受注管理とは？重要性や業務の流れ・効率化する方法などを解説

受注管理とは、顧客の注文を受けてから出荷するまでの一連の工程を管理することです。受注管理は、顧客と生産部門をつなぐ重要な役割を担っていますが、業務の煩雑化などの課題も存在します。本記事では、受注管理の概要や受注管理を効率的に行う方法などを解説しています。

目次

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1. 受注管理とは
2. 受注管理の流れ
3. 受注管理の課題・注意点
4. 受注管理を効率的に行う方法
5. 受発注管理システムを導入するメリット
6. 受発注管理システムを選ぶ際のポイント
7. まとめ

受注管理とは

受注管理とは、顧客の注文を受けてから出荷までの全過程を管理することです。具体的には、受注の受付・受注内容の確認・在庫の確認・出荷指示・請求書の発行などの業務が該当します。

受注管理は、製造業をはじめとした多くの企業にとって大切な業務であることはもちろん、顧客にとっても非常に重要なものです。受注管理で在庫量や生産量の調整を行えば、商品やサービスを正確かつ迅速に提供できるようになり、顧客満足度の向上に寄与します。

受注管理の重要性

受注管理は注文を受けてから出荷するまでの流れを管理する業務であり、顧客と在庫管理部門・生産部門をつなぐ役割を担います。これは売上や顧客満足度の向上に直結するものであり、受注管理が正しくできていなければ売上が下がる要因となります。

受注管理が適切に行われると、顧客が注文した商品やサービスを正確かつ迅速に届けられます。また、受注管理が適切に行われることで、顧客のニーズを把握可能です。

ニーズに応じた商品やサービスの提供が行えると、売上アップにつながります。さらに、受注管理によって在庫や生産の調整がスムーズに進行すれば、在庫管理や生産の効率化も可能です。このように、受注管理は企業にとって非常に重要な業務となります。

受注管理の流れ

受注管理においては見積もりや契約の締結、注文内容の確認など複数のステップを踏む必要があります。ここでは、受注管理の流れを6つのステップに分けて詳しく解説します。

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1. 見積り

受注管理を行う際は、初めに見積りや見積書を作成する必要があります。見積りや見積書とは、商品やサービスの提供を請け負う際に顧客へ提出する見積書のことです。見積書には、商品名・数量・単価・合計金額などの情報を詳しく記載します。

顧客から見積りの依頼を受けたら、見積書を作成しましょう。記載する内容を整理し、テンプレートなどに沿って記入していきます。完成した見積書は顧客に提出し、内容を確認してもらいながら、契約するかどうかの検討に移ります。

提出はメール・FAX・郵送など、顧客の希望に合わせた方法で行います。見積書を作成する際は、記載内容をはじめ有効期限や支払い方法も明確にしておくことが重要です。主な記載事項については、以下の表にまとめたとおりです。

主な項目	概要
見積日	見積書を発行した日付
見積番号	見積書の通し番号
納品日	商品やサービスを納品する日付
商品名	見積りを行う商品やサービスの名称
見積金額	商品やサービスの単価
合計金額	見積書に記載された内容の合計金額

2. 契約の締結

顧客が見積書の内容に納得したら、契約の締結に進みます。契約の締結とは、企業と顧客など取引の当事者間で合意を形成し、その内容を契約書にまとめることです。契約締結の際は、価格・納期・支払方法・違約金といった契約内容を明確にする必要があります。

その後、当事者間で内容の確認を行い、双方が納得したら契約を締結しましょう。契約成立後は契約内容に従って取引を履行し、履行が完了すれば契約は終了です。

3. 注文内容の登録

契約の締結後は、注文内容の登録を行います。注文内容の登録とは、顧客からの注文を受けて、その内容をシステムに登録する作業です。例えば、ECサイトから注文を受けた場合、購入された商品やサービスの内容・数量を確認しながらシステムに登録します。

注文情報には、顧客情報・注文商品情報・注文数量・注文金額といった情報が含まれています。注文内容を入力した後は不足や重複、誤りがないか確認しましょう。登録を行うと注文番号が発行され、次のステップに進みます。

4. 在庫の確認・納期の連絡

注文内容の確認を終えたら、在庫の確認と納期の連絡を行います。注文をした顧客はいつまでに納品されるのか把握したいと考えるため、在庫の確認ができ次第、できるだけ早く納期の連絡をするのがおすすめです。

早い段階で納期を知らせることができれば、顧客側からの信頼も得やすくなります。納期の連絡は電話やメールなど、顧客側の要望に合わせましょう。在庫がなく納期が遅れそうな場合は、その旨もあわせて連絡しておくことが大切です。

5. 受注伝票の作成

納期連絡後は、受注伝票を作成します。受注伝票とは、顧客情報・注文内容・納期・支払方法などの顧客から得た注文情報を記録した書類です。受注内容を正確に把握し、在庫や生産の調整を行うためには受注伝票の作成が欠かせません。

