、自社で使いやすいようにカスタマイズしながら運用できます。オンプレミス型は、十分なリソースがある場合におすすめです。
ただし、専門知識のある担当者がいない場合には、自社での開発は難しいです。十分な予算と開発体制が整っているか確認した上で、導入を検討しましょう。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ・自由にカスタマイズできる | ・初期費用などコストがかかる |
| ・システム連携がしやすい | ・開発に時間がかかる |
| ・セキュリティ性能が高い | ・トラブル対応を自社で行う必要がある |
無料のトライアル期間はあるか
メール誤送信対策ソフトを導入する場合は、無料のトライアル期間があるかどうかも確認しましょう。実際に使ってみないと分からない部分もあるため、トライアル期間なしで契約してしまうと、予想していたような効果が見込めない場合もあります。
多くのサービスがトライアル期間を設けているため、複数のソフトを使用しながら比較検討していくのがおすすめです。トライアルで利用できる期間はサービスによって異なりますが、1～2週間程度が目安となります。
まとめ
メールの誤送信をしてしまうと、取引先からの信用を失うほか、契約を逃すなど重大なトラブルに繋がるケースもあります。宛先やファイルの添付間違いはよくあるミスのため、社内で徹底して防止していく必要があります。
効率よくメールの誤送信を防ぐなら、メール誤送信対策ソフトを導入がおすすめです。メール誤送信対策ソフトを導入する際は、自社に必要な機能を明確にした上で、メリット・デメリットを加味しながら選ぶ必要があります。
メール誤送信対策ソフトを導入すれば、作業の効率化を図れるだけでなく、コストの削減や信頼低下の防止にも繋がります。ぜひ本記事を参考にしながら、自社に合ったメール誤送信対策ソフトの導入を検討しましょう。
