出版業に販売管理システムを導入するメリット｜システムの選び方も解説

出版業における販売管理には、返品処理の複雑化や著作権・版権管理への注意など、業界特有の課題が多く存在します。そんな課題解決には、販売管理システムの導入がおすすめです。本記事では、出版業における販売管理の課題と販売管理システムを導入するメリットを解説しています。

目次

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1. 出版業における販売管理の課題
2. 販売管理の課題解決には販売管理システムがおすすめ
3. 出版業で販売管理システムを導入するメリット
4. 出版業向け販売管理システムを選ぶ際のポイント
5. まとめ

出版業における販売管理の課題

出版業界は、書籍の需要予測が難しく、権利関係に気をつける必要があるなど販売管理に特殊性を持つ業界です。近年は、ECサイトでの購入やデジタル書籍へ移行する背景から販売チャネルも多様化しており、販売管理においてさまざまな課題が発生しやすい状況です。

以下では、出版業で起こりやすい問題について解説します。

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コストが増大しやすい

出版業では、書籍の在庫を保管するための倉庫スペースを確保する必要がありますが、これには家賃や保管費用がかかります。倉庫は一般的に坪貸しを行っており、在庫が増えたり保管期間が長期間に及んだりするほどにコストが増大します。

また、書店に置かれた書籍は、売上のピークが過ぎて過剰在庫になると、出版社や出版取次へと返品されることが一般的ですが、この際に再梱包・輸送・再配置などのコストがかかります。

なお、倉庫に戻った書籍については、再販売か廃棄かの選択をしますが、いずれも手続き・改装・輸送などのコストが発生します。

需要予測が難しい

書籍・出版物の需要は、さまざまな要素に影響を受けます。季節の影響を受ける場合は、過去の売上データから予測も立てやすくなりますが、実際にはトレンドや文化的な出来事など時事的な要素の影響も大きいです。

特に、急浮上したトレンドの需要予測は非常に困難です。需要予測の困難さは在庫不足による補充の遅れの原因となります。さらに、新たに出版する場合においても、書籍は制作から出版までに時間を要するため、需要の変化に迅速に対応することが難しくなります。

人気シリーズや人気作家の書籍の場合は予測がしやすいものの、新刊や新興作家は過去のデータがありません。これらの要因から、出版業界では需要予測の困難さという課題を抱えているケースが多くあります。

販売チャネルの多様化

出版業界では、出版社・書店・オンライン小売業・卸業者などが協力して、さまざまな販売チャネルを築いています。それぞれのチャネルごとに異なる契約条件・価格設定・割引率などが存在し、それらを適切に管理しなければいけません。

販売チャネルが多様化するほど、価格設定・供給の調整・在庫レベルの調整など、管理が煩雑で困難なものになります。各販売チャネルに適した販促活動も考慮しなければなりません。

販売チャネルを適切に管理できないと、過剰在庫や機会損失のリスクが高まります。そして、不適切な価格設定やプロモーションによって、利益も低下する恐れもあります。

支払・請求管理の手間

出版業界の販売管理は、支払や請求の管理に手間がかかるのも特徴です。出版業が扱う書籍には、製作費のみならず、印税もかかります。出版社は、書籍ごとに設定された印税率に基づいて印税を計算し、著作者に支払わなければなりません。

また、販売チャネルの多様化に伴い、取次店や書店、あるいは消費者に直接販売することもあり、請求業務にも手間がかかります。それぞれに取引条件があるため、適切な管理をするには時間と労力が必要となることが多いです。

返品処理が煩雑

出版業界には、書店や販売チャネルごとに複数の異なる返品ポリシーがあり、各ポリシーに従って、返品の受け入れ条件や手順が異なります。また、需要予測が難しいのと同じく返品予測も難しく、急な需要変化による返品は正確な在庫調整を困難にさせます。

さらに、返品処理には人件費や物流コストがかかり、再梱包や再配置などに加えて、ダメージ品の処理などに労力と時間もかかります。

返品処理が適切に行われないと、在庫の過不足の発生・売上損失・顧客満足度の低下など、さまざまなリスクにつながります。正確かつ効率的に返品処理を行うことの難しさも、出版業にとって大きな課題です。

販売管理の課題解決には販売管理システムがおすすめ

販売管理システムは、効率的な販売プロセスを支援するツールです。在庫管理の最適化・データの自動収集と分析・注文処理の自動化などの機能を備えています。

販売管理をシステム化することで、業務が一元化されて管理が行いやすくなるほか、一部業務の自動化やデータの有効活用ができるといったメリットもあります。

販売管理システムはさまざまな業界で導入されていますが、中には出版社向けの機能を備えたシステムもあります。上記のように出版業界には特有の課題、そしてシステムに対するニーズがあるため、出版業界に特化したシステムが多数リリースされています。

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出版業で販売管理システムを導入するメリット

ここからは、出版業で販売管理システムを導入するメリットについて具体的に解説していきます。出版業では販売管理においてさまざまな課題が生じやすいことについて前述しましたが、システム導入によってそれらの課題を解消することができます。

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リアルタイムで正確な在庫を把握できる

販売管理システムでは、在庫レベルをリアルタイムに追跡できるため、常に正確な在庫情報を把握することができます。伝票入力などデータの入力に連動して、システム側で自動的に数値を反映してくれるためです。

在庫の区分などに従ってわかりやすく在庫情報を可視化できるため、在庫不足や余剰在庫が発生しそうな時にも早期に対応しやすくなります。手間をかけずに在庫の追跡ができることによって、管理が効率化します。