受注伝票を作成する工程は、受注情報の入力・受注内容の確認・受注伝票の作成・受注伝票の確認と保管の4つに分けられます。また、受注伝票には紙と電子の2種類があるため、自社の業種や顧客の希望に合わせて使い分けましょう。

6. 注文請書の作成

受注伝票の作成までが終了したら、最後に注文請書の作成を行います。注文請書とは、受注者が注文内容を把握し、発注を引き受ける意思を示す書類です。注文請書には、発注者情報・注文内容・納期・支払方法などの情報を記載します。

まずは注文情報の入力を行い、注文内容の確認をしながら注文請書の作成を進めていくのが基本の流れです。注文請書は2通作成し、1通は受注者に渡してもう1通は社内で保管します。作成の際は注文内容を正確に記載し、ミスのないように注意しましょう。

受注管理の課題・注意点

受注管理においては、受発注業務が煩雑になりやすい・適切な人員配置が難しいなどの多くの課題があります。また、納期管理には厳重な注意が必要です。ここでは、受注管理の課題や注意点を詳しく解説します。

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受発注業務は煩雑になりやすい

受発注業務は受注の受付から発注の処理まで、さまざまな業務が連携して行われます。そのため、業務の複雑さから煩雑になりやすいという課題があります。特に、近年ではインターネットの普及により、受発注の方法が多様化しています。

さまざまな方法に対応する必要があることから、煩雑になりやすいといえるでしょう。その結果、ミスが起こりやすい環境ができてしまうため、管理の際には十分な注意が必要です。

適切な人員配置が難しい

近年、企業の業務は多様化・複雑化しています。そのため、従業員それぞれのスキルや経験を把握することが難しくなり、適切な人員配置が困難な状況です。また、人材の流動化が進んでいることから、人員配置が難しいとされています。

人員配置が適切に行われないと、業務の効率化の阻害などのデメリットが発生します。業務のスピードアップやコスト削減が難しくなり、顧客満足度に影響しやすいのもデメリットです。注文を正確に処理できず、顧客満足度が低下する可能性があります。

業務の属人化

受注管理における業務の属人化とは、特定の担当者にしか業務のノウハウや知識が蓄積されていない状態のことです。業務の属人化が起こる理由としては、業務の複雑化や業務の標準化が進まない点などが挙げられます。

業務の属人化が起こると、適切な対応ができずに顧客満足度が下がったり、担当者が不在の場合に業務が滞ったりする可能性があります。担当者のミスや判断ミスが原因でトラブルが発生するケースもあるため、十分な注意が必要です。

金額確認におけるミスの発生

受発注業務は人が手作業で行うことが多いため、人為的なミスが発生しやすいです。そのため、金額確認など重要な場面においてもミスが発生する可能性があります。同系統の商品と金額が混同したり、数量を間違えたりするケースも少なくありません。

金額の確認ミスは顧客の信用を失うことにもつながってしまうため、必ず受注管理の段階で厳重なチェックを行う必要があります。

納期管理に注意が必要

受注管理においては、納期や受注から納品までのスケジュール管理などが非常に重要です。スケジュールをしっかりと管理していなければ、納期が遅れる可能性が高まります。仮に納期が遅れてしまった場合、顧客からの信頼を失いかねません。

顧客側も納期に合わせてスケジュールを立てているため、納品が遅れることですべてのスケジュールが後ろ倒しになってしまいます。信用を失わないためにも、必ず納期管理を徹底して行いましょう。

受注管理を効率的に行う方法

受注管理を適切かつ効率的に行うためには、Excelや受発注管理システムの利用がおすすめです。それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社に合った方法を選びましょう。

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Excel

Excel（エクセル）は、表計算ソフトとして広く普及しているソフトウェアです。Excelでの受注管理は、導入コストの低さやカスタマイズ性などにメリットがあります。特に、すでにパソコンに導入されている企業は追加の導入費用をかけず、手軽に利用可能です。

また、多くの従業員が利用した経験を有していることが多く、操作が簡単な点もメリットといえます。ただし、機能が限定的である点や、セキュリティが脆弱である点には注意が必要です。データの損失などが起こるケースもあるため、慎重に管理しましょう。

受発注管理システム

受発注管理システムとは、顧客からの注文を管理するためのシステムです。注文の受付・在庫の確認・納期の決定・出荷の管理・請求書の作成など、受注から出荷までの一連の業務を効率的に行うことができます。

操作が簡単で自社にあわせたカスタマイズがしやすく、機能が充実しているのが主なメリットです。ただし、Excelと比較すると導入コストやランニングコストがかかりやすい点には注意しなければなりません。また、システムによっては操作が難しいものもあります。