在庫情報や売上分析を需要予測に活かせる

販売管理システムでは、過去の販売データから売上分析もできます。売上の分析結果は、出版社の経営状況把握に役立つだけでなく、需要予測にも活かせます。在庫の変動と併せてデータを確認することで、より正確な需要予測が行えるでしょう。

実際に需要予測機能や売上予測機能を搭載したシステムもあり、より簡単に予測を行うことができます。前述のように出版業では需要予測が困難な面がありますが、システムなら精度の高い分析を手間なく行うことができます。

随時データを収集し、分析が可能なため、プロモーションやキャンペーンの調整などにも迅速に対応しやすくなります。また、これは在庫の最適化に寄与するものであり、大きなコスト削減の可能性を含んでいます。

支払・請求管理を効率化できる

出版社向けの販売管理システムには、出版業特有の支払・請求業務に対応できる機能が備わっています。例えば、支払調書の自動入力、印税や消費税の自動計算、定期購読管理機能などが備わっています。

これらの機能により、1つ1つの支払や請求の情報を確認しながら書類などを準備する必要がなくなり、業務の大幅な効率化が期待できます。また、データの確認が必要な時にも、システム上で簡単にデータを探し出すことができます。

返品処理のデータも簡単に確認できる

販売管理システムでは、どの書籍がどの販売チャネルから返品されたか、返品物の取引条件など詳細なデータを分かりやすく可視化することができるため、返品処理が楽になります。返品率などのデータも同時に記録されます。

さらに、返品データに基づいた在庫調整も自動的に行えるため、その後の作業にもスムーズに引き継ぐことができます。

出版業向け販売管理システムを選ぶ際のポイント

出版業向け販売管理システムを選ぶ際には、費用対効果を高めるためにも、いくつかの選び方のポイントを確認しておきましょう。ここでは、出版業向けの販売管理システムを選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

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出版業界向けのシステムか

販売管理システムは、在庫管理や発注プロセスなどを効率化できる便利なツールですが、出版業ならではのニーズに基づいて開発されているシステムでないと、その効果を十分に実感できない可能性があります。そのため、出版業向けの販売管理システムがおすすめです。

出版業界では取引の方法も独特で、独自の商習慣があります。それらにに対応しているシステムでないと、効果的な販売管理は行えません。印税管理、取次販売管理、定期購読管理など、出版社に必要な機能が揃っているか確認しましょう。

自社に必要な機能が揃っているか

出版業と一括りにしても、販売管理に関する具体的な課題は企業によって異なります。各システムに搭載されている販売管理機能はそれぞれ違った特徴・強みがあるため、自社の課題にマッチしているか確認する必要があります。

対応できる帳票の種類や分析の精度、自動化の範囲などを細かく核にしましょう。また、操作画面のデザインや操作の方法もシステムごとに異なります。そもそも担当者にとって操作のしにくいシステムでは意味がないため、この点にも注目して選定を行いましょう。

カバーできる業務範囲を確認

出版社の販売管理ができるシステムには、単体の販売管理システムと、より広い業務範囲をカバーできる総合型のシステムがあります。そのため、システムを導入したい範囲についても自社のニーズと照らし合わせて熟慮する必要があります。

導入するシステムで販売管理だけを行えれば良いのか、製作管理や広告管理、経理部門など広い範囲をカバーしたいのか、よく社内で検討を行いましょう。既存システムとの連携でスムーズにデータ共有ができる場合もあるので、システム連携を検討するのもおすすめです。

対応する販売チャネルを確認

出版業は、販売取次店・書店・オンラインストア・電子書籍プラットフォームなど、販売チャネルが多種多様です。また、市場の変化に迅速に対応して、販売チャネルの追加や既存チャネルの変更を行う必要性も生じます。

そのため、販売管理システムを選ぶ際には、さまざまな販売チャネルに対応し、チャネルごとの管理がしやすいものを選ぶことを推奨します。また、新しいチャネルを簡単に統合し、既存チャネルの設定を柔軟に調整できるかどうかも確認しましょう。

カスタマイズ性・拡張性を確認

自社のニーズや成長に合わせて販売管理システムをカスタマイズ・スケールアップできるかについても、選定の大切なポイントです。出版業では、販売チャネルが複数あり、書籍のジャンルが多岐にわたる特性から、柔軟にカスタマイズできることが求められます。

例えば、システムのデータ構造をカスタマイズできることは、書籍の多様なジャンルやコンテンツ特有の情報を管理する上で重要です。

よって、システム選びでは今求められる機能性だけでなく、将来的に必要になる可能性も考慮して拡張性に着目しながら選ぶようにしましょう。

セキュリティ対策が万全か

データとして機密情報・個人情報などの重要な情報を扱うことが多いため、システム選びではセキュリティに着目することも重要です。出版業では、著作権や版権に関連する情報も扱うことから、情報が失われたり外部に漏れたりすることがないような対策が求められます。

具体的には、販売管理システムの選定において、データの伝送と保管に対して暗号化を使用しているか、厳格なアクセス制御ができるかなどが判断のポイントとなります。

また、クラウド型のシステムではデータのバックアップも重要です。例えば、ベンダーが災害復旧プランを提供しているとデータの安全性を確保する点で安心できます。定期的なセキュリティ監査を実施しているかも確認しておきましょう。

まとめ

出版業の販売管理は、書籍の需要がトレンドや文化的な出来事の影響を受けやすく、需要予測が困難な面があります。また、販売チャネルの多様化や返品処理の複雑さなども、販売管理に関する業務を煩雑にしてしまう要因となっています。

こうした課題解決を図るために便利なツールが販売管理システムです。データの収集・分析に基づき、需要予測を支援しながら効率的な在庫管理・発注プロセスを実現します。この記事を参考に、自社にあった販売管理システムの導入を検討してみましょう。