受発注管理システムを導入するメリット

受発注管理システムを導入することで、ヒューマンエラーやコスト削減が実現します。ここでは、受発注管理システムを導入するメリットを解説します。

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ヒューマンエラーが減る

受発注管理システムの導入により、あらゆる要因で発生するヒューマンエラーを防ぐことができます。システムなしでの受注管理業務は、注文内容を担当者が手入力する必要があり、入力ミスが起きやすいです。

また、電話やFAXでの受注も聞き間違いや見間違いなどが起きやすい原因とされ、正確性には不安が残ります。受発注管理システムは入力作業を自動で行うため、ヒューマンエラーを減らすことができ、企業としての信頼性を獲得しやすいです。

在庫管理が最適化される

受注管理において、在庫状況の把握は非常に重要です。仮にシステムを利用せずに在庫管理を含めた受注管理を行っていると、リアルタイムかつ正確な在庫状況を把握することはできません。

そこで、受発注管理システムを導入することにより、受発注管理業務に関わる情報を一元的にデータ化し、需要予測や在庫管理の最適化が実現します。システムの活用で間違いのないスムーズな対応ができれば、顧客満足度の向上にも寄与します。

コストの削減が可能

受発注管理システムは手作業で行っていた業務を自動化してくれるため、人件費を削減できます。システム導入によって削減できるコストは人件費だけでなく、印刷費や用紙代などの費用も削減可能です。

受発注管理システムは、注文のやり取りを紙でなくシステム上で行うため、紙を印刷する必要がなくなります。つまり、ペーパーレス化によって紙代や印刷代が不要となり、環境問題を意識した企業のイメージアップにも貢献します。

属人化を防止できる

受注管理業務は属人化しやすいのが課題の1つとして挙げられます。Excelなどを利用したアナログ管理では、特定の人物しか作業内容を把握しておらず、対応する従業員によって作業内容が異なるといった状況が生まれやすいです。

しかし、受発注管理システムを導入すれば、統一化された操作方法で周知が可能であり、業務の標準化が実現します。システムの利用で属人化を防止できると、人員変更時にも柔軟な対応が行え、業務負担の軽減にもつながります。

受発注管理システムを選ぶ際のポイント

受発注管理システムを選ぶ際は、対応する受注方法を確認するだけでなく、操作性や他ツールとの連携の有無にも注目しましょう。ここでは、受発注管理システムを選ぶ際に気を付けたいポイントを4つ紹介します。

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対応する受注方法を確認

受発注管理システムは、種類によって対応している受注方法が異なります。近年ではWeb発注に対応したシステムがほとんどですが、Webだけでなく電話やFAXに対応したシステムを選ぶのがおすすめです。

Webのみの対応しかしていない場合、電話やFAXでの注文を一括で管理できません。別途で管理するとなると大きなミスにつながるケースもあるため、自社で扱っている受注方法に対応したものを選びましょう。

操作性を確認

受発注管理システムは頻繁に用いるシステムであり、操作方法が煩雑だったり使い勝手が悪かったりすると、余計に時間がかかってしまう可能性があります。また、操作性が悪いことでミスや誤入力につながる場合もあります。

そのため、実際に使用する社員が使いやすいと感じるシステムを選ぶのがおすすめです。現在、自社で使っている他システムと似た操作性のものや、技術がなくても使えるような操作性のシステムを検討しましょう。

他ソフト・ツールと連携できるか

受発注管理システムを選ぶ際は、他ソフトや他ツールとの連携性にも注目しましょう。生産管理システムや物流システムなど、他ソフトやツールと連携できると、業務の効率化や情報の一元化など多くのメリットが得られます。

例えば、受発注管理システムと生産管理システムを連携すれば、受注情報に基づいて生産計画を自動的に作成可能です。また、受発注管理システムと物流システムを連携すると、出荷情報に基づいて配送ルートを自動的に決定できます。

サポート体制が充実しているか

受発注管理システムを選ぶ際には、サポート体制の充実度にも注目しましょう。導入支援や運用時の疑問点への対応など、サポート範囲を確認しておくのはもちろん、問い合わせ方法やサポートの対応時間を把握しておくことも大切です。

万が一、何かトラブルがあった際にサポート体制が充実していないと、回復や復旧までに時間がかかって業務に大きな支障が出ます。影響を最小限に抑えたり、導入をスムーズに行なったりするためにも、サポート体制が充実したシステムを選ぶのがおすすめです。

まとめ

顧客と商品やサービスのやり取りを行う企業にとって、受注管理は欠かせません。受発注のミスを防ぎ、納期や在庫を正確に把握するためには受注管理が必須です。しかし、受注管理には業務の属人化や人員配置の難しさなど多くの課題があります。

受注管理を効率的に行いたい場合は、受発注管理システムの導入を検討しましょう。受発注管理システムを選ぶ際は、サポート体制や料金を含め、対応する受注方法を確認しておくのがおすすめです。本記事の内容を参考に、システムの導入を検討しましょう。